Hồ sơ kiểm toán: chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính. Có mục đích làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán; đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán và làm thông tin cho việc lập kế hoạch của cuộc kiểm toán năm sau. Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán năm còn được các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán sử dụng để giảm thiểu những bằng chứng cần thu thập (do đã thu thập từ năm trước), lược bớt những thủ tục đã thực hiện từ năm trước mà năm nay không cần thực hiện lại, tiết kiệm chi phí cho cuộc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán năm của AASC bao gồm ba phần chính: Phần thông tin về cuộc kiểm toán; Phần tổng hợp hồ sơ; Phần kiểm tra khoản mục chi tiết.
Sơ đồ 2.5: Kết cấu hồ sơ kiểm toán năm
Nguồn: Phòng KSCL & Đào tạo Công ty Phần thông tin chung về cuộc kiểm toán bao gồm:
-Thông tin khách hàng: Bao gồm tất cả những thông tin về khách hàng mà kiểm toán viên hoặc trợ lý kiểm toán thu thập được phục vụ cho cuộc kiểm toán.
-Thông tin về nhân sự tham gia cuộc kiểm toán: Bao gồm tên, ký hiệu viết tắt… Hồ sơ kiểm toán: bao gồm loại hồ sơ, ngày lưu…
Phần tổng hợp hồ sơ
Phần tổng hợp hồ sơ của AASC bao gồm phần hồ sơ quản trị có liên quan đến khách hàng. Phần hồ sơ này được đánh tham chiếu theo số thứ tự và chi tiết riêng cho từng loại tài liệu trong hồ sơ đó.
THÔNG TIN CHUNG VỀ CUỘC KIỂM TOÁN
PHẦN TỔNG HỢP HỒ SƠ
PHẦN KIỂM TRA KHOẢN MỤC CHI TIẾT
THÔNG TIN KHÁCH HÀNG NHÂN SỰ THAM GIA CUỘC KIỂM TOÁN
HỒ SƠ KIỂM TOÁN
HỒ SƠ QUẢN TRỊ
Bảng 2.6: Kết cấu hồ sơ quản trị phần tổng hợp hồ sơ
Nội dung Tham chiếu Tham chiếu chi tiết
BCTC và BCKT đã phát hành 1 1.01 – 1.03
Các báo cáo dự thảo 2 2.01 – 2.03a
Hoàn tất và soát xét 3 3.01 – 3.08, 3a, 3c
Dự thảo lập kế hoạch và kiểm soát 4 4.01 – 4.07
Tìm hiểu về khách hàng 5 5.01 – 5.06
Các vấn đề khác 6 6.01 – 6.06
Tài liệu trao đổi với khách hàng 7 7.01 – 7.03
Nguồn: Phòng KSCL & Đào tạo Công ty
Phần tổng hợp hồ sơ được tách riêng với phần thông tin chung và được đánh tham số theo số thứ tự từ 1 đến 7, chi tiết theo từng tài liệu nhỏ trong mỗi mục. Ví dụ: 3.x là tài liệu của phần Hoàn tất và soát xét và nằm ở vị trí thứ x (với x viết theo hai chữ số: 01, 02, 03…)
Phần kiểm tra khoản mục chi tiết
Phần kiểm tra khoản mục chi tiết được ký hiệu bằng các chữ cái in hoa từ A đến K và được sắp xếp theo chu trình. Tham chiếu chi tiết cấp 1 (còn được gọi là tham chiếu khoản mục) được đánh theo thứ tự từ 1 đến 6 (chi tiết xem tại Phụ lục 1: Kết cấu chi tiết hồ sơ kiểm toán phần kiểm tra các khoản mục). Tham chiếu theo cấp 2 (còn được gọi là tham chiếu công việc) được đánh theo thứ tự từ 1 đến 8 với các nội dung cố định để thống nhất chung về giấy tờ làm việc trong toàn Công ty.