Trong gi i h n cho phép c a đ tài, sau đây tác gi xin trình bày ph n xây d ng h th ng ki m soát cho m t s phòng ban quan tr ng trong m t công ty B S.
i v i công ty B S phòng d án, phòng đ n bù, phòng k toán là ba b ph n r t quan tr ng, còn l i các phòng ban khác tùy thu c vào tình hình th c t c a m i doanh nghi p mà công ty có th xây d ng quy trình, th t c sao cho phù h p, g n v i m c tiêu c a đ n v .
3.1.2.1 B ph n d án
ây là m t giai đo n r t quan tr ng trong quá trình ho t đ ng c a b t k công ty B S nào. T vi c xác đnh đa đi m xin d án đ n l p d án đ u t .
M c tiêu: Xin phê duy t và l p d án đ u t , theo dõi d án th c hi n t lúc b t đ u đ n khi d án hoàn thành v i đ y đ các yêu c u v ch t l ng, an toàn nhi u m t, không lãng phí ngân sách đ u t và đúng ti n đ k ho ch đã đ ra.
ánh giá r i ro: R i ro c a giai đo n này là ch u tác đ ng r t nhi u t vi c thay đ i chính sách c a Nhà n c trong công tác qu n lý đ t đai d n đ n kéo dài th i gian l p d án làm t ng chi phí c a doanh nghi p.
M t r i ro khác xu t phát t n ng l c c a cán b l p và qu n lý d án d n đ n tính toán sai tính kh thi c a d án c ng nh hi u qu kinh t c a d án làm thi t
h i đ n l i ích kinh t c a công ty.
Nh m h n ch t i đa r i ro cho phòng d án trong công ty B S, h th ng ki m soát nên xây d ng m t quy trình l p d án đ u t c th .
Quy trình l p và qu n lý d án đ qu n lý m t cách hi u qu d án đ u t , nhà qu n tr nên thi t l p ra quy trình l p và qu n lý d án. Trong quy trình th hi n rõ các b c đ l p và qu n lý m t d án đ u t , các th t c c n thi t và trách nhi m c a t ng cá nhân trong quy trình. Khi chu n b th c hi n m t d án đ u t s c n c vào quy trình đã đ c thi t l p đ th c hi n. Rút ng n th i gian, nâng cao hi u qu d án.
Ho t đ ng ki m soát: Xác đnh rõ m c tiêu c a t ng d án và xây d ng chi n l c c th cho t ng d án, t ng giai đo n nh m đ t đ c m c tiêu.
Giám sát và ki m tra đnh k đ b o đ m r ng d án luôn n m trong m c tiêu ban đ u đã đ ra
M i ho t đ ng ki m soát nh m vào m c tiêu c a d án đ ng th i ki m soát hoàn thành d án theo đúng ti n đ , kinh phí, và mong đ i c a khách hàng.
Thông th ng đ ki m soát ho t đ ng c a toàn công ty, ban giám đ c ph i thi t l p các th t c đ ki m soát nh phê duy t, báo cáo b t th ng, b t kiêm nhi m, ki m tra và đ i chi u… các th t c trên nên đ c ban lãnh đ o ban hành b ng v n b n đ th c thi ho t đ ng ki m soát.
Ph i có ban chuyên môn trong ban ki m soát đ th m đnh nh ng ch tiêu c a d án tr c khi th c hi n d án.
3.1.2.2 B ph n đ n bù
M c tiêu: n bù theo di n tích d án đã đ c c p chính quy n phê duy t v i chi phí h p lý nh t, th i gian ng n nh t đ d án th c hi n nhanh nh t.
R i ro: trong quá trình th c hi n m c tiêu trên c a phòng đ n bù có r t nhi u r i ro làm nh h ng đ n vi c đ t đ c m c tiêu trên.
R i ro l n nh t là vi c thông đ ng gi a cán b đ n bù v i ch đ t nh m nâng giá đ n bù làm thi t h i đ n l i ích kinh t c a công ty. Thông th ng cán b đ n bù là ng i đ i di n doanh nghi p ti p xúc tr c ti p v i ch đ t, th ng l ng giá
c đ n bù sao cho th a đáng v i ng i dân và có l i nh t cho công ty. R i ro này xu t phát t đ o đ c và tính trung th c c a nhân viên.
R i ro ti p theo là s thay đ i chính sách qu n lý đ t đai c a Nhà n c, các lu t đ nh làm kéo dài th i gian đ n bù, t ng chi phí đ n bù vì thông th ng đ t là lo i hàng hóa đ c bi t giá luôn t ng cao so v i th i gian.
K đ n là r i ro trong th t c pháp lý, th t c pháp lý đ n bù, chuy n nh ng c a Vi t Nam hi n nay là r t ph c t p. N u cán b đ n bù trong quá trình th c hi n nhi m v không n m rõ th t c ho c không c p nh t s d n đ n thi t h i kinh t r t l n đ i v i doanh nghi p.
Quy trình, th t c: đ ki m soát t i đa nh ng r i ro trên h th ng ki m soát doanh nghi p ph i xây d ng m t quy trình c th , th hi n các b c th c hi n rõ ràng, minh b ch, các th t c c n thi t (có c p nh t th ng xuyên theo s thay đ i chính sách c a Nhà n c).
M t v n đ quan tr ng nh t c a phòng đ n bù đó là l a ch n đ c nhân viên có đ o đ c, trách nhi m, trung th c và hi u bi t pháp lu t c ng nh có k n ng th ng l ng v i khách hàng.
- Ho t đ ng ki m soát: tránh r i ro, gian l n và sai sót trong phòng đ n bù nên th c hi n m t s ho t đ ng ki m soát sau:
- Tách bi t gi a b ph n tìm hi u giá và b ph n đ n bù. Bên c nh đó có th đ nh k ho c b t th ng nên đ i chi u gi a b ph n th m dò giá và b ph n đ n bù.
- H s đ n bù ph i đ c l p, phê duy t đúng trình t .
- S d ng két s t b o qu n các gi y t ch quy n h ng, tránh s l m d ng quy n s d ng cho các m c đích riêng.
- Ban hành b ng v n b n ràng bu c rõ ràng trách nhi m cho vi c b o quan các thông tin đ n bù. Vì đây là ngu n thông tin vô cùng quan tr ng c a m t công ty B S.
- Báo cáo th ng xuyên vì b ph n đ n bù là ho t đ ng r t quan tr ng c a công ty b t đ ng sàn vì th ph i quy đnh báo cáo th ng xuyên các ti n đ ho t
đ ng đ n c a các h dân đ ban lãnh đ o n m b t k p th i và đ a ra các ph ng án gi i quy t h p lý.
- i v i phòng đ n bù nên ki m tra th ng xuyên các h s đ n bù đ phát hi n sai sót thì k p th i s a ch a tránh gây h n qu nghiêm tr ng. Tr c khi th c hi n đ n bù nên l p ph ng án đ n bù chi ti t cho t ng d án, đ đ m b o công tác đ n bù đem l i hi u qu cao nh t, ti t ki m chi phí và th i gian cho doanh nghi p.
3.1.3Ki m soát n i b cho b ph n k toán
H th ng KSNB đ i v i phòng k toán c a công ty B S đ c thi t l p g m các quy trình th t c đ kh n ng ng n ch n, phát hi n và x lý k p th i các gian l n và sai sót có th gây nh h ng đ n tính trung th c c a báo cáo tài chính c ng nh làm th t thoát tài s n c a doanh nghi p. nh h ng đ n m c tiêu chung c a doanh nghi p.
3.1.3.1 ánh giá r i ro c a phòng k toán:
Nhìn chung k toán trong công ty B S t n t i c 3 lo i r i ro chung c a toàn ngành: r i ro môi tr ng bên ngoài, r i ro ho t đ ng c a công ty và c r i ro tuân th pháp lu t.
V r i ro môi tr ng bên ngoài: Ch y u là s thay đ i chính sách, quy đnh
c a Nhà n c đ i v i ngành B S, thay đ i chính sách ti n t c ng là r i ro r t l n đ i v i phòng k toán khi mà đ c thù c a ngành B S là v n l n (ch y u là v n vay), và th i gian đ u t kéo dài nhi u n m.
R i ro ho t đ ng: là nh ng r i ro phát sinh t ho t đ ng c a phòng k toán.
ây là b ph n có th có nhi u c h i đ x y ra sai sót, gian l n làm t n th t tài s n công ty nhi u nh t. Vì là n i qu n lý, ghi chép t t c nh ng phát sinh c a tài s n, ngu n v n c a công ty. Vì th th t c ki m soát đ i v i phòng k toán là h t s c quan tr ng.
R i ro tuân th pháp lu t: Phòng k toán trong công ty B S ch u r t nhi u s
tác đ ng c a pháp lu t, t lu t và các quy đnh v đ t đai; lu t và các quy đnh kinh doanh B S; lu t và chu n m c, quy đ nh k toán; các lu t và quy đnh các lo i
thu …
Nh ng r i ro c th có th x y ra trong phòng k toán nh đã trình bày trong ph n trên.
Xu t phát t nh ng r i ro trên, vi c xây d ng h th ng KSNB cho phòng k toán là h t s c c n thi t. áp ng nhu c u c a ban giám đ c công ty và s quan tâm c a c đông c ng nh các nhà đ u t ti m n ng.
3.1.3.2 Xây d ng quy trình, th t c phòng k toán c b n trong công ty B S t
khi phát sinh nghi p v đ n khi l p và trình bày báo cáo tài chính:
Tùy thu c vào quy mô c a công ty, kh i l ng công vi c c a phòng k toán mà b ph n k toán s đ c phân chia ra bao nhiêu ph n hành. KSNB b ph n k toán thì nên d a trên t ng ph n hành k toán đ thi t l p quy trình và th t c ki m soát c th cho t ng ph n hành. Các quy trình, th t c, m u bi u c n thi t đ c thi t l p sau đó công b b ng v n b n cho nhân viên công ty n m rõ và th c hi n.
Qua kh o sát th c t cho th y trong các công ty B S phòng k toán nên thi t l p các th t c ki m soát cho các ph n hành sau: (Xem ph l c )
- Ki m soát ti n m t, ti n g i ngân hàng.
- Ki m soát quá trình thanh toán, theo dõi công n .
- Ki m soát quá trình t o, luân chuy n, l u ch ng t tài li u toàn công ty.
- Ki m soát tình hình góp v n đ u t .
- Ki m soát quá trình l p báo cáo tài chính…
Trong gi i h n c a đ tài tác gi s thi t l p chi ti t quy trình thu, chi ti n và thanh toán cho công ty B S (Xem trang sau). B t k m t ph n hành nào trong b ph n k toán c ng nên đ c thi t l p quy trình và th t c t ng t . Trên quy trình này th hi n đ y đ các b c và th t c đ th c hi n m t nghi p v k toán. C ng d a vào quy trình ng i đ c có th xác đnh đ c th m quy n và trách nhi m c a t ng cá nhân tham gia vào quy trình. T đó s h n ch đ c sai sót, gian l n c ng nh ch ng chéo trong quá trình làm vi c.
Ví d thi t l p quy trình thu, chi ti n và thanh toán cho công ty B S ABC:
CÔNG TY B T NG S N ABC
QUY TRÌNH THU, CHI TI N VÀ THANH TOÁN TI N
L n ban hành: Ngày ban hành: B ph n:
1. M c đích: Ki m soát nghi p v thu chi, thanh toán ti n cho khách hàng trong công ty B S. Quy trình này quy đnh các n i dung c n th c hi n khi l p phi u thu, chi ti n, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán t m ng. B o đ m vi c th c hi n chính xác, nhanh chóng, k p th i đáp ng ho t đ ng c a đ n v .
2. Ph m vi: Áp d ng cho vi c l p phi u thu, chi, thanh toán ngân hàng, t m ng. 3. N i dung: B c th c hi n N i dung Trách nhi m Bi u m u 1. 2. 3a. 3b. 4a. 4b. 5.
L p gi y đ ngh thu ti n, chi ti n, thanh toán ti n t m ng, thanh toán qua ngân hàng, trình tr ng, phó phòng duy t, ng i đ ngh c m h s đ n P. K toán.
Nh n b ch ng t , ki m tra, n u đ t yêu c u, chuy n KTT, ng i đ c y quy n, Giám đ c. Sau đó chuy n h s v phòng k toán.
L p phi u thu, chi ti n, thanh toán t m ng, nhi m chi, chuy n KTT, ng i đ c y quy n, giám đ c. Sau đó chuy n h s th qu .
N u thanh toán qua ngân hàng thì chuy n UNC đi ngân hàng.
Ng i đ ngh ký tên n p ho c nh n ti n Th qu ghi nh n nghi p v thu/chi ti n.
Sau khi thu, chi ti n chuy n b ch ng t đã có
Ng i đ ngh Tr ng b ph n K toán thanh toán, KTT K toán NH Th qu Th qu TQ Ghi chú m u bi u c n s d ng (s th t theo m u đính kèm)
6.
7. 8. 9.
10.
đ y đ ch ký chuy n k toán chi ti t.
K toán chi ti t t p h p ch ng t , phân lo i ch ng t .
Ghi chép vào s chi ti t. Lên b ng cân đ i.
i chi u s qu .
Ki m kê qu đnh k gi a KTT, k toán ti n m t, th qu .
i chi u s d ti n g i v i ngân hàng.
Báo cáo c n thi t cho KTT, G đ nh k ho c khi có yêu c u. K toán chi ti t K toán t ng h p K toán chi ti t, th qu K toán ngân hàng K toán t ng h p B PH N KI M SOÁT (Ký, ghi h tên) NG I XEM XÉT (Ký, ghi h tên) PHÊ DUY T (Ký, ghi h tên, đóng d u)
4. Bi u m u kèm theo: Ban hành m u bi u theo quy đnh và theo đ c thù riêng c a công ty.
5. Ch ng t kèm theo:
a. Ch ng t thu ti n (góp v n đ u t , thu mua nhà).
o Gi y đ ngh thu ti n (th ng b ph n kinh doanh theo dõi và l p).
o H p đ ng góp v n, h p đ ng chuy n nh ng, h p đ ng mua nhà, ph l c (n u có).
o Hóa đ n bán hàng.
o Phi u chi (n u có).
o Gi y đ ngh chi ti n, đ ngh thanh toán, t m ng. N u chi ti n m t cho khách hàng ph i có gi y gi i thi u, CMND.
o Thanh toán ti n mua hàng: Hóa đ n tài chính, h p đ ng và các ch ng t khác theo quy đnh c a h p đ ng…
o ng ti n hàng: h p đ ng có ghi đi u kho n t m ng…
o Chi hoa h ng môi gi i: H p đ ng ho c biên b n th a thu n gi a công ty và ng i môi gi i; h p đ ng môi gi i v i phòng giao d ch…
S đ 6: Quy trình phê duy t thanh toán
Phê duy t nghi p v Th c hi n các Ghi chép các nghi p v và
c a ng i có th m quy n nghi p v k toán l p báo cáo tài chính
(4a) (5) (3a) (2) (1) TR NG B PH N NHÂN VIÊN PHÒNG K TOÁN, K TOÁN TR NG T NG GIÁM C TH QU K TOÁN THANH TOÁN/ K TOÁN CHITI T Ngân Hàng T p h p ch ng t thanh toán S chi ti t B ng cân đ i
Báo cáo tài chính Ng i đ ngh (11) (11) NHÀ CUNG C P/KHÁCH Phi u đ ngh thanh toán,Phi u đ xu t, Phi u thanh toán, …
(3b) S qu