1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, trực thuộc sở Thơng nghiệp- nay là sở Thơng mại, nguyên là cửa hàng Bách hoá Cửa Nam cũ đợc thành lập tháng 5/1957 theo quyết định số 1229 UBND của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Đây là một công ty lớn đợc thành lập trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Lúc mới thành lập, cửa hàng Bách hoá Cửa Nam hoạt động hoàn toàn theo ph- ơng thức bao cấp kinh doanh. Kết quả hoạt động đợc hạch toán theo phơng thức định mức báo sở. Mọi chỉ tiêu kinh doanh cũng nh các phơng hớng kế hoạch đều do cấp trên trực tiếp - Sở thơng nghiệp giao xuống. Chính vì thế mặc dù đợc đánh giá là một trong rất ít cửa hàng hoạt động có hiệu quả thời bấy giờ song cửa hàng Bách hoá Cửa Nam cha thật sự phát huy hết thế mạnh và tiềm năng của mình .
Năm 1986, Đảng và Nhà nớc quyết định đổi mới đa nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự quản lí của Nhà nớc. Để phù hợp với nền kinh tế thị trờng, ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hoá Cửa Nam đ- ợc phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/ QĐUB thành phố Hà Nội lấy tên là công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ thuộc sở Thơng mại Hà Nội. Kết quả kinh doanh ngày càng tiến triển chứng tỏ công ty đã vợt qua nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế mới và ngày càng khẳng định vị trí quan trọng trong mạng lới thơng mại ở Hà Nội
Với t cách là một pháp nhân kinh tế, công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND) có vốn điều lệ kinh phí thành lập là 530.800.000VN đồng với trụ sở riêng, con dấu riêng và cơ sở vật chất cho việc kinh doanh. Công ty hoạt động và hạch toán kinh doanh độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật và và chịu trách nhiệm về hoạt động của chính mình trớc pháp luật khi tham gia các quan hệ kinh tế xã hội .
Năm 1996, sau khi khảo sát thị trờng trong nớc, học hỏi một số mô hình siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh, Trung Quốc... đồng thời tranh thủ ý kiến của các chuyên gia kinh tế của bộ, thành phố, sở Thơng mại. Công ty đã mạnh dạn lập dự án khả thi luận chứng kinh tế kĩ thuật trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt. Khi đợc sự đồng ý của các cơ quan cấp trên, công ty tiến hành các bớc cần thiết, đầu t gần 3 tỷ đồng sửa chữa cửa hàng, mua sắm trang thiết bị, bổ sung các loại
hàng hoá, đặc biệt là đầu t mở một siêu thị và một quầy hàng tự chọn ở tầng 2 đợc khai trơng vào ngày 27/1/1997.
Hiện nay, công ty có bề dày kinh nghiệm trong kinh doanh và tổ chức lãnh đạo và có nhiều thành tích tốt đóng góp cho ngân sách Nhà nớc. Công ty đã đợc tặng nhiều huân chơng, bằng khen, cờ của UBND thành phố và sở Thơng mại. Công ty luôn cố gắng vơn lên và phấn đấu là đơn vị Nhà nớc hoạt động có hiệu quả .
2. Chức năng và nhiệm vụ
2.1 Chức năng
Khi mới thành lập cửa hàng Bách hoá Cửa Nam có chức năng chính là bán lẻ các loại hàng hoá và dịch vụ. Ngày nay hoạt động trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động và thách thức, trong điều kiện thơng mại có nhiều thay đổi nên chức năng của công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ có sự mở rộng cho phù hợp với tình hình mới. Theo nhận xét của ban giám đốc, nhận thức đúng đắn chức năng của công ty có ý nghĩa quan trọng trong mọi hoạt động của công ty nói chung và trong sự thành công về quản lý điều hành công ty của ban lãnh đạo nói riêng.
Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh thơng mại do đó có chức năng sau:
- Thứ nhất : Công ty là trung gian kết nối giữa nhà sản xuất và ngời tiêu dùng cuối cùng để giải quyết mâu thuẫn từ việc sản xuất tập trung hoá cao còn ngời tiêu dùng lại bị phân tán. Các hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp nhân dân về các loại hàng hoá và dịch vụ mà công ty đợc phép kinh doanh .
- Thứ hai : Công ty chuyển hoá mặt hàng từ sản xuất thành mặt hàng thơng mại đồng bộ, năng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm .
- Thứ ba : Công ty hình thành dự trữ bảo vệ và quản lý chất lợng hàng. Công ty phải tiến hành dự trữ để đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh, đồng thời bảo đảm quyền lợi chính đáng của ngời tiêu dùng về hàng hoá đúng chất lợng, đúng chủng loại, đúng yêu cầu.
-Thứ t : Công ty là một mắt xích quan trọng trong mạng lới phân phối nên công ty còn có chức năng giao tiếp - phối thuộc giữa công ty với các nhà cung cấp và các bạn hàng của mình, từ đó có những thông tin liên kết giữa các bên trong quá trình mua bán, t vấn cho ngời tiêu dùng và t vấn cho nhà sản xuất.
2.2 Nhiệm vụ
* Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên công ty có nhiệm vụ cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, đẩy nhanh tốc độ chung chuyển hàng hoá góp phần kích thích sự vận động của nền kinh tế
* Là một doanh nghiệp Nhà nớc đóng vai trò chủ đạo trong thơng mại nên công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh những qui định chỉ tiêu về chất lợng hàng hoá góp phần bình ổn giá cả và bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng .
* Tổ chức hoạt động kinh doanh thờng xuyên liên tục, tạo công ăn việc làm, bảo đảm thu nhập và quyền lợi của ngời lao động, giảm tỷ lệ thất nghiệp nhằm góp phần ổn định xã hội.
* Là doanh nghiệp nhà nớc công ty có nhiệm vụ bảo toàn phát triển vốn đợc giao, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ qui định về tài chính kế toán ngân hàng do Nhà nớc ban hành, tạo điều kiện thuận lợi cho Nhà nớc có thể tham gia kiểm tra can thiệp, điều tiết quản lý vĩ mô nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong từng giai đoạn, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Cơ cấu này tạo sự quản lý chặt chẽ bằng việc sử dụng bộ máy chức năng và bằng sự thực hành của các đơn vị cơ sở.Vì hạch toán kinh doanh độc lập nên công ty có đầy đủ các phòng ban bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong hoạt động, vừa đảm bảo sự liên kết tơng hỗ, vừa đảm bảo tính độc lập.
Với bộ máy gọn nhẹ tiết kiệm đợc chi phí và thông tin đợc truyền đi nhanh, chính xác, luôn bám sát xử lý nhanh chóng biến động thị trờng tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh và sử dụng tối đa năng lực của từng cá nhân tạo nên một ê kíp làm việc có hiệu quả.
* Ban giám đốc gồm có :
Giám đốc: ngời đứng đầu công ty đảm nhiệm công việc tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, ra quyết định cuối cùng, thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của công ty trớc pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nớc .
Ngoài ra còn một phó giám đốc là ngời giúp giám đốc lên kế hoạch, chỉ đạo, giải quyết các công việc thay mặt giám đốc khi cần thiết .
− Xây dựng kế hoạch kinh doanh, phơng án kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ đợc giao và nhu cầu thị trờng.
− Thực hiện việc kiểm tra thờng xuyên đối với mọi hoạt động của công ty: lao động, tài chính, nhân sự
− Quan hệ giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp
− Thu thập, phân tích những thông tin liên quan cần thiết với hoạt động kinh doanh của công ty
− Đợc quyền thay mặt giám đốc ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá và các hợp đồng kinh tế khác khi có sự uỷ quyền.
* Phòng tổ chức hành chính
− Thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác : tổ chức, hành chính, lao động, tiền lơng, bảo vệ và các chế độ chính sách đối với ngới lao động theo quy định của Nhà nớc.
− Tuyển chọn đào tạo nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng cán bộ và sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp
− Quản lý định mức lao động và tiền lơng đảm bảo sự chính xác, công bằng cho ngời lao động.
− Thực hiện công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền đến toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.
− Chuẩn bị hội nghị, các cuộc họp thờng kỳ và bất thờng, sắp xếp lịch làm việc, đón tiếp khách.
− Tổ chức quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản trang thiết bị của công ty.
− Quản lý con dấu theo quy định của Nhà nớc và pháp luật. * Phòng kinh doanh
− Có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả cao
− Thờng xuyên kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động kinh doanh để kịp thời đa ra các biện pháp xử lý tốt nhất.
− Đánh giá xem xét nhu cầu thị trờng, khai thác thu thập và xử lý thông tin về thị trờng
− Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để giúp ban giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn
− Tổ chức khai thác nguồn hàng nhằm tìm kiếm nguồn hàng tốt nhất, phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất.
− Thực hiện các công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh: quảng cáo, tiếp thị... * Phòng kho vận
− Tiếp quản hàng hoá nhập về của công ty sao cho đủ về số lợng, đúng về chất lợng.
− Bảo quản hàng hoá theo đặc tính lý hoá học của hàng hoá bảo đảm hàng bán ra luôn đạt chất lợng tốt nhất.
− Dự trữ đủ lợng hàng cần thiết đảm bảo luôn có đủ hàng hoá cho hoạt động của công ty ngay cả trong những trờng hợp bất thờng
− Xuất hàng đủ và đúng về số lợng chất lợng, mặt hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
− Thực hiện các nghiệp vụ phân loại, đóng gói, hoàn thiện sản phẩm, nâng cao giá trị sử dụng của hàng hoá
− Thờng xuyên tiến hành kiểm tra hàng hoá trong kho, điều kiện môi trờng của kho, các trang thiết bị phục vụ cho công tác kho để luôn đảm bảo cho hoạt động của kho đợc tốt.
− Quản lý và thực hiện tốt các phiếu xuất kho, nhập kho và giấy tờ liên quan khác.
* Phòng kế toán tài vụ:
− Có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm.
− Lập báo cáo tài chính của năm để từ đó đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty trong năm đó.
− Theo dõi về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác thông qua các số liệu baó cáo.
− Cung cấp các số liệu, các báo cáo cần thiết cho các hoạt động quản lý điều hành, lập kế hoạch, xây dựng phơng hớng chiến lợc của công ty
− Theo dõi, kiểm soát, điều chỉnh kế hoạch tài chính và mọi hoạt động tài chính của công ty.
− Thực hiện mọi chế độ, quy định nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.
* Tổ bán hàng
Là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng vì vậy tổ bán hàng là một phần quan trọng đóng góp vào sự thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tiêu thụ hàng hoá của công ty theo mức giá và theo mọi quy định của công ty.
Mậu dịch viên còn có nhiệm vụ quan trọng là tiếp nhận những thông tin phản hồi từ khách hàng để từ đó giúp công ty có những thay đổi trong quyết định, chính sách, chiến lợc sao cho phù hợp với tình hình thực tế và đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Sơ đồ bộ máy tổ chức kinh doanh của công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ
Giám đốc
Tổ chức hành chính Kế hoạch nghiệp vụ Kế toán tài vụ
Bảo
vệ Hậucần Thủkho toánKế
đơn Kế toán kép Phục vụ Khai thác hàng
Gian hàng I Thời trang
Siêu thị
Quầy ngoài gian hàng
4. Cơ chế hoạch toán tài chính
Là doanh nghiệp hạch toán theo phơng thức độc lập tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Công ty phải tự hoạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi. Phải thực hiện trả lơng và mọi chế độ đối với ngời lao động. Tự trang trải các chi phí đối với hoạt động kinh doanh. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc.
Phơng pháp tổng hợp cân đối kế toán là phơng pháp đợc công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ áp dụng. Với phơng pháp này, phòng kế toán thu thập số liệu từ các phòng ban, các số liệu đợc thể hiện qua các hoá đơn, chứng từ. Từ các số liệu ở sổ kế toán, công ty theo các chỉ tiêu kinh tế lập ra các báo cáo kế toán nhằm kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị công ty.
Trong hoạt động kinh doanh của công ty có hai lĩnh vực phân biệt : Hoạt động bán hàng siêu thị và hoạt động bán hàng theo quầy. Nếu xem xét sơ qua ta có thể lầm tởng hai loại hình này có cách thức quản lý và kế toán riêng. Nhng trên thực tế tuy hoạt động kinh doanh của hai bộ phận này riêng biệt nhng tất cả những hoạt động kinh doanh của hai bộ phận này đều phải đa lên chứng từ hoá đơn và quản lý các hoá đơn chứng từ này là phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ thu thập chứng từ, tiền, quản lý toàn bộ đầu vào, đầu ra trên giấy tờ và từ đó lập ra các báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này đã trở thành cánh tay đắc lực trợ giúp cho ban quản trị công ty.