Mục đích: Để thông báo cho khách hàng chuẩn bị chứng từđể làm thủ tục hải quan, chuẩn bị kho bãi, tài chính để lấy hàng về kho riêng.
Đại lý hãng tàu sẽ giao lệnh giao hàng (D/O), sau khi khách hàng thanh toán phí (Local charges). Các khoản phí này sẽ được thông báo cụ thể trên giấy báo hàng đến. Một số không hiển thị thì người nhập khẩu (khách hàng) sẽ phải liên hệ với đại lý hãng tàu yêu cầu gửi (Debit note).
Định nghĩa về phí Local Charge:
+ Local charges là phí địa phương được trả tại cảng dỡ hàng và cảng xếp hàng. Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thưởng thu thêm 1 khoảng Local Charges. Một lô hàng thì phí này cả shipper và consignee đều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
+ Hãng tàu tại nước ngoài kinh doanh hoạt động vận tải đường biển tại Việt Nam, không những mở văn phòng chi nhánh, đại lý mà còn ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng. Việc thuê kho bãi này sẽ phát sinh các phí khác đi kèm liên quan đến việc sử dụng trang thiết bị của cảng. Để bù vào khoản chi phí này buộc các hãng tàu phải thu của khách hàng khi giao D/O cho người nhập khẩu.
+ Phí Local charges bao gồm: THC, Cleaning Fee, CIC, D/O và DEM (nếu bị lưu container).
Cụ thể:
- Phí chứng từ D/O: phí này được tính theo một lô hàng.
- Phí THC (Terminal Handling Charge): phí làm hàng tại đầu cầu cảng như xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu… phí THC tính theo từng đầu container và thường đi kèm với tỉ giá USD.
- Phí CIC: phí phụ trội cân bằng vỏ hoặc chuyển vỏ rỗng, thường tính theo từng đầu container.
22
Khách hàng (công ty nhập khẩu) ủy thác hay thuê các công ty giao nhận fwd để họđứng ra làm thủ tục nhập hàng: đi lấy lệnh, cược vỏ container, mở tờ khai hải quan, đổi phiếu giao nhận cont dưới cảng (phiếu EIR).
Trước đây một số hãng tàu để lấy lệnh giao hàng trên hãng tàu, người nhập khẩu phải mang bộ chứng từ gồm vận đơn, giấy giới thiệu của người nhập khẩu, tiền làm hàng (đóng phí Local charge) lên hãng tàu nộp hồ sơ vào quầy bộ phận hàng nhập khi được gọi đến tên thì vào giao dịch, tuy nhiên hiện tại một số hãng tàu lớn (Marsk, Hapoloy, Hungay, SITC, KMTC) đã sử dụng lệnh giao hàng điện tử EDO khi đó khách hàng không phải mang chứng từ lên hãng tàu đóng phí Local Charge để lấy D/O. Hãng tàu sẽ gửi một form cho khách hàng để đăng kí email lấy lệnh điện tử. Bộ phận chứng từ của công ty fwd đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra các phí làm hàng và ứng tiền cho nhân viên đi lấy lệnh hiện trường làm debit.