1. Những u điểm : * Nhận xét chung .
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức tơng xứng với qui mô của một doanh nghiệp lớn với 7 kế toán viên có trình độ tơng đối đồng đều, đợc phân công phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực của mỗi ngời, đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh .
Các phần hành phối hợp tơng đối tốt vơí nhau, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện tốt chế độ kế toán thống kê hiện hành, kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị .
Kế toán công ty tổ chức tơng đối tốt công tác hạch toán chứng từ ban đầu, với hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ cùng với hệ thống sổ tổng hợp chi tiết đợc tổ chức khoa học, hợp lý theo đúng chế độ phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty .
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán tơng đối giản đơn, thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, phù hợp với quy mô cũng nh trình độ kế toán của công ty trong điều kiện thực hiện kế toán máy .
Công ty đã ban hành quy chế quản lý nội bộ về công tác quản lý tài chính nhằm mục đích tiết kiệm chi phí để sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo đảm đời sống cho cán bộ công nhân viên .
* Công tác kế toán chi phí giá thành :
Hiện nay công ty thực hiện phổ biến hình thức khoán gọn chi phí tới các đội, điều này đã góp phần nâng cao trách nhiệm của các đội, tăng cờng phối hợp giữa các đối với phòng kế toán trong công tác hạch toán chi phí, giá thành .
Nhận thức đợc mức độ trọng yếu của phần hành chi phí – giá thành trong toàn bộ các phần hành tại công ty nên ban lãnh đạo công ty, phòng kế toán tập chung chỉ đạo, theo dõi sát xao, bố trí nhân viên kế toán có chuyên môn kinh nghiêm đảm trách, và giành những quan tâm đặc biệt tới phần hành này .
Công ty xác định đối tợng tập hợp chi phí, tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình, từ đó xác định phơng pháp tính giá thành trên cơ sở phù hợp với đối tợng tính giá thành – phơng pháp trực tiếp .
Cuối mỗi quý kế toán đều tính ra khối lợng xây lắp hoàn thành và giá trị sản phẩm dở dang phục vụ cho công tác hạch toán, thanh toán với chủ đầu t, các tổ đội thi công .
các khoản mục chi phí, bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm toàn công ty …
Chính nhờ việc các đội đợc trao quyền chủ động tơng đối trong tìm kiếm khai thác các yếu tố đầu vào đã góp phần giảm chi phí đầu vào , hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm .
2. Những tồn tại :
Bên cạnh những u điểm nh đã nêu ở trên , công tác kế toán tại công ty hiện nay vẫn còn một số tồn tại nhất định nh việc phân công phân nhiệm cha triệt để, kế toán TSCĐ kiêm luôn thủ quỹ . Khối lợng công việc dồn lên kế toán công nợ công trình quá lớn, kế toán công ty gần nh chỉ nhận báo cáo từ kế toán cấp dới chứ không chỉ đạo theo dõi kế toán cấp dới . Kế toán công ty cha áp dụng chế độ kế toán mới …
Đi vào phần hành hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty có thể nhận thấy :
2.1 Hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . - Quản lý chứng từ :
Công tác quản lý chứng từ ban đầu cha thực sự chặt chẽ, ngay từ khi lập chứng từ, chẳng hạn trong hoá đơn mua gạch và cọc tre của đội xây dựng số 2 do anh Dũng thực hiện ngày 27 tháng 11 năm 2001 . Trên hoá đơn không ghi rõ mua gạch loại gì, cọc tre loại có kích thcs bao nhiêu ? Đây chính là kẽ hở dễ bị lợi dụng, chẳng hạn đội mua cọc tre loại 1m nhng lại ghi giá thanh toán loại 2 m… gạch loại B ghi thành giá thanh toán của gạch loại A..
Chứng từ nhiều khi các đội tập hợp lên không đúng hạn gây chậm trễ, ảnh hởng công tác ghi chép hạch toán tại phòng kế toán .
- Sổ sách :
Kế toán chỉ căn cứ vào chứng từ đầu vào là hoá đơn đầu vào để hạch toán nên chỉ biết giá trị nguyên vật liệu mua vào chứ không biết số lợng, chủng loại từng vật t đã dùng .
Kế toán tổng hợp cha có sổ theo dõi chi phí nguyên vât liệu trực tiếp cho từng công trình mà việc đó đợc uỷ thác cho kế toán công nợ công trình theo dõi duy nhất qua bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào .
- Quản lý chi phí :
Kế toán không căn cứ vào việc vật t đã đợc xuất dùng hay cha để phản ánh vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà cứ khi nào đội gỉ chứng từ, hoá đơn mua vào là kế toán tính ngay toàn bộ giá trị vật liệu trên hoá đơn đó vào chi phí vật liệu trực tiếp . Dẫn đến việc phản ánh không đúng chi phí thực tế của kỳ, gây ra tình trạng số đợc nghiệm thu chênh lệch so với số hạch toán tại phòng kế toán ( Kế toán không dựa vào định mức , dự toán mà đội trình lên bao nhiêu sẽ hạch toán bấy
Kế toán thuế kê khai thuế đầu vào cho công trình sau khi các đội chuyển chứng từ lên, tiếp đó kế toán công nợ công trình mới lên bảng kê, hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Kế toán tổng hợp lấy số liệu từ bảng kê chi phí vật liệu trực tiếp của kế toán công nợ công trình để hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Nh vậy kế toán tổng hợp không lấy số liệu trực tiếp từ chứng từ gốc để hạch toán, điều đó đã làm giảm tính tin cậy của số liệu bởi nếu kế toán công nợ công trình có sai sót thì hạch toán tổng hợp cũng không đúng . Hạch toán nh vậy là vi phạm nguyên tắc hạch toán tổng hợp phải song song độc lập với hoach toán chi tiết, làm mất đi vai trò của quan hệ đối chiếu hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết .
2.2 Hạch toán khoản mục chi phí nhân công trực tiếp : - Chứng từ
Các đội tự tổ chức lao động, bố trí nhân sự tính toán và trả lơng cho công nhân, cuối tháng nộp các chứng từ lao động tiền lơng lên phòng kế toán gồm : Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng, bảng lơng khoán, bảng thanh toán công thợ thuê ngoài . Số lợng lao động thuê ngoài theo thời vụ ở đội thờng lớn nên chi phí nhân công thuê ngoài thờng là khoản khó quản lý đối vơí phòng kế toán .
- Quản lý chi phí :
Theo hình thức khoán gọn, các đội chủ động chọn lựa hình thức trả lơng, không đợc sự chỉ đạo cuả phòng kế toán .
- Trình tự hạch toán :
Cũng tơng tự nh hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp cũng đợc hạch toán sau khi kế toán công nợ công trình hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, điều đó cũng làm mất tính khách quan, tin cậy của số liệu và cha đúng chế độ .
- Sổ sách :
Kế toán tổng hợp cha có sổ theo dõi riêng chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi công trình mà chỉ căn cứ vào bảng kê chi phí của kế toán công nợ công trình .
2.3 Hạch toán khoản mục chi phí máy thi công - Quản lý chứng từ :
Các chứng từ đầu vào minh chứng cho chi phí máy thi công phát sinh chỉ ghi số tiền phát sinh, do đó kế toán không biết đợc nội dung cụ thể của chi phí và không có phơng tiện gì để kiểm chứng tính chính xác của khoản mục, tính trung thực của các chi phí đợc kê lên .
- Sổ sách sử dụng :
Các đội gửi bảng kê chi phí máy lên gồm rất nhiều khoản mục nhng không ghi rõ nội dung của khoản mục cũng nh thời điểm phát sinh chi phí .
Kế toán tổng hợp không theo dõi chi phí máy thi công phát sinh cho từng công trình riêng rẽ mà chỉ có bảng kê chi phí máy của kế toán công nợ công trình .
- Công tác quản lý chi phí :
Kế toán công ty không theo dõi đợc chi phí máy thi công thực tế phát sinh ở đội, cha có biện pháp để quản lý giám sát các chi phí phát sinh mà chỉ dựa vào số liệu do đội đa lên .
- Kế toán sử dụng tài khoản cha hợp lý, tất cả chi phí máy thi công kế toán đều theo dõi trên tài khoản 6234, nh vậy công ty làm cha đúng chế độ .
Chế độ qui định : Tk 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công, nếu công ty muốn chi tiết thì chỉ đợc chi tiết từ tài khoản cấp 3 trở đi .
Máy thi công thuê ngoài cũng đợc kế toán theo dõi trên tài khoản 6234, phản ánh không đúng bản chất chi phí, mặc dù nó không ảnh hởng đến kết quả tính toán giá thành công trình sau này .
2.4 Hạch toán khoản mục chi phí sản xuất chung : - Công tác quản lý chứng từ :
Do áp dụng hình thức khoán gọn khối lợng xây lắp nên cứ khoản chi phí nào không đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công sẽ đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung .
Đặc biệt tổng giá thành công trình cuối kỳ quyết toán phải đúng bằng 91 % giá trị chủ đầu t thẩm định công trình nên nhiều khi kế toán sẽ lấy giá thành thực tế đựơc tính ra này trừ đi các khoản chi phí : NVLTT, MTC, SXC để tính ra tổng chi phí sản xuất chung của công trình. Đối với số chênh lệch giữa tổng chi phí sản xuất chung tính đợc theo cách này với số tập hợp đợc từ các chứng từ sổ sách liên quan, các đội có hiện tợng chạy chứng từ khống sao cho đủ số chi phí tính đợc theo cách trên . Việc làm này hoàn toàn sai chế độ, thể hiện kế toán bị động chạy theo kinh doanh .
- Quản lý chi phí :
Ngay cả những chi phí mà đội tập hợp lên qua các bảng kê, hoá đơn ,..kế toán cũng rất khó quản lý bởi chi phí sản xuất chung có rất nhiều khoản, phát sinh với mật độ dày, đa dạng . Các đội cha phân loại chứng từ ban đầu, lập các sổ cần thiết để theo dõi chi tiết nội dung chi phí .
- Tài khoản sử dụng :
Kế toán sử dụng duy nhất Tk 6278 để theo dõi chi phí sản xuất chung, do đo không phân loại đợc các khoản mục cấu thành, việc chi tiết nh vậy là cha đúng chế độ .
- Trình tự hạch toán ;
Kế toán tổng hợp hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung sau khi kế toán công nợ công trình đã hạch toán chi tiết , không căn cứ trực tiếp vào chứng từ gốc để hạch toán .
Không có sổ theo dõi chi phí chung cho mỗi công trình . 2.5 Tổng hợp chi phí sản xuất, đánh giá sản phẩm dở dang :
tính ra giá trị khối lợng xây lắp hoàn thành mà kế toán căn cứ vào gía trị khối lợng xây lắp đọc bên chủ đầu t nghiệm thu thanh toán để suy ngợc ra giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, việc làm này không đúng với chế độ, làm mất ý nghĩa của công tác đánh giá sản phẩm dở dang .
- Tính giá thành công trình hoàn thành :
Khi công trình đã hoàn thành toàn bộ kế toán tổng hợp chi phí, tính ra giá thành công trình (giá quyết toán ) .
Nhng giá thực tế của công trình – căn cứ để thanh toán với chủ đầu t và các đội lại đợc tính dựa trên biên bản thẩm định của bên chủ đầu t và các bên liên quan .
Kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá thành quyết toán (tính toán đợc trớc đó) theo giá thực tế công trình theo thẩm định . Trong thẩm định cắt khoản nào kế toán sẽ cắt khoản đó trong quyết toán để giá thành quyết toán phù hợp với giá thành thẩm định .
Nếu chênh lệch quá lớn sẽ thể hiện công tác lập dự toán , khoán chi phí cha chính xác, quản lý chi phí yếu kém .
3. Kế toán máy với hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty :
Hiện nay công ty đã áp dụng kế toán máy vào hạch toán, điều này đã góp phần nâng cao năng suất lao động kế toán, giảm khối lợng công việc cho kế toán viên, giảm khối lợng sổ sách sử dụng, tăng độ chính xác cho công tác hạch toán ( Ghi nhật ký chung, lên sổ cái các tài khoản 621, 622,6234,6278)…
Tuy nhiên kế toán tổng hợp vẫn phải tự thực hiện những bút toán kết chuyển và tính chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, giá thành sản phẩm hoàn thành .
Tuy đã góp phần tích cực trong phần hành kế toán chi phí và giá thành nhng máy tính vẫn cha phát huy đợc hết thế mạnh của nó khi ngay từ số liệu đầu vào, kế toán tổng hợp đã lấy số liệu từ các bảng kê của kế toán công nợ công trình, điều này làm giảm tính chính xác khách quan của số liệu đầu vào.
Các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154, không đợc chi tiết cho công trình, hạng mục công trình điều đó gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí đối với từng công trình .
II. Phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng và lắp máy điện nớc số 3 .
Qua những phân tích ở trên em xin đợc đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần phát huy những u điểm , khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý, hạch toán chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty .
Giá thực tế công trình theo thẩm định Số đ ợc thẩm định thanh toán 91% = x
Kế toán công ty cần tăng cờng kiểm tra ngay từ khâu lập chứng từ ban đầu, yêu cầu đôn đốc các bên liên quan phải thực hiện đầy đủ các qui định về chứng từ, phải đầy đủ các yếu tố trên bản chứng từ, không chỉ ghi giá trị mà phải ghi rõ nội dung cụ thể để đễ theo dõi, quản lý . Thờng xuyên thẩm tra độ tin cậy của chứng từ bằng các biện pháp khác nhau .
Để khắc phục tình trạng các đội hoàn chứng từ lên phòng kế toán không đúng thời hạn, phòng kế toán cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của mỗi công trình(xa hay gần, phơng thức thanh toán… ) qui định thời hạn phù hợp các độ phải hoàn chứng từ, có những biện pháp xử phạt nghiêm minh những đội, đơn vị không chấp hành .
Chứng từ sau khi đợc tập hợp nên đợc phân loại, vào bảng kê chứng từ, đa vào hạch toán tổng hợp tổng hợp, chi tiết bảo quản và lu đúng theo quy dịnh tránh tình trạng nằm im trong hồ sơ công trình nh hiện nay .
2. Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách sử dụng :
Hiện nay để phản ánh chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp, kế toán công dùng các tài khoản :
TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp TK 6234 : Chi phí máy thi công TK 6278 : Chi phí sản xuất chung .
Việc làm này cha hợp lý, công ty nên dùng TK 623 để theo dõi chi phí máy thi công và chi tiết các khoản mục cấu thành chi phí máy : 6231. 6232, 6233, 6234, 6237, 6238
Đối với TK 627 – Chi phí sản xuất chung cũng vậy cần đợc chi tiết thành các tiểu khoản : 6271, 6272, 6273, 6274, 6277, 6278 .