II. CÁC í KIẾN HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH TẠI CễNG TY BƯU CHÍNH LIấN TỈNH VÀ QUỐC TẾ.
1.2. Cỏc biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng vốn:
1.2.1. Cỏc biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ:
Đối với cụng ty Bưu chớnh liờn tỉnh và quốc tế, tỷ trọng tài sản cố định trờn tổng tài sản là tương đối lớn tuy nhiờn hiệu suất sử dụng tài sản cố định của cụng ty chưa cao. Một đồng TSCĐ của cụng ty trong năm 1998 chỉ tạo ra 1,811 đồng doanh thu thuần, năm 1999 là 1,712 đồng và năm 2000 là 1,563 đồng. Do vậy để nõng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định cụng ty cần thực hiện một số giải phỏp sau:
Cụng ty cần cú những qui định chặt chẽ về tiờu chuẩn nhận biết TSCĐ để cú thể đỏnh giỏ đỳng giỏ trị thực của TSCĐ từ đú cú cỏc quyết định đỳng đắn trong quản lý TSCĐ.
Để dễ dàng nhận biết và quản lý tốt tài sản cố định trong doanh nghiệp, tài sản cố định nờn được phõn chia thành hai loại:
- Tài sản cố định phục vụ cho mục đớch sản xuất như: Xe vận tải, ụ tụ chuyờn ngành, mỏy theo dừi định vị bưu phẩm, bưu kiện...
- Tài sản cố định phục vụ cho quản lý Cụng ty như: Mỏy điều hoà, mỏy in, mỏy vi tớnh, mỏy fax, nhà phục vụ cho quản lý...
Chỉ khi cú sổ phõn loại cụ thể từng loại tài sản cố định một cỏch rừ ràng thỡ cuối kỳ Cụng ty mới cú thể đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc khả năng sinh lời của tài sản cố định.
Cần phải quản lý chặt chẽ về tài sản, hiện vật khụng để mất mỏt, hư hỏng trước thời hạn khấu hao. Do cỏc mỏy múc, thiết bị của cụng ty đều là những mỏy múc hiện đại, đũi hỏi tớnh chớnh xỏc cao nờn cần phải thực hiện và duy trỡ đều đặn cụng tỏc bảo dưỡng, bảo hành.
* Cần phải cõn nhắc giữa chi phớ sửa chữa lớn bỏ ra với việc thu hồi hết giỏ trị cũn lại của mỏy múc, trang thiết bị đú. Yờu cầu này được coi là một căn cứ chủ yếu để đưa ra quyết định tài chớnh, đú là tiếp tục kộo dài tuổi thọ của mỏy hay phải thanh lý, nhượng bỏn để đổi mới TSCĐ.
*Tiến hành thanh lý, nhượng bỏn cỏc tài sản cố định cú hiệu suất thấp, cũ ký sau khi đó tiến hành đỏnh giỏ, phõn loại.
1.2.2. Cỏc biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động:
Tài sản lưu động chiếm một tỷ trọng đỏng kể trong tổng số tài sản của cụng ty. Trong TSLĐ của cụng ty hiện nay cú một số khoản mục đỏng chỳ ý như: sự gia tăng cỏc khoản phải thu, sự gia tăng về lượng hàng tồn kho( mặc dự lượng hàng tồn kho của cụng tương đối nhỏ so với toàn bộ TSLĐ). Chớnh vỡ vậy cần phải cú những biện phỏp quản lý, nõng cao hiệu quả sử dụng cỏc khoản mục này:
Cỏc khoản phải thu của Cụng ty tập trung chủ yếu ở 2 khoản: Trả trước người bỏn và Phải thu khỏch hàng.
Trong năm 2000 cỏc khoản trả trước cho người bỏn chiếm tỷ trọng lớn nhất do chớnh sỏch thu hút khỏch hàng, mở rộng thị trường của cụng ty. Điều này cú thể chấp nhận được trong điều kiện hiện nay. Tuy nhiờn cụng ty cũng cần cú một số biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả quản lý của cỏc khoản mục này:
- Tăng cường tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp mới đỏng tin cậy trờn thị trường cú chớnh sỏch bỏn hàng "cởi mở ".
-Tăng cường mối quan hệ sẵn cú với cỏc nhà cung cấp đó quen biết nhằm làm tăng thờm sự tin tưởng của họ đối với Cụng ty, thắt chặt mối quan hệ này.
Cỏc khoản phải thu khỏch hàng là một khoản phải thu rất quan trọng. Đối với cỏc khoản nợ mới:
Cỏc cỏn bộ quản lý tài chớnh Cụng ty cần xõy dựng cho mỡnh những quy tắc chung nhất về việc cú chấp nhận cho khỏch hàng nợ hay khụng, để làm được điều này cần phải:
Xem xột cú chấp nhận cho khỏch hàng nợ hay khụng, trước hết cỏn bộ quản lý tài chớnh thụng tin phải xem xột phẩm chất, tư cỏch tớn dụng của khỏch hàng cú đạt yờu cầu mà mỡnh đề ra hay khụng. Sau đú cần xem xột cỏc yếu tố như: Năng lực trả nợ của khỏch hàng (tỡnh hỡnh tài chớnh hiện nay, trong tương lai...), cỏc điều khoản về thế chấp, thanh toỏn mà khỏch hàng đề nghị.
Sau khi đó chấp nhận cấp thỡ cỏn bộ quản lý tài chớnh của Cụng ty cần thống nhất với khỏch hàng cỏc điểm sau:
+ Thời hạn của khoản phải thu + Cỏc điều khoản về thanh toỏn + Cỏc điều kiện về thế chấp (nếu cú)
Khi tiến hành thu hồi cỏc khoản phải, cỏn bộ quản lý tài chớnh của Cụng ty cần chuẩn bị đầy đủ cỏc giấy tờ cần thiết cho việc thu hồi đồng thời thụng bỏo cho khỏch hàng biết và yờu cầu thanh toỏn đỳng hàng. Nếu cú những trục trặc thỡ cỏc cỏn bộ này phải xem xột nguyờn nhõn gõy ra và cú biện phỏp xử lý tỡnh hỡnh nhanh chúng. Cần xỏc định rừ những nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan để cú đỏnh giỏ chớnh xỏc. Biện phỏp đưa ra cú thể là đưa thờm những yờu cầu khỏc đối với khỏch hàng để đảm bảo khoản nợ sẽ được thanh toỏn, cú thể là đưa ra Toà ỏn kinh tế... hoặc cú thể phải chấp nhận mất khụng.
Đối với cỏc khoản nợ cũ cụng ty cần phải theo dừi hết sức chặt chẽ và thực hiện việc thu hồi vốn theo phương thức trả hết nợ cũ rồi mới xem xột cho vay cỏc khoản mới. Cụng ty cần khuyến khớch cỏc đơn vị thực hiện việc thanh toỏn ngay khi đó tiờu thụ được hàng trỏnh để lõu sẽ tạo điều kiện cho đơn vị đú chiếm dụng vốn của cụng ty, nghiờn cứu cỏch thức bỏn hàng chiết khấu giảm giỏ để thu tiền ngay. Muốn vậy, cần tổ chức việc thu hồi nợ một cỏch đều đặn, nhịp nhàng, khụng để tỡnh trạng thu hồi nợ dồn dập vào cuối năm làm cho vốn của cụng ty bị chiếm dụng quỏ lõu, gõy thiếu vốn cho nhu cầu kinh doanh trong năm, trong khi đú thỡ lượng tiền mặt tồn quỹ tăng nhanh vào cuối năm gõy tỡnh trạng dư thừa tiền mặt giả tạo.
Quản lý hàng tồn kho:
Mặc dự cỏc khoản tồn kho của cụng ty là rất nhỏ nhưng chỳng lại cú chiều hướng tăng nhanh qua cỏc năm nờn cụng ty cũng cần phải xõy dựng những biện
phỏp nhằm bảo đảm quản lý hàng tồn kho tốt như: kho bói, phương tiện vận chuyển.
Quản lý tiền mặt:
Lượng tiền mặt của cụng ty là rất lớn do vậy cụng ty cần cú những biện phỏp quản lý tiền mặt sao cho vừa đảm bảo an toàn, vừa đảm bảo khả năng sinh lợi. Để đạt được điều này cụng ty cần quản lý theo cỏch tỡm một khoảng giao động của tiền mặt và chỉ nờn giữ để tiền mặt giao động trong khoảng đú. Khoảng giao động này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: mức biến động của thu chi ngõn quĩ, chi phớ cố định của việc mua bỏn chứng khoỏn, lói suất...