6. Nội dung của đề tài
3.2 Nguyên tắc vàng 5S
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kho, công ty đã xây dựng và đang thực hiện hệ thống 5S bao gồm:
- Sàng lọc: Kiểm tra tất cả các thiết bị, vật tư,… trong kho, khu vực làm
việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.
- Sắp xếp: Tập trung vào hiệu quả. Xếp xếp công cụ, dụng cụ theo một
cách đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc.
- Sạch sẽ: Sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực
làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu. Điểm quan
74
trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày, không phải là hoạt động thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn.
- Săn sóc: Tiêu chuẩn hóa những thực hành công việc hay hoạt động theo
một cách đã được tiêu chuẩn hóa. Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình. - Sẵn sàng: Đề cập đến duy trì và xem xét các tiêu chuẩn, chuyên nghiệp. Mối quan hệ giữa 5S và JIT: việc thực hiện 5S sẽ giúp công ty đạt được năng suất cao hơn, là nền tảng của JIT. Đối với công ty, tác giả đưa ra một số giải pháp trong áp dụng 5S nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho đó là việc xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả của việc thực hiện 5S, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến trong công tác quản lý vật tư, nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan, chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn, cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc,
xây dựng hình ảnh công ty, đem lại cơ hội trong kinh doanh.
Thực tế tại công ty, việc thực hiện 5S được thể hiện thông qua việc vệ sinh khu vực công trường cuối mỗi ca, hoặc mỗi ngày làm việc. Công ty có đội ngũ dọn vệ sinh công nghệ chuyên làm nhiệm vụ thu gom rác thải. Hằng tuần, công ty dành 30 phút từ 4:30 PM đến 5:00 PM vào mỗi chiều thứ 6 để tất cả mọi người dọn dẹp khu vực làm việc cũng như vệ sinh bãi thi công. Tuy nhiên, kết quả thực hiện 5S vẫn chưa thực sự mang lại những hiệu quả đáng kể hoặc hiệu quả chưa rõ rệt, trong đó có một số nguyên như người lao động chưa hiểu rõ được ý nghĩa của việc thực hiện 5S trong sản xuất kinh doanh, cán bộ nhân viên thực hiện việc dọn dẹp chiều thứ 6 hằng tuần một cách qua loa, chiếu lệ, hình thức. Đội ngũ quản lý thực hiện 5S chưa thực sự phát huy hết khả năng, trách nhiệm của mình. Công trường làm việc vẫn để xảy ra tai nạn làm ảnh hưởng đến không khí, tinh thần làm việc của
công nhân. Môi trường làm việc luôn có những rủi ro tiềm ẩn.
Do vậy để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian. Bên cạnh đó, đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ
nhân viên trong tổ chức, công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban, phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình. Nhận được sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn. Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một
nguyên tắc hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong
quản lý và kinh doanh. Thực hành 5S một cách toàn diện, có thể áp dụng tại bất kỳ phòng, ban, phân xưởng nào.
Các bước triển khai thực hành 5S tại công ty bao gồm việc thành lập Ban
chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện. Trước hết, công ty cần xác định mục tiêu
của dự án 5S và thành lập ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo thông thường gồm có các thành viên trong ban Lãnh đạo công ty, đại diện từ các phòng ban và là những người có uy tín và ảnh hưởng tới nhân viên trong các phòng ban. Ban chỉ đạo 5S có thể chia thành 3 nhóm để thực hiện các chức năng: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S. Các thành viên trong ban chỉ đạo 5S cần hiểu nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong tổ chức của mình. Cũng như việc áp dụng hệ thống chất lượng, vai trò của lãnh đạo là yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công. Đối với việc thực hiện 5S cũng vậy, cam kết của lãnh đạo cần được thể hiện ngay từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai. Thông báo chính thức của lãnh đạo công ty và các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong công ty. Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo tới toàn tổ chức. Lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định chính thức việc áp dụng 5S cũng như quyết định thành lập Ban chỉ đạo. Từ đó sẽ có các nhóm 5S tại các bộ phận, phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị. Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua. Công ty cũng cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. Có thể mời chuyên
76
gia hoặc giảng viên bên ngoài nếu cần thiết. Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa nô, áp phích. Tổ chức ngày tổng vệ sinh trong toàn tổ chức.
Trong công tác quản lý kho, vật tư để thực hiện bước “Sàng lọc”, bộ
phận kho cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, tài liệu, hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như những vật dụng, tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng, những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng,
những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý.
Thực hiện bước “SẮP XẾP”: Dựa trên nguyên tắc này, bộ phận kho, mua sắm cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng. Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết.
Thực hiện bước “SẠCH SẼ”: Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ.
Thực hiện bước “SĂN SÓC”: Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật, tiến hành hoạt động đánh giá 5S, tạo sự thi đua giữa các nhân viên trong công tác quản lý kho.
Thực hiện bước “SẴN SÀNG”: Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước sẵn sàng. Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức.
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: Xem xét hiệu
lực và hiệu quả của hoạt động 5S, đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện
5S, kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng
sáng kiến, phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp, để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá.
Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá bao gồm: Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S, hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, bộ phận. Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này.
Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:
o Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho
chương trình 5S hay không?
o Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?
o Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
o Nơi làm việc có an toàn không?
o Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
78
o Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay
không?
o Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho
người sử dụng không?
o Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
o Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
o Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
o Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục, quần áo sạch sẽ, gọn
gàng theo qui định hay không?
o Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp
của công ty mình không?
Đối với mỗi cá nhân, bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục, bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được.
Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban, bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn vị thực hiện tốt.
Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của công ty.