Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh
Trong công tác tuyển dụng nguồn nhân lực, Công ty cần coi trọng vai trò phân tích công việc. Việc xây dựng một bản mô tả công việc dù mất nhiều thời gian và công sức nhưng nó mang lại hiệu quả tích cực trong việc so sánh, đánh giá các ứng viên cũng như để các nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm và quyền lợi của mình.
Nội dung phân tích công việc phải đảm bảo những yêu cầu sau: quyền hạn, trách nhiệm (chung và chi tiết), mối quan hệ trong công việc, năng lực (kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cần có).
Việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc nên được phòng Nhân sự tiến hành theo quy trình sau: Phòng Nhân sự kết hợp với các phòng ban liên quan xây dựng bản mô tả công việc. Sau đó, tất cả các nhân viên trong công ty tự hoàn thiện theo mẫu sẵn rồi gửi về phòng Nhân sự, phòng Nhân sự tổng hợp các thông tin thu thập được thành một bản dự thảo rồi gửi lại cho các phòng
ban xem xét, góp ý. Với cách làm này, bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tế hơn.
Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Công ty nên xác định rõ thứ tự ưu tiên cũng như thời hạn hoàn thành đối với từng vị trí trong kế hoạch tuyển dụng để có thể chủ động về mặt thời gian đáp ứng nhu cầu nhân sự, tránh trường hợp phải tuyển một lúc nhiều vị trí nhưng không biết ưu tiên vị trí nào, làm giảm hiệu quả công tác tuyển dụng.
Mở rộng thêm các kênh tuyển dụng
Các kênh tuyển dụng hiện tại của công ty chủ yếu dựa vào sự giới thiệu của nhân viên trong công ty và các trang web tuyển dụng ở Việt Nam như:
www.timviecnhanh.com, www.vietnamworks.com.vn, hơn nữa để có thể thu hút được nhân sự cấp cao thì Công ty có thể tham khảo một số trang web tuyển dụng uy tính như ww.careerlink.vn, http://careerbuilder.vn/, đặc biệt của các trang tuyển dụng này là có thể thóng kê, quản lý hồ sơ hiệu quả, hồ sơ nhân lực phòng phú,… Tuy nhiên, vì là các trang web tuyển dụng uy tín nên cũng cần cân nhắc về chi phí trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.
Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng
Nguồn nội bộ
Công ty rất coi trọng nguồn này, vì đã nhận thức được những lời ích mà nó đem lại. Tuy nhiên, tuyển dụng nguồn này Công ty cần có những biện pháp để có thể đối phó với một số hạn chế sau dễ mắc phải:
Thứ nhất, nhân viên cũ đã quen làm việc ở vị trí trước đây nên dễ dẫn tới
tình trạng rập khuôn, máy móc, cứng nhắc, thiếu sáng tạo trong công việc mới. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần có một đợt tập huấn kỹ lưỡng những kỹ năng cần thiết trước khi giao việc cho họ.
Thứ hai, dễ gây ra hiện tượng ghen ghét, đố kị, chia rẽ, mất đoàn kết giữa
những nhân viên với nhau khi người này được tuyển, còn người kia thì không. Do đó, để hạn chế điều này, Công ty cần nêu rõ lý do tại sao họ không được tuyển và khuyến khích họ tự hoàn thiện những kỹ năng, kinh nghiệm còn thiếu để có thể được ưu tiên trong những lần tuyển tiếp theo,…
Nguồn bên ngoài
Đối với nguồn này, Công ty chủ yếu dựa vào sự giới thiệu của người quen trong Công ty. Vì thế, dẫn tới những hạn chế nhất định về số lượng cũng như chất lượng của các ứng viên dự tuyển. Vì vậy, muốn khai thác tốt nguồn này, Công ty cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng và cần chú trọng đến những vấn đề sau:
Đối với người thân, người quen của nhân viên trong công ty: khuyến khích họ học những ngành mà công ty đang cần để nhận được những lợi ích mà Công ty đáp ứng kể cả vật chất lẫn tinh thần.
Tuyển nhân viên từ các cơ sở đào tạo: các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp đang ngày càng trở thành nơi cung cấp nhân lực quan trọng đối với hầu hết các Công ty. Trong thời gian qua, Công ty chưa chú trọng tới nguồn này. Đây là nguồn tuyển dụng lớn và đang có xu hướng phát triển. Các sinh viên này thường được đào tạo khá bài bản, khoa học và có hệ thống. Mặc dù chưa có kinh nghiệm thực tế nhưng họ lại có sức trẻ, nhiệt huyết, đam mê, tinh thần ham học hỏi, cầu tiến. Chính vì thế, để tuyển được nguồn này hiệu quả, Công ty có thể thiết lập mối quan hệ với nhà trường, cử chuyên viên tới các trường để giới thiệu các cơ hội làm việc, thực tập tại Công ty. Khi có nhu cầu, thì các trường cũng sẽ giới thiệu những ứng viên có chất lượng cao tới Công ty,…
Các sinh viên thực tập: đây là phương pháp hiệu quả mà nhiều Công ty đã áp dụng, thông qua thời gian thực tập, Công ty sẽ tìm được người ưu tú nhất. Như vậy, để có thêm nhiều cơ hội tìm kiếm, thu hút nhân tài, Công ty phải đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, không bỏ qua bất kì cơ hội nào để có được nguồn nhân lực cần thiết cho tổ chức.
Thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng bên cạnh những thông tin như vị trí tuyển dụng, điều kiện, nơi làm việc, hướng dẫn hồ sơ,… cần có thêm một phần mô tả công việc, khái quát nội dung công việc để ứng viên hiểu rõ về vị trí mà họ sắp dự tuyển.
Sử dụng hình thức quảng cáo tuyển dụng qua các trang web tuyển dụng có thể mang lại hiệu quả cao vì có hệ thống sàng lọc hồ sơ không đủ tiêu chuẩn, quản lý hồ sơ hiệu quả,…
Trang bị phần mềm quản lý hồ sơ hiệu quả
Công ty nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý nhân lực trong việc sàng lọc hồ sơ nhằm giảm bớt hồ sơ không đủ tiêu chuẩn, giúp người tuyển dụng có nhiều thời gian hơn trong việc xem xét các hồ sơ có triển vọng.
Công ty có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (Perfect HRM 2012) do Công ty phần mềm Hoàn Hảo cung cấp, một phần giao diện của phần mềm này (hình 4.5- phụ lục).
Phần mềm này giúp nhà quản trị quản lý được hồ sơ nhân viên dự tuyển, tình trạng các ứng viên như: đã phỏng vấn, đã tuyển dụng, đã thi đậu,.. của tất cả các đợt tuyển dụng.
Với phần mềm này, Công ty còn có thể quản lý danh mục phòng ban, chức vụ, mức lương, phụ cấp, quản lý cách tính lương, thông số lương, quản lý thông tin đánh giá nhân viên,…
Kiểm tra sức khỏe
Đây là công việc hết sức quan trọng trong tuyển dụng, nếu một ứng viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nhưng không đảm bảo sức khỏe thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc. Hiện tại, Công ty chưa có tủ thuốc trong công ty. Do đó, Công ty nên xây dựng phòng y tế riêng và có các bác sỹ chuyên môn để vừa khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, vừa phục vụ cho công tác tuyển dụng. Hoặc Công ty có thể kiên kết với các bệnh viện để khi ứng viên đến dự tuyển thì sẽ đến bệnh viện đó khám bệnh, đảm bảo hơn cho quá trình tuyển dụng của Công ty khi chỉ căn cứ vào giấy khám sức khỏe của ứng viên.
Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng sau mỗi đợt tuyển dụng
Sau mỗi lần tuyển dụng, Công ty nên thực hiện công tác phân tích rút ra kinh nghiệm, đánh giá hiệu quả của từng bước trong quy trình, xác định điểm yếu và tìm ra nguyên nhân căn bản, xác định những sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, tìm ra nguyên nhân, hậu quả và những biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
Các đề xuất khác
Công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đặc trưng riêng cho Công ty. Nó chính là cơ sở để hình thành nên một môi trường làm việc tốt, thoải mái, năng động và hiệu quả. Văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ làm cho các
ứng viên có cái nhìn tốt hơn về Công ty, làm tăng sự mong muốn vào làm việc tại Công ty.Thực hiện chính sách đào tạo và đãi ngộ tốt hơn cho người lao động: một Công ty có mức đãi ngộ và đào tạo cho người lao động tốt hơn sẽ thu hút được nhiều ứng cử viên tham gia tuyển dụng. Vì vậy, Công ty cần xem xét để có chế độ lương bổng, đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ, nhân viên.
3.2. VỀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO 3.2.1. Nhận xét, đánh giá 3.2.1. Nhận xét, đánh giá
Ƣu điểm
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Công ty đã đánh giá được tầm quan trọng của công tác đào tạo nguồn nhân lực với sự phát triển, nâng cao lợi thế cạnh tranh của doan nghiệp. Cùng với sự quan tâm và coi trọng công việc thực hiện công tác đào tạo và phát triển nhân viên của Ban lãnh đạo, công ty đã biết cách sử dụng tối đa nội lực của mình trong công tác đào tạo và phát triển nhân sự.
Công ty luôn coi nhân viên là nguồn tài nguyên quý giá nhất để tọa ra sản phẩm hoàn hảo nhất. Nhận thức được quan trọng ấy nên Công ty Hướng Nghiếp Á Âu luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để động viên khuyến khích, nâng cao chất lượng mọi hoạt động. Cụ thể Công ty Hướng Nghiệp Á Âu đã làm được là:
Những chính sách, thủ tục đào tạo đã được thể hiện một cách tương đối rõ ràng thông qua các biểu mẫu cho thấy công ty đã đánh giá được tầm quan trọng trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đối với sự phát triển, nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ công nhân viên tự nâng cao trình độ học vấn của bản thân bằng cách như: giới thiệu và taọ mọi điều kiện thuận lợi về thời gian đến mức có thể để nhân viên có thể tham dự các khóa học một cách tốt nhất,..
Ngoài ra công ty cũng xây dựng một quy trình đào tạo cụ thể theo trình tự từng bước đã thể hiện quá trình đào tạo, cách thức đào tọa nguồn nhân lực bao gồm: Đối tượng đào tạo, nội dụng, hình thức đào tạo, thời gian, chi phí cũng như quy định cụ thể cho từng đối tượng.
Công ty không ngừng đổi mới công tác đào tạo nguồn nhân lực với nhiều hình thức đào tạo khác nhau từ đào tạo tại chỗ trong công việc đến cử đi đào
tạo ở ngoài đã đạt nhiều kết quả tốt, số lượng và chất lượng các khóa học đào tạo không ngừng được nâng lên, giúp cho nhân viên không ngừng phát triển kỹ năng cũng như kiến thức bản thân đề hoàn thành tốt công việc được giao, thực hiện đúng kế hoạch, mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Nhƣợc điểm
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác đào tạo của Công ty còn có những điểm hạn chế sau:
Công ty chưa có một bộ phận riêng để thực hiện công tác đào tạo. Hiện phòng Nhân sự mới chỉ có 2 nhân viên nên vẫn chưa có tập trung vào các công việc chuyên về đào tạo, hiệu quả công việc không cao, còn tồn đọng công việc.
Việc kiểm soát quá trình thực hiện đào tạo chưa được tốt nên kế hoạch đào tạo chưa được thực hiện theo kế hoạch làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác đào tạo để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng lao động của công ty. Bộ phận phụ trách đào tạo chưa thực sự nắm bắt thông tin đào tạo một cách cụ thể chính xác, chủ yếu dựa trên báo cáo ở dưới gửi lên mà không có kế hoạch hay chương trình kiểm tra công tác thực hiện có phù hợp và chính xác hay không.
Các quy định cũng như quy trình đào tạo còn nhiều vấn đề chưa được cụ thể, về việc xác định nhu cầu đào tạo còn khá chung chung, chưa có quy định bồi thường đối với những người đào tạo không đạt yêu cầu khi đào tạo.
Ngoài ra, Công ty chưa có chính sách, quy định khen thưởng hay khuyến khích những lao động có thành tích đào tạo cao để tạo sự nhiệt tình trong quá trình tìm hiểu và học hỏi của lao động.
3.2.2. Một số giải pháp
Khả năng học tập và tiếp thu của học viên phụ thuộc vào nhiều độ tuổi, kiến thức nền tảng (điều này thể hiện qua trình học vấn) của học viên.
Bởi vì, Hướng Nghiệp Á Âu chuyên về dịch vụ, nên số lượng Nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng chiếm phần lớn trên tổng số lượng nhân viên toàn công ty. Nên cán bộ đào tạo cần phải tìm hiểu và đưa ra các chương trình phù hợp với từng loại đối tượng học viên. Như đã phân tích ở phần thực trạng, hiện nay còn khá
nhiều điểm hạn chế ở Hướng Nghiệp Á Âu về mặc đào tạo nhân viên. Do đó, Tôi xin được đề ra một vài giải pháp sau:
Về động cơ và sự sẵn sàng của ngƣời lao động
Động cơ của học viên là một trong những yêu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức độ tiếp thu kiến thức của học viên. Động cơ học tập bị ảnh hưởng bởi lợi ích, khả năng làm việc và sự đánh giá cao sau khi đào tạo. Như vậy để tạo động cơ học tập tốt cho học viên Công ty cần:
Thể hiện sự quan tâm của cấp trên đến lợi ích của người lao động như là: động viên người lao động, thường xuyên giám sát chương trình đào tạo làm như vậy sẽ khiến cho học viên thấy được tầm quan trọng của khóa đào tạo và làm tăng động cơ học tập của học viên.
Giúp học viên xây dựng mục tiêu rõ ràng, cụ thể của khóa đào tạo: vào buổi học đầu tiên nên nêu ra mục tiêu của khóa học cũng như là lợi ích khóa học đem lại để học viên nắm bắt. Nên chọn mục tiêu có tầm tương đối, không quá cao mà cũng không quá thấp để kích thích học viên nỗ lực học tập.
Ngoài ra, chúng ta cần giúp cho Cán bộ nhân viên hiểu được tầm quan trọng của công tác đào tạo, từ đó có thái độ đúng mực đối với các cuộc khảo sát nhu cầu, đánh giá khóa học cũng như khóa đào tạo của công ty.
Về việc xác định nhu cầu đào tạo
Như đã phân tích ở phần thực trạng, hiện nay việc xác định nhu cầu đào tạo ở Hướng Nghiệp Á Âu còn nhiều hạn chế. Do đó, để xác định nhu cầu đào tạo chính xác, Công ty cần phải dự vào những căn cứ sau:
Thứ nhất, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty trước hết phải dựa trên
cơ sơ phân tích mục tiêu, chiến lược kế hoạch kinh doanh của công ty. Từ đó xác định nhu cầu đào tạo của Công ty là những đối tượng nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu, đào tạo nội dung gì nhằm hoàn thành kế hoạch của công ty. Thứ hai, công ty phải xác định nhu cầu đào tạo dựa trên cơ sở phân tích công
việc để xác định được các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng…cần thiết để thực hiện công việc; đánh giá kết quả thực hiện công việc để xác định trình bộ hiện có của ngườ lao động. Từ đó so sánh giữa trình độ hiện có của người lao động với yêu cầu công việc để xác định khoảng cách còn tồn tại.
Đặc biệt, công ty phải xây dựng một bảng khảo sát cho Cán bộ nhân viên để
biết được nhu cầu thật sự của Cán bộ nhân viên cũng như các kỹ năng kiến thức thật sự cần cho công việc của công ty. Thông qua nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, công ty biết được nhân viên đang còn thiếu, yếu và muốn được đào tạo về vấn đê gì, từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo sát với nhu