Nhật Thành là một Công ty mang đặc thù của ngành XDCB nên quá trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng, kéo dài và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau.
Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi công, thao tác khác nhau. Do đó, quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty là quá trình liên tục khép kín
9 từ giai đoạn thiết kếđến giai đoạn hoàn thiện và bàn giao công trình. Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Công ty được tiến hành tuần tự theo các bước sau:
- Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp (Chỉ định thầu); - Ký hợp đồng xây dựng với chủđầu tư công trình;
- Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Công ty tổ
chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra công trình hay hạng mục công trình; - Khoan sụt, khảo sát địa hình, địa chất để lấy mặt bằng thi công;
- Tổ chức lao động, bố trí máy móc thi công, cung cấp vật tư; - Xây dựng, lắp ráp hoàn thiện công trình;
- Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của tư vấn giám sát, chủđầu tư
công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công;
- Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng với chủđầu tư.
Các bộ phận chức năng:
- Phòng kỹ thuật, tổ chức thí nghiệm giám sát thi công: có chức năng thiết kế
và giám sát thi công công trình.
- Phòng kế hoạch tài chính: có chức năng tham mưu tài chính cho Giám Đốc, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty. Tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế từđó có kế hoạch nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty và xây dựng quy chế phẩm cấp về công tác tài chính của Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn chia lực lượng lao động ra làm các đội. Đứng đầu là các
10 1.5. Tổ chức bộ máy quản lý 1.5.1. Sơđồ tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1.5.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: là người đứng đầu và là đại diện theo pháp luật của Công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính, đối nội và đối ngoại. Giúp việc cho giám đốc là thư ký riêng, ngoài ra còn có một số chuyên viên kinh tế, kỹ thuật ở các phòng ban và một số trưởng phòng.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng và quản lý việc thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình kỹ thuật, các tiêu chuẩn vềđịnh mức kỹ thuật nghiên cứu chế thử và triển khai các mặt hàng mới.
- Phòng kế toán: Chức năng chính là giúp Công ty điều tiết về lĩnh vực thống kê – kế toán tài chính. Đồng thời theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện thu chi tài chính và hướng dẫn thực hiện hạch toán kế toán, quản lý tài chính đúng nguyên tắc, hạch toán chính xác, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và cơ quan quản lý, bảo vệ định mức vốn lưu động, tiến hành thủ tục vay vốn, xin cấp vốn, thực hiện kế hoạch và phân tích thực hiện phương án, biện pháp làm giảm chi phí, bảo quản hồ sơ và tài
Giám Đốc
Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán Kế toán trưởng Bộ phận SHE
Bộ phận thi công Xưởng gia công Các tổđội thi công Bộ phận kho
11 liệu kế toán, phát huy và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm chếđộ chính sách kế toán – tài chính của Nhà nước, các khoản chi phí, thuế…
- Bộ phận SHE (An toàn, Sức khỏe và Môi trường): Quản lý nguồn nhân lực thực hiện công việc về an toàn, sức khỏe và môi trường. Phát triển chương trình đào tạo nguồn lực và trao đổi kiến thức về an toàn. Thực hiện các quy trình quản lý hiệu suất làm việc của các cá nhân và nhóm theo định hướng của Công ty. Quản trị rủi ro liên quan thực hiện kế hoạch sản xuất và an toàn.
- Xưởng gia công: Sản xuất và gia công chế tạo các chi tiết sản phẩm theo bản vẽ thiết kế hoặc theo mẫu khớp đúng tiến độ. Phối hợp với Phòng kỹ thuật nhằm tạo sự phù hợp với quy trình vận hành, các tiêu chuẩn định mức…. Tổ chức các công
đoạn hợp lý, nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đạt năng suất chất lượng và hiệu quả
cao nhất trong việc gia công sản xuất các sản phẩm cơ khí.
- Bộ phận kho: Quản lý vật tư sản xuất, công cụ, dụng cụ,…. Quản lý kho thành phẩm và cấp phát cho các tổđội thi công công trình xây dựng theo tiến độ xây dựng công trình. Nhập và xuất vật tư cũng như hàng hoá theo quy định của Công ty. Quản lý vật tư, hàng hoá cũng như các sản phẩm hoàn chỉnh một cách an toàn và đảm bảo chất lượng, không làm thất thoát, hư hỏng. Phối hợp với bên giao nhận vận tải, xưởng gia công để vận chuyển hoặc nhận hàng theo đúng quy trình của Công ty.
- Bộ phận thi công:
Tổng hợp hồ sơ của các phòng, ban trực thuộc Công ty trong công tác lập hồ sơ
dự thầu, hồ sơđề xuất, hồ sơ năng lực và các hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và của Chủđầu tư;
Phối hợp chặt chẽ với các chủ đầu tư (công trình thuộc các nguồn vốn) để tổ
chức quản lý, triển khai thi công đảm bảo kỹ thuật, tiến độ, chất lượng công trình và an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trên công trường;
12 Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch: hợp đồng phát hành, khối lượng hoàn thành, doanh thu, tiền về theo tháng, quý, 6 tháng, năm và gửi báo cáo kết quả thực hiện
định kỳ theo quy định;
Quản lý về hợp đồng thi công xây lắp, khối lượng hoàn thành, tạm ứng, vay, thanh toán, quyết toán,… của các đội thi công; Thực hiện bảo hành công trình xây dựng theo quy định;
Chịu trách nhiệm về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ của các đội thi công. Phối hợp với khối văn phòng quản lý lao động tại công trường; tuyên truyền, huấn luyện an toàn lao động; cung cấp trang bị bảo hộ lao động cho người lao động; thực hiện các chếđộ chính sách khác đối với người lao động của các đội thi công.
- Các tổđội thi công: Tổ chức thi công theo đúng hợp đồng mà Công ty đã ký
kết; Tuân thủ các quy trình, quy phạm của bản vẽ thiết kế đã được phê duyệt; Chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng, tiến độ, an toàn lao động; Chấp hành báo cáo, kiểm tra, nghiệm thu từng phần đến khi hoàn thành công trình và bảo hành theo quy
định; Chịu sự giám sát, kiểm tra của chủđầu tư; Tạo nguồn vốn và thiết bị trong quá trình xây lắp. Hạch toán theo quy chế của Công ty.
1.6. Tổ chức bộ máy kế toán
1.6.1. Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán trưởng Thủ quỹ và kế toán thuế Kế toán NVL và giá thành Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán các đội trực thuộc
13
1.6.2. Chức năng của các bộ phận
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành, kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các bộ phận kế toán hạch toán theo đúng quy định của BTC. Kế toán trưởng là người tổng hợp, phân tích thông tin kịp thời, chính xác nhằm giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính chính xác của số liệu kế toán và quy
định vận hành của bộ máy kế toán.
- Kế toán nguyên vật liệu (NVL) và giá thành: Làm công tác kế toán kho, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn. Tập hợp tất cả các chi phí có liên quan đến từng công trình từđó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình xây dựng.
- Thủ quỹ và kế toán thuế: Lưu trữ tiền mặt và chỉ thu chi khi có đầy đủ chứng từ gốc, kiểm kê tiền mặt thường xuyên. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả ngân sách Nhà nước.
- Kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình các khoản NPTh, NPTr
để kịp thời xử lý các khoản nợ khó đòi hay khả năng chi trả khoản nợ của Công ty.
- Kế toán tiền lương: Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, thưởng cho toàn bộ công nhân viên trong Công ty.
- Kế toán các đội trực thuộc: Kế toán đội dưới sựđiều hành của kế toán trưởng, làm nhiệm vụ tập hợp chứng từ và vào các sổ chi tiết.
1.6.3. Chính sách, chếđộ kế toán áp dụng, hệ thống tài khoản
Hiện nay Công ty đang áp dụng Thông tư số 133/2016/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành ngày 26/08/2016 cùng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do BTC ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
• Niên độ kế toán: năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm)
14
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND)
• Tỷ giá hối đoái áp dụng trong kế toán: Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh
• Nguyên tắc chuyển đổi BCTC lập bằng ngoại tệ sang VND:tài sản và NPTr
được quy đổi ra VND theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch
• Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền:nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền (bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
• Nguyên tắc kế toán NPTh: theo dõi chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ, từng loại nguyên tệ và căn cứ vào kỳ hạn nợ còn lại để phân loại nợ ngắn hạn hay dài hạn
• Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
• Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính: theo giá mua và các chi phí liên quan đến tài sản
Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
• Nguyên tắc kế toán NPTr: theo dõi chi tiết theo từng khoản NPTr, từng nguyên tệ và chi phí thực tếđã sử dụng
• Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay:theo chi phí thực tế đã sử dụng
• Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: theo hoá đơn GTGT và đơn đặt hàng
Thu nhập khác: chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại được hưởng
• Nguyên tắc kế toán chi phí:
Giá vốn hàng bán:bao gồm giá mua và các chi phí liên quan đến việc thu mua
được phân bổ cho lượng hàng đã tiêu thụ
Chi phí tài chính: Chi phí tiền lãi phải trả trong kỳ
15
1.6.4. Hình thức kế toán trên máy tính
Công việc hạch toán kế toán tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Xây dựng Nhật Thành được thực hiện chủ yếu trên phần mềm kế toán Misa. Phần mềm thiết kế không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng có thể in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC.
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơđồ 1.1: Hình thức kế toán trên máy tính
Ghi chú:
Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng:
Quan hệ kiểm tra đối chiếu: Hoá đơn GTGT,
phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN BCTC Sổ kế toán (sổ tổng hợp, sổ chi tiết)
16
1.6.5. Sơđồ trình tự ghi sổ kế toán
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ:
Quan hệ kiểm tra đối chiếu:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ (hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,…) đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trước hết kế toán ghi nhận nghiệp vụ
phát sinh vào phần mềm kế toán, sau đó phần mềm sẽ tựđộng lên sổ tổng hợp, sổ cái các TK tương ứng.
17
1.7. Tóm tắt Chương 1
Chương 1 đã giới thiệu một cách khá tổng quát về Công ty TNHH MTV Cơ khí Xây dựng Nhật Thành. Đồng thời đề cập đến quá trình hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động chủ yếu, các cơ cấu tổ chức về hoạt động sản xuất kinh doanh, về bộ
máy quản lý của Công ty và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, cách thức hoạt
động được phân bố cụ thểđến từng bộ phận; bộ máy kế toán và chiến lược phát triển của Công ty trong tương lai.
Nội dung Chương 1 cũng giới thiệu về nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
được phân chia cụ thể, liên kết với nhau và cần sự hỗ trợ tương tác nhiều. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng, hệ thống TK sử dụng luôn đúng với chuẩn mực kế toán do BTC ban hành.
Tiếp theo Chương 2, bài khoá luận sẽđi vào nội dung “Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu và nợ phải trả – Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.”
18
CHƯƠNG 2:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI
TRẢ – PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ VÀ KHẢ NĂNG
THANH TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
Bài khoá luận này tác giả chỉ tập trung nghiên cứu vào các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, phải trả người bán và phải trả khác. Đồng thời, phân tích và đánh giá quan hệ cân đối của khoản phải thu, khoản phải trả trong ngắn hạn đến khả năng thanh toán của Công ty.
2.1. Tổng quan về nợ phải thu, phải trả ngắn hạn
2.1.1. Nội dung và đặc điểm nợ phải thu, phải trả ngắn hạn
a. Nợ phải thu ngắn hạn
Khái niệm: Nợ phải thu là các khoản nợ doanh nghiệp phải thu khách hàng về việc bán các hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ, TSCĐ hay các khoản đầu tư tài chính… Các khoản NPTh có thời gian thu hồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng được gọi là NPTh ngắn hạn.
Đặc điểm:
- Các khoản NPTh là một phần khá nhạy cảm với những gian lận. - Dễ bị nhân viên chiếm dụng và tham ô.
- Thường có mối liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó nó chính là công cụđể thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp muốn có BCTC tốt để kêu gọi đầu tư hoặc gia tăng giá trị của doanh nghiệp.
- Các khoản này phải trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Các nhà quản lý thường dựa vào ước tính của mình để lập dự phòng các khoản NPTh khách hàng đối với các khoản nợ khó đòi nên khả năng sẽ còn sai sót và khó kiểm tra.
19
b. Nợ phải trả ngắn hạn
Khái niệm: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình bao gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản NPTr cho người bán, cho Nhà nước, cho công nhân viên và các khoản phải trả khác. Các khoản nợ phải thanh toán trong