5. Kết cấu của khóa luận
2.2.2. Hoạt động đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn
I. Nguyên tắc đào tạo & phát triển:
1. CCD phấn đấu để tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, môi trường này bao gồm cả cơ sở vật chất, lợi ích (lương, chế độ nghỉ ngơi, chế độ bảo hiểm), tính thân thiện, tính hòa đồng giữa các thành viên, cơ chế phản hồi và chia sẻ thông tin về quản lý, sự tham gia trong các quá trình ra quyết định, cơ hội và cơ chế cho phát triển các năng lực cá nhân như nâng cao năng lực – thể chất – văn hóa, ngoại ngữ, giao lưu học hỏi với các tổ chức trong và ngoài nước, các hoạt động tập huấn, nâng cao năng lực khác liên quan đến phát triển cá nhân 2. Các chính sách này áp dụng cho tất cả các nhân viên, không phân biệt loại hình hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn, mức cam kết làm việc lâu dài hay không lâu dài cho tổ chức của mỗi nhân viên.
3. CCD sẽ có chiến lược phát triển nhân sự , trong các chiến lược này, CCD sẽ định hình rõ ràng các vị trí dự định có trong tổ chức, các tiêu chuẩn/yêu cầu năng lực cần có cho từng vị trí, lương và các lợi ích của mỗi vị trí, để mỗi nhân viên có thể tự hoạch định kế hoạch phát triển cá nhân và định hướng cho tương lai của mình cùng tổ chức. Các vị trí này sẽ bao gồm cả vị trí giám đốc và các vị trí chủ chốt khác.
4. CCD không khuyến khích thay đổi nhân viên vì vậy sẽ quan tâm đào tạo nhân viên đang làm việc nhiều hơn là tuyển nhân viên mới thay thế. Việc đánh giá, phản hồi ý kiến cho nhân viên, giám đốc sẽ được tiến hành theo các phương pháp có sự tham gia và mang tính xây dựng, nhằm mục đích nâng cao năng lực/phát triển nhân viên hơn là thưởng phạt. Nguyên tắc sử dụng nhân lực là biết
40
khuyến khích nhân viên phát huy điểm mạnh của mình và chọn lựa công việc phù hợp với điểm mạnh và sở thích của mỗi cá nhân.
5. Trong giai đoạn cấu trúc lại tổ chức hoạt động theo mô hình tổ mới, các nhân viên sẽ được xem xét dựa trên khả năng chuyên môn, năng lực quản lý để cất nhắc vào các vị trí phù hợp.
II. Mục đích đào tạo & phát triển:
Việc đào tạo và phát triển Nhân viên nhằm đạt được các mục đích sau:
1. Đảm bảo để mọi nhân viên có cơ hội phát triển kỹ năng, thái độ và kiến thức cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình;
2. Tạo cơ hội để nhân viên phát triển các tiềm năng và xây dựng năng lực đáp ứng nhu cầu của CCD và các nhóm hưởng lợi trong tương lai đạt được các lợi ích chung của CCD và của nhân viên;
3. Trang bị cho nhân viên các khả năng thích ứng với các thay đổi trong chính sách, thực tiễn, bối cảnh và môi trường nội bộ và bên ngoài;
4. Nâng cao nhận thức và cam kết với sứ mệnh và tôn chỉ mục đích mục tiêu của CCD.
III. Trách nhiệm đào tạo & phát triển:
Bộ phận quản lý và bộ phận nhân sự đều có vai trò trong việc phát triển Nhân viên, các trách nhiệm này được tóm tắt như sau:
1- Nhân viên:
Mỗi nhân viên có trách nhiệm đánh giá nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch phát triển của cá nhân.
Hỗ trợ trong việc xác định các khóa đào tạo phù hợp, các chương trình phát triển trong tổ chức và tìm những cơ hội đào tạo bên ngoài tổ chức;
41
Đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nhất, thời gian và kinh phí dành cho đào tạo & phát triển (ví dụ như đi đầy đủ tất cả các buổi trong khóa đào tạo)
Nhân viên cần thể hiện tính chuyên nghiệp và ứng xử tốt trong suốt khóa đào tạo;
Chia sẻ kiến thức với đồng nghiệp sau khi tham gia các khóa đào tạo.
2- Nhân viên quản lý trực tiếp:
Nhân viên quản lý trực tiếp là người chịu trách nhiệm trong việc phát triển nhân viên của mình quản lý, xác định nhu cầu đào tạo có liên quan đến công việc, đảm bảo nhân viên được tiếp cận các khóa đào tạo chủ chốt và các chương trình phát triển tổ chức tại CCD và tìm những cơ hội đào tạo bên ngoài tổ chức;
Nhân viên quản lý trực tiếp sẽ đảm bảo mọi nhân viên đều được hướng dẫn những vấn đề liên quan đến công việc, các bộ phận trong tổ chức và tham dự chương trình đào tạo định hướng của CCD.
Mỗi năm CCD có thể tiến hành đánh giá thực hiện công việc hàng năm của nhân viên. Nhân viên quản lý trực tiếp sẽ đảm bảo rằng nhân viên của mình thường xuyên nhận được các ý kiến đóng góp và đánh giá sau thời gian thử việc, đánh giá hàng năm, trong đó các nhu cầu đào tạo và phát triển sẽ được xác định và ghi chép lại.
Nhân viên quản lý trực tiếp phải đảm bảo rằng các nhu cầu đào tạo đã được xác định là một phần trong kế hoạch đào tạo của CCD.
Ngay sau khóa tập huấn, nhân viên quản lý trực tiếp sẽ thảo luận nội dung khóa học và thống nhất kế hoạch hoạt động nhằm áp dụng và tổng hợp những kiến thức đã học.
Nhân viên quản lý trực tiếp sẽ đảm bảo công bằng khi có cơ hội đào tạo cho tất cả nhân viên trong nhóm
42
3- Bộ phận nhân sự;
Bộ phận nhân sự sẽ phát triển chương trình hướng dẫn cho tất cả nhân viên mới để họ hiểu về CCD, vị trí và trách nhiệm, phạm vi công việc của mình.
Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị kế hoạch đào tạo hàng năm, kế hoạch này sẽ được cập nhật trong năm;
Bộ phận nhân sự sẽ xác định nguồn lực và các giảng viên đào tạo;
Bộ phận nhân sự sẽ cập nhật thông tin các khóa đào tạo nhân viên đã tham dự và các bản đánh giá chất lượng đào tạo;
Bộ phận nhân sự sẽ đảm bảo công bằng khi có các cơ hội đào tạo cho mọi nhân viên trong tổ chức.
IV. Các phương pháp phát triển nhân viên; 1 - Đạo tạo trong nội bộ tổ chức:
Tập huấn trong nội bộ CCD thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ.
Các cuộc họp/hội thảo chương trình dự án
Chia sẻ kiến thức từ những nhân viên đã tham gia các khóa tập huấn
2 - Phát triển thông qua:
Vừa học vừa làm
Huấn luyện và hướng dẫn từ người khác
Chia sẻ và học hỏi
3 - Các khóa đào tạo bên ngoài do nhân viên tự chi trả:
Thường là những khóa tập huấn ngắn hạn có học bổng do nhân viên xin được trong các lĩnh vực mà họ quan tâm. Các khóa học này không phải lúc nào cũng liên quan đến vị trí hoặc hiệu quả công việc của nhân viên, nhưng có thể mang đến những cơ hội phát triển và cơ hội mở rộng mạng lưới làm việc cho nhân viên.
43
4 - Đào tạo kỹ thuật/chuyên môn:
Thường là những khóa dài hạn liên quan đến phát triển chuyên môn và trình độ của cá nhân và phát triển sự nghiệp lâu dài (ví dụ: học lấy bằng trung cấp; cao đẳng, đại học, thạc sỹ tài chính, ngân hàng).
5 - Ngân sách;
Ngân sách dành cho việc đào tạo và phát triển nhân viên là có hạn, do đó các hoạt động cần dựa trên nhu cầu được xác định rõ ràng và được xem xét đánh giá thường xuyên. Ngân sách tập huấn có thể tìm kiếm tài trợ từ dự án trong và ngoài nước, chủ yếu sẽ lấy từ quỹ phát triển nghiệp vụ.
V. Quy trình đào tạo;
1- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển;
Nhu cầu đào tạo và phát triển thường được thảo luận và thống nhất giữa nhân viên quản lý trực tiếp và các thành viên trong nhóm vào thời điểm sau:
Đánh giá công việc hàng năm
Trong quá trình hướng dẫn cho nhân viên mới và đánh giá sau thời gian thử việc
Trong các buổi thảo luận đánh giá được tổ chức trong suốt năm Bất kỳ khi nào nhân viên thấy có nhu cầu.
Nhân viên quản lý trực tiếp và nhân viên nhân sự sẽ đưa nhu cầu đào tạo đã được thống nhất vào kế hoạch đào tạo và phát triển hàng năm. Việc thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ tùy thuộc vào sự sẵn có của các nguồn lực/ngân sách.
2- Bản đăng ký đào tạo.
Quá trình đào tạo sẽ được nhân viên nhân sự điều phối và đây là bộ phận chịu trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn về đào tạo và phát triển nhân viên. Bản
44
đăng ký tham gia đào tạo phải do nhân viên quản lý trực tiếp của nhân viên đề xuất trước khi gửi tới nhân viên nhân sự và giám đốc để phê duyệt.
Bản đăng ký đào tạo cho các khóa học bên ngoài tổ chức (xem phần phụ lục) cần phải nộp lên ộ bphận nhân sự. Sau đây là thời gian thông báo tối thiểu:
Đối với khóa học dưới 1 tháng: bản đăng ký đào tạo cần được gửi tới nhân viên nhân sự 15 ngày trước khi bắt đầu khóa học;
Đối với khóa đào tạo trên 1 tháng: bản đăng ký đào tạo cần được gửi đến nhân viên nhân sự 2 tháng trước khi bắt đầu khóa học.
Nếu nhân viên tham gia các khóa đào tạo do CCD tổ chức thì không cần gửi bản đăng ký đào tạo.
3- Điều kiện tham gia đào tạo.
Việc giới hạn số ngày đi học bên ngoài tổ chức được đặt ra nhằm đảm bảo duy trì cân đối giữa việc thực hiện công việc và các hoạt động ngoài công việc. Nhân viên có thể tham gia đào tạo tối đa là 15 ngày một năm. Các khóa đào tạo do Quỹ tự tổ chức không bao gồm trong 15 ngày này.
Khi nhân viên có cơ hội tham gia đào tạo dài hơn 15 ngày/năm, những ngày vượt quá phải được CCD duyệt hoặc sẽ được tính vào nghỉ phép năm. Khi xem xét để đi đến nhất trí với những ngày nghỉ phép này, CCD sẽ cân nhắc các yếu tố như tính phù hợp của khóa đào tạo với vị trí của nhân viên, bản chất của khóa học, số ngày nhân viên tham gia đào tạo trong những năm trước và ngân sách có thể có của tổ chức (trong trường hợp tổ chức phải đóng góp).
Khi nhân viên tham dự đào tạo chuyên môn có liên quan trực tiếp đến công việc của họ tại CCD (ví dụ như học để lấy những chứng chỉ về kế toán) thì tổ chức có thể hỗ trợ học phí. CCD sẽ xem xét đơn và nếu được chấp thuận thì CCD sẽ hỗ trợ tối đa 10,000,000 VND trong năm tài chính cho chi phí khóa học tùy theo
45
ngân sách có thể chi trả. Việc chi trả học phí phải dựa trên việc hoàn thành khóa học.
Nhân viên tự xin được học bổng bên ngoài cho các khóa học ngắn hạn cần phải điền vào bản đăng ký đào tạo. Nếu khóa học này không liên quan mật thiết với vị trí của Nhân viên hoặc nếu dự định đi học hơn 15 ngày trong một năm thì nhân viên phải xin nghỉ phép. Nhân viên phải thảo luận việc nộp đơn xin học bổng bên ngoài với nhân viên quản lý trực tiếp.
Nhân viên có thể xin nghỉ không lương để đi học các khóa dài hạn với thời hạn tối đa là 6 tháng. Khi kết thúc thời gian nghỉ không lương, CCD sẽ bố trí nhân viên các vị trí tương tự về bản chất và trách nhiệm. Khả năng CCD tái tuyển dụng một nhân viên sau khi nghỉ dài hạn còn phụ thuộc vào quy mô và bản chất của chương trình và các vị trí sẵn có, tuy nhiên những nhân viên trở lại làm việc luôn được ưu tiên. Nhân viên phải liên hệ với CCD trong vòng hai tháng trước khi họ trở lại làm việc để CCD có thể lên kế hoạch nhân sự phù hợp. Khi nghỉ không lương, nhân viên sẽ nhận được thư ghi rõ các điều kiện của nhân viên nghỉ không lương.
Khi nhân viên đi đào tạo và/hoặc tham dự các hội thảo phát triển chuyên môn được tổ chức vào ngày cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc thì sẽ không được nghỉ bù.
CCD sẽ tạo điều kiện để các nhân viên tham gia học hỏi từ các cơ quan, tổ chức khác cả trong và ngoài nước.
IV. Số liệu thống kê
Bảng 6. Bảng chi phí đào tạo
STT Chỉ tiêu 2019 2020 2021
1 Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ 25.292.700 19.321.260 0
46 Nhận xét:
Do chính sách khuyến khích tự học nên chi phí đầu tư để đào tạo cho nguồn nhân lực còn nhỏ và các khóa học phụ thuộc chủ yếu nhờ sự hỗ trợ từ các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước. Dẫn đến Trung tâm chưa thể xây dựng được định hướng đào tạo chuyên sâu cho nhân viên từng bộ phận, từng vị trí.
Các hoạt động đào tạo cũng chưa có các bài kiểm tra để đánh giá về chất lượng khóa đào tạo và kiến thức nhân viên có thể tiếp thu khiến hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên tại Trung tâm chưa thực sự hiệu quả.