3. TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN
3.1. Yêu cầu phê duyệt CB
Để được phê duyệt và duy trì phê duyệt bởi UTZ, CB cần đáp ứng một loạt các yêu cầu. Những yêu cầu này liên quan đến bản thân CB, (các) người cấp chứng nhận của họ, người quản lý chương trình và cũng như các đánh giá viên làm việc cho CB đó.
Tổ chức Chứng nhận
Yêu cầu Phê duyệt
a. Có chứng nhận ISO 17065:2012 còn hiệu lực do Cơ quan Công nhận (AB) cấp, cơ quan đó phải là:
- Thành viên của Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) hoặc - Thành viên chính thức của Liên minh ISEAL
b. Phạm vi Chứng nhận đó phải bao gồm / liên quan đến:
- Đối với chứng nhận Bộ nguyên tắc: Nông nghiệp (ví dụ, Fairtrade, SAN, GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP và UE)
- Chỉ đối với chứng nhận ChoC: Thực phẩm hoặc quy trình giám sát nguồn gốc (ví dụ, GFSI, FSC, ISO 9001/22000 ở phạm vi chế biến thực phẩm, IFOAM).
c. Có một người quản lý chương trình được UTZ phê duyệt và một hoặc nhiều Người cấp chứng nhận mà tất cả đều được phê duyệt cho các sản phẩm và tiêu chuẩn nằm trong phạm vi của CB.12
CB được phê duyệt cho một phạm vi nhất định, phạm vi này, theo (các) tiêu chuẩn UTZ, quy định họ được phép thực hiện đánh giá ở đâu và với (các) sản phẩm nào. Phạm vi sản phẩm và tiêu chuẩn một CB có thể được phê duyệt phụ thuộc vào phạm vi chứng nhận ISO 17065:2012 của họ và phạm vi của Người cấp chứng nhận của họ, như được mô tả trong điểm b và c ở bảng trên. Để đưa một quốc gia vào phạm vi địa lý của mình, CB phải có khả năng thực hiện một đợt đánh giá tại quốc gia đó trong vòng 3 tháng sau khi nhận được yêu cầu đánh giá từ thành viên UTZ.
Tất cả các văn phòng địa phương của một CB đều được bao gồm trong một quyết định phê duyệt, trừ khi những văn phòng này làm việc hoàn toàn độc lập (có nghĩa là họ thực hiện toàn bộ quy trình chứng nhận). Trong trường hợp đó, văn phòng địa phương phải nộp đơn xin phê duyệt như là một CB độc lập.
Thầu phụ bởi một CB được phê duyệt ("CB X") của một CB khác ("CB Y"), Cơ quan Kiểm tra hoặc đánh giá viên tự do đều được phép thực hiện đánh giá UTZ Certified. Nhà thầu phụ (CB Y) phải có hợp đồng với CB được phê duyệt (CB X) và phải nằm trong phạm vi chứng nhận ISO 17065 của CB đó. Tất nhiên, CB có thầu phụ (CB X) vẫn có trách nhiệm chứng nhận và quản lý tài khoản người dùng và quyền của nhà thầu phụ (CB Y) trong GIP. UTZ Certified do đó coi đội ngũ được thầu phụ là đội ngũ của CB được phê duyệt (CB X).
Khi một CB thuê thầu phụ là một CB khác để thực hiện đánh giá UTZ, CB nhận thầu phụ không được giới thiệu với thành viên bằng tên CB của chính mình mà phải chỉ rõ rằng họ làm việc dưới sự lãnh đạo của CB thuê thầu phụ.
12Do yêu cầu này, trong trường hợp người quản lý chương trình hoặc người cấp chứng nhận vắng mặt thời gian dài (ví du do nghỉ thai sản hoặc nghỉốm), CB phải đảm bảo một người khác được phê duyệt trong thời gian đó để làm việc thay thế.
Người quản lý chương trình
Người quản lý chương trình là nhân viên CB, người chịu trách nhiệm quản lý hành chính tài khoản của CB trong chương trình UTZ. Trách nhiệm của người này là:
- Đảm bảo và giám sát rằng tất cả những người cấp chứng nhận và đánh giá viên đáp ứng các yêu cầu mô tả trong chương này
- Luôn cập nhật tài liệu liên quan đến UTZ Certified
- Cung cấp báo cáo hàng năm và các tài liệu khác cho UTZ Certified - Điều phối tất cả báo cáo được yêu cầu trong GIP
- Quản lý đúng tài khoản của CB trong GIP
- Quan tâm kết nối với UTZ Certified, ngoại trừ các thông tin liên quan đến quyết định chứng nhận.
Yêu cầu Phê duyệt:
a. Hoàn thành mô-đun đào tạo UTZ bắt buộc áp dụng được mô tả trong chương 4.4
Người cấp chứng nhận
Người cấp chứng nhận là nhân viên CB (hoặc là hợp đồng thuê độc lập), đưa ra quyết định chứng nhận. Trách nhiệm của người này là:
- Đảm bảo và giám sát rằng tất cả các đánh giá viên thực hiện đánh giá theo Quy chế Chứng nhận này
- Đảm bảo rằng tài liệu chứng nhận (báo cáo đánh giá, giấy chứng nhân) được nộp theo yêu cầu đã nêu
trong tài liệu này
- Ra quyết định chứng nhận cuối cùng
- Trao đổi với UTZ Certified liên quan đến quyết định chứng nhận.
Người cấp chứng nhận cũng có thể thực hiện đánh giá, với điều kiện họ tuân thủ các quy định cho đánh giá viên như được mô tả trong phần tiếp theo. Trong trường hợp này, một Người cấp chứng nhận được UTZ phê duyệt khác trong CB phải ra quyết định chứng nhận (để tuân thủ với "nguyên tắc hai người giám sát").
Để được UTZ phê duyệt, Người cấp chứng nhận phải đáp ứng các yêu cầu trong bảng dưới đây. Họ cũng có
trách nhiệm luôn cập nhật với sự phát triển, các vấn đề và những thay đổi quy định gắn liền với việc đánh giá tiêu chuẩn UTZ Certified và đánh giá nói chung (ví dụ, bằng cách tham gia các buổi hiệu chuẩn trực tuyến UTZ Certified dự báo để tổ chức). Người cấp chứng nhận làm việc với tư cách nhà thầu phụ độc lập cho một CB có thể được phê duyệt với điều kiện quan hệ của họ với CB là độc quyền (có nghĩa là Người cấp chứng nhận không đồng thời làm việc cho một CB khác).
Yêu cầu Phê duyệt:
Bộ nguyên tắc Quy trình Giám sát Nguồn gốc
a Hoàn tất thành công khóa đào tạo tại trường trung cấp (trường dạy nghề sau trung học) về nông nghiệp, làm vườn, bao gồm việc hiểu và ứng dụng được các Thực hành Nông nghiệp Tốt (GAP)
HOẶC
Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành nông nghiệp và làm vườn
Hoàn tất thành công khóa đào tạo tại trường trung cấp (trường dạy nghề sau trung học) về kỷ luật liên quan đến nông nghiệp, làm vườn hoặc thực phẩm
HOẶC
Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành nông nghiệp, làm vườn, hoặc thực phẩm
b Hoàn tất thành công mô-đun đào tạo UTZ bắt buộc áp dụng được mô tả trong chương 4.4
Hoàn tất thành công mô-đun đào tạo UTZ bắt buộc áp dụng được mô tả trong chương 4.4
c Thể hiện kiến thức về hệ thống sản xuất và chế biến (các) sản phẩm áp dụng
VÀ
Có kinh nghiệm đánh giá các hệ thống này (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)
Thể hiện kiến thức về hệ thống chế biến (các) sản phẩm áp dụng
VÀ
Có kinh nghiệm đánh giá các hệ thống này (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)
Yêu cầu Phê duyệt:
Bộ nguyên tắc Quy trình Giám sát Nguồn gốc
d Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ và/hoặc GAP (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)*
VÀ
Hoàn tất thành công:
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 9000/9001, hoặc
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 22000.
Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu quy trình giám sát nguồn gốc (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)**
VÀ
Hoàn tất thành công:
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 9000/9001, hoặc
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 22000 e Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuẩn xã hội (ít
nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)***
HOẶC
Hoàn tất thành công khóa đánh giá viên SA8000. f Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuẩn môi trường
(ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc Người cấp chứng nhận)****
HOẶC
Hoàn tất thành công khóa chuyên gia đánh giá trưởng ISO 14001.
g Kỹ năng Tiếng Anh hoặc Tiếng Tây Ban Nha phù hợp để viết và trình bày báo cáo cho UTZ Certified.
Kỹ năng Tiếng Anh hoặc Tiếng Tây Ban Nha phù hợp để viết và trình bày báo cáo cho UTZ Certified. Bao gồm nhưng không giới hạn ở:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, tiêu chuẩn quốc gia (phạm vi liên quan), Hữu cơ
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (phạm vi 1 hoặc 3), ISO 22000 (phạm vi B hoặc E), MSC, RSPO *** Fairtrade (Thương mại Công bằng), GRASP, SA8000, SMETA
**** ISO 14001, LEAF Marque, SAN
Đánh giá viên
Đánh giá viên là người thực hiện đánh giá cho một CB (là nhân viên hoặc nhà thầu độc lập). Họ có trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp UTZ Certfied kịp thời và chính xác cho những đợt báo cáo đánh giá mà họ thực hiện theo các tiêu chí đã nêu rõ ở chương 2.
Đánh giá viên không cần phải được UTZ Certified phê duyệt (mặc dù UTZ bảo lưu quyền thay đổi điều này trong tương lai), nhưng Người quản lý chương trình phải đảm bảo rằng tất cả các đánh giá viên đều tuân thủ yêu cầu trong bảng sau.
Đánh giá viên cũng có trách nhiệm cập nhật các phát triển, vấn đề và thay đổi thường xuyên gắn liền với việc đánh giá tiêu chuẩn UTZ Certified và đánh giá nói chung. Họ cũng phải được đào tạo để thu thập và cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Yêu cầu
Bộ nguyên tắc Quy trình Giám sát Nguồn gốc
a Hoàn tất thành công khóa đào tạo tại trường trung cấp (trường dạy nghề sau trung học) về nông nghiệp, làm vườn, bao gồm việc hiểu và ứng dụng được các Thực hành Nông nghiệp Tốt (GAP)
HOẶC
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành nông nghiệp và làm vườn
Hoàn tất thành công khóa đào tạo tại trường trung cấp (trường dạy nghề sau trung học) về kỷ luật liên quan đến nông nghiệp, làm vườn, hoặc thực phẩm
HOẶC
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành nông nghiệp, làm vườn hoặc thực phẩm
b Hoàn tất thành công mô-đun đào tạo UTZ bắt buộc áp dụng được mô tả trong chương 4.4.
Hoàn tất thành công mô-đun đào tạo UTZ bắt buộc áp dụng được mô tả trong chương 4.4. c Thể hiện kiến thức về hệ thống sản xuất và chế
biến (các) sản phẩm áp dụng
HOẶC
Có kinh nghiệm đánh giá các hệ thống này (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo)
Thể hiện kiến thức về hệ thống chế biến (các) sản phẩm áp dụng
HOẶC
Có kinh nghiệm đánh giá các hệ thống này (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo) d Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuẩn nông
nghiệp Hữu cơ và/hoặc GAP (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo)*.
HOẶC
Ít nhất 5 đợt đánh giá liên quan hoặc 5 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo và hoàn tất thành công:
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 9000/9001, hoặc
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 22000.
Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuỗi bảo hộ (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo)**.
HOẶC
Ít nhất 5 đợt đánh giá liên quan hoặc 5 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo và hoàn tất thành công:
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 9000/9001, hoặc
Khóa đánh giá viên đứng đầu ISO 22000 f Có kinh nghiệm đánh giá các tiêu chuẩn xã hội
và/hoặc môi trường (ít nhất 10 đợt đánh giá liên quan hoặc 10 ngày làm việc với vai trò đánh giá viên hoặc người được đào tạo)***.
h Hợp đồng với CB được UTZ Certified phê duyệt thực hiện đánh giá.
Hợp đồng với CB được UTZ Certified phê duyệt thực hiện đánh giá.
Bao gồm nhưng không giới hạn ở:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, tiêu chuẩn quốc gia (phạm vi liên quan), Hữu cơ
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (phạm vi 1 hoặc 3), ISO 22000 (phạm vi B hoặc E), MSC, RSPO *** Fairtrade (Thương mại Công bằng), GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA