- Yếu tố văn hóa: Doanh nghiệp xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp với những nét đặc thù đậm đà bản sắc phương đông kết hợp với phong cách
3.3.2. Phân tích thực trạng các mô hình Logistics TMĐT của doanh nghiệp
3.3.2.1. Thực trạng mô hình Logistics TMĐT đầu ra
* Quy trình đáp ứng đơn đặt hàng và dịch vụ khách hàng qua mạng
- Khách hàng đặt hàng: Hiện nay doanh nghiệp có 4 hình thức đặt hàng: khách hàng đặt hàng qua website: megabuy.com, đặt hàng trực tuyến và qua điện thoại, fax, đơn hàng trực tiếp. Tất cả các hình thức đặt hàng đều nhận được sự tư vấn của nhân viên phòng kinh doanh. Mỗi một nhóm hàng Công ty kinh doanh có một nhóm trưởng phụ trách nhóm hàng đó có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng và giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.
- Tiếp nhận đơn hàng: Với mỗi đơn đặt hàng của khách, các thông tin sẽ tự động trả về hệ thống cơ sở dữ liệu của Megabuy. Hệ thống này có được liên kết
trực tiếp với một vài ngân hàng sẵn có, nhằm kiểm tra tình hình tín dụng của đơn hàng. Thông tin của đơn hàng của khách sẽ được phòng kinh doanh chuyển qua bộ phận nhập liệu của Megabuy kiểm tra tính sẵn có của hàng. Sau đó, mọi thông tin sẽ được tự động trả lời với người mua rằng đơn hàng đã được tiếp nhận. Tất cả các công đoạn này chỉ diễn ra trong vòng vài phút.
- Xử lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng: Kiểm tra tính chính xác của thông tin đặt hàng như đặc điểm, kí hiệu sản phẩm, chuẩn bị tài liệu xác nhận lại thông tin từ khách hàng… tất cả đều được hệ thống máy tính tại phòng nhập liệu Megabuy làm dưới sự kiểm soát của các nhân viên phòng thực hiện. Sau khi đã chuẩn bị xong các hoạt động cần thiết cho đơn hàng, phòng nhập liệu chuyển sang phòng kế toán để chuẩn bị chứng từ, phiếu xuất kho. Mọi công việc diễn ra như trên thường được Megabuy sử dụng phần mềm, nếu có trao đổi trực tiếp giữa các bộ phận thì công cụ thường dùng nhất là email, chuyển fax, điện thoại.
- Báo cáo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng: Hàng hóa trước và trong quá trình chuyển đến khách hàng, được các nhân viên kinh doanh theo dõi và nắm bắt. Thường thì trước khi giao hàng nhân viên kinh doanh của công ty sẽ gọi điện để báo cho khách hàng của mình biết. Sau đó, tùy thuộc vào mức độ của công việc mà các nhân viên này có thể gọi điện hoặc trao đổi qua nick, email cho khách hàng về tình trạng giao hàng và nhận hàng. Đường dây nóng, các dịch vụ hỗ trợ khách hàng luôn được Megabuy duy trì ổn định nhằm hỗ trợ khách hàng trong thời gian tốt nhất.
Hiện nay công việc tập hợp và xử lý đơn đặt hàng người ta không cần ghi chép thủ công bằng tay nữa. Những việc đó đã được máy tính thực hiện thông qua phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM và phần mềm quản lý bán hàng mRIC. Doanh nghiệp tích hợp phần mềm và cài đặt vào các máy tính có nối mạng, khi có đơn đặt hàng các công việc tập hợp, xử lý đơn đặt hàng sẽ do máy tính chịu trách nhiệm. Nhờ đó các công đoạn sẽ được tối ưu hóa mang lại cho khách hàng lượng giá trị gia tăng nhiều hơn
* Quản trị vận chuyển
Công ty Cổ phần Thời Đại Mới có hai hình thức vận chuyển đó là tự vận chuyển và thuê ngoài vận chuyển. Hiện nay doanh nghiệp không áp dụng bất cứ công cụ Thương mại điện tử nào trong quản trị vận chuyển. Mọi đơn hàng khi hoàn thành sẽ được phòng kỹ thuật giao hàng. Đối với những đơn hàng xa sẽ thuê các ngoài các đơn vị chuyển phát hàng, còn đối với những đơn hàng tại Hà Nội sẽ do phòng kỹ thuật phụ trách vận chuyển giao hàng và lắp đặt. Do quy mô kinh doanh của doanh nghiệp chưa được mở rộng cho nên việc ứng dụng Thương mại điện tử trong quản trị hậu cần chưa được quan tâm nhiều. Trong thời gian tới khi doanh nghiệp mở rông thị trường ra các tỉnh miền Trung và TP Hồ Chí Minh thì quản trị vận chuyển sẽ được đầu tư để có thể vận hàng tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn và ứng dụng Thương mại điện tử mạnh mẽ hơn.
3.3.2.2. Thực trạng mô hình Logistics TMĐT đầu vào
Hiện nay Công ty Cổ phần Thời Đại Mới có rất nhiều nhà cung cấp do đó việc ứng dụng quản trị mua hàng trong Thương mại điện tử đã rất phát triển và mang lại hiệu quả cao. Quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách truyền thống từ nhà cung ứng của mình. Trong mô hình hậu cần đầu vào, hoạt động mua hàng chưa có sự tích hợp gắn kết giữa các nhà cung ứng. Việc ứng dụng TMĐT trong hoạt đông mua hàng chỉ thể hiện ở khía cạnh ứng dụng đơn giản, phổ biến nhất là việc tìm kiếm, nghiên cứu các nhà cung ứng và hàng hóa cần mua thông qua mạng Internet. Ngoài ra việc trao đổi đàm phán, ký kết hợp đồng vẫn được diễn ra trong các cuộc gặp gỡ tiếp xúc trực tiếp theo kiểu truyền thống. Tuy nhiên nhờ các mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng cộng với hạ tầng công nghệ thông tin được tích hợp một cách có hệ thống mà các hoạt đông giao tiếp liên lạc thuận tiện hơn, đáp ứng đúng thời điểm cần hàng hóa đầu vào. Nhờ ứng dụng Internet nên việc nhận báo giá, thanh toán, thông báo tình trạng hàng hóa được điện tử hóa giúp cho các thông tin về sản phẩm, tình trạng hàng, giá cả được cập nhật thường xuyên liên tục đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt độ chính xác cao hơn giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Mọi thông tin về sản phẩm đều được trao đổi qua điện thoại, fax và email. Thông tin về sản phẩm từ nhà cung cấp sẽ được truyền qua e-mail và ngược lại thông tin về đơn hàng của khách hàng sẽ được thông tin cho nhà cung cấp thông qua một cổng quản trị của website: megabuy.vn
Hệ thống quản trị dự trữ: Hiện nay doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị dự trữ hàng hóa dựa trên tình hình phát triển thực tế từ doanh nghiệp và tình hình của thị trường áp dụng cho những mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các mặt hàng thiết bị văn phòng và điện – điện dân dụng việc xây dựng kế hoạch dự trữ cũng khá đơn giản và giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí cho dự trữ hàng hóa. Chính vì thế doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở mức áp dụng các mô hình kiểm tra dự trữ chứ chưa áp dụng thương mại điện tử vào hệ thống quản trị dự trữ. Theo ông Đỗ Duy Đức tổng giám đốc nhận định, hiện nay công ty đanh mở rộng kinh doanh ra thị trường TP Hồ Chí Minh và thị trường miền Trung do đó thời gian ngắn trong tương lai công ty sẽ áp dụng các công cụ Thương mại điện tử vào hệ thống quản trị dự trữ để tiết kiện chi phí dự trữ, tăng doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mình.