Hiện nay trong thời đại công nghệ thông tin phát triển việc ra đời những sản phẩm về phần mềm kế toán đem lại nhiều thuận lợi dễ dàng hơn cho công việc kế toán. Bên cạnh đó việc thực hiện tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo tuân thủ theo các chuẩn mực, nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế toán, phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. Hơn nữa, phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của cán bộ kế toán, tính tự động hoá, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả.
Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán cần phải nắm được các yếu tố sau:
Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ đơn vị đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái. Do đó, đơn vị có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.
Phải thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn đơn vị.
Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là
nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của đơn vị.
Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như: bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số BCTC và báo cáo quyêt toán cũng có thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
Cuối cùng, cần phải ch ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tác giữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong đơn vị.
Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.
Tóm lại, Chương 1 của luận văn đã tập trung nghiên cứu lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại xã như: khái niệm, đặc điểm, nội dung cũng như các loại chứng từ, tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán có liên quan. Trên cơ sở lý luận đã hệ thống, tác giả đi vào phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán và đưa ra những đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán trên địa bàn phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội trong