6. Kết cấu của đề tài
2.4.Chúng từ, sổ sách kế toán phải thu khách hàng
17
Kế toán sử dụng các loại chứng từ theo thông tư 200/2014/TT-BTC sau đây để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phải thu khách hàng tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Hà Tiên Kiên Giang - Becamex:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số: 01GTKT4/002)
Mục đích: Ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Cách lập: Lập ngay khi cung cấp hàng hóa dịch vụ, ghi đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn, những dòng không dùng phải gạch chéo từ góc trên trái xuống góc dưới phải. Có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, nếu là Giám đốc thì ký và đóng dấu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị). Hóa đơn có thể lập bằng máy hoặc bằng tay. Hoá đơn bán hàng tại công ty được lập thành 4 liên: liên 1: lưu tại quyển số hoá đơn; liên 2: giao cho người mua hàng; liên 3: lưu nội bộ đóng sổ 131 , liên 4: lưu nội bộ đóng sổ 33311.
- Phiếu xuất kho
Mục đích: Phiếu xuất kho được lập ra nhằm giúp kế toán có thể theo dõi kịp thời, chính xác nhất các nghiệp vụ phát sinh, giúp cho quá trình quản lý dễ dàng hơn. Phiếu xuất kho thể hiện việc xuất hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ ra khỏi kho với mục đích gì? Cho ai? Bao nhiêu? Khi nào?
Cách lập: Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau. Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu (phụ trách cung tiêu) ký và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư… Sau khi vật tư, công cụ, hàng hoá đã được xuất kho thì thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loai, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Đồng thời ký tên và cùng người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ. Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu. Liên 2 sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán. Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.
- Phiếu thu (Số hiệu: 01-TT)
Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
18
Cách lập: Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã nhận đủ số tiền, đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
- Giấy báo có ngân hàng
Mục đích: Giấy báo có là chứng từ được ngân hàng cấp cho khách hàng. Chứng từ này có công dụng thông báo đến khách hàng về giao dịch khi tài khoản biến động. Trên giấy báo có sẽ có chi tiết số tiền biến động cũng như ngày diễn ra. Đây là chứng từ quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Cách lập: Giấy báo có của ngân hàng gửi khách hàng cần phải có chi tiết tên gọi và số hiệu chứng từ. Tên gọi “GIẤY BÁO CÓ” thường được viết in hoa và ở giữa tờ giấy. Số hiệu chứng từ hay còn gọi là số giao dịch sẽ nằm ở góc trên cùng bên tay phải. Ngày tháng năm lập chứng từ giấy báo có là ngày tháng năm giao dịch phát sinh. Nó thường được viết ở chính giữa, ngay dưới tên chứng từ. Định dạng của ngày tháng năm là dd/mm/yyyy. Trên giấy báo có của ngân hàng phải có chi tiết tên và chi nhánh ngân hàng cấp giấy báo có này. Bên cạnh đó, thường thì logo của ngân hàng cũng sẽ xuất hiện ở góc bên trái chứng từ. Dưới logo là tên ngân hàng. Dưới tên ngân hàng là chi nhánh cấp giấy. Tên này cần đầy đủ theo đăng ký kinh doanh của ngân hàng. Tài khoản giao dịch chính là tài khoản của khách hàng, tài khoản ghi có. Trên giấy báo có phải được ghi chính xác số tài khoản này.
2.4.2. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
- Nhật ký chung
Mục đích: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Cách lập:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán. Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái. Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
19
Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ. Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
- Sổ Cái
Mục đích: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Cách lập:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này. Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).
Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Mục đích: Dùng để theo dõi việc thanh toán với người mua theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán.
Cách lập:
Cột A: Ghi ngày, tháng năm kế toán ghi sổ.
20
Cột D: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
Cột 1: Ghi thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán trên hoá đơn mua hàng hoặc các chứng từ liên quan đến việc mua hàng.
Cột 2, 3: Ghi số phát sinh bên Nợ của tài khoản.
Cột 4, 5: Ghi số dư bên Nợ của tài khoản sau từng nghiệp vụ thanh toán.
- Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
Mục đích: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp như: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán dịch vụ. Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.
Cách lập:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
Cột 1: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng.
Cột 2, 3, 4: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ… Trường hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại doanh thu: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ… thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ. Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
2.5. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Hà Tiên Kiên Giang – Becamex Giang – Becamex
2.5.1. Chứng từ thực tế
Trích tài liệu kế toán phải thu của khách hàng phát sinh trong tháng 04/2019 như sau:
Nghiệp vụ 1:
Hóa đơn số 0002281 ngày 01/04/2019: Bán hàng cho Công ty Cổ phần Kinh doanh
& Phát triển Bình Dương, chưa thu tiền. Xuất kho theo phiếu xuất kho số 08 và 09 ngày 01/04/2019 với tổng số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% là 26.700.000đ. Chứng từ gốc liên quan: Hóa đơn số 0002281, Phiếu xuất kho 08, Phiếu xuất kho 09
22
Hình 2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0002281 ngày 01/04/2019
23
Hình 2.2. Phiếu xuất kho số 08 ngày 01/04/2019
24
Hình 2.3. Phiếu xuất kho số 09 ngày 01/04/2019
25
Nghiệp vụ 2:
Chứng từ số 01/LCC/BD (Giấy chi tiết giao dịch) ngày 04/04/2019: Thu tiền bán
hàng Công ty Vật liệu xây dựng Thịnh Phát số tiền 200.000.000đ.
Chứng từ gốc liên quan: Chứng từ số 01/LCC/BD (Giấy chi tiết giao dịch)
Hình 2.4. Giấy chi tiết giao dịch ngày 04/04/2019
26
Nghiệp vụ 3:
Chứng từ số 01/LCC/MP (Giấy chi tiết giao dịch) ngày 05/04/2019: Thu tiền bán
hàng DNTN Thành Phương số tiền 339.863.206đ
Chứng từ gốc liên quan: Chứng từ số 01/LCC/MP (Giấy chi tiết giao dịch)
Hình 2.5. Giấy chi tiết giao dịch ngày 05/04/2019
27
Nghiệp vụ 4:
Hóa đơn số 0002288 (kèm Phiếu giao hàng) ngày 10/04/2019: Bán hàng cho
DNTN Thành Phương, chưa thu tiền. Xuất kho theo phiếu xuất kho số 208 và 209 ngày 10/04/2019 với tổng số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% là 236.510.000đ. Chứng từ gốc liên quan: Hóa đơn số 0002288 (kèm Phiếu giao hàng), Phiếu xuất kho 208, Phiếu xuất kho 209.
Hình 2.6. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0002288 ngày 10/04/2019
28
Hình 2.7. Phiếu giao hàng ngày 10/04/2019
29
Hình 2.8. Phiếu xuất kho số 208 ngày 10/04/2019
30
Hình 2.9. Phiếu xuất kho số 209 ngày 10/04/2019
31
Nghiệp vụ 5:
Phiếu thu số PT0090/19 ngày 13/04/2019: Thu tiền bán hàng Huỳnh Tấn Diên số
tiền 4.760.000đ.
Chứng từ gốc liên quan: Phiếu thu số PT0090/19
Hình 2.10. Phiếu thu số PT0090/19 ngày 13/04/2019
32
Nghiệp vụ 6:
Hóa đơn số 0002297 ngày 15/04/2019: Bán hàng cho Công ty TNHH MTV Vật liệu
xây dựng Thịnh Phát, chưa thu tiền. Xuất kho theo phiếu xuất kho số 376 ngày 15/04/2019 với tổng số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% là 194.300.000đ.
Chứng từ gốc liên quan: Hóa đơn số 0002297, Phiếu xuất kho số 376
Hình 2.11. Hóa đơn số 0002297 ngày 15/04/2019
33
Hình 2.12. Phiếu xuất kho số 376 ngày 15/04/2019
34
2.5.2. Ghi sổ sách
Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ, kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ và sau đó tiến hành ghi vào sổ sách.
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ Cái và sổ chi tiết phải thu khách hàng lần lượt như sau:
2.5.2.1. Sổ Nhật ký chung:
Trích sổ Nhật ký chung năm 2019 (xem hình 2.13) sau đây:
Hình 2.13. Trích sổ Nhật ký chung năm 2019
35
2.5.2.2. Sổ Cái:
Trích sổ Cái tài khoản 131 năm 2019 (xem hình 2.14) sau đây:
Hình 2.14. Trích sổ Cái tài khoản 131 năm 2019
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HÀ TIÊN KIÊN GIANG - BECAMEX Địa chỉ: Đường D1, KCN Mỹ Phước 1, P. Mỹ Phước, TX. Bến Cát, Tỉnh Bình Dương
SỔ CÁI Năm 2019
Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: 131
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
A B C D H 1 2
Số dư đầu kỳ 15.635.089.223
Số phát sinh trong kỳ
01/04/2019 0002281 01/04/2019 Bán thành phẩm xi măng cho Công ty CP Kinh doanh & Phát triển Bình Dương 5112; 33312 26.700.000
04/04/2019 01/LCC/BD 04/04/2019 Thu tiền bán hàng Công ty VLXD Thịnh Phát 11211 200.000.000 05/04/2019 01/LCC/MP 05/04/2019 Thu tiền bán hàng DNTN Thành Phương 11213 339.863.206
… … … … … … …
10/04/2019 0002288 10/04/2019 Bán thành phẩm xi măng và hàng KM không thu tiền cho DNTN Thành Phương 5112; 33311 236.510.000
13/04/2019 PT0090/19 13/04/2019 Thu tiền bán hàng HUỲNH TẤN DIÊN 1111 4.760.000 15/04/2019 0002297 15/04/2019 Bán thành phẩm xi măng và hàng KM không thu tiền cho Công ty VLXD Thịnh Phát 5112; 33311 194.300.000
… … … ... … … …
CỘNG SỐ PHÁT SINH x 7.317.650.228 5.021.233.378
SỐ DƯ CUỐI KỲ x 17.931.506.073
Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
36
2.5.2.3. Sổ chi tiết:
a) Sổ chi tiết tài khoản 1311
Trích sổ chi tiết tài khoản 1311 năm 2019 (xem hình 2.15) sau đây:
Hình 2.15. Trích sổ chi tiết tài khoản 1311 năm 2019
37
b) Sổ chi tiết tài khoản 1312
Trích sổ chi tiết tài khoản 1312 năm 2019 (xem hình 2.16) sau đây:
Hình 2.16. Trích sổ chi tiết tài khoản 1312 năm 2019
38
c) Sổ chi tiết tài khoản 1313
Trích sổ chi tiết tài khoản 1313 năm 2019 (xem hình 2.17) sau đây:
Hình 2.17. Trích sổ chi tiết tài khoản 1313 năm 2019
39
d) Sổ chi tiết tài khoản 1314
Trích sổ chi tiết tài khoản 1314 năm 2019 (xem hình 2.18) sau đây:
Hình 2.18. Trích sổ chi tiết tài khoản 1314 năm 2019
40
2.5.2.4. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131
Trích Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 năm 2019 (xem hình 2.19) sau đây:
Hình 2.19. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 năm 2019
41
2.5.3. Trình bày trên BCTC
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính:
❖Bảng cân đối kế toán :
Phải thu ngắn hạn của khách hàng (Mã số 131) : Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng có thời hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào Tổng số dư nợ chi tiết của tài khoản 131 « Phải thu của khách hàng » mở theo từng khách hàng.
42
Hình 2.20. Bảng cân đối kế toán (trang 1)
Nguồn: Tài liệu công ty (2019)
43
Hình 2.21. Bảng cân đối kế toán (trang 2)
44
Hình 2.22. Bảng cân đối kế toán (trang 3)
45
Hình 2.23. Bảng cân đối kế toán (trang 4)
46
❖ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Hình 2.24. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
47
Hình 2.25. Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
48
❖ Lưu chuyển tiền tệ
Hình 2.26. Lưu chuyển tiền tệ (trang 1)