Chu kỳ ĐGTHCV để phục vụ mục tiờu trả lương, thưởng và tạo động lực làm việc nờn chu kỳ ỏp dụng nh hiện nay là hợp lý.
3.2.4 Hoàn thiện phương phỏp ĐGTHCV
Cụng ty cần phải thiết kế một phương phỏp ĐGTHCV hoàn thiện và đầy đủ hơn, sao cho ỏp dụng được với cả cỏn bộ quản lý và nhõn viờn của khối VP Cụng ty. Theo em Cụng ty nờn sử dụng phương phỏp thang đo đỏnh giỏ đồ họa để cú thể cú được kết quả ĐGTHCV hiệu quả hơn, nội dung cụ thể nh sau:
3.2.4.1 Lựa chọn cỏc tiờu chớ ĐGTHCV
Tựy vào từng đặc điểm của cụng việc mà cỏc đặc trưng được lựa chọn là khỏc nhau, chỳng cú thể liờn quan trực tiếp hoặc giỏn tiếp tới cụng việc nhưng túm lại chỳng phải phỏn ỏnh được hiệu quả cụng việc và thường việc lựa chọn cỏc đặc trưng phải dựa vào bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc (kết quả của cụng tỏc PTCV). Bản mụ tả cụng việc sẽ cung cấp những thụng tin về chức danh, trỏch nhiệm, nhiệm vụ chủ yếu, cỏc mối quan hệ trong cụng việc, cỏc điều kiện làm việc; cũn bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc sẽ cung cấp thụng tin về một hệ thống cỏc đặc trưng phản ỏnh số lượng và chất lượng về sự hoàn thành cỏc nhiệm vụ được quy định trong bản mụ tả cụng việc.
* Đối với cỏn bộ quản lý là Giỏm đốc, cỏc Phú giỏm đốc, cỏc Trưởng phũng là người chịu trỏch nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của nhõn viờn do mỡnh trực tiếp quản lý, theo em cần lựa chọn những đặc trưng sau để tiến hành đo lường đỏnh giỏ:
1. Khối lượng và chất lượng cụng việc được giao
Vỡ đặc tớnh là cụng việc quản lý nờn khụng thể định lượng mà chỉ cú thể định tớnh kết quả thực hiện cụng việc - đõy là tiờu chớ quan trọng nhất phản ỏnh kết quả làm việc của cỏn bộ quản lý cũng nh của tập thể người LĐ.
2. Khả năng phõn tớch và giải quyết vấn đề
Tiờu chớ này phản ỏnh sự khỏc biệt giữa nhà quản lý với một nhõn viờn bỡnh thường, tuy nhiờn đo lường tiờu chớ này khụng dễ thực hiện và thường được phản ỏnh thụng qua tiến độ thực hiện cụng việc.
3. Tinh thần trỏch nhiệm và uy tớn trong cụng việc
Tiờu chớ này cũng nờu lờn sự khỏc biệt của người quản lý với nhõn viờn, họ khụng những cú trỏch nhiệm với kết quả cụng việc của bản thõn mà cũn phải cú trỏch nhiệm với cụng việc của những nhõn viờn thuộc sự quản lý. Yếu tố tinh thần trỏch nhiệm tốt người quản lý sẽ xõy dựng được uy tớn trong cụng việc, được nhõn viờn tin tưởng và sẽ xõy dựng được bầu khụng khớ làm việc tớch cực nõng cao hiệu quả làm việc của bộ phận cũng như của tổ chức.
4. Khả năng lónh đạo và làm việc độc lập
Tiờu chớ này phản ỏnh tiềm năng phỏt triển, đõy cũng là một tiờu chớ định tớnh rất cần thiết đối với mỗi cỏn bộ quản lý.
5. í thức chấp hành nội quy, quy chế
Là một nhà lónh đạo thỡ khụng thể thiếu ý thức trong việc thực hiện những quy định chung của Cụng ty, thỏi độ gương mẫu thực hiện cũng là một tiờu chớ phản ỏnh phẩm chất cỏ nhõn của họ.
Là tất cả cỏc nhõn viờn thuộc 6 phũng trong Cụng ty giữ chức vụ từ phú phũng trở xuống. Theo em cú thể xỏc định những tiờu chớ cần thiết sau để phục vụ cho việc ĐGTHCV làm việc của nhõn viờn :
1. Số lượng cụng việc hoàn thành 2. Chất lượng cụng việc hoàn thành
3. Kiến thức và kỹ năng chuyờn mụn 4. Số ngày cụng làm việc
5.Tinh thần trỏch nhiệm, ý thức chấp hành kỷ luật và tiềm năng phỏt triển 6. Tinh thần hợp tỏc và khả năng phối hợp với đồng nghiệp trong cụng
việc
3.2.4.2 Thang đo đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
Với những đặc trưng lựa chọn khỏc nhau cho hai nhúm LĐ là quản lý và nhõn viờn như trờn chỳng ta cần tiến hành xõy dựng hai thước đo khỏc nhau.
Hai mẫu ĐGTHCV của cỏn bộ quản lý và nhõn viờn cú thể được cụ thể bằng cỏch mụ tả chi tiết cỏc đặc trưng trong từng tiờu chuẩn và gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng của từng tiờu chuẩn và từng đặc trưng nhỏ. Thang điểm ỏp dụng thang đo 100 (cụ thể tham khảo Phụ lục 12 )
3.2.5 Hoàn thiện quy trỡnh ĐGTHCV
Cỏc bước để tiến hành cụng tỏc ĐGTHCV được xỏc định là đó hợp lý, tuy nhiờn cần xỏc định cụ thể hơn nữa thời gian hoàn thành trong mỗi chu kỳ.
Đỏnh giỏ thỏng:
1 Ngày cuối thỏng Tổ chức ĐGTHCV Theo sự ủy quyền của cấp trờn 2 Ngày 17 - 18 Tổng hợp kết quả ĐGTHCV Trưởng cỏc Phũng 3 Ngày 19 Tổng hợp KQ ĐGTHCV cỏc Phũng P. TCHC 4 Từ ngày 20-21 Tớnh lương hàng thỏng P.Kế toỏn Đỏnh giỏ Quý:
STT Ngày thực hiện Nội dung Người thực hiện
1 Ngày cuối thỏng của quý Tổng hợp kết quả ĐGTHCV hàng thỏng Trưởng cỏc Phũng 2 Ngày 7-8 Tổng hợp kết quả ĐGTHCV của cỏc Phũng P.TCLĐ 3 Ngày 9 Trỡnh Ban GĐ P.TCLĐ
4 Ngày 12 Tớnh lương quý P.Kế toỏn
Đỏnh giỏ năm:
STT Ngày thực hiện Nội dung Người thực hiện
1 Ngày cuối năm Tổng hợp kết quả
2 Ngày 2 - 3 đầu năm Tổng hợp kết quả ĐGTHCV của cỏc Phũng P.TCLĐ 3 Ngày 4 Trỡnh Ban GĐ Cụng ty và Tổng Cụng ty P.TCLĐ
4 Ngày 6 Xột danh hiệu Người cú thẩm quyền
đó nờu 3.2.6 Người đỏnh giỏ
- Đa dạng húa người đỏnh giỏ:
Bờn cạnh việc để người cấp trờn đỏnh giỏ cần phối hợp để nhõn viờn tự đỏnh giỏ, vỡ nhõn viờn là người trực tiếp thực hiện cụng việc nờn họ sẽ là người hiểu rừ nhất cụng việc của mỡnh, đưa ra cỏc đỏnh giỏ thật nhất và sỏt với tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của họ. Cụ thể:
+ Đối với CBCNV trực thuộc cỏc phũng: Tự đỏnh giỏ và đỏnh giỏ của cấp trờn trực tiếp, ngoài ra cần để phú phũng đỏnh giỏ nữa vỡ phú phũng làm việc thường xuyờn với nhõn viờn hơn trưởng phũng, mặt khỏc trưởng phũng làm việc ở phũng riờng nờn quỏ trỡnh theo dừi nhõn viờn khụng chớnh xỏc bằng phú phũng được.
+ Đối với trưởng phũng, cỏc phú giỏm đốc, kế toỏn trưởng ngoài giỏm đốc đỏnh giỏ, cần dựa vào bản tự đỏnh giỏ và ý kiến đỏnh giỏ của hội đồng để đảm bảo kết quả đỏnh giỏ được khỏch quan.
- Đào tạo người đỏnh giỏ:
thiết tiến hành đào tạo người đỏnh giỏ để đảm bảo khụng ai là khụng biết về cỏch thức đỏnh giỏ đạt yờu cầu. Cụng ty nờn kết hợp hai hỡnh thức đào tạo sau: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức ngắn ngày cho tất cả CBCNV tham gia vào cụng tỏc ĐGTHCV trong lần đầu tiờn để tất cả đều nắm rừ cỏch tiến hành cụng việc. Nờn thuờ chuyờn gia cú thể khụng cần bằng cấp quỏ cao, mà điều quan trọng nhất định phải cú là họ cần cú kinh nghiệm thực tế, biết nắm bắt cỏc vấn đề thời sự vào giảng dạy, khụng nờn dựa trờn mức học phớ thấp mà chọn cơ sở đào tạo,v.v ... Đồng thời, cần quy định thỏi độ học tập của nhõn viờn, khụng nờn cho rằng vỡ làm việc lõu năm, thụng thạo mọi việc mà coi nhẹ việc tiếp thu kiến thu kiến thức.
Cỏc lần sau sẽ tiến hành phổ biến những thụng tin bằng văn bản về mục tiờu, phương phỏp, đối tượng,… để thực hiện cụng tỏc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc cho đỳng với mục tiờu cụ thể từng thời kỳ.
Sau một thời gian ỏp dụng vào thực tế, cần phải tiến hành khảo sỏt lại hiệu quả cụng tỏc ĐGTHCV, để cú thể sửa chữa những sai lầm kịp thời.
3.2.7 Phỏng vấn đỏnh giỏ
Sau khi tiến hành đỏnh giỏ tổng hợp kết quả đỏnh giỏ thỡ bước cuối cựng là phải tiến hành phỏng vấn đỏnh giỏ đối với nhõn viờn. Đõy là bước rất quan trọng vỡ nú giỳp cấp trờn và cấp dưới hiểu nhau, cựng đề xuất ý kiến để nõng cao hiệu quả thực hiện cụng việc.
- Nhà quản trị cấp trờn trực tiếp cần chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn: + ấn định lịch trỡnh phỏng vấn và thụng bỏo cho nhõn viờn nờn là trước một tuần để họ chuẩn bị cỏc nội dung cần thiết như: tổng kết những việc đó thực hiện trong kỳ đỏnh giỏ, đặt ra mục tiờu tổng quỏt, xỏc định phương hướng
thực hiện sao cho tốt nhất,…
+ Thu thập thụng tin và cỏc tài liệu liờn quan. Người thực hiện đỏnh giỏ cần phải chuẩn bị kỹ càng cỏc nội dung cần tiến hành trong buổi núi chuyện để thu được kết quả mong muốn như: tập hợp những kết quả cụng việc đó thực hiện cú ghi chộp bằng văn bản cẩn thận, xem xột kết quả ĐGTHCV của nhõn viờn những lần gần đõy, so sỏnh để thấy được sự cố gắng hay sự suy giảm…
+ Lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý: Với mỗi cấp bậc nhõn viờn cú thể thời gian trao đổi là khỏc nhau, ngụn từ sử dụng cũng khỏc nhau… Tốt nhất là nờn chọn nơi yờn tĩnh, trỏnh bị cắt đoạn bởi điện thoại, tiếng ồn,v.v…
- Khi phỏng vấn nờn sử dụng cỏch phỏng vấn tổng hợp nh phần lý thuyết đó trỡnh bày, đú là:
+ Cấp trờn trực tiếp thụng bỏo cho nhõn viờn biết mức độ hoàn thành cụng việc của họ.
+ Hai bờn cựng nhau đề ra mục tiờu cải thiện hiệu quả thực hiện nếu cần. + Cuối cựng là đi đến sự thỏa thuận của cả hai bờn.
- Trong quỏ trỡnh cựng trao đổi thụng tin liờn quan tới cụng việc của người bị đỏnh giỏ, người đỏnh giỏ nờn thực hiện tốt cỏc vấn đề sau để đạt được hiệu quả cao nhất:
+ Tạo ra bầu khụng khớ thoải mỏi khi trao đổi cú thể bằng cỏch khẳng định sự cố gắng làm việc của họ, ngồi gần với thỏi độ thõn thiện,…
+ Nờu rừ mục đớch của cuộc trao đổi này để thống nhất quan điểm, nhanh chúng đưa ra được kết quả cuối cựng tốt nhất.
thể, nờn đưa ra những ưu điểm trước, sau đú nờu mặt hạn chế cựng những minh chứng cụ thể cho kết luận đú.
+ Đề nghị người được đỏnh giỏ núi ra ý kiến, để hai bờn cựng trao đổi; phải sắp xếp thời gian để nhõn viờn cú thể bày tỏ những quan điểm của họ, khuyến khớch họ tự tỡm ra nguyờn nhõn và biện phỏp khắc phục.
+ Sau đú cựng nhất trớ đi tới mục tiờu cụng việc trong kỳ tới, khắc phục hiệu quả thực hiện cụng việc đó qua. Cụng đoạn này rất khú khăn và thường khú thống nhất, hơn nữa khụng phải nhõn viờn nào cũng vạch ra được mục tiờu. Nờn để thuận tiện, nhà quản lý dựa vào chiến lược sản xuất kinh doanh để đưa ra mục tiờu thực hiện cụng việc trong khả năng, cụ thể, thuyết phục được nhõn viờn, cũng cần mang tớnh bắt buộc tớnh đến yếu tố thời gian thực hiện đối với họ để đảm bảo tiến độ cụng việc.
+ Khi kết thỳc cuộc trao đổi người thực hiện đỏnh giỏ nờn khẳng định sự lạc quan, niềm tin tưởng và cho họ thấy cơ hội phỏt triển bản thõn đang rộng mở với họ. Cú thể nờn tổ chức một buổi tiệc ăn ngọt nhỏ trong Phũng vào cuối mỗi kỳ đỏnh giỏ, để tất cả cựng thư gión và cũng là tạo cơ hội trao đổi thờm một cỏch tế nhị và thõn thiện hơn.
- Khi phỏng vấn cần chỳ ý một số điểm để tăng cường tớnh hiệu quả của phỏng vấn:
Thụng tin phản hồi cần cụ thể hơn là tổng quỏt; tập trung vào hành vi hơn là con người; tập trung vào nhu cầu của người nhận thụng tin; mang tớnh thuyết phục hơn là bắt buộc; mang tớnh xõy dựng, chia sẻ thụng tin hơn là lời khuyờn; chỉ phản hồi những thụng tin cần thiết đảm bảo những thụng tin phản hồi được rừ ràng.
KẾT LUẬN
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ một DN nào muốn tồn tại cũng phải cố gắng khụng để lóng phớ nguồn lực của mỡnh. Mà nguồn nhõn lực luụn là một ẩn số hấp dẫn, để cú thể nõng cao được hiệu quả làm việc của người LĐ cũng là nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động của DN núi chung thỡ hoạt động ĐGTHCV là khụng thể thiếu. Làm như thế nào thỡ cũng đều cần phải nhấn mạnh đến kết quả cuối cựng là hiệu quả làm việc được cải thiện, bài viết của em nờu lờn hướng giải phỏp cho Cụng ty HUDS thực hiện tốt hơn cụng tỏc ĐGTHCV tại khối VP để khai thỏc được năng lực tiềm tàng của nhõn viờn phục vụ vỡ mục đớch phỏt triển bền vững chung. Bài viết này do cũn hạn chế về kiến thức thực tế, cũng nh thời gian nghiờn cứu và nhiều điều kiện khỏch quan khỏc nờn vẫn cũn nhiều thiếu sút, em rất mong nhận được nhiều sự đúng gúp ý kiến của những người quan tõm tới vấn đề này.
Em xin chõn trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Hoàng Ngõn đó hướng dẫn giỳp đỡ em rất nhiều trong việc thực hiện bài viết này!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Đỏnh giỏ hiệu quả làm việc, Bộ sỏch Quản trị nguồn nhõn lực, Nhà xuất bản trẻ.
2) Luận văn tốt nghiệp Khoa Kinh tế LĐ-DS khúa 45, 46
3) Nguyễn Hữu Thõn, Quản trị nhõn sự(1996), NXB Thống kờ.
4) Phõn tớch cụng việc, Bộ sỏch Quản trị nguồn nhõn lực, Nhà xuất bản trẻ.
5) Quy chế trả lương Cụng ty HUDS.
6) Tài liệu Cụng ty HUDS.
7) TH.S Nguyễn Võn Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quõn, Giỏo trỡnh
Quản trị nguồn nhõn lực(2004), Hà Nội. NXB LĐ - XH.
8) TS. Mai Quốc Chỏnh & TS. Mai Xuõn Cầu, Giỏo trỡnh Kinh tế lao động(2000), Hà Nội, NXB LĐ - XH.
9) TS. Trần Xuõn Cầu, Giỏo trỡnh Phõn tớch lao động xó hội(2002), Hà Nội, NXB LĐ - XH.
Trang Web:
1) Đỏnh giỏ cụng việc - căn cứ thiết lập thang lương bảng lương, [http://www.macconsult.vn/page/?id=page3]
2) Phương phỏp đỏnh giỏ kết quả làm việc của nhõn viờn,