b, Quản lý việc sử dụng vốn của doanh nghiệp nhà n−ớc
2.2.2.2. Quản lý quá trình sử dụng vốn
a, Từ phía Nhà máy len Hà Đông:
Nhà máy len Hà Đông theo đó đã và đang thực hiện các biện pháp quản lý sau: Một là, Nhà máy đã mở sổ và ghi sổ kế toán (theo hình thức Nhật ký chứng từ) theo dõi chính xác toàn bộ tài sản và vốn hiện có theo đúng chế độ hạch toán kế toán, thống kê hiện hành: cụ thể là theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 về chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông t− số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 và Thông t− số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 h−ớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp về niên độ kế toán (bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12); đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép (đồng); ph−ơng pháp kế toán TSCĐ (ph−ơng pháp khấu hao tuyến tính và đánh giá theo mặt bằng giá tại thời điểm); ph−ơng pháp kế toán hàng tồn kho (ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên)...; phản ánh trung thực, kịp thời tình hình sử dụng, biến động của tài sản và vốn trong qúa trình kinh doanh của Nhà máy; với báo cáo tài chính doanh nghiệp, Nhà máy thực hiện đúng các quy định trong Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000. Theo đó, Nhà máy đã lập 3 biểu mẫu báo cáo bắt buộc là Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Thực hiện công khai tài chính với cán bộ thuế và với cấp trên (Công ty len Việt Nam).
Hai là, đối với ngân quỹ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết các khoản: Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu), Tiền gửi ngân hàng và Tiền đang chuyển; thực hiện Quy chế tài chính của Công ty len Việt Nam, Nhà máy đã mở tài khoản Việt Nam đồng ở Ngân hàng Công th−ơng Hà Tây (số d− cuối năm 2002 là 826.720.150 đồng), thực hiện chuyên thu, chuyên chi đối với tài khoản này theo quy định của Công ty len Việt Nam (quy định trong Quy chế tài chính Công ty len Việt Nam). Cụ thể, tài khoản này đã đ−ợc thông báo tới ngân hàng về đ−ợc quy định chuyên thu chuyên chi nh− sau:
KILOB OB OO K.C OM
- Về thu: + Thu về các khoản tiền do Công ty len Việt Nam và các nhà máy thành viên trong Công ty chuyển tới;
+ Thu về các khoản do cơ quan nhà n−ớc cấp; + Thu về các khoản do Nhà máy nộp vào tài khoản; + Thu về tiền hoàn thuế GTGT;
- Về chi: + Rút tiền về để trả l−ơng và các khoản chi phí khác tại Nhà máy; + Chi trả bằng chuyển khoản cho các đơn vị trong n−ớc về việc mua nguyên vật liệu ;
+ Chuyển tiền về Công ty và các đơn vị thành viên trong Công ty; + Trả tiền điện, điện thoại, n−ớc, nộp thuế.
Tuy vậy, quy định về hạn mức số d− tiền mặt (50.000.000 đồng) và số d− tài khoản (100.000.000 đồng) của Công ty len Việt Nam không đ−ợc Nhà máy thực hiện.
Ba là, đối với TSCĐ, từ năm 2000 đến nay, Nhà máy quản lí, sử dụng và trích khấu hao đúng theo Chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tr−ởng Bộ tài chính (tr−ớc đó, Nhà máy đã thực hiện theo Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo Quyết định số 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ tr−ởng Bộ Tài chính). Cụ thể:
- Các TSCĐ trong Nhà máy đều có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm có biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng, hoá đơn mua tài sản cố định và các chứng từ khác có liên quan), đ−ợc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao theo đúng các quy định trong Chế độ hiện hành. Nhà máy áp dụng ph−ơng pháp khấu hao tuyến tính theo điều 18 của Chế độ này, theo đó:
Mức trích khấu hao Nguyên giá của tài sản cố định trung bình hàng năm =
của tài sản cố định Thời gian sử dụng.
Thời gian sử dụng của TSCĐ đ−ợc Nhà máy định theo quy định tại điều 15 của Chế độ hiện hành. Đồng thời, Nhà máy xác định nguyên giá của tài sản cố định nh− sau:
KILOB OB OO K.C OM
+ Đối với TSCĐ loại mua sắm (nh− Máy biến áp 380/ 220 V-nguyên giá 63.570.440 đ, Máy bứt đầu t− thêm-nguyên giá 84.028.704 đ mới mua năm 2001...): Nguyên giá = giá thực tế phải trả + chi phí vận chuyển, bốc dỡ + chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí tr|ớc bạ;
+ Đối với TSCĐ loại đầu t− xây dựng (nh− Nhà kèo tiệp Len 2 mới-nguyên giá 664.007.464 đ xây xong trong năm 2001, Nhà vệ sinh khu điều hành-nguyên giá 39.174.000 đ xây xong đầu năm 2002...):
Nguyên giá = giá quyết toán công trình xây dựng + các chi phí khác liên quan;
+ Đối với TSCĐ loại đ−ợc Công ty len cấp, đ−ợc điều chuyển đến từ các đơn vị nội bộ của Công ty len (nh− Máy ghép chuyển từ len NĐ lên- nguyên giá 865.422.356 đ, Máy sợi thô chuyển từ len NĐ lên-nguyên giá 449.515.209 đ...): Nguyên giá TSCĐ là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Nhà máy căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao luỹ kế,. giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để xác định các chỉ tiêu nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định và phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan tới việc điều chuyển tài sản cố định đ−ợc Nhà máy hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Nhà máy sử dụng quỹ khấu hao cơ bản của Nhà máy để tái đầu t−, thay thế đổi mới tài sản cố định. Trong năm 2002, Nhà máy đề nghị Công ty len Việt Nam xin trích từ quỹ này hơn 1 tỷ đồng để mua sắm máy móc thiết bị và xây dựng nhà x−ởng mới cho dự án đầu t− bổ sung thiết bị tăng năng lực sản xuất dây chuyền kéo sợi len từ 150 tấn/năm 300 tấn/năm.
- Các chi phí để nâng cấp TSCĐ đ−ợc Nhà máy phản ánh tăng thêm nguyên giá TSCĐ đó. Các chi phí sửa chữa TSCĐ đ−ợc Nhà máy hạch toán trực tiếp (hoặc phân bổ dần nếu chi phí là lớn) vào chi phí kinh doanh trong thời kỳ.
- TSCĐ đ−ợc Nhà máy phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đ−ợc theo dõi chi tiết theo từng đối t−ợng ghi tài sản cố định và đ−ợc phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Hiện TSCĐ trong Nhà máy đ−ợc phân thành:
KILOB OB OO K.C OM
+ TSCĐ dùng cho mục đích kinh doanh, gồm Loại 1: Nhà cửa, vật kiến trúc (nh− trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, sân bãi...), Loại 2: Máy móc, thiết bị công tác (nh− máy bứt tách tow, máy ghép, máy sợi, máy đậu Savio, máy xe... ); Loại 3: Ph−ơng tiện vận tải (hiện chỉ có Ô tô); Loại 4: Thiết bị, dụng cụ quản lý (nh− Máy phô tô SF 2025 h/c, Máy in LQ 2180 t/v, Máy FAX 1270, Máy vi tính máy in ổ đĩa CD (KD,KT,GĐ,T/c), Máy điều hoà nhiệt độ (GĐ), Bộ loa đài phòng họp, Điên thoại...); Loại 5: Thiết bị động lực (nh− Máy biến thế 380/ 220 V, Máy biến áp 380/ 220 V, Hệ thống điện, Hệ thống n−ớc, Nồi hơi đốt than...); Loại 6: Đất.
+ TSCĐ dùng cho phúc lợi, gồm có 28 căn nhà trong khu tập thể Len Nhuộm và M−ơng thoát n−ớc tập thể;
Nhà máy đã thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nh−ng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh nh−: Máy nhuộm len, Máy đánh ống, Máy sấy len, Máy chải, Máy xé săn, Máy nén khí, Máy xé trộn, Máy sợi con, Máy vắt ly tâm, Máy bào, Máy nhuộm mẫu... Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, Nhà máy vẫn tiến hành kiểm kê TSCĐ và kết quả kiểm kê cho kết quả đủ;
- Riêng đối với quyền sử dụng đất (mà theo sổ sách của Nhà máy là Đất), diện tích đất 39.938m2 Nhà n−ớc giao đã đ−ợc Nhà máy quản lí và sử dụng nh− sau: + Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy (xây dựng nhà cửa công trình kiến trúc cho hoạt động sản xuất, cho công tác quản lí điều hành và hoạt động bán hàng);
+ Một số mảnh đất do ch−a có nhu cầu sử dụng cho các hoạt động nêu trên đ−ợc nhà máy đầu t− xây dựng thành các cửa hàng, nhà x−ởng để cho thuê.
+ Nhà máy điều chuyển Nhà kho vật t− phụ tùng (gồm cả đất) cho Công ty len Việt Nam trong năm 2002 theo yêu cầu của Công ty len;
+ Bên cạnh đó vẫn còn một số mảnh đất để trống do ch−a có nhu cầu sử dụng hoặc không thể khai thác sử dụng (phía sau giáp với đồng Vạn Phúc có 10000m2
(rộng 200m * 50m) do ảnh h−ởng của đ−ờng điện cao thế nên hiện tại Nhà máy không đ−a vào khai thác sử dụng đ−ợc);
KILOB OB OO K.C OM
- Nhà máy cho thuê hoạt động các TSCĐ thuộc quyền quản lý và sử dụng của mình (những TSCĐ tạm thời ch−a dùng đến) để nâng cao hiệu suất sử dụng, tăng thu nhập, đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi và quản lý đ−ợc TSCĐ. Nhà máy đã lập ph−ơng án trình Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam duyệt tr−ớc khi thực hiện. Nhà máy và bên thuê TSCĐ đã lập hợp đồng thuê TSCĐ trong đó nói rõ loại TSCĐ, thời gian thuê, tiền thuê phải trả và trách nhiệm hai bên. Cụ thể: Nhà máy ký hợp đồng cho công ty TNHH dệt Quốc Tấn thuê nhà x−ởng (1507 m2 , 10.549.000 đ/tháng) + sân bãi (556,55 m2, 1.947.925 đ/tháng) thời hạn 10 năm (1/7/20001/7/2010); cho công ty TNHH Hoàng D−ơng thuê 1 cửa hàng (1.200.000 đ/tháng) thời hạn 5 năm (15/5/200115/5/2005), cho thuê nhà nồi hơi KZL (309 m2, 2.781.000 đ/tháng) + sân bãi (550 m2, 1.925.000 đ/tháng) thời hạn 10 năm (1/7/20001/7/2010). Hiện mỗi năm Nhà máy thu hơn 200 triệu đồng tiền thuê. Trong thời gian cho thuê, Nhà máy vẫn tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ này vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Nhà máy đã nh−ợng bán các TSCĐ không cần dùng, lạc hậu về kỹ thuật để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu qủa hơn (năm 2001, Nhà máy nh−ợng bán 1 ô tô tải con và 1 máy sợi con thu 147 triệu đồng, năm 2002 nh−ợng bán 1 số TSCĐ gắn với Nhà in hoa thu 11 triệu đồng); Nhà máy cũng đã thanh lý những tài sản lạc hậu h− hỏng không có khả năng phục hồi, tài sản lạc hậu kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng, tài sản sử dụng không có hiệu qủa và không thể nh−ợng bán nguyên trạng. Hiện Nhà máy cũng đang xin Công ty len Việt Nam cho thanh lý một số tài sản khác (đã khấu hao hết). Những tài sản chờ thanh lý bao gồm:
1 Máy xé săn 1 Máy chải số 1
1 Hệ thống hút bụi máy chải 1 hệ Máy nén làm lạnh 107,3kw 1 hệ Tháp làm mát 116m3/h 1 hệ Máy điều hoà không khí 2 Nồi hơi đốt dầu Pháp 1 Máy xé Lông cừu ET 60
1 Máy In GL h/c
2 Máy Vi tính 300 A t/v 1 Máy in LQ 2180 t/v 1 Nồi hơi đốt than
1 Máy đánh ống chuyển từ NĐ lên 3 Máy nhuộm len
KILOB OB OO K.C OM
Để nh−ợng bán, thanh lý tài sản, một Hội đồng đánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản đã đ−ợc thiết lập (gồm có sự tham gia của Giám đốc, cán bộ phòng kỹ thuật, phòng kế toán và phòng kinh doanh). Tài sản đem nh−ợng bán đ−ợc tổ chức đấu giá, thông báo công khai trên báo Nhân Dân. Chênh lệch giữa số tiền thu đ−ợc do thanh lý, nh−ợng bán tài sản với giá trị còn lại trên sổ kế toán và chi phí nh−ợng bán, thanh lý đã đ−ợc hạch toán vào kết qủa kinh doanh của Nhà máy (phần Lợi nhuận bất th−ờng).
Bốn là, đối với công nợ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết tất cả các khoản công nợ phải thu theo từng đối t−ợng nợ, thời gian nợ và số tiền thiếu nợ. Định kỳ (tháng, qúy), Nhà máy tiến hành đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình công nợ phải thu; đặc biệt là các khoản nợ đến hạn, qúa hạn và các khoản nợ khó đòi (là các khoản phải thu dự kiến không thu đ−ợc trong kỳ kinh doanh tới do khách nợ không có khả năng thanh toán). Với các khoản nợ không thu hồi đ−ợc, Nhà máy xác định rõ mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp xử lý rồi trình Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam xem xét phê duyệt. Ngày 10/9/2002, một Hội đồng xử lý công nợ đã đ−ợc thành lập, họp xem xét Nợ tồn đọng khó đòi phát sinh từ năm 1996 đến nay vẫn ch−a thu hồi đ−ợc. Hội đồng gồm Giám đốc, Tr−ởng phòng tài chính-kế toán và một nhân viên phòng tài chính- kế toán chuyên kế toán công nợ của Nhà máy. Căn cứ vào Nghị định số 69/2002/NĐ-CP về quản lí và xử lí nợ tồn đọng đối với DNNN và Quyết định số 628/QĐ-TCHC của Giám đốc Nhà máy len Hà Đông về thành lập Hội đồng xử lý công nợ, sau khi xem xét kỹ khả năng thu hồi các khoản nợ tồn đọng, đã thống nhất trích lập dự phòng các khoản nợ tồn đọng khó đòi sau:
KILOB OB OO K.C OM
Bảng 3: Các khoản nợ tồn đọng khó đòi phát sinh từ năm 1996 đến nay STT Tên ng−ời nợ Số nợ (đ) Năm p/s nợ Lý do lập dự phòng
1 HTX Hoà Phát-Hoa Vang-QNĐN 11.539.300 1998 Khách hàng đã ngừng hoạt động và không tìm đ−ợc địa chỉ 2 Nguyễn Văn Mạnh- Cục thuế Hà Tây 2.000.000 1996
Là cá nhân đã già yếu không có khả năng thanh toán
3 Nhà máy giầy Yên
Viên 965.579 1996
Chi phí đòi nợ > Giá trị khoản nợ phải thu 4 Nhà máy dệt vải
công nghiệp HN 867.500 1998
Chi phí đòi nợ > Giá trị khoản nợ phải thu
Tổng cộng 15.372.379
(Nguồn: Biên bản xử lý công nợ khó đòi năm 2002 của Nhà máy)
Toàn thể Hội đồng xử lý công nợ đã nhất trí thông qua biên bản. Mức trích dự phòng nh− vậy là phù hợp với Thông t− số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 h−ớng dẫn chế độ trích lập và bổ sung các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu t−, dự phòng nợ khó đòi tại doanh nghiệp; theo đó, tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng d− nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính năm (tức là không quá 20% * 6.422.771.513 = 1.284.554.302,6 đ >15.372.379 đ). Khoản dự phòng các khoản nợ khó đòi sau tạm đ−ợc Nhà máy hạch toán vào chi phí kinh doanh của Nhà máy. Mức trích này đã đ−ợc Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam duyệt.
Năm là, đối với dự trữ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết tất cả các khoản mục (gồm: Hàng mua đang đi đ−ờng; Nguyên liệu, vật liệu tồn kho; Công cụ, dụng cụ trong kho; Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Thành phẩm tồn kho; hàng hoá tồn kho và Hàng gửi đi bán). Định kỳ (tháng, qúy), Nhà máy tiến hành đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình hàng tồn kho. Riêng đối với công cụ lao động nhỏ, Nhà máy đã theo dõi, quản lý, sử dụng chúng nh− đồi với TSCĐ và đã tính toán, phân bổ dần giá trị của chúng vào chi phí kinh doanh theo thời gian sử dụng cho phù hợp. Đối với công cụ đã phân bổ hết mà vẫn sử dụng đ−ợc, Nhà máy
KILOB OB OO K.C OM
đã theo dõi, quản lý, sử dụng chúng nh− những công cụ lao động nhỏ bình th−ờng nh−ng không phân bổ giá trị của nó vào chi phí kinh doanh. Đặc biệt, ngày 6/12/1999, Nhà máy len Hà Đông đã thành lập Hội đồng kiểm kê gồm: Giám đốc, Tr−ởng phòng tài chính-kế toán, Tr−ởng phòng kinh doanh, Tr−ởng phòng kỹ thuật