Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xét hồ sơ đăng ký kinh doanh và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì thông báo bằng văn bản cho người thành lập biết, thông báo phải nêu rỏ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ, chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp nộp thêm bất kỳ các giấy tờ khác không được luật doanh nghiệp quy định.
Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau đây:
+. Ngành, nghề kinh doanh không thuộc đối tượng, lĩnh vực cấm kinh doanh.
+. Tên của doanh nghiệp được đặt đúng theo quy định tại các điều 31,32,33,34 của Luật doanh nghiệp và Nghị định 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp. Tức là tên của công ty phải đặt phù hợp với quy định của pháp luật. Tên của doanh nghiệp là đặc điểm đầu tiên để phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.Việc
sử dụng tên giống nhau hoặc gần giống nhau của các doanh nghiệp không cùng kinh doanh là một trong những lĩnh vực có thể làm cho khách hàng nhầm lẫn về sản phẩm, dịch vụ do các doanh nghiệp sản xuất cung ứng. Điều này đã gây thiệt hại, làm mất lòng tin cho khách hàng, đồng thời gây thiệt hại cho chính các doanh nghiệp sản xuất cung ứng dịch vụ sản phẩm bằng việc mất dần khách hàng và thị phần do sự nhầm lẫn về thương hiệu, dịch vụ của mình. Thực tế thời gian qua cho thấy, cùng với những tên tuổi lớn trên thế giới như Tập đoàn phần mềm Microsoft, Tập đoàn điện tử Intel...,nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã đang khẳng định được tên tuổi của mình trên thị trường thế giới bằng những sản phẩm được thế giới công nhận như Tổng công ty tàu thuỷ Việt Nam (Vinashin), Công ty cà phê trung nguyên..v.v..
Nhận thức được vai trò quan trọng của vấn đề này, tạo cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp gây dựng thương hiệu cho mình, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích tối đa của các doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng.
+ Có địa chỉ trụ sở chính và con dấu của doanh nghiệp.
Như ta đã biết trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp, phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm: số nhà, tên phố, tên xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, số diện thoại, số fax hoặc thư điện tử. Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp phải có con dấu riêng. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp, phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức con dấu và nội dung con dấu và chế độ sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của chính phủ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai.
+ Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật.
+ Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Lệ phí đăng ký kinh doanh được xác định căn cứ vào số lượng ngành, nghề đăng ký kinh doanh mức nộp lệ phí cụ thể do Chính phủ quy định.
Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Uỷ Ban nhân dân quận, huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân dân xã, phường thị trấn nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp có quyền hoạt động kinh doanh kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp được quyền kinh doanh các ngành nghề đó kể từ ngày được cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh hoặc có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
Khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh văn phòng đại diện, mục tiêu ngành, nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và các vấn đề khác trong nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười ngày làm việc kể từ ngày quyết định thay đổi. Trường hợp thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị mất, bị rách, bị cháy hoặc bị thiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và phải trả lệ phí.
Chú ý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có hiệu lực trên phạm vi toàn quốc.