Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ xin bảo lãnh.
Cán bộ tín dụng, bảo lãnh tiếp nhận nhu cầu khách hàng, tư vấn theo yêu cầu về hồ sơ sau đó tiếp nhận hồ sơ .
Hồ sơ đề nghị bảo lãnh của khách hàng gồm: Hồ sơ chung:
+ Đơn đề nghị bảo lãnh (theo mẫu) + Tờ khai hồ sơ khách hàng (theo mẫu)
+ Hồ sơ về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của khách hàng: * Đối với cá nhân: hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân…
* Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ pháp lý gồm: -Quyết định thành lập
-Giấy đăng ký kinh doanh
-Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng
Khách hàng được NHCT Bỉm Sơn bảo lãnh từ lần thứ hai trở đi không phải cung cấp lại các tài liệu quy định tại điểm này trừ trường hợp có thay đổi như: bổ xung vốn điều lệ, địa chỉ, người đại diện, loại hình kinh doanh… thì khách hàng phải gửi các tài liệu liên quan đến sự thay đổi cho Ngân hàng để bổ xung hồ sơ.
* Thông báo mời thầu (đối với bảo lãnh dự thầu)
* Thông báo trúng thầu và các trường hợp có liên quan (đối với bảo lãnh khác)
+ Báo cáo tài chính, báo cao kết quả kinh doanh (đối với doanh nghiệp) Hồ sơ riêng:
+ Trường hợp bảo lãnh vay vốn, bảo lãnh thanh toán, thư tín dụng dự phòng, bảo lãnh có thời hạn trung, dài hạn. Thì ngoài các tài liệu quy định tại phần Hồ sơ chung khách hàng phải bổ xung các hồ sơ hoặc tài liệu liên quan đến dự án, phương án sản xuất kinh doanh.
+ Đối với bảo lãnh vay và trả nợ nước ngoài, ngoài hồ sơ hoặc tài liệu qui định như trên khách hàng phải cung cấp thêm các tài liệu sau:
* Các văn bản chấp thuận cho phép vay vốn và trả nợ nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước theo qui định của pháp luật hiện hành về quản lý vay và trả nợ nước ngoài.
* Phương án vay trả nợ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền và Ngân hàng Nhà nước duyệt chấp nhận.
* Các tài liệu chứng minh tính khả thi của phương án vay trả nợ nước ngoài
* Các hợp đồng hoặc cam kết liên quan đến vay trả nợ nước ngoài… + Đối với phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng của Ngân hàng khác thì hồ sơ gồm: điện hoặc thư ( có xác nhận mật mã hoặc kiểm tra chữ ký) đề nghị bảo lãnh của bên phát hành bảo lãnh đối ứng, các tài liệu về sửa đổi bổ sung bảo lãnh (nếu có).
Bước 2: Thẩm định hồ sơ xin bảo lãnh.
Trong bước này, cán bộ phòng tín dụng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, tài liệu mà khách hàng cung cấp nhằm xác định được khách hàng có đủ điều kiện được bảo lãnh hay không. Quá trình thẩm định có thời hạn tối đa 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Thực tế thời gian thẩm định ngắn hơn nhiều để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Trước hết, cán bộ sẽ kiểm tra ngành nghề kinh doanh có hợp pháp không, yêu cầu bảo lãnh có nằm trong khả năng thực hiện của ngân hàng không. Sự đầy đủ về năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự của khách hàng cũng được cán bộ lưu ý. Cán bộ nghiệp vụ sẽ kiểm tra tất cả tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, giấy tờ như dấu, chữ ký trên bề mặt các chứng từ. Nếu phát hiện bất cứ sự bất hợp lý nào trong hồ sơ như sự sửa chữa hay mâu thuẫn, cán bộ cần tìm hiểu và yêu cầu giải đáp từ phía khách hàng.
- Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra và xác nhận hoàn toàn hợp lệ, cán bộ tiến hành phân tích hồ sơ để làm rõ năng lực tài chính của khách hàng. Dựa trên báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh ba năm gần nhất của khách hàng, cán bộ sẽ xem xét tình hình hoạt động, khả năng trả nợ, khả năng thực hiện hợp đồng… Đặc biệt, cán bộ quan tâm đến những thay đổi bất thường để tìm hiểu nguyên nhân qua các buổi liên hệ làm việc với khách hàng. Sau đó, cán bộ ghi chép lại và đưa vào biên bản làm việc để lưu trong hồ sơ bảo lãnh.
- Ngoài những thông tin khách hàng cung cấp, cán bộ nghiệp vụ bảo lãnh có thể thu thập, nghiên cứu thông tin về khách hàng thông qua các trung tâm thông tin như Trung tâm thông tin của Ngân hàng Nhà nước, các hiệp hội của các ngành nghề, đơn vị quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh của khách hàng trên từng địa bàn… So sánh các thông tin này với thông tin của khách hàng cung cấp để đánh giá đúng đắn về khách hàng.
- Sau khi ghi chép đầy đủ các đánh giá, cán bộ tiến hành lập báo cáo thẩm định. Báo cáo thẩm định phải trung thực, rõ ràng, không tẩy xoá và phải làm rõ những nội dung sau:
+ Sự hợp lệ của hồ sơ.
+ Phân tích và đánh giá tình hình tài chính của khách hàng. + Khả năng thực hiện hợp đồng của khách hàng
+ Các vấn đề pháp luật có liên quan đến khoản bảo lãnh
- Trưởng phòng duyệt báo cáo thẩm định, phải ghi rõ quan điểm có đồng ý với cán bộ nghiệp vụ hay không. Nếu không ghi rõ lý do và giải pháp.
Bước 3: Ra quyết định bảo lãnh và chọn hình thức phát hành bảo lãnh.
- Thông thường, giám đốc là người được uỷ quyền ra quyết định bảo lãnh. Sau khi xem xét và đánh giá báo cáo thẩm định, nếu giám đốc đồng ý bảo lãnh, giám đốc sẽ ghi rõ nội dung đồng ý bảo lãnh, các điều kiện kèm theo, ghi rõ ngày tháng, ký tên và trả hồ sơ về phòng khách hàng để thực hiện.
Nếu giám đốc không đồng ý cũng ghi rõ nội dung, ký tên, ghi ngày tháng ký và trả hồ sơ về phòng khách hàng.
- Trường hợp tái thẩm định hoặc thẩm định thông qua hội đồng, giám đốc chi nhánh vẫn phải trình lên trung ương trước khi quyết định.
Theo yêu cầu của khách hàng, nếu ngân hàng đồng ý bảo lãnh, ngân hàng sẽ chọn hình thức bảo lãnh phù hợp hoặc cũng có thể khách hàng lựa chọn hình thức bảo lãnh trước thông qua đơn xin bảo lãnh. Ví dụ như đơn xin bảo lãnh tiền ứng trước, đơn xin bảo lãnh dự thầu, đơn xin bảo lãnh thực hiện hợp đồng, đơn xin bảo lãnh thanh toán… Ngân hàng và khách hàng sẽ tự thoả thuận với nhau về hình thức bảo đảm cho bảo lãnh, thời hạn, điều kiện trả tiền… Sau khi đã thống nhất, ngân hàng sẽ tiến hành bước tiếp theo.
Bước 4: Thực hiện quyết định bảo lãnh.
- Trong trường hợp ngân hàng từ chối bảo lãnh, cán bộ nghiệp vụ sẽ gửi thông báo đã kiểm tra của Trưởng phòng và có chữ ký của giám đốc cho khách hàng. Trong đó ghi rõ lý do từ chối và kèm theo hồ sơ trả lại cho khách hàng.
- Trong trường hợp ngân hàng đồng ý bảo lãnh, cán bộ nghiệp vụ sẽ thảo hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng cầm cố hoặc thế chấp (nếu có), các giấy tờ kèm theo. Sau khi trưởng phòng duyệt, ký, các hợp đồng này được giám đốc ra quyết định bảo lãnh ký tên, đóng dấu.
+ Khách hàng: hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng cầm cố thế chấp cùng biên bản thẩm định tài sản (nếu có). Sau khi khách hàng đã ký và đóng dấu, ngân hàng giữ lại một bản hợp đồng và tiến hành hạch toán.
+ Người thụ hưởng: thư bảo lãnh.
+ Bộ phận kế toán: phiếu ghi nợ – ghi có sau khi đã hạch toán số dư bảo lãnh để bộ phận kế toán theo dõi ngoại bảng, biên bản định giá tài sản đảm bảo (nếu có).
+ Phòng tín dụng : tất cả hồ sơ, giấy tờ có liên quan để lưu giữ và bảo quản (bao gồm cả biên bản làm việc của cán bộ).
+ Hội đồng thẩm định (nếu thực hiện thẩm định): cán bộ phải sao hồ sơ cho các thành viên của hội đồng.
Kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng của khách hàng nhằm giải quyết các vướng mắc trong thời gian bảo lãnh có hiệu lực. Trong thực tế, đối với những khách hàng đã ký quỹ 100% bằng tiền mặt, ngân hàng không cần thiết theo dõi khách hàng có thực hiện đúng nghĩa vụ hay không. Ngân hàng chỉ kiểm tra nghĩa vụ khách hàng trong những món bảo lãnh có giá trị lớn.
Bước 5: Sau khi ký kết hợp đồng.
Ngân hàng tiến hành thu phí của khách hàng theo hạn mức thu phí quy định trong hợp đồng và chuyển hoá đơn thu phí cho cán bộ kế toán.
Khi bên nhận bảo lãnh có điện hoặc văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh kèm theo các bằng chứng chứng minh khách hàng có sự vi phạm hợp đồng, trước hết ngân hàng sẽ kiểm tra điện hoặc văn bản đó cùng với những chứng từ kèm theo có hợp lý không. Nếu không hợp lý, hợp lệ, ngân hàng sẽ từ chối bằng văn bản hoặc điện và nêu rõ lý do. Nếu các giấy tờ đó phù hợp, ngân hàng sẽ thanh toán lập tức trong hai trường hợp sau:
- Nếu khách hàng có ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, ngân hàng sẽ trích từ quỹ hoặc tài khoản tiền gửi đó để trả cho bên hưởng.
suất phạt dành cho nợ quá hạn, thông thường là 150% so với lãi suất ngắn hạn tại ngân hàng. Ngày hạch toán nợ chính là ngày ngân hàng thực hiện nghĩa vụ thay cho khách hàng, ngân hàng sẽ đôn đốc khách hàng trả nợ càng sớm càng tốt.
Bước 6: Kết thúc bảo lãnh.
Các trường hợp chấm dứt bảo lãnh:
- Bên được bảo lãnh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình đối với bên nhận bảo lãnh.
- Bên nhận bảo lãnh đồng ý huỷ bỏ bảo lãnh theo các quy định của pháp luật.
- Ngân hàng đã thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh. - Thời hạn của bảo lãnh đã hết hiệu lực.
- Bên bảo lãnh hoặc bên được bảo lãnh chấm dứt hoạt động thì nghĩa vụ bảo lãnh được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Sau khi nghiệp vụ bảo lãnh chấm dứt, tiến hành giải toả hợp đồng trong hai trường hợp sau:
- Giải toả bảo lãnh không có tài sản đảm bảo: ngân hàng phát hành sẽ tuyên bố giải toả bảo lãnh, gửi công văn đến khách hàng và đóng hồ sơ.
- Giải toả bảo lãnh có tài sản đảm bảo: hoàn trả ký quỹ hoặc tài sản cầm cố thế chấp cho khách hàng dựa trên cơ sở hợp đồng bảo lãnh và hợp đồng thế chấp. Nếu khách hàng không có khả năng trả nợ, ngân hàng sẽ thu khoản ký quỹ hoặc phát mại tài sản thế chấp, cầm cố.
Đối với bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng, cam kết giữa người hưởng và ngân hàng đối ứng sẽ hết ngay sau thời hạn hiệu lực nhưng cam kết giữa ngân hàng chỉ thị phát hành bảo lãnh và người hưởng sẽ kết thúc sau 7 ngày kể từ ngày hết hiệu lực.