4.1. Cơ chế khiếu nại
Mọi khiếu nại liên quan đến UTZ Certified sẽ được xử lý theo Cơ chế Khiếu nại của UTZ Certified, có trên website của UTZ Certified.
4.2. Hệ thống Giám sát CB
Mục tiêu chính của Hệ thống Giám sát CB của UTZ là để đảm bảo các đợt đánh giá thực hiện theo tiêu chuẩn UTZ được nhất quán và có chất lượng cao. Nó bao gồm đánh giá định kỳ hiệu quả làm việc của CB theo một loạt nhân tố chỉ định đã xác định trước. CB phải sử dụng kết quả của những đợt đánh giá này để cải tiến liên tục. Một bản mô tả Hệ thống Giám sát CB của UTZ được gửi cho CB trong quy trình nộp đơn xin và có theo yêu cầu (cbmonitoring@utzcertified.org).
4.3. Chính sách xử phạt
UTZ Certified bảo lưu quyền xử CB dựa trên chứng cứ về quy trình không đúng hoặc hành vi hủy hoại uy tín của UTZ Certified và/hoặc gây nguy hại hệ thống bảo đảm của UTZ Certified. Có bốn kiểu xử phạt UTZ có thể thực hiện đối với CB: Cảnh báo, thẻ vàng, thẻ đỏ và hủy bỏ quyết định phê duyệt của CB. Kiểu xử phạt áp dụng tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của ứng xử sai và vào kiểu phạt CB đã chịu trước đó, như giải thích dưới đây. Các trường hợp ứng xử sai có thể được điều tra bởi nhân viên Giám sát CB của UTZ Certified, nhân viên này sau đó đề xuất kiểu xử phạt dựa trên các phát hiện của mình. Xử phạt đã đề xuất được Quản lý S&C đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng. Để đảm bảo tính công bằng tuyệt đối của quyết định này, quyết định phải được đưa ra mà không có sự can thiệp của đội ngũ Giám sát CB, tên của CB được giữ tuyệt mật và người đánh giá không được biết tên này. CB có thể kháng lại quyết định mà Quản lý S&C đưa ra với Giám đốc Tiêu chuẩn. Các thông tin liên quan đến quyết định xử phạt được thực hiện bởi nhân viên Giám sát CB của UTZ Certified.
Cảnh báo
Cảnh báo là cấp phạt thấp nhất. Cảnh báo sẽ không tạo ra bất kỳ hệ quả tức thời nào đối với CB, nhưng nhiều cảnh báo có thể dẫn tới cấp phạt cao hơn.
Những tình huống có thể phát sinh cảnh báo bao gồm, nhưng không giới hạn:
Sự trì hoãn không biện minh được trong quá trình yêu cầu giấy phép hoặc trao đổi với UTZ Certified (ví dụ, về hoạch định đánh giá cho mục đích Giám sát CB)
Kết luận không thỏa đáng đối với các lỗi không phù hợp
Thông tin do Người cấp chứng nhận, Đánh giá viên hoặc Người quản lý chương trình cung cấp không chính xác hoặc không đầy đủ
Hiệu quả làm việc "Kém" hoặc "Rất Kém" trong hai kỳ Giám sát CB liên tục (xem 4.2)
Vi phạm Quy chế Chứng nhận này
Thẻ vàng
Thẻ vàng là cấp phạt thứ hai. Sau khi nhận thẻ vàng, CB vẫn được phép thực hiện đánh giá UTZ và ký hợp đồng mới, nhưng họ phải đề xuất và thực hiện kế hoạch cải tiến và trạng thái thẻ vàng sẽ được công bố trên website của UTZ Certified.
Thẻ vàng có hiệu lực trong thời gian tối thiểu ba tháng, và chỉ được gỡ bỏ sau khi một đợt đánh giá giám sát hoàn chỉnh (văn phòng + trong tình huống) được thực hiện đối với CB và xác nhận rằng kế hoạch cải tiến đã được thực hiện thành công. UTZ Certified bảo lưu quyền tính chi phí đợt đánh giá giám sát bổ sung này cho CB. Các tình huống có thể phạt thẻ vàng bao gồm nhưng không giới hạn:
Tiếp tục có ứng xử sai sau hai lần cảnh báo trong 12 tháng trước đó
Tiếp tục có ứng xử sai sau ba lần cảnh báo trong 24 tháng trước đó
Khi CB không tôn trọng quyết định mà UTZ Certified đưa ra (ví dụ, giấy chứng nhận ký bởi Người cấp chứng nhận đã bị đình chỉ)
Thẻđỏ
Thẻ đỏ là cấp phạt thứ ba Khi CB nhận thẻ đỏ, trạng thái phê duyệt của CB đó sẽ bị đình chỉ trong thời gian ít nhất 12 tháng. Trạng thái thẻ đỏ được công bố trên website UTZ Certified và tất cả các thành viên do CB đó chứng nhận sẽ được thông báo về thời gian đình chỉ. Trong thời hạn thẻ đỏ có hiệu lực, CB không được phép thực hiện đánh giá UTZ hoặc ký bất kỳ hợp đồng mới nào.
Các tình huống có thể phạt thẻ đỏ bao gồm nhưng không giới hạn:
Có bằng chứng ứng xử sai của CB trong khi đang ở trạng thái thẻ vàng
Đánh giá giám sát thực hiện để bỏ trạng thái thẻ vàng cho thấy kết quả tiêu cực
Hủy bỏ quyết định phê duyệt
Hủy bỏ quyết định phê duyệt CB là cấp phạt cao nhất. Điều đó nghĩa là CB không còn là một CB được UTZ phê duyệt nữa. Do đó, CB không được phép thực hiện bất kỳ đánh giá UTZ nào hay ký hợp đồng mới, và bị loại bỏ khỏi Danh sách CB được Phê duyệt của UTZ Certified.
Các tình huống UTZ Certified có thể quyết định hủy bỏ quyết định phê duyệt CB bao gồm nhưng không giới hạn:
CB cố ý ứng xử sai (ví dụ, thực hiện đánh giá hoặc ký hợp đồng mới trong khi thẻ đỏ vẫn còn hiệu lực)
Ứng xử sai gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của UTZ Certified
4.4. Chương trình Đào tạo CB
Mục tiêu của Chương trình Đào tạo CB là để đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ CB được chỉ định làm việc với tiêu chuẩn của UTZ Certifed có mức năng lực và hiểu biết nhất quán và được đảm bảo tối thiểu về Quy chế Chứng nhận UTZ và về (các) chương trình của UTZ trong phạm vi đánh giá của CB đó.
Mô-đun Đào tạo
Người quản lý chương trình, Người cấp chứng nhận và đánh giá viên phải hoàn tất thành công tất cả các mô- đun đào tạo bắt buộc phù hợp và lặp lại các mô-đun đó ít nhất hai năm một lần để làm mới kiến thức và được cập nhật.
Người quản lý chương trình, Người cấp chứng nhận và đánh giá viên phải hoàn tất thành công tất cả các mô- đun liên quan trong các đợt đào tạo trực tiếp do UTZ Certified cung cấp, có thể qua khóa học trực tuyến và/hoặc đào tạo trực tiếp. Đánh giá viên cũng có thể được Người quản lý chương trình hoặc Người cấp chứng nhận đào tạo (xem phần tiếp theo).
Danh sách sau cho biết tất cả các mô-đun đào tạo có sẵn và những đối tượng nào bắt buộc thực hiện:
Code Nội dung Bắt buộc đối
với*
CHƯƠNG TRÌNH SM C A
INTR Giới thiệu vềChương trình của UTZ Certified và quy trình phê duyệt của CB
X X X
CODE Bộ nguyên tắc O
CHOC Quy trình Giám sát Nguồn gốc O
CPRT Quy chế Chứng nhận X X
THỰC HÀNH ĐÁNH GIÁ SM C A
APCF Thực hành Đánh giá Cà phê O
APCO Thực hành Đánh giá Ca cao O
APTE Thực hành Đánh giá Chè O
APRO Thực hành Đánh giá Rooibos O
APHN Thực hành Đánh giá Hazelnut O
APSC Thực hành Đánh giá Chuỗi Cung ứng O O
APIN Thực hành Đánh giá Tính toàn vẹn APIS Thực hành Đánh giá Kỹnăng Phỏng vấn APAS Thực hành Đánh giá Kỹnăng Phân tích
APVE Thực hành Đánh giáƯớc tính Khối lượng O
CHẤT LƯỢNG THỰC HIỆN SM C A
RAGL Đánh giá Rủi ro và Hướng dẫn Làm mẫu O
OLCH Xử lý Chứng chỉ Trực tuyến – GIP X X
ĐÀO TẠO CHUYÊN VỀ SẢN PHẨM SM C A PRCF Sản phẩm Cà phê PRCO Sản phẩm Ca cao PRTE Sản phẩm Chè PRRO Sản phẩm Rooibos PRHN Sản phẩm Hazelnut
* SM = Giám đốc Hệ thống, C = Người cấp chứng nhận, A = Đánh giá viên
X = luôn bắt buộc; O = chỉ bắt buộc nếu áp dụng tiêu chuẩn hoặc phạm vi sản phẩm tương ứng
Các mô-đun được tổ chức như các khóa học trực tuyến và cũng có thể bao gồm các khóa đào tạo trực diện, được tổ chức ít nhất hai năm một lần. Để xác nhận đã hoàn thành khóa học trực tuyến cũng như khóa đào tạo trực diện, học viên sẽ nhận được chứng chỉ tương ứng do UTZ Certified cấp.
Chương trình học sôi nổi và có nhiều mô-đun ngoài giờ hành chính. Tìm hiểu Tổng quan về các mô-đun trực tuyến tại www.utzacademyonline.com.
Yêu cầu Đào tạo Bắt buộc và Đào tạo Nội bộ
Sau khi hoàn thành bất kỳ mô-đun nói trên, Người cấp chứng nhận và Người quản lý chương trình sẽ tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về cùng một chủ đề trong tổ chức của họ, miễn là họ sử dụng các tài liệu đào tạo và hướng dẫn được cung cấp trên trang web của UTZ Certified (dịch sang ngôn ngữ địa phương nếu cần thiết ). Bất kỳ tài liệu đào tạo khác đã qua sử dụng phải được nộp cho UTZ Certified phê duyệt. Chương trình đào tạo (bao gồm ngày và chương trình) và danh sách học viên (bao gồm cả chữ ký) phải được nộp cho UTZ (bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha hoặc Bồ Đào Nha) sau khi kết thúc khóa học, cũng như các yêu cầu đánh giá từ các mô-đun đào tạo. Sau đó, UTZ Certified sẽ cấp giấy chứng nhận tham gia tương ứng.
Phụ lục 1: Thủ tục chứng nhận bổ sung cho Chè
Thông thường các nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất hoặc nông dân trồng bên ngoài chuyển lá Chè tươi đến một nhà máy nằm ở đồn điền để chế biến. Nhận thấy rằng những nông dân trồng bên ngoiaf có thể hưởng lợi từ việc chứng nhận và có thể bán Chè đã được chứng nhận cho nhà máy vậy nên đã có nhiều giải pháp khác nhau để đưa họ tham gia vào quy trình chứng nhận. Phụ lục này sẽ giải thích các điều kiện để chứng nhận cho nông dân trồng bên ngoài.
Chè của các nông dân trồng bên ngoài chỉ có thể được chấp nhận như Chè được chứng nhận nếu họ tuân thủ theo Bộ nguyên tắc của chứng nhận nhóm và đa nhóm cũng như mô-đun về Chè và đã sử dụng IMS hoạt động tốt để giám sát việc tuân thủ của họ. Các đối tượng được cấp chứng chỉ, có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ của các thành viên nhóm, có thể là một pháp nhân riêng biệt (ví dụ như thành phần của chuỗi cung ứng là hợp tác xã hoặc nhà sản xuất) hoặc chính là một đồn điền.
IMS luôn cần phải thành lập tổ chức của các nông dân trồng bên ngoài; họ luôn cần phải được đăng ký và chứng nhận theo ‘chứng nhận nhóm’.
Trong trường hợp do một pháp nhân riêng biệt (ví dụ như một hợp tác xã) thành lập tổ chức các nông dân
trồng bên ngoài thì họ cần phải được đăng ký và chứng nhận riêng biệt và phải chọn loại ‘chứng nhận nhóm’.
Trong trường hợp những nông dân trồng bên ngoài đã có tên trong chứng chỉ của đồn điền (hoặc một nhóm đồn điền) vốn đã có hoạt động sản xuất nông nghiệp của riêng họ thì vẫn cần phải đăng ký như một nhóm. Tất cả địa điểm sản xuất, bao gồm cả các địa điểm sản xuất của chính các đồn điền sẽ do IMS của nhóm đó quản lý. Trong quá trình đánh giá bên ngoài, đánh giá viên sẽ phải kiểm tra căn bậc hai của số lượng các nông dân trồng bên ngoài và từng địa điểm sản xuất độc lập.14.
Thiết lập IMS
Nếu khối lượng các nông dân trồng bên ngoài thu mua được ít hơn 5% tổng khối lượng được chứng nhận và được một nhà máy chế biến, loại Chè này có thể được chấp nhận là loại Chè được chứng nhận trong giai đoạn khởi nghiệp, mặc dù IMS chưa hoàn toàn được thiết lập. Nhận thấy rằng phải mất thời gian và tiền đầu tư để thiết lập một IMS, thời gian gia hạn sẽ là hai năm..
Tuy nhiên, các nông dân trồng bên ngoài sẽ được đánh giá và sẽ nhận được ý kiến phản hồi về các bước cần thực hiện để tuân thủ theo quy định khi cần thiết. Đánh giá báo cáo và thông báo cho UTZ Certified về số lượng Chè trồng bên ngoài được nhà máy thu mua và trạng thái của IMS. Trong trường hợp đồn điền đã được đăng ký theo ‘chứng nhận đơn lẻ’ hoặc ‘chứng nhận đa địa điểm’ và muốn bao gồm tên nông dân trồng bên ngoài trong chứng chỉ, đồn điền đó phải đăng ký lại như một nhóm ngay khi IMS được thiết lập đầy đủ. Chứng nhận của họ sẽ là 'chứng nhận nhóm'.
14 Các nhà sản xuất có hệ thống sản xuất tương đối khác nhau (về quy mô, tính chất, hoặc vịtrí địa lý) có thể là một phần của nhóm và có