6. Nội dung của đề tài
3.4 Quản lý hệ thống nhà cung cấp
Sau khi đã xác định được số lượng cho mỗi đơn hàng, thời gian cần thiết để đặt hàng và thực hiện đơn hàng, công ty cần duy trì quan hệ với nhà cung cấp và đàm phán để đạt được giá mua hàng hợp lý. Nhân viên mua hàng cần có hiểu biết về giá cả, hàng thay thế mới nhằm duy trì nguồn cung cấp ổn định và lâu dài. Ngoài ra nhân viên mua hàng biết đánh giá nhà cung cấp thông qua các điều kiện giao nhận, chính sách dự trữ, tính linh hoạt của nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, xu hướng hiện nay công ty cần lựa chọn số ít nhà cung cấp có khả năng phát triển ổn định để tạo dựng mối quan hệ lâu dài, tin cậy thông qua việc ký các hợp đồng nguyên tắc. Điều này không những lôi kéo được nhà cung cấp tham gia vào quản lý nguyên vật liệu mà còn tạo điều kiện trong việc chia sẽ thông tin và liên lạc nhanh.
Trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp, để tránh việc tăng giá
hợp đồng mua hàng do số lượng hàng mua nhỏ trên từng đơn hàng, nhân viên mua sắm phải biết khuyên nhà cung cấp lựa chọn các phương thức vận chuyển phù hợp. Ví dụ sẽ vận chuyển đơn chuyến hay vận chuyển hỗn hợp (có thể áp dụng phương thức vận chuyển nhiều loại hàng nhưng với số lượng thấp).
Xây dựng mạng lưới với nhà cung cấp:
- Tìm nhà cung cấp đảm bảo cấp hàng đúng chủng loại, đúng số lượng,
vào đúng thời gian yêu cầu.
- Các bên giúp nhau tạo ra các cơ hội cho tất cả các đối tác cùng phát
triển và cùng có lợi.
- Cùng các nhà cung cấp đặt ra các mục tiêu ngày càng cao và hỗ trợ
các nhà cung cấp đạt được các mục tiêu đó.
- Đối xử với nhà cung cấp một cách công bằng.
Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp nhưng vẫn duy trì năng lực nội tại:
- Cân nhắc cẩn trọng giữa mua ngoài và tự cung cấp.
- Công ty vẫn duy trì năng lực sản xuất nội tại ngay cả với các hàng
hóa mua ngoài.
- Chia sẻ quyền sở hữu với nhà cung cấp.
- Đầu tư máy móc thiết bị cho dây chuyền sản xuất mới riêng cho sản
phẩm của mình.
Việc duy trì năng lực sản xuất nội tại mang lại một số lợi ích:
- Có thể lựa chọn nhà cung cấp
- Duy trì những năng lực cốt lõi
- Đảm bảo được lợi thế khi đàm phán
- Kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp
Xây dựng năng lực cho nhà cung cấp trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, giao hàng và giảm chi phí, lãng phí, đảm bảo khả năng giảm chi phí trong chuỗi cung cấp.
Khi nhà cung cấp gặp khó khăn, cử chuyên viên đến giúp tìm hiểu và giải quyết vấn đề. Các vấn đề thường gặp phải là chất lượng, tiến độ, chi phí và chính sách nhân sự.