I. Phân tích, lựa chọn một số quy trình chuẩn hóa và giải pháp công nghệ, xử lý các
2. Phân tích, chuẩn hóa Quy trình giao vận quốc tế
a. Tổng quan Quy trình giao vận quốc tế
Giữa người mua dịch vụ vận chuyển và người cung cấp dịch vụ vận chuyển, có một quy trình được mô tả như sau:
- Đăng ký không gian chở hàng trên phương tiện vận chuyển và đặt chỗ cho một lô hàng. (booking)
- Tiến hành đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển và cung cấp thông tin chi tiết cho việc vận chuyển (ordering and intructions)
- Chuyển hàng từ người giao hàng đến người nhận hàng (movement of goods) - Báo cáo tình trạng lô hàng (status reporting)
- Báo cáo việc dỡ hàng và chuyển hàng tới người nhận (split consignment)
Hình 19: Sơđồ chức năng trong giao vận quốc tế10
10 Transport services buyer: bên mua dịch vụ vận tải giao nhận Transport services provider: bên cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận
35
Trong giao vận quốc tế, khách hàng có thểđóng vai trò là người nhận hàng hoặc đóng vai trò là người mua và sử dụng dịch vụ vận chuyển, nhà cung cấp có thể đóng vai trò là người vận chuyển hoặc đóng vai trò người mua và sử dụng dịch vụ vận chuyển.
b. Các chức năng chi tiết
- Chức năng Đăng ký không gian chở hàng (space booking) và đặt chỗ cho một lô hàng (consignment booking)
Hình 20: Mô tả chức năng đăng ký không gian chở hàng
Chức năng này cho phép đăng ký không gian chở hàng trên phương tiện vận chuyển và đặt chỗ cho một lô hàng.
• Mô tả chi tiết chức năng đăng ký không gian chở hàng Tên chức năng Đăng ký không gian chở hàng
Định danh
Các tác nhân Người mua dịch vụ vận chuyển
Người cung cấp dịch vụ vận chuyển (người bán dịch vụ vận chuyển)
Mô tả chức năng
Người mua dịch vụ vận chuyển yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển dành ra một khoảng không gian trên phương tiện vận chuyển để chở một hoặc nhiều kiện hàng.
36
Tiền điều kiện Người mua dịch vụ vận chuyển cần phải biết phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, điều kiện vận chuyển xem có phù hợp với loại hàng hóa mà họ cần vận chuyển. Người cung cấp dịch vụ vận chuyển có đủ không gian cần thiết trên phương tiện vận chuyển để cung cấp cho khách hàng.
Người mua và người cung cấp dịch vụ vận chuyển có quan hệ trong công việc.
Hậu điều kiện Người mua và người cung cấp dịch vụ vận chuyển có hoặc không có thỏa thuận (hợp đồng) kinh tế về việc đăng ký không gian chở hàng này
Thỏa thuận (hợp đồng) kinh tế sẽ được làm ở các bước tiếp theo
Kịch bản Người mua dịch vụ vận chuyển (khách hàng) gửi yêu cầu tới nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển (nhà cung cấp), đăng ký một khoảng không gian trên phương tiện vận chuyển để chở
một hoặc nhiều kiện hàng.
nhà cung cấp kiểm tra các phương tiện vận chuyển xem còn không gian chở hàng đáp ứng được yêu cầu khách hàng hay không. Chấp nhận yêu cầu của khách hàng và gửi thông tin kèm theo nếu đáp ứng được hoặc không chấp nhận đăng ký của khách hàng do chưa đáp ứng được yêu cầu (và có thể đưa một vài lựa chọn khác để khách hàng chọn)
• Mô tả chức năng đăng ký vận chuyển một kiện hàng Tên chức năng Đăng ký vận chuyển một kiện hàng
Định danh
Các tác nhân Người mua dịch vụ vận chuyển (Khách hàng) Người cung cấp dịch vụ vận chuyển (Nhà cung cấp)
Mô tả chức năng
Khách hàng đăng ký vận chuyển một kiện hàng với nhà cung cấp
37
Tiền điều kiện Khách hàng có 1 kiện hàng cần vận chuyển và khách hàng biết phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, điều kiện vận chuyển.
Nhà cung cấp có đủ không gian cần thiết trên phương tiện để
vận chuyển kiện hàng.
Khách hàng và nhà cung cấp có quan hệ trong công việc
Hậu điều kiện Người mua và người cung cấp dịch vụ vận chuyển có hoặc không có thỏa thuận (hợp đồng) kinh tế về việc đăng ký không gian chở hàng này
Thỏa thuận (hợp đồng) kinh tế sẽđược làm giữa khách hàng và nhà cung cấp kèm theo chỉ dẫn vận chuyển sẽđược làm ở
các bước tiếp theo
Kịch bản Khách hàng gửi yêu cầu đến nhà cung cấp về việc đăng ký vận chuyển một kiện hàng.
Nhà cung cấp kiểm tra xem còn chỗ trên các phương tiên vận chuyể để vận chuyển kiện hàng trên hay không. Chấp nhận yêu cầu của khách hàng và gửi thông tin kèm theo nếu đáp
ứng được hoặc không chấp nhận đăng ký của khách hàng do chưa đáp ứng được yêu cầu (và có thể đưa một vài lựa chọn khác để khách hàng chọn)
38
- Chức năng tạo đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển (transport ordering) và tạo chỉ dẫn vận chuyển (consignment instructions and issuance)
Hình 21: Mô tả chức năng tạo đơn hàng dịch vụ vận chuyển
• Mô tả chức năng tạo đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển Tên chức năng Tạo đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển
Định danh
Các tác nhân Người mua dịch vụ vận chuyển (Khách hàng) Người cung cấp dịch vụ vận chuyển (Nhà cung cấp)
Mô tả chức năng
Khách hàng tạo một đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển gửi
đến nnhà cung cấp để nhà cung cấp xem xét chấp nhận hoặc từ chối
Tiền điều kiện Khách hàng có 1 kiện hàng cần vận chuyển và khách hàng biết phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, điều kiện vận chuyển.
Nhà cung cấp có đủ không gian cần thiết trên phương tiện để
vận chuyển kiện hàng.
Khách hàng và nhà cung cấp có quan hệ trong công việc
39
hàng và nhà cung cấp trên cơ sở đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển được chấp nhận.
Kịch bản Khách hàng tạo đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển gửi đến nhà cung cấp.
Nhà cung cấp chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng
• Mô tả chức năng tạo chỉ dẫn vận chuyển (vận đơn) Tên chức năng Tạo chỉ dẫn vận chuyển (vận đơn)
Định danh
Các tác nhân Người mua dịch vụ vận chuyển (Khách hàng) Người cung cấp dịch vụ vận chuyển (Nhà cung cấp)
Mô tả chức năng
Nhà cung cấp tạo vận đơn cho từng kiện hàng trên cơ sở yêu cầu vận chuyển của khách hàng trong đơn đặt hàng dịch vụ
vận chuyển.
Tiền điều kiện Khách hàng có 1 kiện hàng cần vận chuyển và khách hàng biết phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, điều kiện vận chuyển.
Nhà cung cấp có đủ không gian cần thiết trên phương tiện để
vận chuyển kiện hàng.
Khách hàng và nhà cung cấp có quan hệ trong công việc. Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng dịch vụ vận chuyển đến nhà cung cấp
Hậu điều kiện Vận đơn do nhà cung cấp tạo ra trên cơ sở yêu cầu của khách hàng và được sử dụng trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa
Kịch bản Khách hàng cung cấp những chỉ dẫn cần thiết để vận chuyển hàng hóa cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập vận đơn cho kiện hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Chú ý Có nhiều loại vận đơn khác nhau tùy thuộc vào hình thức vận chuyển, ví dụ: Vận đơn hàng hải, vận đơn hàng không,
40
vận đơn đường bộ, vận đơn đường sắt. - Chức năng vận chuyển hàng hóa11
Hình 22: Mô tả chức năng vận chuyển hàng hóa Mô tả chức năng:
Tên chức năng Vận chuyển hàng hóa
Định danh
Các tác nhân Người cung cấp dịch vụ vận chuyển (Nhà cung cấp – transport service provider)
Người gửi (consignor) Người nhận (consignee)
Mô tả chức năng
Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển nhận kiện hàng từ người gửi, vận chuyển kiện hàng này đến tận tay người nhận
Tiền điều kiện Nhà cung cấp giữ vận đơn và tài liệu yêu cầu khác liên quan
đến kiện hàng.
Kiện hàng sẵn sàng được vận chuyển từ người gửi.
Hậu điều kiện Kiện hàng được vận chuyển đến người nhận.
11Consignee: bên nhận ủy thác giao hàng Consignor: người gửi hàng
41
Nhà cung cấp ghi lại quá trình vận chuyển và lấy xác nhận của người nhận khi kiện hàng chuyển đến tay người nhận.
Kịch bản Nhà cung cấp nhận kiện hàng từ người gửi, chuyển kiện hàng cùng với tài liệu kèm theo. Người gửi thông tin đến người nhận về việc gửi kiện hàng.
Nhà cung cấp ghi lại quá trình vận chuyển và lấy xác nhận của người nhận khi kiện hàng chuyển đến tay người nhận. Người nhận thông tin đến người gửi khi nhận được kiện hàng
Chú ý Tài liệu kèm theo có thể được gửi dưới dạng điện tử giữa người gửi, người nhận và nhà cung cấp.