CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHÂU ANH
2.5.1 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban
Ban giám đốc : Có nhiệm vụ thiêt lập chính sách cho công ty và giám sát các quản
lý của công ty. Ngoài các nhiệm vụ đó thì một ban giám đốc cần có trách nhiệm giúp một doanh nghiệp đặt ra mục tiêu rộng lớn, hỗ trợ các nhiệm vụ điều hành và đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn.
Phó giám đốc: Tham mưu giúp Lãnh đạo Công ty chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực
hiện công tác hành chính, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ và công tác quản trị của Công ty. Giúp ban lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các Đơn vị thực hiện các nhiệm vụ công tác được giao.
Phòng kinh doanh : Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quả cao.
Xây dựng chiên lược kinh doanh chung của Công ty theo từng giai đoạn: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn; công tác tài chính – ngân hàng.
Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc về tình hình hoạt động của toàn Công ty và của các công ty thành viên, liên kêt và các hợp đồng góp vốn liên doanh. Xây dựng kê hoạch, chiên lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đên khách hàng chất lượng dịch vụ cao.Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
Phòng Kế hoạch – Vật tư : Tham mưu giúp lãnh đạo Công ty chỉ đạo, quản lý và tổ
chức thực hiện chiên lược đầu tư, kê hoạch sản xuất kinh doanh ngắn và dài hạn; quản lý đấu thầu; quản lý hợp đồng, mua sắm, quản lý và cung ứng vật tư, nhiên liệu phục vụ sản xuất và sửa chữa.
Phòng Tổ chức - Hành chính – Nhân sự: Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về cải
cách hành chính. Tổ chức tiêp nhận công văn, giấy tờ và phát hành công văn đi, đên, quản lý con dấu, lưu trữ công văn và hồ sơ công chức viên chức, tổ chức phục vụ khai thác tài liệu và lưu trữ theo chê độ quy định của Nhà nước. - Quản lý tài sản, tổ chức, kê toán, quản lý kho, thủ quỹ , đánh máy cơ quan, sắp xêp phương tiện nơi làm việc và tổ chức hội họp của công ty.
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức viên chức của Công ty.
Quản lý và xây dựng kê hoạch biên chê, quỹ tiền lương, xây dựng kê hoạch đào tạo công nhân viên chức hàng năm của Công ty.
Phối hợp và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp với quy hoạch và phát triển.
Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan, công tác an ninh quốc phòng, phòng cháy chữa cháy của Công ty, giúp lãnh đạo theo dõi công tác thi đua khen thưởng.
Quản lý sử dụng các phương tiện làm việc đi lại của cơ quan phục vụ cho lãnh đạo Công ty đi công tác.
Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng.
Tổng hợp tình hình và lập kê họach của ngành. Tổng hợp kê hoạch báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, 1 năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực được phân công cho lãnh đạo công ty.
Tổng hợp nghiên cứu, dự thảo và hướng dẫn các phòng ban và cá nhân thực hiện các chủ trương, chính sách của ngành trên địa bàn tỉnh.
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiên bộ khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về các lĩnh vực quản lý của tổ chức theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng.
Phòng kế toán : Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí
được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiên quản lý tài chính hàng năm. Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chê độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi. Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao. Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm.
Hướng dẫn các phòng ban trực thuộc lập dự toán chi hàng năm. Tham mưu xét duyệt các dự toán thu, chi hàng năm của đơn vị được Giám đốc phân công.
Trình báo cáo Bộ chủ quản dự toán thu, chi tài chính của Công ty hàng quý, năm và các báo cáo cần thiêt khác cho Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
Tổ chức thực hiện dự toán thu nhận hàng năm đã duyệt và các khoản thu nhận khác theo chỉ đạo, phê duyệt của Giám đốc công ty .
Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chê độ qui định, các khoản chi theo dự toán, chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán chi được Giám đốc phê duyệt.
Trình Giám đốc phê duyệt các hồ sơ thanh quyêt toán của các cá nhân và các phòng ban trực thuộc.
Thực hiện việc thu nộp thuê thu nhập cá nhân có thu nhập cao theo quy định.
Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các quy định quản lý tài chính và chê độ tài chính. Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm, chê độ chi trả cho người lao động, chê độ quản lý tài sản, các quy định về công nợ, xử lý mất mát, hư hỏng, thiêu hụt tài sản.
Thu nhận, xuất cấp bảo quản tiền mặt và các chứng chỉ, hiện vật có giá trị như tiền. Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với các Ngân hàng thương mại có mở tài khoản. - Phát hành và luân chuyển các chứng từ kê toán theo quy định.
Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kê toán theo quy định của Nhà nước.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kê toán theo quy định hiện hành của nhà nước phục vụ cho việc quản lý, điều hành của Giám đốc, của cấp trên.
Các phân xưởng sản xuất: Gồm xưởng đúc, xưởng gia công cơ khí, quản lý
sản xuất, quản lý chất lượng, kho, vận chuyển.
Tổ chức sản xuất và gia công các mẫu thiêt kê theo đơn hàng hoặc theo mẫu hàng . Tổ chức các công đoạn hợp lý , nâng cao hiệu quả hoạt động của các thiêt bị nhằm đạt được năng xuất , chất lượng và nâng cao hiệu quả trong việc gia công sản xuất các mẫu mã sản phẩm
Phòng sản xuất : Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường
chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chê tạo tại các phân xưởng. Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra. Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Nghiên cứu cải tiên đổi mới thiêt bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp.
Tiên hành tổng kêt, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.