KFC sử dụng hệ thống ERP để quản lý nhân sự, ERP giúp doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức tất cả thông tin về nhân sự để nhà lãnh đạo có thể chú tâm quản lý và phát triển tài sản lớn nhất của doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực.
Hệ thống ERP cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ, …mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác. Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống là:
Tuyển chọn người lao động
Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động Đào tạo và phát triển người lao động
Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động Phân tích và thiết kế công việc
Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực
Các quy trình của hệ thống thông tin của ERP mà KFC sử dụng bao gồm: Quản lý tổ chức- Nguồn nhân lực- Chấm công- Tính lương
Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban- nhân viên Quản lý đánh giá
Quản lý tuyển dụng Quản lý đào tạo
Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự gồm 2 phần: các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng
Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống.
Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống bao gồm: kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các thông tin từ các hệ thống thông tin xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen, …của nhân viên. Các dữ liệu bên ngoài của tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác, …)
Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận, tổng hợp về lương thưởng, …báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết.
KFC đã sử dụng các đặc điểm nổi bật của Cloud ERP như:
- Hồ sơ: Số hóa và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quản lý phép, bù công, tra cứu dễ dàng
- Chấm công: Chấm công thông qua các công cụ, xử lý các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, đánh giá mức độ chuyên cần
- Tính lương: Tính lương, thưởng tự động trên hệ thống phù hợp với từng nhân viên, từng vị trí
- Kiểm soát dữ liệu: Bảo mật thông tin nhân sự, tiền lương giữa các nhân viên Vậy thì lợi ích mà KFC đạt được khi sử dụng Cloud ERP trong việc quản lý nhân sự là gì?
- Chấm công trực tuyến:
+ Chấm công điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS + Chấm công thông qua Camera nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo + Tích hợp máy chấm công vân tay và đồng bộ với điện thoại di động
+ Tích hợp với Camera Trí tuệ nhân tạo (AI) để chấm công tự động cho nhân viên
- Hệ thống quản lý tiền lương chuyên nghiệp:
+ Quản lý tiền lương linh hoạt theo mô hình kinh doanh + Tự động hoá việc tính lương và chi lương qua ngân hàng
+ Tổng hợp, phân tích, đánh giá báo cáo, quỹ tiền lương
- Tự động hoá quá trình thanh toán lương: phần mềm cho phép KFC có thể tùy biến tính lương theo nhu cầu đặc thù. Áp dụng tính năng tính lương của Cloud ERP, việc tính lương trở nên đơn giản và vô cùng hiệu quả.
- Bàn giao đầy đủ, không giấy tờ: với chức năng bàn giao khi nghỉ việc, việc bàn giao trở lên nhanh chóng và đầy đủ. Tích hợp với các phần quản lý tài sản và công cụ, dụng cụ.
- Đăng ký nghỉ phép từ xa: đăng ký nghỉ phép trên mobile và phê duyệt trong thời gian thực. Tự động tích hợp lên bảng lương
- Duyệt chi nhanh chóng: thời gian để tạo, duyệt và quản lý tạm ứng nhanh chóng, đơn giản, tự động. Tích hợp với kế toán và tự động lên bảng lương