Bước 1: Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp gửi báo giá.
Bước 2: Sau khi nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng, nhân viên bán hàng tiến hành lập và gửi báo giá cho khách hàng.
Bước 3-4: Khách hàng nhận báo giá của doanh nghiệp, tiến hành lập Đơn đặt hàng và chuyển cho nhân viên bán hàng.
Bước 5: Nhân viên bán hàng nhận Đơn đặt hàng và chuyển cho kế toán kho.
Bước 6: Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ nhân viên bán hàng, kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
Bước 7: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng, sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng.
Bước 8: Nhân viên bán hàng nhận hàng từ thủ kho, tiến hành lập Hóa đơn bán hàng và chuyển hàng cho khách hàng.
Bước 9-10: Khách hàng nhận hàng và Hóa đơn từ nhân viên bán hàng và làm thủ tục thanh toán:
Trường hợp 1: Khách hàng chưa thanh toán => chuyển sang bước 11. Trường hợp 2: Khách hàng thanh toán ngay => chuyển sang bước 12.
Bước 11: Kế toán công nợ ghi sổ công nợ.
Bước 12: Nhân viên bán hàng nhận tiền từ khách hàng và chuyển cho kế toán bán hàng.
Bước 13: Kế toán bán hàng lập Phiếu thu và chuyển tiền cùng Phiếu thu cho thủ quỹ.
Bước 14: Thủ quỹ nhận Phiếu thu, thu tiền và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển Phiếu thu cho kế toán tiền gửi.
2.3.5 Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế toán bán hàng