3. TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN
3.2. Quy trình phê duyệt CB
Quy trình Phê duyệt:
1. CB xin phê duyệt bằng cách sử dụng mẫu đơn có theo yêu cầu tại cbmanagement@utzcertified.org.
Thông qua mẫu đơn xin này, CB chỉ rõ người nào được bổ nhiệm làm Quản lý chương trình và Người cấp chứng nhận (hai chức danh này có thể, nhưng không cần thiết là cùng một người), và họ muốn nộp đơn xin cho sản phẩm, phạm vi địa lý và tiêu chuẩn nào.
2. CB gửi mẫu đơn xin đã điền cùng với bản sao điện tử của các tài liệu sau đến
cbmanagement@utzcertified.org:
1. Giấy chứng nhận công nhận ISO 17065:2012 còn hiệu lực, có bao gồm mô tả phạm vi 2. Sơ đồ trụ sở chính và các văn phòng địa phương của tổ chức cũng như cấu trúc nội bộ
3. Danh sách các CB, Người cấp chứng nhận và đánh giá viên được phép thực hiện đánh giá UTZ 4. Danh sách các quốc gia sẽ được bao gồm trong phạm vi địa lý của CB, bao gồm chi tiết về thông
tin liên lạc sẽ được đưa vào Danh sách các CB được Phê duyệt của UTZ
5. Chứng minh rằng Người quản lý chương trình và Người cấp chứng nhận được đề xuất đáp ứng tất cả các yêu cầu (xem phần trên)
3. UTZ Certified xác nhận đã nhận đơn trong vòng ba ngày làm việc, sau đó xác minh tài liệu được gửi. Nếu
tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng, một bản sao "Thỏa thuận Khung làm việc CB" và "Tài liệu Hệ thống Giám sát CB" sẽ được gửi cho CB đó. Thỏa thuận Khung làm việc CB bao gồm chi tiết về nghĩa vụ, giám sát và các điều kiện khác áp dụng đối với CB được UTZ phê duyệt, còn Tài liệu Hệ thống Giám sát CB mô tả Hệ thống Giám sát CB của UTZ Certified.
4. CB ký vào "Thỏa thuận Khung làm việc CB" và gửi lại cho UTZ Certified. Bằng việc ký vào thỏa thuận này,
CB cam kết đưa vào các thỏa thuận bằng hợp đồng của mình với khách hàng thông tin rằng kết quả các đợt đánh giá bên ngoài của họ có thể được UTZ Certified sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của CB, và rằng có khả năng họ sẽ được UTZ Certified trực tiếp đánh giá.
5. UTZ Certified ban hành một tuyên bố phê duyệt chính thức và gửi tới CB.
6. CB nhận được quyền truy cập GIP và được liệt kê trong Danh mục CB GIP và trong "Danh sách Cơ quan
Chứng nhận được Phê duyệt của UTZ Certified".
7. Người quản lý chương trình cung cấp cho tất cả những Người cấp chứng nhận được phê duyệt quyền
truy cập GIP.
Trong trường hợp một CB đã được phê duyệt muốn thay đổi quyết định phê duyệt của mình (mở rộng phạm vi, thêm Người cấp chứng nhận mới, thay đổi Người quản lý chương trình, v.v...), cần có yêu cầu chính thức tới
cbmanagement@utzcertified.org.