Sơ đồ2.2: Quy trình tuyển dụng tại công ty
Quy trình tuyển dụng nhân sựcủa công ty khá chặt chẽ, đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên. Ứng viên phải trải qua nhiều vòng sơ tuyển mới có thể được tuyển dụng vào công ty. Cụthểtừng bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu nhân sự
Lập kếhoạch tuyển dụng
Giám đốc phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Nhận và kiểm tra hồ sơ Phỏng vấn Đào tạo, thửviệc Loại Ký hợp đồng thửviệc Đánh giá Ký hợp đồng lao động Không ký hợp đồng lao động Không Xác định nhu cầu nhân sự Loại
Khi các phòng ban nhận thấy thiếu nhân sựlàm việc, cần thêm nhân sựhoặc để bù đắp vào vị trí mà nhân viên cũ nghỉ việc cần thêm nhân viên mới, trưởng bộ phận của từng phòng ban sẽ đề đơn qua bộ phận nhân sự để yêu cầu tuyển dụng. Bộ phận nhân sựsẽxem xét có nên tuyển dụng hay không? Đểcông tác tuyển dụng thành công công ty luônxác định rõ nhu cầu nhân sựhiện tại, kếhoạch phát triển trong tương lai.
Bảng 2.7. Bảng thống kê nhu cầu tuyển dụng của công ty từ năm 2018-2020
(nguồn: Phòng hành chính- nhân sự)
Qua bảng trên, ta thấy nhu cầu tuyển dụng của công ty có xu hướng tăng. Vì số lượng công việc càng nhiều nên trưởng các bộphận muốn tuyển thêm nhân sự để giải quyết công việc kịp tiến độ, hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Cụ thể: nhu cầu tuyển dụng của công ty vào năm 2019 là 67 lao động tăng 10 lao động so với năm 2018 (57 lao động), tương đương tăng 17,54%; nhu cầu tuyển dụng của công ty vào năm 2020 là 74 lao động tăng 7 lao động so với năm 2019, tương đương tăng 10,45%. Bộ phân sản xuất và kinh doanh có nhu cầu tuyển dụng nhiều vì đặc thù công việc, áp lực công việc lớn nên số lượng nhân viên nghỉ việc nhiều, đồng thời các công việc này đòi hỏi nhiều nhân sự.
Bộphận Số lượng lao động cần tuyển dụng So sánh (%) 2018 2019 2020 2019/2018 2020/2019 Ban giám đốc - - - - - Phòng kếhoạch 5 6 7 20 16,7 Phòng sản xuất 17 20 27 17,64 35 Phòng kếtoán 3 5 - 66,67 Bộphận thu mua 6 3 3 -50 0 Bộphận kỹthuật-RD 7 9 10 28,57 11,11 Bộphận kinh doanh 15 18 19 20 5,55 Bộphận nhân sự 4 6 8 50 33,33 Tổng cộng 57 67 74 17,54 10,45
Bước 2: Lập kếhoạch tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu nhân sự, bộphận nhân sựsẽlên kếhoạchđểtuyển dụng. Kếhoạch tuyển dụng sẽ xác định rõ ràng, chi tiết cụ thể về số lượng nhân sự
cần tuyển, vị tríứng tuyển, xác định thời gian và các yêu cầu đặt ra cho mỗi nhân viên. Bộphận nhân sựphải hiểu rõ tính chất của các công việc cần tuyển nhân sự đểcó thể đặt ra mục tiêu tuyển dụng đúng người, đúng vịtrí. Ngoài ra, các chính sách vềquyên lợi của nhân viên tham gia ứng cửphải rõ ràng để ứng viên được biết và thu hút được sựchú ý của người lao động cần tìm việc làm.
Bước 3: Giám đốc phê duyệt
Giám đốc sẽxem xét kếhoạch tuyển dụng, nếu phù hợp với nhu cầu hiện tại và kếhoạch sản xuất, chiến lược phát triển trong tương lai thì sẽphê duyệt tiến hành triển khai công tác tuyển dụng.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng
Công ty tiến hành đăng thông báo tuyển dụng trên các bảng tin, trang web công ty, website tuyển dụng, quảng cáo trên truyền hình, fanpage của công ty, niêm yết tại cổng công ty, gửi các văn bản tuyển dụng đến các phòng ban.
Thông báo tuyển dụng thường có các nội dung sau: vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, độ đuổi, giới tính, các chế độ đãi ngộ, yêu cầu về ứng viên, yêu cầu vềhồ sơ, thời gian và địa điểm nhận hồ sơ.
Bước 5: Nhận và kiểm tra hồ sơ
Các ứng viên sau khi tiếp cận được với thông báo tuyển dụng của công ty, các
ứng viên sẽnộp hồ sơ ứng tuyển vào công ty. Bộphận nhân sựtiếp nhận hồ sơ và tiến hành sàng lọc, kiểm tra hồ sơ có hợp lệ hay không, nếu không đúng với yêu cầu của công ty hồ sơ sẽbị loại.
Việc tuyển chọn, sàng lọc hồ sơ luôn được công ty thực hiện công bằng, minh bạch, do đó công ty không bỏ sót cácứng viên có năng lực giỏi.
Công ty thường ưu tiên xét các hồ sơ nội bộ, đối với các công việc mang tính chất quản lý.
Các giấy tờ thường có trong hồ sơ của công ty: - Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.
- Giấy khám sức khỏe. - Đơn xin việc làm.
- Bản photo công chứng sổhộkhẩu, chứng minh nhân dân.
Tùy vào từng vị trí công việc mà công ty sẽ yêu cầu các giấy tờ bổ sung khác
như: bảng điểm, các văn bằng, chứng chỉ,…
Bảng 2.8. Tổng hợp số lượng hồ sơ tham gia ứng tuyển của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉtiêu Số lượng Chênh lệch (%)
2018 2019 2020 2019/2018 2020/2019 Nhu cầu tuyển dụng 57 67 74 29,82 10,44 Tổng hồ sơ 150 264 280 76 6,06 Số lượng hồ sơ hợp lệ 147 260 274 76,87 5,38 Số lượng không hợp lệ 3 4 6 33,3 50 (Nguồn: Hành chính- nhân sự)
Qua bảng trên, ta thấy hồ sơ tham gia ứng tuyển qua các năm đều vượt chỉ tiêu nhu cầu tuyển dụng. Số lượng hồ sơ hợp lệlớn, chỉcó sốít hồ sơ không hợp lệvì lý do là những hồ sơ này không đủ yêu cầu của công ty chẳng hạn như thiếu bằng cấp, chứng chỉ không phù hợp với vị tríứng tuyển,…
Năm 2019, tổng hồ sơ tham gia ứng tuyểnđạt 264 hồ sơ, tăng 76% so với năm
2018 (150 hồ sơ). Năm 2020, tổng hồ sơ tham gia ứng tuyển đạt 280 tăng 6,06% so với năm 2019. Điều đó cho thấy, công ty có nhiều cơ hội để lực chọn những ứng viên xuất sắc.
Bước 6: Phỏng vấn
Ứng viên sẽ được phỏng vấn trực tiếp với bộphận tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ đặt ra câu hỏi, ứng viên trảlời và ngược lại. Tùy từng vị trí tuyển dụng mà có thểcó nhiều hơn một buổi phỏng vấn. Trong buổi phỏng vấn, công ty sẽ kiểm tra lại một số
thông tin trong hồ sơ và đánh giá mức độ phù hợp củaứng viên với vị trí tuyển dụng.
Thông thường, nhân viêncông ty thường trải qua các vòng phỏng vấn sau đây:
Vòng 1: Nhân sựphụtrách Tuyển dụng phỏng vấn để đánh giá cơ bản về năng
lực, kinh nghiệm và sựphù hợp với văn hóa Công ty.
Vòng 2:Trưởng Bộphận/Phòng Ban sẽphỏng vấn vòng 2đểkiểm tra năng lực chuyên môn và kinh nghiệm củaứng viên. Tùy vào vịtrí công việc màứng viên có thêm kiểm tra qua các bài test liên quan đến công việc. Từ đó xác định đạt hoặc không
đạt cho vịtrí tuyển dụng.
Vòng 3: (Dành cho các vịtrí quản lý)ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi giám đốc công ty.
Trong quá trình phỏng vấn các thành viên trong hội đồng tuyển dung phải đưa
ra các ý kiến, kết quả đánh giá thống nhất, nếu không thống nhất được ý kiến, giám
đốc là người quyết định cuối cùng.
Bảng 2.9. Tổng hợp số lượngứng viên đạt phỏng vấn
Chỉtiêu Số lượng Chênh lệch (%)
2018 2019 2020 2019/2018 2020/2019 Nhu cầu tuyển dụng 57 67 74 29,82 10,44 Số lượng hồ sơ hợp lệ 147 260 274 76,87 5,38 Số người phỏng vấn 130 150 165 15,38 10 Số người phỏng vấn đạt 57 69 78 21,05 13,04 Tỷlệ đạt phỏng vấn (%) 43,84 46 47,27 - - (Nguồn: Hành chính- nhân sự)
Qua bảng trên, vì nhu cầu tuyển dụng tăng qua các năm từ năm 2018-2020 nên số lượng người lao động tham gia phỏng vấn tăng; năm 2019 số người đạt phỏng vấn
là 69 người tăng 21,05 % so với năm 2018 (57 người); năm 2020 số người đạt phỏng vấnlà 78 người tăng 13,04 % so với năm 2019.
Bước 7: Ký hợp đồng thửviệc, đạo tạo và thửviệc
Phỏng vấn thành công, ứng viên sẽ được thông báo vềthời gian thử việc, công ty hẹnứng viên đểký hợp đồng thửviệc.
Phòng nhân sựsẽ đưa ra chương trình thửviệc từ 1 đến 2 tháng. Trong thời gian thửviệc,ứng viên sẽ được trưởng bộphận phổbiến rõ hơn vềnội quy, quy định của công
ty, hướng dẫn chi tiết vềcách thức, quy trình làm việc. Đây là thời gian màứng viên được thểhiện năng lực, trình độ của mình. Trưởng bộphận sẽxem xét, theo sát quá trình làm việc củaứng viên đểcó thể đưa ra quyết định cuối cùng, đồng thời ứng viên cũng có thể đánh giá bản thân có phù hợp với công việc của công ty hay không.
Bước 8: Đánh giá, đưa ra quyết định và ký hợp đồng lao động
Sau thờ gian thửviệc, trưởng bộ phận sẽ đánh giá năng lực của nhân viên. Gửi
đánh giá cho phòng nhân sự, đưa ra quyết định cuối cùng cho nhân viên có trở thành nhân viên chính thức của công ty hay không. Sau khi đánh giá đạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động với nhân viên thử việc, nhân sự mới
được phân công công việc rõ ràng, hưởng mọi chính sách phúc lợi của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đánh giá quy trình tuyển dụng của công ty
Ưu điểm: Quy trình tuyển dụng khá chặt chẽ, có đầu tư. Trải qua nhiều bước tuyển dụng, công ty đánh giá đúng năng lực thực sự của các ứng viên tham gia ứng tuyển. Có sựlàm việc hòa nhập giữa các phòng ban. Việc thông báo tuyển dụng đã thu hút, tiếp cận được nhiều người lao động, nhờ đó mà công ty có nhiều cơ hội để tuyển chọn nhân tài.
Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, khá tốn kém nhiều chi phí cho việc tuyển dụng nhân sự. Thời gian đưa ra quyết định khá lâu, nên làm nhiều ứng viên thuyên chuyểnứng tuyển sang các công ty khác.