I. Phân tích, lựa chọn một số quy trình chuẩn hóa và giải pháp công nghệ, xử lý các
1. Phân tích, chuẩn hóa Quy trình báo giá trong kinh doanh
a. Tổng quan Quy trình báo giá (Áp dụng theo khuyến cáo của UN/CEFFACT)
Quy trình báo giá được sử dụng khi một người khách hàng nhận bản chào giá về những sản phẩm, dịch vụ của một nhà cung cấp tiềm năng.
Tài liệu này mô tả quy trình làm thể nào để đạt được một thỏa thuận. Từ
quy trình báo giá có thể dẫn tới một thỏa thuận trong mua bán hàng hóa và thanh toán, hoặc không có một thỏa thuận hợp tác nào giữa các bên. Trong quy trình báo giá, có một số bước sẽ được lặp đi lặp lại khi các điều khoản được thương lượng.
Thỏa thuận chỉ đạt được khi cả 2 bên đồng thuận về những điều khoản
được đưa ra. Thỏa thuận này thường là 1 hợp đồng hoặc 1 đơn đặt hàng.
Hình 10:
Trong quá trình báo giá, một trong 2 bên có thể từ chối đề xuất được đưa ra. Báo giá này không được chấp nhận và các bên không cần phải có nghĩa vụ.
26
Để hiểu một cách đơn giản, các bên liên quan chỉ bao gồm khách hàng và nhà cung cấp. Trong tất cả các hoạt động kinh doanh thương mại, mỗi bên có thể
giữ nhiều hơn một vai trò. Đối với quy trình báo giá, khách hàng có thểđóng vai trò là người mua, người nhận hàng, người nhận, người thanh toán và là bên nhận hàng. Nhà cung cấp đóng vai trò là người bán, người gửi hàng, bên giao hàng, người xuất hóa đơn và là người nhận thanh toán.
27
Sơ đồ này chỉ ra tất cả các hoạt động và trạng thái của các thực thể trong quy trình báo giá. Các trạng thái được mô tả trong hình 12 bên dưới. Hình này minh họa tất cả các trạng thái cần thiết có thể xảy ra.
Hình 12: Sơđồ trạng thái của quy trình báo giá5
Mỗi một thông tin được trao đổi giữa các bên là yêu cầu thay đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác của những giao dịch và những thông điệp tương
ứng. Chi tiết được nêu tại phần tiếp theo trong tài liệu này.
5 Business entity: thực thế doanh nghiệp Pending: trạng thái treo, hoãn
No resonse from supplier: không có tín hiệu từ phía nhà cung cấp No resonse from customer: không có tín hiệu phúc đáp từ phía khách hàng
28 Bảng Mô tả chức năng báo giá
Tên chức năng Đăng ký không gian chở hàng Các tác nhân Khách hàng, nhà cung cấp
Tiền điều kiện Có 2 hành lang pháp lý để các bên có thể giao dịch thương mại
Mô tả chức năng
Người mua gửi yêu cầu báo giá về các sản phẩm, dịch vụ tới nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể cung cấp báo giá. Khách hàng có thể chấp nhận hoặc không chập nhận báo giá
Hậu điều kiện Báo giá có thểđược chấp nhận hoặc từ chối báo giá; Hoặc nhà cung cấp không cung cấp báo giá;
Hoặc không có trà lời từ phía khách hàng đối với báo giá
Kịch bản Các bên có thể có hoặc không quan hệ thương mại từ trước hoặc có thể có hoặc không ký kết một hoặc nhiều hợp đồng trong đó các điều khoản về quan hệ thương mại được các bên thỏa thuận và nêu tại hợp đồng
b. Các chức năng chi tiết
Những hình trong phần này sẽ cho ta thấy các chức năng và vai trò của các bên liên quan trong quy trình báo giá. Hình dưới đây chỉ ra những giao dịch tạo nên quy trình báo giá và vai trò của các bên (khách hàng, nhà cung cấp). Những sơ đồ hành động cũng chỉ ra các hoạt động và những thông tin được trao đổi giữa các bên trong các giao dịch kinh doanh.
Các gói tin là các tập hợp các thông điệp được trao đổi trong các giao dịch. Một gói tin có thểđược sử dụng trong 1 hoặc nhiều giao dịch.
29
Hình 13: Sơđồ các chức năng liên quan trong chức năng báo giá6
6 Business collaboration Usecase: giao dịch tích hợp các doanh nghiệp Business transaction Usecase: giao dịch chuyển giao giữa các doanh nghiệp Request quotation: yêu cầu báo giá
30
Hình 14: Sơđồ hành động trong quy trình báo giá Chức năng gửi yêu cầu báo giá (giao dịch kinh doanh)
Giao dịch trong quy trình báo giá được mô tả trong bảng dưới đây và mô hình hoạt động của giao dịch được mô tả trong các sơ đồ hành động phía trên. Các sơ đồ này cũng chỉ ra vai trò khi là người gửi, khi là người trả lời của các bên, cùng với các hoạt động diễn ra và tên của gói tin mang thông điệp được trao đổi qua lại.
Hình 15: Mô hình cung cấp báo giá7
Mô tả chức năng
Chức năng sử dụng trong giao dịch yêu cầu báo giá gồm:
• Gửi yêu cầu báo giá
• Trả lời yêu cầu báo giá bằng cách: o Chấp nhận cung cấp báo giá hoặc o Từ chối cung cấp báo giá hoặc o Đề nghị thay đổi yêu cầu báo giá.
Định danh Yêu cầu báo giá
Kiểu thông điệp Gửi yêu cầu báo giá/ trả lơi yêu cầu báo giá
Mô tả Người mua gửi một yêu cầu báo giá về hàng hóa và dịch vụ đến người bán và người bán trả
lời yêu cầu trên
Các bên tham gia Khách hàng, nhà cung cấp
7 Quotation requester: người yều cầu báo giá
Quotation request responder: người phản hồi yêu cầu báo giá Participate: tham gia giao dịch
31
Vai trò của các bên Người mua, người bán
Các vấn đề liên quan đến pháp lý
Khởi đầu/Kết thúc của các sự kiện
Khởi đầu: Người mua yêu cầu một báo giá Kết thúc: Người bán có thể chọn có hoặc không trả lời thông qua hành động cung cấp hoặc không cung cấp báo giá.
Phạm vi Để cung cấp một yêu cầu báo giá và đáp ứng hoặc không
Ranh giới Toàn cầu, tất cả các ngành công nghiệp
Hình 16: Sơđồ hành động chức năng gửi yêu cầu báo giá8
8 Requestor-buyer: bên yêu cầu – người mua Responder – seller: bên phúc đáp – người bán
Requesting business activity: đề xuất hoạt động kinh doanh Request quote: yêu cầu báo giá
32
Chức năng cung cấp báo giá
Hình 17: Chức năng cung cấp báo giá9
Mô tả chức năng
Chức năng trong giao dịch cung cấp báo giá bao gồm:
• Cung cấp một báo giá bởi nhà cung cấp
• Khách hàng từ chối báo giá bằng cách o Gửi thông báo hoặc
o Không trả lời
• Khách hàng chấp nhận báo giá: Tiến tới bước tiếp theo: ký hợp động hoặc
đặt hàng
Định danh Đề xuất báo giá
Kiểu thông điệp Đề xuất báo giá
Mô tả Người mua nhận được báo giá và nếu báo giá
được sự đồng thuận giứa các bên, người mua sẽ
thông báo tới nhà cung cấp
Các bên tham gia Khách hàng, nhà cung cấp
Vai trò của các bên Người mua, người bán
Các vấn đề liên quan đến pháp lý
Báo giá được chấp thuận có thể rõ ràng hoặc ngụ
ý đề cập đến các điều khoản các bên cam kết như: cam kết của nhà cung cấp vận chuyển hàng
9Buyer: Người mua Seller: Người bán
33
hóa đúng chủng loại, tại một địa điểm, vào một thời điểm với giá theo thỏa thuẩn. Sau đó, khách hàng thanh toán cho nhà cung cấp khoản tiền tương ứng bằng hình thức thanh toán theo thỏa thuận.
Khởi đầu/Kết thúc của các sự kiện
Khởi đầu: Nhà cung cấp gửi báo giá
Kết thúc: Người mua xem báo giá và có thể trả
lời hoặc không, nếu người mua đồng ý hoặc không (Khi người mua đồng ý với báo giá của nhà cung cấp, việc này thông thường sẽ dẫn đến một đơn đặt hàng hoặc một hợp đồng kinh tế.
Phạm vi Việc chấp nhận báo giá hay không phụ thuộc vào sựđồng thuận cả cả 2 bên
Ranh giới Toàn cầu, tất cả các ngành công nghiệp
Hình 18: Sơđồ hoạt động giao dịch kinh doanh - Trả lời của khách hàng khi nhận được báo giá
34