I. Hồ sơ hoàn công 10 6-
4. Quy cách hồ sơ hoàn công 10 9-
4.1. Hình thức hồ sơ hoàn công
a) Tất cả các tài liệu được sắp xếp theo trình tự của danh mục tại khoản 2
mục I Chương này đều được cài vào các bìa file cứng có kẹp sắt, cài qua lỗ đột
trực tiếp vào mép trái tài liệu, hoặc xếp vào túi ni lon có nắp cài rồi đột lỗ vào mép trái của túi ni lon.
Với các bản vẽ cỡ lớn, cho phép gấp bản vẽ lại theo khổ giấy A4
Trên các bìa file, hoặc hộp đều phải dán nhãn, ghi tên tài liệu, kèm theo danh mục tài liệu chứa trong đó theo hướng dẫn tại Phụ lục 04 của Thông tư
02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng “Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ
thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng”
b) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của tổ chức, cá nhân lập hồ sơ, có chữ ký của chủ
nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hồ sơ thiết kế). Các bản vẽ thiết kế
phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành. Các bản vẽ hoàn công phải có dấu “Bản vẽ hoàn công” của nhà thầu thi công xây
dựng theo hướng dẫn tại Phụ lục 01 và có danh mục bản vẽ theo hướng dẫn tại
Phụ lục 03 của Thông tư 02/2006/TT-BXD ( xem Phụ lục kèm theo).
c) Các văn bản trong hồ sơ lưu trữ như văn bản phê duyệt dự án, văn bản
phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế -
kỹ thuật), văn bản thẩm định thiết kế, văn bản phê duyệt thiết kế, văn bản
nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng... trường hợp không còn bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
d) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng có thể được lưu
trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hồ sơ lưu trữ theo quy định tại mục 1, phần II của Thông tư
02/2006/TT-BXD.
4.2. Số lượng bộ hồ sơ hoàn công
a) Bộ hồ sơ hoàn công được lập với số lượng đủ để gửi cho :
- Chủ đầu tư;
- Chủ quản lý sử dụng công trình;
- Nhà thầu thi công xây dựng;
- Cơ quan lưu trữ nêu tại khoản 5 của mục I Chương này.
b) Đối với công trình có tính đặc thù liên quan đến nhiều ngành (công trình
biên giới, hải đảo, quốc phòng) tuỳ theo yêu cầu của các ngành, chủ đầu tư trình
số liệu bộ hồ sơ hoàn công cần thiết phải lập.
c) Bản chính, bản sao :
- Một bộ hồ sơ bản chính giao nộp cho cấp cao nhất theo quy định của từng
dự án. Các bộ còn lại là bản photocopy.
- Bản gốc là bản có chữ ký và dấu đỏ. Trường hợp không thể đủ điều kiện để có chữ ký và dấu đỏ thì cấp ra văn bản đó ký đóng dấu sao y bản chính.