và khai báo từ
❖ Thủ tục hóa các bước kiểm tra, kiểm soát chuẩn bị bộ chứng từ:
✔ Chuẩn bị bộ chứng từ :
Kiểm tra kỹ lưỡng ngay khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng. Chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp quy liên quan và các biểu mẫu làm chứng từ hàng hóa. Vào sổ theo dõi làm hồ sơ.
✔ Làm chứng từ :
Kiểm tra chi tiết các chứng từ liên quan, thiếu báo cáo trưởng phòng và yêu cầu người ủy thác nhập khẩu bổ sung.
Khai báo tất cả các mẫu trên máy tính như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói. In tờ khai và phụ lục tờ khai, sao chụp tất cả chứng từ và soạn thảo thành công văn cần thiết.
Sau đó gửi bộ chứng từ cho trưởng phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và chỉnh sữa nếu có sai sót. Gửi bộ chứng từ cho khách hàng kiểm tra và đóng dấu.
❖ Hạn chế lỗi trong lập tờ khai và khai báo từ xa :
Công ty nên tổ chức hướng dẫn sự dụng phần mềm khai báo khi thay đổi, cách khắc phục lỗi khi chạy phần mềm có thể gọi nhân viên IT, liên hệ với doanh nghiệp cung cấp phần mềm.
Để tránh sai sót trong áp mã thuế cần mua bổ sung và thay thế hàng năm cuốn Biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng áp mã cho hàng hóa. Cập nhật tỷ giá hàng ngày và viết lên bảng thông báo trong công ty.
Trưởng phòng xuất nhập khẩu hỗ trợ trong việc dịch tên hàng hóa ra tiếng Việt và áp mã thuế đối với hàng hóa lạ lẫm, phức tạp.
Tránh lúng túng mất thời gian mỗi khi thay đổi phần mềm, kiểm soát chặt chẽ quá trình soạn thảo lập bộ chứng từ tránh gây nhằm lẫn, sai sót. Lưu giữ hồ sơ để dễ kiểm tra, thống kê sau này.