Việc tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở các tổ đội, phân x-
ởng và phòng kế toán mới chỉ phản ánh theo dõi một cách chi tiết, tỷ mỉ theo công tác quản lý, cha phản ánh tổng quát tình hình hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Muốn thực hiện đợc điều này, kế toán cần sử dụng các tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình kế toán tiền lơng và đòi hỏi kế toán phải theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục hàng tuần, hàng tháng.
Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 334 “ phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lơng và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thởng... Thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của cán bộ công nhân viên.
- TK338 “ Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản trừ vào lơng.
- Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản nh: - TK 335” Chi phí phải trả”
- TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp - TK627 “ Chi phí sản xuất chung”
- TK 111, 112...
Để thấy rõ hơn ta có thể khái quất qua sơ đồ hạch toán sau:(sơ đồ 5 phần phụ lục) Hàng tháng kế toán tiền lơng và các khoản trích phải tổng hợp tiền lơng phải trả trong kỳ theo từng đối tơng sử dụng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lơng quy định của chế độ và của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp chỉ có một bộ phận cán bộ công nhân viên tham gia đóng BHXH, BHYT nên doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng phân bổ tiền lơng và BHXH để phân bổ chi phí và lập các bảng tổng hợp thanh toán lơng phải trả, bảng thanh toán BHXH, bảng tổng hợp lơng trên phạm vi toàn Công ty, su đó sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu.
Sau khi lập định khoản kế toán tiến hành phản ánh trên các sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, Bảng thanh toán tiền lơng toàn công ty, bản thanh toán BHXH.
Ví dụ ngày 31/8 phải trả tiền lơng CNV(biểu số 11 phần phụ lục)
* Cuối tháng căn cứ lập định khoản: Nợ TK 622 120 365 000 đ Nợ TK 627 8 006 000 đ Nợ TK 642 40 145 000 đ
Có TK 334 179 456 000 đ
Ví dụ ngày 31/8 chi tiền mặt trả lơng tháng 6 số tiền là 153.542.000đ,BHXH phảI nộp là 7.705.000đ(biểu số 12 phần phụ lục)
Thanh toán lơng
Nợ TK 334 167 247 000 đ
Có TK 111 153 542 000 đ Có TK 338 7 705 000 đ Có TK 112 6 000 000 đ