Doanh nghiệp in tờ khai nhập khẩu, đến chi cục Hải quan trình bộ hồ sơ để thông quan tại kho TCS địa chỉ: 46 - 48 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh. Thủ tục lấy nhập gồm các bước như sau:
Bước 1: Đăng ký vào cổng
- Để vào cổng cần: giấy giới thiệu của công ty về việc tới làm thủ tục nhận hàng + chứng minh nhân dân, sau đó nhận thẻ vào
- Sau khi vào cổng người làm thủ tục vào thương vụ đóng tiền, phải bóc số thứ tự và chờ tới lượt để đóng
- Hồ sơ đóng tiền thương vụ bao gồm : số thứ tự + giấy ủy quyền + giấy giới thiệu và CMND gốc.
- Đóng xong lên tòa nhà hải quan làm thủ tục hải quan mở tờ khai. Bước 3: Làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập.
-Cần chuẩn bị hồ sơ gồm: Tờ khai, giấy giới thiệu, invoice, packing list, airway bill, giấy nộp tiền thuế (toàn bộ là sao y bản chính)
-Nộp hồ sơ vào ô cửa 19 chờ hải quan phân người kiểm hóa, và đợi hải quan kiểm hóa
-Sau khi mở kiểm hóa và được thông quan xong mang qua ô 35 bộ phận trả tờ khai để tách trả tờ khai và nộp lệ phí.
Bước 4: Lấy hàng
-Photo mã vạch để vào thanh lí hồ sơ ở hải quan kho gồm: tờ khai,mã vạch,Air waybill
- Quét mã vạch thẻ để có số thứ tự lấy hàng ở phòng kho kế bên hải quan và chờ lấy hàng ở phòng chờ.
- Sau khi hàng ra thì thanh lí cổng nữa , hồ sơ gồm :Tờ khai + mã vạch+ kiện hàng
- Tại đây hải quan cổng sẽ kiểm tra xem số lượng hàng, số bill trên tờ khai với thông tin trên cục hàng có khớp không.
Sau khi qua hải quan giám sát cổng thì doanh nghiệp có thể đưa hàng lên xe và mang về.
2.3
Thuận lợi và khó khăn trong quy trình thủ tục hải quan
2.3.1 Thuận lợi
Đối với doanh nghiệp
Công ty Tâm Hợp đã hoạt động trong nhiều ngành có liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa , tạm xuất tái nhập, tạm nhập tái xuất với các đối tác nước ngoài nên nắm rõ các quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa.Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên và có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các
chứng từ, hồ sơ cần thiết, thực hiện thủ tục hải quan, tiếp nhận và xử lý tình huống theo đúng quy định của pháp luật, của các cơ quan Hải quan Việt Nam, đúng theo quy định và lợi ích của công ty. Công ty cũng trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công việc, thiết bị văn phòng và hệ thống công nghệ tin học: máy tính, photocopy, máy in, điện thọai, máy fax, wifi…luôn đảm bảo văn phòng hiện đại, kết nối mạng công ty sẵn sàng phục vụ cho nhu cầu công việc.
Nhất là sau một thời gian triển khai hải quan điện tử , việc khai báo hải quan tại một số cục hải quan có lượng hàng hóa ra vào lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, TP.HCM... Có thể thấy, phương thức này đã đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp cũng như hoạt động thương mại, công tác quản lý xuất nhập khẩu và trong đó có Công ty Tâm Hợp.
Những thuận lợi khi Công ty Tâm Hợp cũng như các doanh nghiệp sử dụng hải quan điện tử:
Doanh nghiệp không phải đến trụ sở của cơ quan Hải quan mà có thể khai hải quan tại bất cứ địa điểm nào có máy tính kết nối mạng internet, bất kì lúc nào thay cho việc chỉ có thể khai trong giờ hành chính như trước đây và được cơ quan hải quan tiếp nhận khai báo trong giờ hành chính. Thực hiện thủ tục hải quan điện tử giúp thông tin giữa hệ thống của hải quan và doanh nghiệp được quản lý đồng bộ trên máy tính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin. Doanh nghiệp cũng có thể đăng ký thủ tục hải quan điện tử tại bất kì Chi cục Hải quan điện tử nào và được chấp nhận làm thủ tục hải quan điện tử ở các Chi cục khác thay vì việc phải làm đăng ký tại từng Chi cục hải quan điện tử như trước đây.
Doanh nghiệp được sử dụng tờ khai điện tử in từ hệ thống của doanh nghiệp, có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp thay cho tờ khai giấy và các chứng từ kèm theo để đi nhận hàng và làm chứng từ vận chuyển hàng hóa trên đường (nếu lô hàng thuộc diện được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra hàng hóa).
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan điện tử sẽ được quyền ưu tiên thứ tự kiểm tra so với đăng ký hồ sơ hải quan bằng giấy và đối với các lô hàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp có thể được thông quan ngay đối với lô hàng thuộc diện được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hoặc nếu hàng hóa thuộc luồng xanh thì doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành thủ tục qua mạng và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Đối với hàng hóa luồng vàng và đỏ thì thủ tục cũng không quá
phức tạp. Cụ thể, thời gian thông quan đối với lô hàng thuộc diện miễn kiểm tra hải quan là từ 5 đến 10 phút, lô hàng phải kiểm tra hồ sơ là từ 20 đến 30 phút.
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan điện tử sẽ được cơ quan hải quan hỗ trợ đào tạo, cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử và tư vấn trực tiếp miễn phí. Ngoài ra Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu các quy định, chính sách liên quan được công bố công khai trên website Hải quan. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan điện tử sẽ được cơ quan hải quan cung cấp thông tin về quá trình xử lý hồ sơ hải quan điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Đối với công tác quản lý thuế, hệ thống khai báo hải quan điện tử giúp kết chuyển tự động số thuế phải thu sang chương trình kế toán, bớt được công đoạn nhập thủ công chứng từ số thuế phải thu…
Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức nộp lệ phí làm thủ tục Hải quan và các loại phí khác. Doanh nghiệp có thể nộp lệ phí theo tháng hoặc theo từng tờ khai thay vì chỉ có thể nộp theo từng tờ khai như thủ tục hải quan truyền thống. Hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công và nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu đơn giản hơn, thay vì phải nộp hoặc xuất trình tờ khai, báo cáo thanh khoản và chứng từ bằng giấy thì doanh nghiệp được sử dụng hồ sơ điện tử để thanh khoản.
Thực hiện thủ tục hải quan điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí làm thủ tục hải quan do doanh nghiệp có thể chủ động trong quá trình khai báo hải quan và sắp xếp thời gian đi nhận hàng và xuất hàng.quy trình đơn giản, dễ dàng. Làm thủ tục hải quan điện tử giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian và nhân lực .
Đối với ngành Hải quan Việt Nam
Internet phổ sóng rộng rãi, toàn cầu hóa nên việc truyền tải thông tin về các quy trình hải quan, các cập nhật thay đổi đến các doanh nghiệp trong đó có Công ty Tâm Hợp vô cùng dễ dàng, không tốn nhiều chi phí. Điều này tạo thuận lợi cho sự phối hợp, làm việc, trao đổi thông tin giữa các công ty, doanh nghiệp với các bộ phận, chi cục hải quan trong nước cũng như Hải quan Việt Nam với các nước cũng thuận tiện hơn, xóa mờ ranh giới, khoảng cách địa lý giữa hải quan Việt Nam với hải quan thế giới.
Gia nhập WTO, TPP, các hiệp định quốc tế tạo điều kiện để Việt Nam sẽ tiếp cận và tiếp nhận được nguồn kiến thức, các khoa học kỹ thuật thông tin ứng dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan, các nguồn về nhân lực, từ những nước phát triển là thành viên. Do đó giúp hải quan điện tử phát triển nhanh hơn, đi từ thí điểm tới đại trà phổ biến trên cả nước nhanh hơn.
Ngành Hải quan Việt Nam nâng cao được chất lượng của nguồn nhân lực, các cán bộ hải quan có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và kinh nghiêm, tâm huyết để đáp ứng nhu cầu công việc một cách đúng nghiệp vụ, có trách nhiệm, văn minh, lịch sự, có kỷ luật.
Quy trình thủ tục hải quan tinh gọn, đơn giản, thể hiện qua thủ tục hải quan điện tử phù hợp , bắt kịp với chuẩn mực quốc tế. Điều này không chỉ giảm áp lực cho các doanh nghiệp mà còn cho chính các cán bộ Hải quan. Hệ thống xử lý tự động hiện đại sẽ giúp cho cơ quan Hải quan hoạt động minh bạch, hiệu quả, đánh giá rủi ro tốt hơn và tăng cường chống tham nhũng.
2.3.2 Khó khăn
Tuy đem lại nhiều thuận lợi nhưng quy trình thủ tục hải quan tại Việt Nam cũng bộc lộ nhiều khó khăn.
Đối với Doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp, công ty chưa đi kịp với xu hướng trong xuất nhập khẩu, logicstics, quen khai hải quan thủ công, lên tận chi cục hải quan để khai thủ tục hải quan trên giấy nên khi chuyển sang khai báo điện tử cũng gặp khó khăn, trục trặc dẫn đến ảnh hưởng tiến độ công việc. Bên cạnh đó những cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp công ty này chưa được đầu tư cho đi đào tạo nghiệp vụ hải quan phục vụ công việc dẫn tới khai hải quan còn nhiều sai xót.
Các doanh nghiệp khi tiến hành quy trình khai hải quan dù là khai truyền thống hay khai điện tử đều có nhiều bước trong quy trình nghiệp vụ vẫn liên quan nhiều đơn vị hải quan, các doanh nghiệp vẫn còn phải đi lại, chờ đợi. Cụ thể do phải đem hàng hóa lên kiểm tra do hàng hóa bị phân luồng đỏ, luồng vàng hoặc giải trình theo yêu cầu của chi cục hải quan.
Cơ sở hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin viễn thông của nước ta hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Điều này thể hiện rõ nhất qua việc hiện nay trên cả nước ta mới chỉ có hai phần mềm khai hải quan điện tử chính được sử dụng nhiều là ECUS của Công ty Thái Sơn và FPT.VNACCS của Công ty FPT. Trong đó các phần mềm này đều được dựa trên công nghệ của nước ngoài đã áp dụng từ lâu cộng với sự nghiên cứu, cải tiến thêm của Việt Nam. Các phần mềm này vừa được sử dụng vừa tiếp tục được cập nhật, hoàn thiện nên giao dịch điện tử nói chung vẫn gây những vướng mắc không nhỏ cho các doanh nghiệp trong đó có công ty Tâm Hợp trong việc áp dụng khai thủ tục hải quan điện tử.
Cụ thể đường truyền mạng khai hải quan điện tử thường hay bị nghẽn mạng và truyền chậm, làm cho việc khai hải quan bị kéo dài, góp phần dẫn đến hệ thống xử lý thông quan điện tử còn chậm. Bên cạnh đó, hệ thống đường truyền luôn báo lỗi, tỷ lệ các tờ khai phân luông vàng, luồng đỏ còn rất cao, các phần mềm vừa chạy, vừa xây dựng nên vẫn còn trục trặc.
Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS khi cài đặt thường bị lỗi phông chữ tiếng việt ,lỗi phần mềm, bắt buộc phải cập nhật các phiên bản mới thường xuyên để bổ sung danh sách thay đổi, bổ sung của các chi cục hải quan, mã địa điểm thông quan,.. Đôi khi sau khi cập nhật thì phần mềm lại bị đứng, bị giật và báo lỗi. Điều nay gây bất tiện cho các doanh nghiệp khi dụng phần mềm để khai hải quan, nhất là các doanh nghiệp mới làm quen với khai hải quan điện tử.
Mô hình thủ tục hải quan điện tử đang vận hành thí điểm tại TP.HCM và Hải Phòng và một số ít thành phố khác, mới được xây dựng và hoạt động độc lập tại 1 Chi cục Hải quan điện tử, không có sự nối kết, liên thông với toàn bộ hệ thống xử lý dữ liệu của các đơn vị khác, hiện chưa kết nối với các tổ chức thương mại, cơ quan quản lý nhà nước như thuế, kho bạc, ngân hàng... nên việc kết hợp hoạt động nghiệp vụ giữa các chi cục hải quan khác không dễ dàng, khó đáp ứng yêu cầu khi số lượng doanh nghiệp và hàng hoá tăng lên trong giai đoạn thí điểm mở rộng và khiến nhiều doanh nghiệp nên nhiều khâu vẫn phải thực hiện theo phương pháp thủ công, gây mất thời gian và tốn kém.
Đối với Ngành Hải quan Việt Nam
Các khung pháp lý về thủ tục hải quan còn nhiều bất cập. Nhiều luật, quy định còn đang được hoàn thiện cho phù hợp với đất nước, với xã hội nên trong
quá trình đó còn gây nhiều sự không rõ ràng, minh bạch, chưa chi tiết có thể dẫn tới những sai xót đáng tiếc.
Một số doanh nghiệp chưa thật sự quan tâm đầu tư cơ sở vật chất và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ về công nghệ thông tin, nên thực hiện thủ tục còn nhiều lỗi và chưa chính xác. Do đó khiến các cán bộ Hải quan khó theo dõi, kiểm soát vấn đề làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
Nhân lực trong ngành Hải quan, ngành xuất nhập khẩu đang bị thiếu hụt cả về số lượng và chất lượng. Các nhân viên còn lại thì chỉ có một số ít đáp ứng được trình độ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết. Điều này khiến ngành luôn trong tình trạng “khát” nhân viên còn các nhân viên muốn bước chân vào ngành thì lại chưa đáp ứng được đòi hỏi về yêu cầu của các nhà tuyển dụng.