Hồ sơđịa chính xã Đồng Thịnh nhìn chung được lập tương đối đầy đủ và đồng bộ qua các thời kỳ; hiện nay đang được quản lý, sử dụng phục vụ các yêu cầu trong công tác quản lý, sử dụng đất đai tại đia phương.
Tình hình và thực trạng hệ thống tài liệu hồ sơ địa chính xã Đồng Thịnh cụ thể như sau:
a) Hệ thống bản đồ địa chính và các loại sổ bộđịa chính (gồm: Sổ Mục kê đất đai, Sổ Địa chính, Sổ Theo dõi cấp Giấy chứng nhận QSD đất, Sổ Đăng ký biến động đất đai):
Bản đồđịa chính được đo đạc, thành lập năm 2018 theo quy định về bản đồ địa chính chính quy (gồm 59 tờ). Kết hợp với đó là hệ thống tài liệu, dữ liệu được lập đi kèm trong thành lập bản đồđịa chính (Bản mô tả ranh giới thửa đất, phiếu xác nhận diện tích tới các chủ sử dụng; phiếu kết quảđo đạc thửa đất, bản quét giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;…). Nguồn tài liệu bản đồđịa chính và các tài liệu kèm theo phản ánh tương đối đầy đủ về hiện trạng đang sử dụng đất tại địa phương. Sản phẩm được bàn giao để lưu trữ, quản lý, sử dụng tại 03 cấp tỉnh, huyện và xã, bao gồm đầy đủ cả tài liệu dạng in trên giấy và tài liệu dạng số. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, khai thác sử dụng tài liệu tại các cấp thì cơ bản chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu và nảy sinh một số bất cập như sau:
- Công tác cập nhật, chỉnh lý biến động chưa được thực hiện thường xuyên theo quy định, chưa đồng bộ giữa 03 cấp tỉnh, huyện và xã; từđó dẫn tới tài liệu lưu trữ tại các cấp không được đồng nhất, khó đáp ứng được các yêu cầu công tác.
- Do hạn chế nhất định về năng lực, kiến thức công nghệ thông tin của cán bộ, nên tại cấp huyện và cấp xã chủ yếu sử dụng tài liệu dạng in trên giấy để phục vụ công tác chuyên môn, chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu.
Đối với hệ thống bản đồ địa chính và sổ sách địa chính của khu vực đo đạc năm 2018 đã tiếp tục được nhà nước đầu tư thực hiện Đăng ký, kê khai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và xây dựng CSDL địa chính (hoàn thành vào cuối năm 2019). Bản lưu giấy chứng nhận, các tài liệu quét chụp giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất và các tài liệu sử dụng để cấp Giấy chứng nhận trước đây được quét dưới dạng file *.pdf, sử dụng tài liệu này để xây dựng kho hồ sơ quét. Kết quả kê khai đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau khi thành lập bản đồ địa chính được 7549 hồ sơ được sử dụng nhập vào cơ sở dữ liệu Exell để xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính.
Kết quả sau cùng của dự án là xây dựng được CSDL địa chính của toàn bộ các xã, thị trấn trong huyện Sông Lô; sản phẩm CSDL địa chính sẽđược tích hợp, quản lý, vận hành theo mô hình tập trung tại cấp tỉnh (Sở Tài nguyên và Môi trường) và kết nối tới cấp huyện, cấp xã qua đường truyền mạng để khai thác, sử dụng, cập nhật dữ liệu theo phân quyền quy định.
b) Hệ thống bản đồ giải thửa 299: Hệ thống bản đồ giải thửa 299 của xã Đồng Thịnh được đo đạc, thành lập từ các năm 1997 - 1998 trên địa bàn xã. Tài liệu đã được sử dụng để thực hiện đăng ký ruộng đất, cấp GCN quyền sử dụng đất nông nghiệp và phục vụ các yêu cầu công tác quản lý đất đai tại địa phương trong nhiều năm từ khi được đo đạc thành lập đến thời điểm địa phương được đo đạc lập bản đồđịa chính (năm 2018). Tuy nhiên, hệ thống tài liệu bản đồ này được đo đạc, thành lập bằng phương pháp thủ công nên độ chính xác có nhiều hạn chế, hơn nữa nhiều khu vực hiện nay đã có biến động lớn, trong khi đó tài liệu bản đồ chưa được cập nhật chỉnh lý thường xuyên nên hệ thống bản đồ giải thửa 299 hiện nay ít đáp ứng được các yêu cầu công tác thường xuyên; chủ yếu được sử dụng để làm tài liệu tham khảo, xác minh nguồn gốc đất đai phục vụ một số nhiệm vụ công tác thường
có yêu cầu xem xét các tài liệu, số liệu có tính lịch sử như: công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng khi nhà nước thu hồi đất; công tác hòa giải, giải quyết tranh chấp vềđất đai…
c) Các nguồn tài liệu phục vụ công tác quản lý Nhà nước vềđất đai khác (gồm: Quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2010-2020, quy hoạch nông thôn mới, tài liệu thống kê đất đai hang năm,, kiểm kê định kỳ, kế hoạch sử dụng đất hàng năm…): Đây là nguồn tài liệu được lập tương đối đầy đủ hàng năm hoặc định kỳ, tuy nhiên tính đồng bộ còn chưa cao do quá trình cập nhật, chỉnh lý những thay đổi chưa kịp thời.
Thực trạng thành phần tài liệu hồ sơđịa chính xã Đồng Thịnh cụ thể theo thống kê dưới đây:
Bảng 3.2: Thống kê tình hình hồ sơ địa chính xã Đồng Thịnh, huyện Sông Lô
STT Tên tài liệu ĐVT Dạng
giấy Dạng số Thời gian lập 1 Bản đồ địa chính Tờ 59 59 Năm 2018 2 Sổ mục kê đất đai Quyển 7 7 Năm 2018 3 Sổđịa chính Quyển 15 15 Năm 1993 4 Bản đồ giải thửa 299 Tờ 33 33 Năm 1993 5 Hồ sơ kê khai, đăng ký Hồ sơ 7549 Năm 2019 6 Sổ theo dõi cấp GCN Quyển 02 02 Năm 2018 7 Sổđăng ký biến động đất đai Quyển 02 02 Năm 2018
(Nguồn: UBND xã Đồng Thịnh; Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Sông Lô)
3.2.4. Những thuận lợi, khó khăn và những tồn tại bất cập trong công tác quản lý hồ sơ địa chính hiện nay
Trong năm 2017-2018 đã được xây dựng hệ thống bản đồđịa chính chính quy rất thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước về đất đai tại địa phương. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, kinh tế - xã hội, con người… công tác quản lý hồ sơđịa chính đã được chuyên môn hóa cao.
Tuy nhiên công tác quản lý hồ sơ địa chính vẫn tồn tại nhiều bất cập:
- Hồ sơđịa chính chủ yếu được lưu dưới dạng giấy nên việc hư hỏng, mất mất và thiếu hồ sơđịa chính là một trong những bất cập trong công tác quản lý. - Việc quản lý sử dụng, chỉnh lý cập nhật hồ sơ không được kịp thời dẫn đến hồ sơ quản lý không phù hợp với hiện trạng sử dụng đất.
- Cần xây dựng hệ thống cơ sởđữ liệu địa chính sau khi đo đạc bản đồđịa chính và kê khai, đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để công tác quản lý, sử dụng, cập nhật luôn được kịp thời, đầy đủ, chính xác…