5. Cấu trúc của đề tài
2.2.Phân tích và thiết kế hệ thống
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
DANH MỤC XỬ LÝ NGHIỆP VỤ BÁO CÁO
NHÂN VIÊN HÀNG HÓA NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG KHO PHIẾU NHẬP KHO PHIẾU XUẤT KHO BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT KHO BẢNG KÊ XUẤT KHO BẢNG KÊ NHẬP KHO THẺ KHO B/C TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN B/C TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN B/C TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO KHÁCH HÁNG B/C TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG B/C CHI TIẾT KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Hình 2.2: Sơđồ phân cấp chức năng
Mô tả sơ đồ phân cấp chức năng
Phòng kinh doanh của công ty có chức năng quản lý tất cả các các hoạt động bán hàng tại công ty. Phòng có chức năng quản lý tất cả các giao dịch với khách hàng. Mỗi khách hàng có thể đặt đơn đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: gọi điện, gửi email, đơn đặt hàng… Và mỗi khách hàng có thể đặt một hoặc nhiều đơn đặt hàng.
Nếu một đơn đặt hàng sau khi kiểm tra hợp lệ và được chấp nhận thì một nhân viên trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng với các nội dung được yêu cầu như trên đơn đặt hàng. Mỗi một đơn hàng có thể ghi nhiều thiết bị, và mỗi thiết bị có thể có trong nhiều phiếu xuất kho( hóa đơn).
Ngoài chịu trách nhiệm về việc xuất bán thiết bị bộ phận quản lý bán hàng còn chịu trách nhiệm quản lý về việc nhập hàng từ nhà cung cấp khi có yêu cầu của bộ phận kho. Quản lý thông tin về các lần nhập xuất kho thiết bị hàng hoá để nắm bắt được thông tin hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn quản lý số lượng tồn kho của mỗi loại thiết bị ở từng thời điểm.
Mô tả nghiệp vụ quản lý bán hàng của công ty
Quản lý đặt hàng
Bộ phận kinh doanh sẽ nhận báo cáo từ thủ kho để xem tình trạng vật tư trong kho.
Trong quá trình bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ thống kê lại các nguyên vật liệu đã sử dụng hết sau đó lập phiếu đề nghị mua và ghi rõ nguyên vật liệu cần cung caoá. Phiếu được chuyển đến cho bộ phận kinh doanh để xem xét và đặt hàng.
Nhân viên đặt hàng sẽ lập đơn hàng và đặt hàng với nhà cung cấp nguyên vật liệu qua các phiếu nhập.
Bộ phận kế toán sẽ dựa trên những phiếu nhập đó để thanh toán cho nhà cung cấp.
Quản lý bán hàng
Khách hàng tham khảo các sản phẩm của công ty, chọn được sản phẩm theo yêu
cầu , hỏi nhân viên bán hàng về thông tin sản phẩm đó và giá cả.
Sau khi chấp nhận giá cả, nếu khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành thiết lập hóa đơn bán hàng và thanh toán.
Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng sẽ được giảm giá theo từng loại sản phẩm .
Quản lý hàng hóa
Hàng hóa sau khi được chuyển vào kho sẽ được ghi nhận , lưu trữ đầy đủ các thông tin: Loại hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mô tả cụ thể,… và quy định
mã hàng hóa.
Việc định giá hàng hóa sẽ do giám đốc và bộ phận kế toán đảm nhiệm Quản lý nhân viên
Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên trong công ty: Họ tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại,… và các thông tin về chức vụ, bằng cấp, …
Quản lý xuất, nhập hàng
Việc nhập xuất hàng hóa phải được sự đồng ý của giám đốc công ty Sản phẩm mua về sẽ được nhập vào kho
Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm của nhà cung cấp và trong trường hợp giao vật tư không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại mặt hàng bị trả lại đó
Xuất hàng theo yêu cầu của hóa đơn bán hàng. Xuất hàng để thanh lý vì bị hư hỏng nặng.
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. ( mức 0)
- Cả hệ thống nhưmột chức năng duy nhất
- Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định
Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
BLD mức đỉnh (nhiều chức năng) được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng.
Các nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Danh mục nhân viên như trong Sơ đồ phân cấp chức năng sao lại không có ở đây???
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình bánhàng
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình muahàng
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệuBảng 2.1: Bảng kho hàng Bảng 2.1: Bảng kho hàng
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã kho Text Khóa chính
Tên kho Text
Bảng 2.2: Bảng nhà cung cấp
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã nhà cung cấp Text Khóa chính
Tên nhà cung cấp Text
Địa chỉ Text
Số điện thoại Number
Bảng 2.3: Bảng nhânviên
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã nhân viên Text Khóa chính
Tên nhân viên Text
Địa chỉ Text
Số điện thoại Number
Bảng 2.4: Bảng hànghóa
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã hàng hóa Text Khóa chính
Tên hàng hóa Text
Đơn vị tính Text
Loại hàng hóa Text
Công dụng Text
Bảng 2.5: Bảng hóa đơn nhậpNVL
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Số phiếu nhập Text Khóa chính
Ngày nhập Date
Mã kho Text
Mã nhà cung cấp Text
Mã nhân viên Text
Mã hàng hóa Text
Số lượng Number
Giá bán Currency
Giảm giá Currency
Bảng 2.6: Bảng hóa đơn xuấthàng
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Số phiếu xuất Text Khóa chính
Ngày xuất Date
Mã kho Text
Mã nhân viên Text
Mã hàng hóa Text
Chương 3.
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS
3.1. Mô tả bàitoán
Bán hàng là một nghiệp vụ và là chức năng cơ bản của chương trình bán hàng công ty. Trong đề tài này, em đã ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng chương trình quản lý bán hàng.
3.1.1. Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong côngty
Nghiệp vụ nhập hàng:
Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu.
Nghiệp vụ xuất hàng
Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho, tiến hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu.
Nghiệp vụ bán hàng
Khi khách đến mua hàng và yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tính tiền cho khách, lập hóa đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa
Cuối mỗi ngày hay bất kì thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng hóa trong công ty, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê để biết số lượng thực tế của một mặt hàng cụ thể trong công ty.
Nghiệp vụ báo cáo thống kê
Cuối mỗi ngày hay mỗi kì hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất,…
3.1.2. Giới thiệu chương trình quản lý bán hàng mới của côngty
Chương trình quản lý bán hàng công ty được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động của các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức
năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn.
Chương trình quản lý bán hàng mới của công ty có các đặc điểm sau:
- Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính
- Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác.
- Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau
3.1.3. Cách quản lý bán hàng bằngExcel
Quản lý bán hàng bằng excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn –xuất và nhập kho, mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel. Tương tự như vậy, excel sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng.
Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Để quản lý bán hàng bằng excel cần có: Kiến thức cơ bản về excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiếnthức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel.com.vn, Support.office.com…
Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007
trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình.
Thực hành quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả
Bắt tay và thực hành cách quản lý bán hàng bằng excel ngay nếu bạn đã chuẩn bị xong.
- Quản lý danh mục hàng hóa (các sheet)
Trước hết cần có danh mục hàng hóa, xây dựng danh mục hàng hóa nhằm mục đích đồng bộ các dữ liệu khi được tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn trước một bảng dài các con số khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.
Các tiêu đề cơ bản cần có trong danh mục như STT>Mã hàng>Tên hàng hoá>Đơn vị > Số lượng tại thời điểm nhập>Giá trị của sản phẩm.
Để quản lý bán hàng bằng excel cũng như xác định số lượng hàng từ khi kiểm đến khi bắt đầu lập liệu bạn có thể làm theo 2 cách. Các thứ nhất là làm phiếu nhập hoặc mã phiếu để kiểm đếm. Còn cách khác là tạo danh mục bình thường để có được con số đầu kỳ rành mạch khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
- Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập- Tồn trong excel
Trong quản lý bán hàng bằng excel không thể thiếu mục này dùng để báo cáo kiểm kê hàng hóa vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn giản:
Cột Mã hàng: Chuyển công thức từ bên cột Danh mục sang Cột Tên hàng: Dùng hàm Vlookup
Phần Nhập kho: Dùng hàm điều kiện Sumif với mã hàng – sumif của mã trong tồn kho
Phần Xuất kho: Dùng hàm Sumif Phần Tồn kho: Dùng phép tính +/-
- Hàng hóa mỗi ngày bán được bao nhiêu - Mỗi lần bán là hàng gì, tiền ra sao - Tiền mặt hay chuyển khoản
Để quản lý được trên excel, ít nhất bạn cần biết các hàm cơ bản như:
- Sum
- Phép tính nhân/chia/ cộng/ trừ
Cách tạo file excel quản lý bán hàng đơn giản
- Các nội dung cần theo dõi như sau:
- Ngày tháng bán - Tên hàng bán - Sốlượng - Đơn giá - Thành Tiền - Thông tin khách hàng
- Ghi chú: ghi lại những gì cần chú ý, như giảm giá cho khách quen, trả
3.2. Xây dựng chươngtrình
3.2.1. Giao diện chính của chươngtrình
Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình
Giao diện này cho người dùng thấy được chương trình gồm những sheet nào. Từ giao diện ta có thể thấy được chương trình gồm có 11 sheet : Khách hàng, nhà cung
cấp, kho hàng, nhập hàng, tồn kho, doanh số bán hàng, công nợ, nhật kí nhập hàng, hàng hoá, bán hàng, nhật kí bán hàng.
3.2.2. Danh mục kháchhàng
Hình 3.2: Danh mục khách hàng
Ý nghĩa:Danh mục này có tác dụng dùng để quản lý danh sách khách hàng. Khách hàng là người (có thể là cá nhân, tập thể, tổ chức…) thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa hay dịch vụ với các cơ sở sản xuất, dịch vụ, các cửa hàng. Theo quan điểm Marketing thì khách hàng là những cá nhân hay tổ chức có điều kiện ra quyết định mua sắm mà doanh nghiệp đang hướng các nỗ lực Marketing vào. Khách hàng bao gồm nhiều đối tượng và mỗi ngành nghề kinh doanh, sản phẩm sẽ có một đối tượng khách hàng khác nhau.Tuy nhiên khách hàng thường được phân loại thành hai
nhóm chính:
Khách hàng tiêu dùng: Là những cá nhân mua sản phẩm, dịch vụ với mục đích thỏa mãn nhu cầu cho bản thân hoặc gia đình và mua hàng không mang tính chất thương mại.
Khách hàng công nghiệp: là những tổ chức mua hàng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cũng như để phục vụ cho các phòng ban trong tổ chức. Mỗi nhóm khách hàng có nhu cầu và cách thức mua hàng khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần tìm hiểu nhu cầu, cách thức mua hàng cũng như các yếu tố ảnh hưởng tới từng nhóm khách hàng để nắm bắt và thỏa mãn nhu cầu riêng của từng dối tượng khách hàng.
Danh mục khách hàng bao gồm: STT, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người liên hệ, chức vụ, nhóm khách hàng, ghi chú,….
3.2.3. Danh mục nhà cungcấp
Hình 3.3: Danh mục nhà cung cấp
Giao diện cung cấp những nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ.. bao gồm thông tin
về tên, mã số thuế, và địa chỉ liên lạc của công ty. Mỗi nhà cung cấp sẽ được tạo một mã số riêng để tiện cho việc theo dõi và đối chiếu.
3.2.4. Danh mục khohàng
Danh mục kho hàng bao gồm: - Số thứ tự - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ - Người quản lý 3.2.5. Danh mục hànghoá Hình 3.5: Danh mục hàng hoá
Danh mục hàng hoá bao gồm:
- Số thứ tự
- Mã hàng hoá - Tên hàng hoá
- Đơn vị tính
- Kho hàng
3.2.6. Phiếu nhậpkho –xuất kho
Hình 3.7: Phiếu xuất kho
Danh mục phiếu nhập kho bao gồm:
- Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Số lượng nhập - Đơn giá từng sản phẩm - Thành tiền
- Chiết khấu ( nếu có)
- Tổng tiền
=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng Hóa'!$B$10:$H$277,2,0))
Rồi kéo xuống để add hàm cho tên hàng hoá tiếp theo.
Đối với Đơn giá, ta sử dụng hàm IF lồng Vlookup Công thức như sau:
=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng Hóa'!$B$10:$H$277,4,0))
Thành tiền ta sử dụng hàm If Hàm có công thức như sau: =IF([@[Mã Hàng]]="","",[@[SL Nhập]]*[@[Đơn giá]]) Đối với chiết khấu, sử dụng hàm If Với công thức như sau: =IF([@[CK(%)]]="","",([@[CK(%)]])/100*[@[Thành Tiền]]) Để tính tổng tiền, ta có công thức như sau:
=IF([@[CK(%)]]="","",[@[Thành Tiền]]-[@[Chiết khẩu]])
3.2.7. Bảng kê nhập –xuất hàng hóa
Hình 3.8: Bảng kê nhập –xuất kho
Danh mục nhật kí nhập hàng bao gồm:
- Số phiếu nhập
- Ngày nhập
- Tên nhà cung cấp - Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền - Người nhập - Ghi chú ( Nếu có)
3.2.8. Báo cáo thông tin nhập –xuất –tồn vật tư hàng hóa
Hình 3.9: Báo cáo thông tin nhập – xuất –tồn vật tư hàng hóa
Nhật kí bán hàng bao gồm các mục sau:
- Mã hàng - Tên hàng hoá
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Chú ý: Dữ liệu được tự động lấy từ các trang tính khác và được phân loại theo từng kho. Bản báo cáo cũng được chia ra làm các phần cụ thể Tồn đầu –Nhập –Xuất –