5. Bố cục bài kiến tập
2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát
2.2.1 Bố trí mặt bằng
Địa chỉ : 176A Đường ĐT 743A, Khu Phố Đông An, Phường Tân Đông Hiệp, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương.
Diện tích: 50m2
Bố trí phòng làm việc theo quy trình làm việc, ngồi chung với nhau để hỗ trợ nhau
Tổng giám đốc có một phòng riêng
Bàn làm việc: có 4 vị trí và bố trí bàn theo từng bộ phận - Bàn cho giám đốc
- Bàn dành cho nhân viên nhân sự (bàn dài) - Bàn Kế toán viên
- Bàn nhân viên điều hành _kỹ thuật
Nguồn: Phòng Nhân sự Công Ty Hiệp Thành Tấn Phát (2019).
2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực
Bố trí nguồn nhân lực tại công ty chia làm 5 bộ phận
Phát triển dự án: Chị Hân (Giám đốc ) có nhiệm vụ tìm dự án mới về gia tăng hệ thống phòng cho công ty, phát triển dự án, gặp đối tác, thương lượng, bàn bạc tìm thương vụ mới một cách tốt nhất, đảm bảo lợi nhuận cao nhất, lên kế hoạch, kêu gọi vốn đầu tư phát triển thương vụ. Tìm kiếm nhiều thương vụ mới về gia tăng hệ thống sản xuất cho công ty.
Kỹ thuật và điều hành :Anh Đạt Và Anh Vũ chịu trách nhiệm xử lý kỹ thuật trước khi tiến hành sản xuất sản phẩm thiết bị.
Tài chính kế toán :quản lý tài chính và dòng tiền do chị Hà đảm nhiệm, báo cáo thu chi, lợi nhuận, doanh thu, chi phí để ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh và đưa ra phương hướng giải quyết tốt nhất để phát triển công ty mạnh mẽ hơn.
Dịch vụ khách hàng: thực hiện các công việc hồ sơ, hỗ trợ khách hàng ,hợp đồng, thông tin sản phẩm, chính sách, xử lý thắc mắc khiếu nại và chăm sóc khách hàng, bao gồm xử lý sự cố, kỹ thuật, do anh Thái đảm nhiệm nằm trong bộ phần phòng giải quyết sự cố và khắc phục kỹ thuật
Nhân sự: đảm bảo nguồn lực ổn định, và công tác tuyển dụng, gắng kết mọi thành viên trong công ty do anh Thiện và chị Nhi đảm nhiệm.
2.2.3 Mô tả quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng của công ty gồm có 6 bước:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự
Nguồn:Phòng Nhân sự Công Ty Hiệp Thành Tấn Phát (2019)
16
Bước 1: Thông báo tuyển dụng Bước 2: Tổ chức nhận hồ sơ
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng
Bước 4: Tiếp nhận và phỏng vấn
Bước 5: Thử việc
Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Phòng nhân sự sẽ thông báo về việc tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như đăng trên báo, website, trung tâm giới thiệu việc làm và các kênh thông tin và phải đảm bảo một số thông tin về vị trí làm việc, các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển và nơi nộp hồ sơ.
Bước 2: Tổ chức nhận hồ sơ
Cán bộ nhân sự thu thập hồ sơ xin việc của các ứng viên. Hồ sơ xin việc của các ứng viên có thể nộp trực tiếp hoặc qua e-mail.
Hồ sơ xin việc tối thiểu bao gồm:
Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch viết tay nêu rõ quá trình làm việc
Bản sao các bằng cấp liên quan, CMND, giấy khai sinh (công
chứng)
2 ảnh 4*6 (ảnh chụp gần nhất)
Giấy chứng nhận sức khỏe do bác sĩ của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.
Tuỳ vào từng vị trí chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những loại tài liệu cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng
Phòng Tổ chức Hành chính lập kế hoạch tuyển dụng lao động căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch được giao; số lượng lao động nghỉ hưu, lao động cần thay thế trong năm của các đơn vị trên cơ sở định biên lao động đã được phê duyệt.
Trình kế hoạch tuyển dụng cho Giám đốc Công ty phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng bao gồm: Số lao động cần tuyển, yêu cầu tiêu chuẩn đối với từng vị trí công việc cần tuyển, thời gian, địa điểm và nguồn tuyển dụng.
Bảng 2.1: Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm 2018 STT PHÒNG SỐ LƯỢNG NGHIỆP VỤ TRÌNH ĐỘ Ghi chú Đại học Cao đẳng Ngoại ngữ Vi tính 1 Nhân sự 3 Quản trị kinh doanh X X Toiec 500 B Tiêu chuẩn
Giỏi nghiệp vụ, có kinh nghiệm Sử dụng thành thạo vi tính
Nguồn:Phòng kế toán Công Ty Hiệp Thành Tấn Phát (2019)
Qua bảng 2.1 Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự nêu trên chỉ là một bảng kế hoạch chung chung vì thiếu thông tin một cách trầm trọng. Bảng kế hoạch không đề cập đến các vấn đề sau:
Vị trí chức danh tuyển dụng
Giới tính
Thời điểm đăng tuyển
Thời hạn tuyển dụng
Phương tiện tuyển dụng
Kinh phí tuyển dụng
Các tiêu chuẩn tuyển dụng quá sơ sài
Bước 4: Tiếp nhận và phỏng vấn
Vẫn là ưu tiên cho các nhân viên khác trong công ty, ưu tiên các mối quan hệ sẵn có để tuyển, nếu không đáp ứng được nhu cầu công việc thì công ty mới tiến hành thông báo tuyển dụng qua bên ngoài qua báo Tuổi trẻ hay Người lao động hoặc các trung tâm giới thiệu việc làm.
Phòng nhân sự xem xét hồ sơ dự tuyển, chọn ra những hồ sơ tốt nhất có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc đề ra và thông báo ngày, giờ cho ứng viên tới phỏng vấn.
Thông qua đơn dự tuyển của ứng viên, phỏng vấn viên sẽ tiến hành:
Chuẩn bị:
Gửi thông tin về thời gian, địa điểm và yêu cầu chung đến các ứng viên đến phỏng vấn.
Nguồn lực: nhân sự phỏng vấn, tài liệu liên quan, bản ghi nhận thông tin, bản đánh giá ứng viên.
Chuẩn bị bản tiêu chuẩn phác họa ứng viên mẫu và mô tả chi tiết thông tin đến ứng viên
Phỏng vấn
Thẩm tra và bổ sung thông tin trong hồ sơ dự tuyển.
Phỏng vấn tìm hiểu về thái độ, kiến thức, kỹ năng, tố chức, tính cách, định hướng mong muốn, nhu cầu.
Thu thập thông tin về lý lịch: Tình trạng gia đình, đào tạo, tình hình kinh tế hiện tại.
Hiểu biết về công ty.
Các thông tin về sự hợp tác, gắn bó lâu dài.
Nếu thấy ứng viên đạt được các tiêu chuẩn của công việc công ty sẽ tiến hành cho họ thử việc.
Bước 5: Thử việc
Nếu ứng viên dự tuyển là người được người thân trong công ty giới thiệu vào làm thì quá trình thử việc được bỏ qua. Còn lại nhân viên được tuyển sẽ thử việc trong vòng một tháng. Trong một tháng đó, thông qua việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của ứng viên, Phòng TCNS và phòng ban liên quan sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức. Đôi khi quá trình thử việc chỉ diễn ra trong vòng nữa tháng, thậm chí
là một tuần nếu xét thấy nhân viên đó không làm được việc là lãnh đạo công ty đã quyết định loại ngay. Sau đó công ty sẽ rà soát lại hồ sơ cũ của các ứng viên khác và tiến hành tuyển dụng lại.
Bước 6: Tuyển dụng chính thức
Sau thời gian thử việc, công ty sẽ có câu trả lời chính thức tiếp nhận nhân viên mới. Họ sẽ được trưởng các bộ phận hay công ty sẽ cử người chuyên trách hướng dẫn họ hòa nhập hoàn thành với môi trường làm việc của công ty.
Phòng TCNS sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động và các thủ tục khác về BHXH, BHYT, ... với nhân viên mới.
CHƯƠNG 3. TỔNG KẾT 3.1 Nhận xét chung doanh nghiệp, bộ phận nhân sự
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh ngày một gay gắt mà đặt biệt là đối với lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát thì sự đồi hỏi cao và chất lượng cũng như uy tính phải được đặt lên hang đầu. Vì vậy công ty phải có những chiến lược nhằm đáp ứng phong phú và đa dạng của thị trường, trong đó đội ngũ lao động là mối quan tâm hàng đầu và là chìa khóa trong hoạt động kinh doanh.
Chính vì vậy công ty nên chú trọng hơn nữa việc quản trị nguồn nhân lực bao gồm việc khuyến khích, động viên nhân viên, quan sát chặc chẽ và nắm rõ mọi hành động, diễn biến cũng như tình hình nhân sự trong công ty.
Ngoài ra công ty còn phải nâng cao công nghệ, tăng hiệu quả lao động. Công ty cần chú ý nâng cao cả nhận thức, kiến thức và kỹ năng nhân viên nhằm nâng cao khả năng thích nghi với những công việc mới cùng mức đòi hỏi cao hơn trong thời gian sắp đến.
3.2 Nhận xét công tác tổ chức bộ phận nhân sự
Ưu điểm:
Hình thức tuyển dụng mà công ty áp dụng là các bài thi thực tế, phỏng vấn trực tiếp. Đó là hình thức đã được doanh nghiệp trong nước và liên doanh nước ngoài áp dụng vì nó vừa mang tính khách quan, vừa mang tính khoa học.
Nhân viên là những người thân và quen biết với lãnh đạo công ty nên mức độ trung thành và làm việc lâu dài với công ty là một lợi thế. Vì thế quá trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, không mất thời gian mà lại tuyển được người thân tín, độ tin cậy cao
Thực tế cho thấy, việc tuyển dụng tại công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát không được xây dựng hoàn chỉnh, hay nói công ty không có quy trình tuyển dụng cụ thể như sau:
Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên không được công ty chú trọng quan tâm. Thể hiện ở việc ỷ y vào việc nhân viên là những người thân tín nên việc nhân viên nghỉ việc hầu như không xảy ra.
Quá phụ thuộc vào các mối quan hệ để tiến hành tuyển dụng nhân viên. Nguồn tuyển dụng của công ty chủ yếu đến từ bên ngoài nhưng họ lại là những người do lãnh đạo chủ chốt trong công ty giới thiệu vì thế quá trình tuyển dụng được đặt cách qua nhiều bước, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty sau này.
Quy trình tuyển dụng nhân sự thật sự chưa được áp dụng tại công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát. Thực tế quy trình tuyển dụng nhân sự có ý nghĩ rất lớn đối với chất lượng lao động của các bộ phận sau này của công ty. Thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ giảm bớt thời gian, cho phí đào tạo sau này, là điều kiện đầu tiên để nâng cao chất lượng, khả năng hòa nhập, đảm bảo cho đội ngũ nhân sự ổn định. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự rất quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với sự thành bại của công ty. Phần lớn công ty ưu tiên cho con em cán bộ trong công ty, đôi khi người được giới thiệu chưa được đào tạo có bài bản và chuyên sâu. Công ty cần có hình thức tuyển chọn công khai để tất cả mọi người đều tham gia thi tuyển và đạt được sự công bằng cho tất cả mọi người.
Chiến lược phát triển con người chưa được quan tâm đúng mức, chính sách tuyển dụng đào tạo mới chỉ đáp ứng nhu cầu bức thiết trước mắt, chưa được quy hoạch và đầu tư tương xứng với yêu cầu phát triển lâu dài.
3.3 Bài học kinh nghiệm3.3.1 Kiến thức : 3.3.1 Kiến thức :
Việc có cơ hội tiếp xúc và tiếp cận thực tế về công ty cũng như bộ phận kiến tập giúp tôi có thêm nhiều kinh nghiệm có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực mình đã
được tiếp cận, hiểu được khái quát phần nào hoạt động nhân sự của công ty, học hỏi thực tế những bài học và hoạt động chính trong một quá trình tuyển dụng và đào tạo của doanh nghiệp,... Hiểu rõ nhiệm vụ vị trí các phòng ban khác nhau và có cái nhìn tổng quan hơn.
3.3.2 Kỹ Năng
Mỗi công việc được giao bên trên đã mang lại cho tôi khá nhiều kiến thức, đặc biệt là các kỹ năng cần thiết để giải quyết một số công việc khi đi làm thực tế. Sau đây, là các kỹ năng mà bản thân tôi thấy mình đã tích lũy được trong quá trình kiến tập:
- Biết và hiểu rõ hơn về công việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực - Tạo mối quan hệ tốt với mọi người
- Kỹ năng đội nhóm, làm việc theo nhóm
- Kỹ năng đảm nhiệm và phân chia công việc cho các phòng ban khác.
3.3.3 Kinh nghiệm
Thái độ là nhân tố quan trọng, tác động đến hiệu quả và năng suất làm việc, chính vì thế nhà tuyển dụng thường đánh giá năng lực của nhân viên thông qua thái độ đôi khi còn nhiều hơn cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng của họ. Vì vậy trong khi thực tập, tôi luôn luôn chú trọng đến thái độ của mình khi làm việc, chẳng hạn:
Tập thói quen hòa đồng, vui vẻ khi làm việc cùng với các anh, chị trong phòng. Khi có ai cần giúp đỡ, cứ sẵn lòng làm chứ không được ra vẻ khó chịu, cằn nhằn.
Luôn lắng nghe khi được các anh, chị hướng dẫn thực hiện công việc, cái gì không hiểu thì hỏi liền ngay lập tức, tránh để khi làm việc có sai sót xảy ra.
Luôn nỗ lực tìm hiểu vấn để, quy trình làm việc, không phải cái gì cũng hỏi mà chỉ hỏi khi thật sự cần thiết, tránh làm phiền đến công việc của các anh, chị.
Chính những thói quen tập dần như vậy sẽ tác động tích cực đến suy nghĩ sau này khi làm việc, và một khi thành thói quen, nó sẽ cho tôi dễ dàng hòa đồng cũng như bắt nhịp tốt với môi trường làm việc sau này.
KẾT LUẬN
Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực nên những năm gần đây, Công Ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát đã quan tâm nhiều hơn tới công tác tuyển dụng nhân lực song công tác này vẫn chưa thực sự hiệu quả. Theo em Công ty cần phải lập kế hoạch rõ ràng trước khi tuyển dụng. Xây dựng bảng mô tả công tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc để nhân viên cũ và nhân viên mới của công ty đều nắm bắt được những điều kiện cần và đủ để thực hiện công việc của mình. Ngoài ra trong trường hợp ứng viên được tuyển không hoàn thành tốt công việc được giao, công ty sẽ căn cứ vào bảng mô tả công việc để giải thích rõ lý do họ không đủ điều kiện để được tuyển dụng sau giai đoạn thử việc. Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực trong tương lai, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần.
Vì thời gian kiến tập và viết báo cáo chỉ gói gọn trong vòng 1 tuần, cho nên nội dung của bài báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Nếu có thời gian nhiều hơn, tôi sẽ cố gắng tập trung chi tiết hơn nữa vào phần quy trình công việc và đưa ra các hướng xử lý, cải thiện các quy trình công việc một cách hiệu quả hơn.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ, hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngọc Hân và Ban giám, cán bộ nhân viên Công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát đã giúp tôi hoàn thành tốt bài báo cáo này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Giang Di Linh (2018). Nhân lực yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững. Tạp chí Zing.vn. Nguồn:https://news.zing.vn/nhan-luc-yeu-to-then-chot-cho-su-phat-trien-ben-vung- post879921.html, Truy cập lúc 21h53 ngày 22/09/2019.
[2] Trần Kim Dung (2013). Quản trị nguồn nhân lực. Nhà xuất bản Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
[3] Phòng kế toán (2019). Nội dung bài viết. Công Ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát [4] Phòng nhân sự (2019) . Nội dung bài viết. Công ty TNHH Hiệp Thành Tấn Phát.