6. Nội dung của đề tài
2.2.6 Thương lượng với nhà cung cấp
Trong quá trình mua sắm của công ty, việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên kết quả đánh giá sơ bộ, đánh giá về mặt kỹ thuật và thương mại. Đánh giá sơ bộ để loại bỏ các hồ sơ không hợp lệ, không đảm bảo các yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời chào hàng. Trong quá trình đánh giá kỹ thuật, các điểm không rõ ràng sẽ được làm rõ bằng biên bản có thể một lần hoặc nhiều lần cho đến khi toàn bộ các điều kiện kỹ thuật được làm rõ dứt điểm là đạt hoặc không đạt. Bảng đánh giá kỹ thuật này sẽ được phê duyệt bởi ban giám đốc hoặc phó giám đốc kỹ thuật dự án, giám đốc dự án.
Đánh giá thương mại được thực hiện trên nguyên tắc giá chào thấp nhất với các điều kiện thương mại trên cùng mặt bằng. Các điểm không rõ ràng, không tương đồng sẽ được làm rõ bằng biên bản. Biên bản có thể được làm một lần hoặc nhiều lần hoặc cán bộ chuyên trách có thể tự ước tính và qui đổi các điều kiện thương mại về cùng mặt bằng một cách hợp lý và đảm bảo công bằng cho đến khi các điều kiện thương mại được đưa về trên cùng mặt bằng. Bộ phận mua sắm có thể tiến hành làm rõ và đàm phán chi tiết các điều kiện hợp đồng với nhà cung cấp đạt kỹ thuật và giá chào cạnh tranh nhất trong giai đoạn làm rõ nhằm tạo thế cạnh tranh trong đàm phán. Tổ đánh giá lập bảng đánh giá thương mại trên cơ sở kết quả đánh giá kỹ thuật, chào hàng của nhà cung cấp, hồ sơ làm rõ và kết quả các lần đàm phán. Đánh giá thương mại có thể được tiến hành theo phương pháp đánh giá, xếp hạng trọn gói hoặc đánh giá, xếp hạng cho từng hạng mục, từng phần.
- Đối với phương pháp đánh giá, xếp hạng trọn gói tổ đánh giá xếp hạng nhà cung cấp hạng một là nhà cung cấp có tổng giá cạnh tranh nhất trên cùng mặt bằng thương mại với các nhà cung cấp khác.
- Đối với phương pháp đánh giá, xếp hạng cho từng hạng mục, từng phần tổ đánh giá sẽ đánh giá thương mại trên cùng mặt bằng cho từng phần, hạng mục và
sau đó xếp hạng các nhà cung cấp trong đó các nhà cung cấp xếp hạng một có giá cạnh tranh nhất cho từng phần, hạng mục tương ứng.
Bảng đánh giá thương mại sẽ được phê duyệt bởi Phó giám đốc thương mại công ty hoặc Phó giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực chuyên môn.
Trên cơ sở đánh giá kỹ thuật và thương mại được phê duyệt, tổ đánh giá lập báo cáo và đề nghị phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp được lựa chọn phải đáp ứng được các yêu cầu về tiến độ, chất lượng và thương mại của dự án. Việc đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phải đảm bảo tốt nhất lợi ích của công ty. Để đạt được mục tiêu này cho phép sử dụng các nghiệp vụ thương mại như đàm phán chéo, đàm phán đồng thời với nhiều nhà cung cấp khác nhau, tham khảo trên thị trường, hoặc đàm phán với các nhà cung cấp có giá cao hơn nếu tại thời điểm đánh giá có lý do để tin rằng nhà cung cấp đạt kỹ thuật và có giá chào thấp nhất có khả năng không đáp ứng được tiến độ, chất lượng hoặc các điều khoản hợp đồng được yêu cầu. Báo cáo kết quả đánh giá chào hàng và đề nghị phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp sẽ được kiểm tra bởi Phó giám đốc thương mại hoặc Phó giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực chuyên môn và được phê duyệt bởi Giám đốc công ty.
Nhận xét: Nhiều trường hợp nhà cung cấp chào giá thấp nhất nhưng trong quá trình thực hiện hợp đồng phát sinh nhiều yêu cầu mới dẫn đến giá hợp đồng thực tế công ty phải trả nhiều hơn nhiều so với những nhà cung cấp chào giá cao hơn trong quá trình đấu thầu. Điều này có nguyên nhân do việc hạn chế về mặt kiến thức của nhân viên mua sắm, nhân viên đánh giá kỹ thuật và do nhà cung cấp biết trước được các phát sinh sẽ đến vì họ là người biết rõ nhất sản phẩm mình sẽ cung cấp. Ngoài ra, công ty đã gặp phải nhiều nhà cung cấp chào giá thấp nhất nhưng không có năng lực thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, tiến độ công trình buộc công ty phải hủy hợp đồng, đấu thầu lại,… mất rất nhiều thời gian và tiền bạc. Áp dụng JIT trong trường hợp này sẽ loại bỏ được những điều bất cập như đã phân tích trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, giúp công ty giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh trong thực hiện dự án.
54