Công ty FWD được người nhập khẩu thuê làm thủ tục nhập hàng sẽ chuẩn bị các chứng từđể lên hãng tàu lấy D/O và cược vỏ container.
a) Lấy lệnh giao hàng
Để lấy lệnh giao hàng D/O cần chuẩn bị những chứng từ sau: - Giấy giới thiệu (có đóng dấu công ty nhập khẩu )
- Bill (House bill)
- Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân photo Và tiền làm hàng ứng trước:
- Thanh toán phí local charges (sau đó lên hóa đơn cho người nhập khẩu) - Tiền cược vỏ container để làm thủ tục cược vỏ
- Tiền đóng phí sử dụng tiện ích công trình cảng biển - Tiền nâng hạ container tại cảng
- Tiền ký hải quan giám sát kho bãi dưới cảng
Các thao tác tại quầy lấy lệnh: Tại hãng tàu nhân viên đi lấy lệnh đặt chứng từ vào quầy hàng nhập khi gọi đến tên thì vào đóng phí Local charge, lên hóa đơn cho khách hàng của mình. Tùy vào tập quán của từng hãng tàu, kế toán sẽ thu tiền trực tiếp
23
ở quầy hoặc 1 số hãng tàu khác sẽ yêu cầu khách hàng xuống ngân hàng để chuyển tiền. Về việc phát hành hóa đơn, một số hãng tàu phát hành hóa đơn ngay cho khách hàng, một số khác đưa cho khách hàng phiếu tạm thu và hẹn lần sau lên lấy.
Hãng tàu sẽ phát hành lệnh giao hàng cho khách sẽ có 2 liên và đóng dấu của đại lý hãng tàu. Lệnh giao hàng có giá trị sử dụng 3 ngày kể từ ngày phát hành trong trường hợp doanh nghiệp hay khách hàng chưa kịp mang lệnh giao hàng xuống cảng để đổi phiếu EIR thì sẽ hết hạn và phải mang D/O lên hãng tàu xin gia hạn (thường là 1 ngày và phải trả thêm phí gia hạn).
Lệnh giao hàng có 2 bản:
- Một bản nộp cho hải quan chi cục + bộ hồ sơ để hoàn tất việc thông quan tờ khai
- Tờ còn lại được mang xuống cảng đểđổi phiếu EIR
Sau khi lấy được lệnh giao hàng D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên lệnh giao hàng xem đã chính xác chưa.
b) Cược vỏ container
Sau khi lấy lệnh giao hàng nhân viên lấy lệnh hiện trường chuyển sang quầy cược vỏ. Điền tất cả các thông tin trên phiếu cướcau đó đóng tiền cược và lấy phiếu tạm thu. Phiếu cược của một số hãng tàu có 4 liên bên ngoài màu trắng bên trong màu hồng, mau xanh, màu vàng. Các thông tin trên phiếu cược gồm một số thông tin như: số tàu, số chuyến, tên người nhập khẩu, kiểu container, loại container, số chì…
Mỗi hãng tàu đều có mức cược vỏ khác nhau tùy thuộc vào loại vỏ A, B, C. + Vỏ loại A: là loại vỏ mới, hạn sử dụng 3 năm kể từ ngày sản xuất, phục vụ mặt hàng điện tử, may mặc.
+ Vỏ loại B: sử dụng cho hàng bách hóa.
+ Vỏ loại C: là loại vỏ cũ, dùng chủ yếu cho hàng thiết bị máy móc. + Container 20DC có mức cược từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng + Container 40HC có mức cược từ 6 triệu đồng đến 10 triệu đồng
24
Hãng tàu sẽ giữ lại liên cược màu trắng bên ngoài để lưu và đối chiếu, 3 liên còn lại sẽ gửi cho khách hàng, trong đó:
+ Liên thứ nhất (liên vàng): khách hàng cầm mang xuống cảng để đổi phiếu E (phiếu giao nhận cont)
+ Liên thứ hai (liên xanh): đưa cho lái xe để làm thủ tục hạ vỏ rỗng
+ Liên thứ ba (liên hồng): được sử dụng mang lên hãng tàu lấy lại tiền cược