6. Phương pháp nghiên cứu:
2.1.5 Khái quát về Phòng Đào tạo:
Phòng Đào tạo đấu thầu thực hiện công việc tổ chức các khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu và các kỳ thi cho các đơn vị, tổ chức và cá nhân theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
*Tổ chức các khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu:
Quy trình thực hiện:
Tuyển sinh Phê duyệt
Chuẩn bị tổ chức khóa đào tạo Tổ chức và quản lý khóa đào tạo
Thanh quyết toán chi phí Ký chứng chỉ, chứng nhận ( nếu có )
Phát hành chứng chỉ, chứng nhận và lưu trữ hồ sơ
• Tuyển sinh:
a) Đối với việc tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu theo hình thức tuyển sinh rộng rãi:
Lập kế hoạch tuyển sinh các khoá đào tạo bao gồm chương trình đào tạo, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, mức học phí, cán bộ phụ trách, dự kiến sắp xếp giảng viên trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt để thực hiện các bước tiếp theo;
Thông báo cho giảng viên biết để bố trí sắp xếp thời gian giảng dạy theo kế hoạch tuyển sinh;
Đăng tải thông tin quảng cáo về khoá học đào tạo bao gồm thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, mức học phí trên Báo đấu thầu và một số báo, tạp chí khác, trang web của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu http://cps.mpi.gov.vn và các trang web khác tuỳ điều kiện của Trung tâm;
Tìm kiếm danh sách các đơn vị, các nhân trên các trang web, Báo đấu thầu hoặc các phương tiện khác; điện thoại, email, fax về thông tin của các khoá đào tạo cụ thể như: chương trình đào tạo, ngày khai giảng, địa điểm tổ chức, mức học phí, thời hạn đăng ký cho các đơn vị, cá nhân trong danh sách đã thu thập được; Tiếp nhận danh sách đăng ký của học viên; Trước ngày khai giảng khoá đào tạo 03 ngày, thông báo lại cho học viên bằng điện thoại về thời gian, địa điểm hoặc có sự thay đổi gì liên quan đến việc tổ chức khoá đào tạo, đề nghị học viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký; Chốt danh sách và báo Trưởng phòng về số lượng học viên đăng ký;
Trước ngày khai giảng khoá đào tạo 03 ngày, Trưởng phòng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về số lượng học viên dự kiến, thời gian giảng dạy, giảng viên, trình Lãnh đạo ký Quyết định tổ chức khoá đào tạo. Trong trường hợp số lượng học viên đăng ký quá ít, Trưởng phòng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm xin ý kiến xử lý.
b) Đối với việc tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu theo hình thức ký hợp đồng với cơ quan, đơn vị:
Tìm kiếm các đơn vị có nhu cầu tổ chức khoá đào tạo, Trưởng phòng phân công nhân viên phụ trách từng hợp đồng; Nhân viên được phân công lập dự toán và chương trình chi tiết của khoá đào tạo báo cáo Trưởng phòng trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, gửi dự toán và chương trình chi tiết cho khách hàng;
Thực hiện thương thảo, hoàn thiện hợp đồng tổ chức khoá đào tạo; Trưởng phòng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về nội dung hợp đồng, số lượng học viên dự kiến, thời gian giảng dạy, giảng viên, trình Lãnh đạo ký hợp đồng đào tạo và ký Quyết định tổ chức khoá đào tạo.
• Chuẩn bị tổ chức khoá đào tạo
Lập dự toán, đề nghị tạm ứng các khoản chi phí để tổ chức khoá đào tạo trước khi tổ chức;
Thông báo, đề nghị giảng viên chuẩn bị bài giảng và gửi phòng Đào tạo trước ngày khai giảng khoá đào tạo tổi thiểu 02 ngày;
Chuẩn bị tài liệu cho khoá đào tạo theo danh sách học viên đăng ký; Kiểm tra hội trường, máy tính, máy chiếu, tài liệu trình chiếu, bảng, bút viết bảng và các điều kiện cần thiết cho việc giảng dạy và học của khoá đào tạo 01 ngày trước khi bắt đầu.
• Tổ chức và quản lý khoá đào tạo
Đăng ký học viên bao gồm thu học phí, phát tài liệu, phối hợp với bộ phận kế toán xuất hoá đơn tài chính, lập danh sách với đầy đủ thông tin của học viên và thu thập đầy đủ hồ sơ đăng ký của học viên theo đúng quy định;
Phổ biến các quy định của khoá đào tạo;
Tổ chức làm bài kiểm tra đối với khoá đào tạo có cấp chứng chỉ vào cuối khoá, bao gồm phổ biến các quy định khi làm bài kiểm tra, thu bài, đề nghị học viên ký tên vào danh sách kiểm tra, kết thúc kiểm tra;
Chấm bài kiểm tra theo đáp án của giảng viên hoặc Trung tâm;
Lập bảng tổng kết khoá đào tạo bao gồm đầy đủ thông tin của khoá đào tạo, thông tin học viên, kết quả xếp loại của học viên và số chứng chỉ của học viên;
In ấn chứng chỉ theo quy định, đối chiếu thông tin giữa chứng chỉ, chứng nhận và tổng kết khoá đào tạo;
Trình Lãnh đạo Trung tâm ký, đóng dấu vào văn bản tổng kết khoá đào tạo và chứng chỉ, chứng nhận;
Hoàn tất thủ tục thanh, quyết toán các khoản chi phí và thu thập đầy đủ các hoá đơn, chứng từ hợp lệ của khoá đào tạo bàn giao cho bộ phận kế toán thuộc phòng Hành chính, quản trị.
• Phát hành chứng chỉ và lưu trữ hồ sơ khoá đào tạo
Chứng chỉ và chứng nhận của học viên được gửi trực tiếp cho cá nhân đối với lớp chiêu sinh hoặc gửi tập trung về đơn vị đối với lớp hợp đồng.
* Tổ chức thi:
Hỗ trợ hàng nghìn thí sinh đăng ký dự thi thành công trên hệ thống mạng qua điện thoại, email và phần mềm Team viewer.
Chuẩn bị hậu cần phục vụ tổ chức kỳ thi (trình phê duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi, thông báo triệu tập, liên hệ địa điểm thi, địa điểm ăn nghỉ, phương tiện đưa đón hội đồng thi, cán bộ coi thi, thu xếp cơ sở vật chất phục vụ kỳ thi, gửi chứng chỉ…).
Thực hiện chuyển đổi phần mềm tổ chức thi trên máy tính để có thể tương thích với hệ thống quản lý thi chứng chỉ hành nghề hiện tại.
Kết nối phần mềm tổ chức thi trên máy tính với hệ thống quản lý thi sát hạch chứng chỉ hành nghề hiện tại.
Kiểm tra, tổ chức thi thử, tập huấn.