Trong các nội dung đánh giá trên, có thể nhận thấy công cụ Hành chính – Tổ chức là công cụ tác động đến động lực của các cán bộ công chức trong Vụ không nhiều nhưng đối với các tổ chức Công như Vụ Kế hoạch việc sử
dụng các công cụ này là một điều tất yếu. Nguyên nhân của những hạn chế của những công cụ ày có thể do những đặc điểm vốn có của những nội dung đó hoặc do việc tổ chức thực hiện những nội dung đó còn gặp nhiều khó khăn. Trong thời gian tới cần có những sự thay đổi để những công cụ trở nên hoàn thiện và hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện:
- Giống như những nội dung trong cụ kinh tế trực tiếp tiền lương và tiền phụ cấp nên những quy định, nguyên tắc hoạt động trong tổ chức cũng được quy định sẵn trong các văn bản quản lý nhà nước nên mang tính chặt chẽ và khó thay đổi. Do đó để nâng cao động lực cho các cán bộ công chức hiện nay bên cạnh những quy định chặt chẽ đó cần có những nội dung khác bổ sung mang tính nới lỏng trong quá trình làm việc như việc phân công quyền hạn riêng biệt trong một số nội dung cụ thể hay trong chế độ ra quyết định trong một số trường hợp nào đó để có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động, tránh thủ tục rườm rà, mất nhiều thời gian.
- Xây dựng và thiết lập các nhóm, các tổ chuyên biệt gồm các thành viên có trình độ nhằm thực hiện những công việc mang tính đặc thù để có thể phát huy hết khả năng của từng chuyên viên, cán bộ trong tổ chức. Hướng đến hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Các nhóm, các tổ này được xây dựng dưới hình thức ma trận tức là gồm các cán bộ từ nhiều chức năng, nhiều hoạt động khác nhau để cùng nhau phối hợp thực hiện đầy đủ hoàn thiện một chương trình, dự án hay một nhiệm vụ nào được giao phó. Từng tổ, nhóm này có những quyền hạn nhất định trong phạm vi nhiệm vụ được cho phép. Nhưng trong quá trình thành lập các nhóm, tổ chuyên môn này không nên luôn để cơ cấu nhân sự cố định cho nhiều nhiệm vụ mà thay vào đó một vị trí, một chức năng trong nhóm qua từng nhiệm vụ khác nhau thì sẽ có những cán bộ khác nhau đảm nhiệm. Một cán bộ cũng có thể đảm nhiệm nhiều vị trí trong một nhóm trong nhiều lần công tác khác nhau nếu cán bộ đó có khả năng làm việc trong vị trí mới đó hoặc 2 vị trí có nhiều điểm tương đồng. Điều đó tạo nên sự mới mẻ trong công việc mà các cán bộ thực hiện do bình thường sự chuyên môn hóa quá cao phần nào giảm hứng thú làm việc cho các cán bộ, đặc biệt những người có thâm niên công
tác nhiều tại 1 vị trí. Đồng thời điều đó còn đem lại tính tổng hợp hóa trong trình độ, khả năng thích ứng được công việc trong nhiều trường hợp hoặc tăng khả năng phối hợp giữa các cán bộ do nắm được nội dung công việc của các cán bộ khác sẽ phải thực hiện. Từ đó nâng cao hiệu quả và cả động lực làm việc cho các cán bộ, chuyên viên của Vụ Kế Hoạch.
- Tăng chế độ ủy quyền, phân quyền trong quá trình hoạt động. Mặc dù trong cơ cấu tổ chức của Vụ đã phân rất rõ ràng quyền hạn nhiệm vụ trách nhiệm của từng cán bộ, chuyên viên và lãnh đạo Vụ. Điều đó tạo điều kiện trong việc triển khai các công việc mang tính thường xuyên, lặp đi lặp lại cũng như giúp cho các cán bộ công chức mới có thể dễ dàng tiếp nhận công việc một cách thuận tiện do đã được quy định rất rõ ràng, nhưng đối với những công việc mang tính không thường xuyên, đột xuất thì lại rất khó trong quá trình triển khai vì những công việc này cần sự phối hợp cao và tính linh hoạt trong quá trình làm việc của từng cán bộ công chức. Việc ủy quyền, phân quyền giúp quá trình ra quyết định được nhanh chóng và linh hoạt hơn, đặc biệt trong những lúc quỹ thời gian hạn hẹp để thực hiện một nội dung mới. Đồng thời, việc phân quyền và ủy quyền linh hoạt trong hệ thống cũng sẽ giúp nâng cao động lực làm việc cho các cán bộ công chức vì khi đó, mỗi cán bộ công chức cảm thấy mình được coi trọng, trọng dụng và mình đóng vai trò quan trọng trong tổ chức. Vị trí cao hơn sẽ tương ứng với trách nhiệm lớn hơn, do vậy mỗi cán bộ, công chức và chuyên viên sẽ luôn đảm bảo được sự đúng đắn chính xác trong mỗi hành động và quyết định của mình. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức.
- Giảm số lượng một số nội dung thủ tục hành chính không cần thiết để thuận lợi cho quá trình làm việc của các cán bộ. Điều này là tương đối quan trọng đối với một tổ chức Hành chính như Vụ Kế Hoạch vì nếu một hoạt động mà mỗi cán bộ thực hiện lại cần quá nhiều thủ tục, giấy tờ hay xét duyệt có liên quan sẽ hạn chế hiệu quả công việc cũng như ảnh hưởng đến tính tích cực trong hoạt động của các cán bộ, từ đó hạn chế động lực làm việc của các cán bộ, chuyên viên.
- Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi ngược từ phía các chuyên viên, cán bộ thông qua các cuộc họp nội bộ định kỳ, qua báo cáo, hòm thư góp ý… để thu thập ý kiến tham mưu, đóng góp để từ đó rút kinh nghiệm và hoàn thiện hoạt động. Nội dung này không chỉ đem đến hiệu quả trong hoạt động mà còn làm cho các cán bộ được tham gia vào quá trình hoàn thiện tổ chức giống như trong nội dung ủy quyền, phân quyền. Mỗi cán bộ bên cạnh những quyền hạn, trách nhiệm đã được nêu sẵn trong quy định sẽ được thực hiện các quyền tham mưu. Mọi nội dung hoạt động không còn chỉ mang tính thông tin một chiều đơn thuần.
- Hoàn thiện chế độ giám sát theo hướng giảm số lượng và nâng cao chất lượng. Việc duy trì một chế độ giám sát quá thường xuyên có nhiều hạn chế nhất định. Do vậy thay vào đó nên giảm số lượng các hoạt động có sự giám sát, mức độ giám sát giảm xuống mà thay vào đó là các hình thức giám sát toàn diện trong một lần mà không được thông báo trước. Số lượng giảm mà chất lượng các nội dung giám sát tăng lên không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn tác động lớn đến động lực làm việc của các cán bộ. Mọi người sẽ cảm thấy thoải mái những lại có trách nhiệm hơn trong công việc. Đồng thời kết hợp với hình thức ủy quyền và phân quyền để thực hiện công tác giám sát và chuyển dần sang tự giám sát, tự đánh giá. Các nội dung giám sát và đánh giá sau đó được báo cáo lại với bộ phận có chức năng. Từ đó xây dựng hệ thống thông tin để thực hiên đáng giá Khen thưởng – Kỷ luật vào các tháng, quý, năm.
3.2.3. Công cụ Tâm lý – giáo dục: nhóm công cụ này nhằm tác động
đến tâm tư – tình cảm của các cán bộ công chức của Vụ và là nhóm công cụ tác động thứ 2 đến động lực làm việc của các cán bộ. Nhóm công cụ này đòi hỏi người lãnh đạo phải có trình độ cao, có nhiều kinh nghiệm đồng thời phải được thực hiện trong một thời gian tương đối lâu mới có hiệu quả nhưng hiệu quả mang lại rất bền vững do tác động vào tâm lý của các cán bộ. Từ những hạn chế còn tồn tại như trong phần thực trạng đã trình bày có thể thấy cần có một số nội dung cần được hoàn thiện như sau:
• Đối với chế độ khen thưởng – kỷ luật: đây có thể coi là một trong
những nội dung vừa mang tính chất hành chính – tổ chức, vừa mang những tính chất tâm lý – giáo dục. Nếu vấn đề kỷ luật nhằm thiết lập nên kỷ cương, tính tổ chức trong mỗi cán bộ thì khen thưởng lại đem đến những tác động tinh thần quan trọng. Bên cạnh đó kỷ luật cũng tác động lên tinh thần mỗi cán bộ nếu cán bộ đó là những cán bộ mới trong quá trình hoạt động.
- Công khai, minh bạch tất cả các nội dung, các vấn đề trong quá trình xét duyệt khen thưởng cũng như kỷ luật đối với bất kỳ một cán bộ công chức nào của Vụ. Điều này đảm bảo tính công bằng cho tất cả mọi người trong tổ chức.
- Các hình thức khen thưởng bên cạnh việc báo cáo, thông báo đến mọi người thì cần có những các bằng khen, các chứng nhận tương ứng với nội dung khen thưởng đó. Có thể xem xét việc đăng tải lên website của Bô Công Thương để nêu cao những tấm gương cán bộ có thành tích xuất sắc nhiều năm liên tiếp. Đối với nội dung kỷ luật cũng tương tự như vậy để có tính răn đe và đảm bảo kỷ cương trong Vụ.
- Nên phát triển các hình thức khen thưởng kỷ luật cả chính thức và phi chính thức. Chính thức là được công bố, tuyên dương trước toàn thể cán bộ, chuyên viên. Nhưng hình thức khen thưởng chính thức hiện nay tại Vụ lại chủ yếu được thực hiện 1 lần trong lần bình bầu cuối năm đối với những người có thành tích nổi bật thực sự nhưng bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động cũng có những cán bộ có những thành tích đáng phải ghi nhận nhưng có thể do nhiều yếu tố nên không thể được khen thưởng cuối năm. Do đó cần phát triển những hình thức khen thưởng phi chính thức trong các buổi họp nội bộ, các buổi tổng kết tháng… Các cấp lãnh đạo của Vụ cần có những cái nhìn đánh giá khách quan của mình đối với những cán bộ, chuyên viên riêng của mình để đưa ra những lời khen, những lời đóng góp chân thành và kịp thời đến các cán bộ của mình. Một cán bộ đã cố gắng hết mình trong công việc, một cán bộ đã hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn, một cán bộ có những ý kiến sáng tạo và hữu ích… có thể tất cả mọi người chưa đủ để được tham gia bình bầu cuối năm nhưng đó là những sự đóng góp cần phải được ghi nhận ngay lập tức bằng những lời khen từ
phía các cấp lãnh đạo của chính mình. Những lời khen đúng lúc, đúng thời điểm luôn tạo nên những sự hung phấn nhất định và từ đó nâng cao động lực làm việc cho các cán bộ. Người trực tiếp thực hiện những nội dung này chính là những các cấp lãnh đạo Vụ. Thực hiện nội dung này không chỉ giúp cho việc khuyền khíc tinh thần làm việc của các cán bộ mà còn tạo điều kiện cho các cấp lãnh đạo gần gũi, quan tâm nhiều hơn đến mọi người. Từ đó cũng sẽ tạo được một môi trường làm việc hòa đồng và tích cực trong Vụ.
• Công tác tuyên truyền, đào tạo: qua điều tra thực tiễn có thể thấy số lượng cán bộ được tập huấn, tuyên truyền, đào tạo về các nội dung như sứ mệnh, tầm nhìn hay chiến lược phát triển của Vụ còn nhiều hạn chế. Trong khi công tác đào tạo, tuyên truyền về các nguyên tắc chuẩn mực đạo đức lại được quan tâm hơn. Dẫn đến sự mất cân bằng trong quá trình đào tạo. Do vậy cần có những kế hoạch tuyên truyền, đào tạo hướng dẫn cho các cán bộ, chuyên viên đặc biệt những cán bộ chuyên viên mới thì cần được quan tâm hướng dẫn hơn nữa để có thể hiểu biết, nắm rõ sứ mênh, tầm nhìn và chiến lược phát triển của tổ chức qua các thời kỳ. Có thể có nhiều người cho rằng điều này là không cần thiết vì các cán bộ hoàn toàn có thể tự tìm hiểu qua hệ thống văn bản và điều này dẫn đến tốn kém chi phí. Nhưng nếu một tổ chức mà không có sự thống giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của mỗi cá nhân thì tổ chức đó tồn tại nhưng không bền vững. Mỗi cán bộ, mỗi chuyên viên khi đã nắm được rõ ràng những nội dung chính trong sứ mệnh, trong tầm nhìn, những giá trị cốt lõi của tổ chức thì họ sẽ có những điều chỉnh lớn trong tư duy, trong hành động để phù hợp hơn với tổ chức. Từ đó tạo thành một sự thống nhất vững mạnh, mọi người sẽ cùng hướng đến mục tiêu đã đề ra và điều đó sẽ làm tăng hiệu quả trong quá trình làm việc và thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời trong quá trình đào tạo, tuyên truyền đó, mọi người sẽ nhận ra được những khó khăn, những thử thách mà tổ chức của mình ở đây là Vụ Kế hoạch sẽ phải đối đầu hay phải chấp nhận đối đầu để mọi người cảm thấy không hoang mang dao động khi có những chuyển biến trong tương lai. Tạo dựng một tinh thần đoàn kết, bản lĩnh từ chính mỗi cán bộ và cho cả tổ chức của mình. Và điều đó sẽ có những tác động rất lớn đến động lực làm việc của
mỗi người. Nếu một khi công tác tuyên truyền trên được triển khai thành công thì những nội dung như nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức… sẽ được thực hiện một cách dễ dàng hơn vì mọi người đã hiểu được sự hoàn thiện của mình chính là sự đóng góp chung cho thành công của tổ chức.
• Xây dựng hình tượng cán bộ xuất sắc, điển hình từ đó triển khai rộng rãi trong tổ chức. Đây là một nội dung được áp dụng tại nhiều tổ chức. Có thể dựa trên những kết quả đánh giá, bình bầu cuối năm làm căn cứ để lựa chọn những cá nhân xuất sắc điển hình. Những cá nhân này thường là những cán bộ gương mẫu về đạo đức, được mọi người kính trọng, có trình độ chuyên môn cao, đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong nhiều năm liên tiếp, luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao trong thời gian ngắn, tích cực trong công việc, thường xuyên giúp đỡ những cán bộ đồng nghiệp trong công việc cũng như chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thành công để cùng nhau phát triển… và nhiều nội dung khác nữa. Từ đó có những hình thức tuyên truyền để mọi cán bộ học tập và noi gương trong quá trình làm việc. Các cuộc thi, bình bầu làm việc theo tấm gương đó sẽ được phát động và có những phần thưởng xứng đáng giành cho những cán bộ đạt được thành tích cao. Giống như các cuộc thi, phong trào làm việc và sống theo Gương Bác Hồ vĩ đại đã được nhiều cơ quan, và toàn xã hội hưởng ứng trước đây. Qua đó nâng cao tinh thần làm việc của các cán bộ công chức đồng thời xây dựng những thói quen, tiêu chuẩn nghề nghiệp để mọi cán bộ công chức có thể noi theo.