3.3.1. Kế toán khoản phải thu khách hàng
3.3.1.1. Đặc điểm kế toán khoản phải thu tại công ty
Các khoản phải thu chủ yếu của công ty là các khoản nợ phải thu của khách hàng từ việc cung cấp dịch vụ chưa thu được tiền cũng như phản ánh vào tài khoản số tiền đã ứng trước cho người cung cấp dịch vụ.
Tại công ty hạch toán chi tiết phải thu của khách hàng được thực hiện trên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ được mở cho từng đối tượng phải thu, ghi chép khoản phải thu cho từng phần thanh toán. Kế toán tiến hành phân loại khoản nợ phải thu theo khả năng, thời hạn trả nợ của khách hàng để có biện pháp xử lý.
3.3.1.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 131” Phải thu của khách hàng” để phản ánh các khoản phải thu khách hàng.
TK 131 bao gồm các TK chi tiết sau:
- TK 1311: Phải thu khách hàng (D/O, Handling, CFS, THC, DVGN…..)
- TK 1312: Phải thu khách hàng (O/F)
- TK 1313: Phải thu khách hàng (mua bán container bồn) - TK 1312: Phải thu khách hàng (mua bán container rỗng) - TK 1315: Phải thu khách hàng (mua bán hàng nhập khẩu) 3.3.1.3. Chứng từ và thủ tục lập chứng từ
a. Chứng từ sử dụng -Phiếu thu
-Hóa đơn bán hàng -Hợp đồng kinh tế
-Bảng kê chi tiết công nợ từng khách hàng b. Thủ tục lập chứng từ
Căn cứ vào phiếu đề xuất của phòng kinh doanh, phòng kế toán lập hóa đơn kiêm giấy nộp tiền.
Căn cứ vào hóa đơn kiêm giấy nộp tiền hằng ngày kế toán chuyên thu đều ghi vào các chứng từ có liên quan và nhập số liệu vào máy tính, đồng thời định khoản các bút toán cần thiết.
Phiếu thu dùng để xác định số tiền khách hàng thanh toán thực tế nhập quỹ. Phiếu thu do kế toán chuyên thu lập hằng ngày vào hệ thống máy tính, sau đó tính toán và in ra các báo cáo quỹ từng ngày một, đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ quỹ, người nộp tiền.
Đối với khách hàng còn nợ tiềm tàng: kế toán công nợ lên mẫu sổ theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng theo hoạt động của từng tháng. Sau đó kế toán làm phiếu thu rồi lên báo cáo, kế toán tổng hợp sẽ lên sổ Cái TK 131.
3.3.1.4. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết TK 131 - Sổ cái TK 131
3.3.1.5. Trình tự ghi chép
Sổ đăng ký
Phiếu thu Sổ chi tiết Chứng từ Sổ Cái TK
Chứng từ ghi
Hóa đơn TK131 ghi sổ 131
sổ
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi chép
Căn cứ vào chứng từ gốc: phiếu thu, hóa đơn, kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết.
Cũng đồng thời từ những chứng từ gốc đó kế tóan ghi vào Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào số liệu trên Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ rồi ghi vào sổ Cái TK 131.
Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết tài khoản 131 và bảng kê chi tiết công nợ từng khách hàng, nhằm kiểm tra lại những hóa đơn đã thanh toán hoặc chưa thanh toán để có biện pháp xử lý.
3.3.1.6. Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số liệu minh họa của tháng 8/2012
(1) Căn cứ theo HĐ số 0001942 ngày 01/08/2012, công ty phải thu phí chứng từ, CFS, THC, CIC, handling của công ty CP Thực Phẩm Á Châu số tiền
5,543,380đ, thuế GTGT 10%. (Chứng từ liên quan được đính kèm phía sau)
Nợ TK 1311 6,097,718 Có TK 511 5,543,380 Có TK
33311 554,338
(2) Căn cứ theo HĐ số 0001959 ngày 03/08/2012, công ty phải thu cước vận tải của công ty TNHH Vico số tiền 39,254,400đ. (Chứng từ liên quan được
đính kèm phía sau)
Nợ TK 1312 39,254,400 Có TK
13881 39,254,400
(3) Căn cứ theo HĐ số 0001963 ngày 06/08/2012, công ty phải thu phí dịch vụ giao nhận của công ty CP Toàn Gia Phát số tiền 6,800,000đ, thuế GTGT
10%.
Nợ TK 1311 7,480,000 Có TK 511 6,800,000 Có TK
33311 680,000
(4) Ngày 09/08/2012, căn cứ theo giấy báo có số 090812.I.333.003242, ghi nhận việc công ty TNHH Minh Lập thanh toán HĐ số 0001664, 0001665 ngày 12/05/12, 0001668 ngày 14/05/12, 0001757 ngày 01/06/12 bằng chuyển khoản số tiền 51,947,925đ. (Chứng từ liên quan được đính kèm
phía sau) Nợ TK 11211 51,947,925 Có TK 1311 16,956,885 Có TK 1312 34,991,040
(5) Ngày 31/08/12, căn cứ phiếu thu số 08/018, công ty Vinalink thanh toán HĐ
0002033, 0002034 ngày 23/08/12 bằng tiền mặt số tiền 6,578,286đ
Nợ TK 1111 6,578,286 Có TK
1311 6,578,286
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/08/2012 đến ngày 31/08/2012 Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Dư nợ đầu kỳ: 2,101,372,352 Phát sinh nợ: 3,156,990,329 Phát sinh có: 2,555,249,044 Dư nợ cuối ngày: 2,703,113,637
Ngày Số Diễn giải TK Phát sinh Phát sinh
đối nợ có ứng 01/08 08/M001 Phí chứng từ, CFS, THC, CIC, 511 5,543,380 handling/ HĐ 0001942 (Cty CP Thực Phẩm Á Châu) Thuế GTGT 33311 554,338 ... …… …… …. ….. …..
03/08 08/003 Cước vận tải / HĐ 0001959 (Cty TNHH 13881 39,254,400 Vico) …… …… ……. ….. …… …… 06/08 08/M017 Phí DVGN / HĐ 0001963 (Cty CP Toàn 511 6,800,000 Gia Phát) Thuế GTGT 33311 680,000 …. ….. …….. …. …. …. 09/08 VNĐ104.1 Thanh toán HĐ 0001664 (12/05/12) 11211 34,991,040 (Cty TNHH Minh Lập) Thanh toán HĐ 0001665, 8, 757 11211 16,956,885 (12,14/5; 1/6/12) (Cty TNHH Minh Lập) ….. ….. …… …. ….. …..
31/08 08/018 Phí D/O, handling, THC, vệ sinh cont/ 1111 6,578.286 HĐ 0002033, 0002034 (23/08/12)
(Cty Vinalink)
….. ….. ……. …… …… …...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
3.3.2. Kế toán các khoản phải thu khác
3.3.2.1. Đặc điểm kế toán khoản phải thu khác tại công ty
Các khoản phải thu khác là các khoản công ty đã thu chi hộ cho các nhà thầu mà hiện tại công ty đang làm đại lý. Khi công ty có các lô hàng nhập hoặc xuất do các nhà thầu nước ngoài chỉ định, các khoản cước vận tải sẽ được kế toán đưa vào TK 1388. Cuối tháng, kế toán sẽ tính toán bù trừ đầu ra đầu vào các khoản cước của các lô hàng nhập xuất trong tháng và tính ra khoản phải trả nhà thầu.
Ngoài ra, các khoản thu khác còn gồm những khoản đã chi hộ cho khách hàng mà công ty làm dịch vụ giao nhận và các khoản phải thu khác.
3.3.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 138 “Phải thu khác” để phản ánh các khoản thu khác của công ty.
TK 138 có TK cấp 2 là 1388 “ Khoản đã chi hộ, DV hàng nhập xuất”, TK này gồm các TK chi tiết sau:
- TK 13881: DV hàng nhập xuất tháng này - TK 13882: DV hàng nhập xuất tháng sau - TK 13883: DV hàng nhập xuất tháng trước - TK 13884: Khoản phải trả nhà thầu
- TK 13885: Khoản đã chi hộ
- TK 13886: Khoản hoa hồng hàng xuất công ty - TK 13888: Phải thu khác
3.3.2.3. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu, phiếu chi - Hợp đồng làm đại lý - Bảng kê hàng nhập xuất 3.3.2.4. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết TK 138 - Sổ các TK 138 - Chứng từ ghi sổ 3.3.2.5. Trình tự ghi chép
Phiếu thu Sổ đăng ký
Sổ chi tiết Chứng từ Sổ Cái TK
Phiếu chi Chứng từ ghi
Hình 3.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Căn cứ vào chứng từ gốc: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết.
Cũng đồng thời từ những chứng từ gốc đó kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào số liệu trên Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi
sổ rồi ghi vào sổ Cái TK 138.
3.3.2.6. Minh họa các nghiệp vu kinh tế phát sinh Số liệu minh họa của tháng 8/2012
(1) Căn cứ hóa đơn số 0001955 ngày 01/08/12 thu hộ cước vận tải của công ty TNHH Nhà Thép Zamil Việt Nam số tiền 238,089,000đ
Nợ TK 1312 238,089,000 Có TK
13881 238,089,000
(2) Căn cứ sổ phụ ngân hàng số 104/12 và giấy báo có số 090812.I.333.003242 của ngân hàng, ngày 09/08/12, công ty TNHH Minh Lập thanh toán khoản
chi hộ các hóa đơn 18160, 172598, 443257, 11910 ngày 26/3; 11,15,14,31/5/12 số tiền 8,641,610đ. (Chứng từ liên quan được đính kèm
phía sau)
Nợ TK 11211 8,641,610 Có TK
13885 8,641,610
(3) Căn cứ hóa đơn số 0114557 ngày 09/08/12, chi hộ cước vận tải cho công ty OOCL Việt Nam số tiền 208,700,000đ. (Chứng từ liên quan được đính kèm
phía sau)
Nợ TK 13881 208,700,000 Có TK
3312 208,700,000
(4) Căn cứ phiếu chi số 08/036 ngày 31/08/12, chi hộ cho công ty Minh Lập T.08/12 số tiền 3,679,465đ Nợ TK 13885 3,679,365 Có TK 1111 3,679,365
(5) Căn cứ theo bảng kê hàng nhập xuất, phải trả nhà thầu T.08/12 cho nhà thầu KMS Logistics số tiền 45,001,732đ
Nợ TK 13884 45,001,732 Có TK
CÔNG TY TNHH TM DV GIAO NHẬN THẾ KỶ MỚI
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/08/2012 đến ngày 31/08/2012
Tài khoản 1388 – Khoản đã chi hộ, DV hàng nhập xuất Dư có đầu kỳ: 33,160,637 Phát sinh nợ: 3,018,158,873 Phát sinh có: 2,537,442,355 Dư nợ cuối ngày: 447,555,881
Ngày Số Diễn giải TK Phát sinh Phát sinh
đối nợ có
ứng
….. …… ……. ….. …… ……
01/08 08/M009 Thu hộ cước vận tải / HĐ 0001955 (Cty 1312 238,089,000 TNHH Nhà Thép Zamil VietNam) ... …… …… …. ….. ….. 09/08 VNĐ104.1 Thanh toán HĐ 18160, 172598, 443257, 11211 8,641,610 11910 (26/03, 11, 15, 14, 31/5/12) (Cty TNHH Minh Lập) …… …… ……. ….. …… …… 09/08 08/M017 OF / HĐ 114557 (OOCL VietNam 3312 208,700,000 Co.,Ltd) …. ….. …….. …. …. …. 31/08 08/036 Chi hộ Minh Lập T.8/12 1111 3,679,465 ….. ….. …… …. ….. ….. 31/08 08/03 Phải trả nhà thầu T.08/12 (KMS 3313 45,001,732 Logistics) ….. ….. ……. …… …… …... Ngày 31 tháng 08 năm 2012
CHƯƠNG 4