5. Kết cấu của đề tài
2.3 Mục tiêu cần đạt được khi làm C/O AANZ
2.3.1 Thời gian
Theo quy định, C/O phải được cấp trong thời gian sớm nhất, nhưng không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày hàng lên tàu. Tuy nhiên, trường hợp C/O sẽ được cấp sau nhưng không quá 12 tháng tính từ ngày hàng lên tàu và phải mang dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY”.
Nhân viên xuất nhập khẩu cần theo dõi lịch trịch lô hàng xin cấp C/O của mình để biết được lô hàng đó sẽ cập cảng tại nước xuất khẩu vào thời gian nào để có thể tiến hành nộp hồ sơ xin cấp C/O một cách sớm nhất và có thể gửi bộ chứng từ cho khách hàng nhanh nhất có thể. Nhân viên xuất nhập khẩu cần phân chia thời gian làm C/O cho từng lô hàng và từng form để đạt được kết quả yêu cầu.
Tùy từng lô hàng xin cấp C/O có nhiều mặt hàng hay không thì thời gian làm một bộ C/O AANZ sẽ khác nhau. Đối với các lô hàng xin C/O form AANZ tại công ty thì một lô hàng sẽ có khoảng từ 3-15 dòng hàng. Mỗi dòng hàng sẽ có từ 25-35 mã nguyên phụ liệu nên thời gian làm C/O từng bộ sẽ khác nhau.Việc in tờ khai xuất khẩu cho các mã hàng này cũng chiếm một khoảng thời gian khá lớn vì vậy cần phải rút ngắn tốt nhất thời gian in tờ khai nhập cho từng lô hàng xin C/O form AANZ
2.3.2 Trách nhiệm
Một nhân viên xuất nhập khẩu được giao nhiệm vụ làm C/O cần có trách nhiệm cao với công việc và cần phải có các đặc tính như sau:
- Cẩn thận tỷ mỉ trong lúc làm, làm xong cần kiểm tra lại bộ chứng từ tránh các sai sót đáng tiếc xảy ra.
- Nhân viên phải là người được đào tạo từ các chuyên ngành xuất nhập khẩu, logistics, ngoại thương,.. có bằng cấp và kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này để có thể biết và nắm bắt rõ được các chứng từ hồ sơ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
- Nắm rõ được các thông tư, nghị định, hiểu rõ các quy định làm C/O form AANZ để có thể Check mail và trả lời thông tin với khách hàng về những vấn đề về C/O mà khách hàng thắc mắc.
- Chịu trách nhiệm đối với bộ hồ sơ mà mình đã khai báo, đảm bảo đúng tiến độ đưa ra, khai báo chính xác đúng theo quy định và luật định.
- Cần theo dõi sát sao lô hàng xin C/O của mình để có thể tính toán được thời gian hàng cập cảng tại nước nhập khẩu và gửi kịp thời bộ chứng từ cho khách hàng để họ có thể kịp thời khai báo hải quạn cho hàng thông quan đưa về sử dụng tránh được các chi phí không đáng có ( chi phí lưu kho bãi, tiền thuế phải nộp khi chưa có C/O).
- Mỗi tuần cần phải có báo cáo hệ thống lại các bộ C/O đã làm và chưa làm, thời gian dự kiến mà khách hàng nhận được bộ C/O đó là khi nào,..
- Sử dụng thành thạo các công cụ, các phần mềm cơ bản.
2.3.3 Chi phí
Theo quy định thì chi phí xin cấp C/O AANZ cho một lô hàng là bằng không Doanh nghiệp chỉ mất chi phí mua form C/O AANZ: 20000 đồng/1 form AANZ
Ngoài ra đối với công ty thì có phát sinh thêm chi phí di chuyển từ Công ty tới Sở Công Thương trong quá trình mỗi lần nộp C/O. Chi phí đi lại sẽ do công ty hỗ trợ thuê xe đưa đón.
Vì vậy nhân viên cần phải cố gắng giảm bớt các chi phí này cho công ty.
2.4 Đánh giá quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AANZ (C/O form AANZ) tại công ty AANZ (C/O form AANZ) tại công ty
So sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được
Tiêu chí Mục tiêu đề ra Kết quả đạt được
Thời gian - C/O phải được cấp trong
thời gian sớm nhất, không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày hàng lên tàu. Trường hợp C/O sẽ được cấp sau nhưng không quá 12 tháng tính từ ngày hàng lên tàu và phải mang dòng chữ
“ISSUED
RETROACTIVELY”
- Form C/O AANZ được gửi cho khách hàng vào khoảng sau 5-15 ngày hàng lên tàu.
- Do trong quá trình chuyển phát nhanh nhận C/O và gửi đi gặp một số vấn đề nên C/O đôi lúc sẽ bị đến muộn so với kế hoạch
Trách nhiệm - Nhân viên xuất nhập khẩu
cần cẩn thận, tỷ mỉ trong lúc làm hồ sơ xin C/O form AANZ, theo dõi sát sao thời gian lô hàng tới nước nhập khẩu, chịu trách nhiệm đối với các bộ C/O mình đã làm - Lập bảng báo cáo tiến độ các bộ C/O
- Nắm rõ các thông tư, nghị định về từng form C/O để có thể giải đáp thắc mắc cho khách hàng
- Nhân viên xuất nhập khẩu đã cẩn thận, tỷ mỉ trong lúc làm C/O tránh được các sai sót xảy ra, tuy nhiên có một số lúc thì vẫn có chút sai sót xảy ra nhưng đã kịp thời phát hiện và sửa chữa trước khi nộp cho cán bộ cấp C/O.
- Đội ngũ nhân viên phòng xuất nhập khẩu nói chung và nhân viên thực hiện quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nói riêng đều là những người được đào tạo chuyên sâu về ngành xuất nhập khẩu từ các trường đại học kinh tế TP.HCM, đại học ngoại thương, đại học hải quan và đội ngũ nhân viên
có kinh nghiệm từ 5-10 năm làm trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu. Tuy nhiên có một số nhân viên không phải được đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành nên trong quá trình làm việc còn gặp nhiều vấn đề cần phải hỏi rõ làm mất thời gian và có xảy ra sai sót.
- Hầu như nhân viên xuất nhập khẩu hiểu và nắm rõ được các quy định về các form C/O, có thể giải đáp thắc mắc cho khách hàng một cách tốt nhất có thể. - Vào cuối tuần thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lập các bảng báo cáo tiến độ cho các bộ C/O
Chi phí - Giảm thiểu được các chi phí
sai form C/O AANZ trong quá trình khai và phải mua lại form mới.
- Tối thiểu hóa chi phí đi nộp hồ sơ từ công ty tới Sở Công Thương. Chi phí cho một lần đi dao động trong khoảng 600-700 ngàn đồng.
- Nhân viên xuất nhập khẩu đã rất cẩn thận, tỷ mỉ trong quá trình khai form C/O để tránh được chi phí khai sai và phải mua lại form mới. Một năm việc sai form và phải mua lại form mới dao động khoảng từ 3-6 form C/O AANZ.
- Đối với mỗi lần đi nộp hồ sơ C/O thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gộp chung nhiều C/O các form để đi nộp cùng một lần khoảng từ 3-4 bộ hồ sơ C/O
Ưu điểm:
- Quy trình công ty xây dựng liền mạch, giữa các bước không có sự mâu thuẫn với nhau, dễ hiểu, giúp người thực hiện dễ dàng và dễ kiểm soát được công việc.
- Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, có kiến thức sâu rộng, am hiểu và nắm rõ các quy định theo các thông tư nghị định liên quan đến từng form C/O. Linh hoạt xử lý được các tình huống trong công việc giúp cho công việc mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty và khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hiểu rõ và nắm bắt được các thông tư nghị định. Đọc hiểu được các chứng từ xuất nhập khẩu.
- Với trách nhiệm cao trong công việc, sự tỷ mỉ và cẩn thận nên nhân viên làm C/O ít khi bị sai sót đáng tiếc.
- Đối với những hồ sơ C/O form mới thì đội ngũ nhân viên luôn tìm hiểu cẩn thận các nội dung cần làm của C/O form đó. Để tránh mất thời gian cho việc sửa đi sửa lại nhiều lần.
- Ban giám đốc luôn tạo môi trường làm việc thân thiện, các nhân viên trong công ty luôn giúp đỡ nhau tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, năng động, đảm bảo nhân viên có thể làm việc tốt và cống hiến hết sức mình.
- Khai báo hồ sơ C/O form AANZ trên hệ thống EcoSys tại công ty nên rất linh động, tiện lợi, dễ dàng bổ sung thông tin trên hệ thống.
Nhược điểm:
- Mất quá nhiều thời gian và chi phí đi lại mỗi lần nộp hồ sơ. Nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thành kế hoạch công việc đề ra.
- Do mỗi lô hàng xin C/O form AANZ có nhiều mã hàng mà trong từng mã hàng sẽ có nhiều mã nguyên phụ liệu nên việc in tờ khai nhập khẩu, làm bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu cho từng lô hàng xin C/O form AANZ mất rất nhiều thời gian. Nhân viên thực hiện quy trình này vẫn chưa khắc phục được nó.
- Một số trường hợp nhân viên làm sai sót dẫn đến cơ quan cấp C/O bị muộn và không kịp gửi bản gốc C/O cho khách hàng và phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng.
- Có một số nhân viên không được đào tạo chuyên sâu về ngành xuất nhập khẩu nên trong quá trình làm việc chưa có thể giải quyết công việc được một cách nhanh chóng và còn gặp một vài sai sót.
- Quá trình khách hàng nhận được giấy chứng nhận xuất xứ bản gốc còn khá chậm, do cần phải đợi bên kho gửi hàng đi thì mới gửi kèm được giấy chứng nhận xuất xứ bản gốc qua cho khách hàng được.
- Đối với các lô hàng có chuyển tải thì cần phải đợi hãng tàu làm giấy xác nhận hàng hóa chuyển tải không làm thay đổi xuất xứ . Qúa trình này cũng mất nhiều thời gian để hãng tàu làm và gửi giấy xác nhận chuyển tải.
- Việc khai báo trên hệ thống hay là việc làm form cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp nhân viên khai sai trên form dẫn đến C/O được cấp muộn hơn thời gian đưa ra và mất thêm chi phí mua form để làm lại form.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC NHÂN VIÊN THỰC HIỆN QUY TRÌNH XIN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ MẪU AANZ TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ XUẤT BILLION MAX VIỆT NAM
3.1 Định hướng phát triển của công ty
Trong thời gian tới, định hướng của công ty là tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng khách hàng, nâng cao chất lượng để tạo uy tín niềm tin cậy đối với khách hàng phấn đấu trở thành một doanh nghiệp vững mạnh phát triển nhất cả nước.Để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công ty và chuẩn bị cho việc mở rộng quy mô sản xuất, công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ sau:
- Tiếp tục mở rộng quan hệ ngoại giao với các công ty trong và ngoài nước. Trong năm tới công ty đang có kế hoạch xây dựng cơ sở 4 để có thể đáp ứng tốt nhất việc sản xuất hàng hóa có thể kịp thời giao hàng đúng tiến độ đã đưa ra với khách hàng. Mặt khác giải quyết được công ăn việc làm cho người dân lao động trong tỉnh Thừa Thiên Huế và các tỉnh lân cận. Việc mở rộng quan hệ ngoại giao này giúp cho công ty có nhiều khách hàng đối tác mới, giúp cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn nữa.
- Tăng cường đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, lắp đặt mạng ổn định, nâng cấp máy tính, ..để phục vụ cho việc xử lý nhanh chóng hồ sơ hàng hóa và thuận lợi nhất tránh gây ra các thiệt hại nghiêm trọng.
- Tăng cường tìm hiểu các thuế quan ưu đãi, các hiệp định của Việt Nam với các quốc gia khác để có thể hoàn thành tốt được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất. Hơn thế nữa, công ty đang mở rộng khách hàng đối tác vì vậy khi có khách hàng mới từ quốc gia khác muốn xin C/O thì nhân viên xuất nhập khẩu cần phải tìm hiểu kỹ để tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất.
3.2 Giải pháp nhằm nâng cao năng lực nhân viên thực hiện quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AANZ tại công ty cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AANZ tại công ty
3.2.1 Nâng cao và phát triển nghiệp vụ chuyên môn , công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên đội ngũ nhân viên
- Tổ chức sắp xếp lại công việc của nhân viên trong bộ phận, tránh chồng chéo về trách nhiệm công việc.
- Các nhân viên phối hợp hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng nhau hướng đến lợi ích của công ty và khách hàng, giúp cho công việc được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để có thể đưa ra những giải phát phát triển công việc hơn.
- Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các buổi chia sẻ về các hiệp định thương mại, các quan hệ FTA của Sở Công Thương tỉnh Thừa Thiên Huế liên kết với các đại sứ quán của Việt Nam tổ chức trao đổi và chia sẻ.
- Mặt khác đưa nhân viên đi đào tạo tại các khóa học chuyên sâu, các buổi hội thảo của VCCI tổ chức để có thể nắm bắt kịp thời các cách thức thực hiện cũng như là giải quyết được các vướng mắc của doanh nghiệp đang gặp phải.
- Mỗi nhân viên cần phải nắm rõ quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa từng bước, hiểu được các quy định, hiệp định thương mại đối với mỗi form C/O. Từ đó nhân viên có thể giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- Cần có thời gian đào tạo chuyên sâu đối với các nhân viên không được đào tạo chính quy về chuyên ngành xuất nhập khẩu, bổ sung các kiến thức về C/O, nhân viên cần phải hiểu rõ nắm rõ các thông tin trên chứng từ thương mại.
- Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng khi đi nộp hồ sơ tại các tổ chức cấp C/O như VCCI, Sở Công Thương,..
3.2.2 Giảm thiểu thời gian, chi phí trong quá trình xin cấp C/O một cách tốt nhất tốt nhất
- Lập kế hoạch cụ thể cho từng tuần về các bộ C/O cần phải làm. Đưa ra tiến độ cho từng nhóm bộ hồ sơ gấp để trong tuần có thể chia ra được các lần đi nộp C/O để giảm bớt thời gian.
- Đẩy nhanh tiến độ thời gian làm C/O form AANZ sớm nhất có thể để gửi cho khách hàng tránh việc khách hàng phải phát sinh thêm các chi phí như lưu kho bãi, chi phí nộp thuế do chưa có đầy đủ bộ chứng từ.
- Do Trụ sở chính của công ty ở xa thành phố Huế nên việc đi nộp C/O mất nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy để tiết kiệm chi phí đi nộp hồ sơ C/O thì nhân viên có thể đi nộp C/O bằng xe buýt hoặc sẽ gộp nhiều bộ C/O một lần để đi nộp chung một lần giúp giảm thiểu được chi phí đi lại.
- Hạn chế các sai sót trong quy trình làm C/O đặc biệt là khi khai trên form C/O. Vì vậy mà mỗi nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi được đóng dấu ký duyệt tránh phải thay lại form tốn chi phí và mất thời gian chờ duyệt.
3.2.3 Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
- Nhân viên làm hồ sơ C/O cần cẩn thận, tỷ mỷ trong từng thao tác khi lập hồ sơ xin cấp C/O , đối chiếu các thông tin phải trùng khớp với các chứng từ liên quan