Đối với ngành xây lắp nói chung và Xí nghiệp Xây dựng công trình giao thông nói riêng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, sử dụng vật t tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán chi phí nguyên vật liệu có chính xác hay không có ảnh hởng lớn đến giá thành sản phẩm Xây lắp. Vì vậy, Xí nghiệp rất chú trọng đến việc hạch toán loại chi phí này.
Xí nghiệp Xây dựng công trình giao thông áp dụng phơng thức khoán gọn xuống các đội xây dựng công trình vì vậy đối với vật t dùng trong thi công Xí nghiệp
nghiệp không còn các kho chứa vật t để xuất cho các đội thi công. Ưu điểm của khoán gọn giúp cho Xí nghiệp giảm bớt chi phí vận chuyển từ kho của Xí nghiệp đến các công trình, giúp cho các đội có quyền chủ động trong việc quản lí và điều hành sản xuất thi công. Hơn nữa, cơ chế thị trờng giúp cho ngời mua dễ dàng và thuận tiện trong việc mua sắm chứ không khó khăn nh chế độ cấp phát thời bao cấp.
Khi Xí nghiệp trúng thầu một công trình xây dựng căn cứ vào hợp đồng giao nhận thầu, Phòng Kỹ thuật lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành, Phòng Kế hoạch lập các dự toán, phơng án thi công, tiến độ thi công cho từng giai đoạn công việc,... và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội.
Tại đội xây dựng công trình sẽ tiến hành công việc đợc giao, mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhận những công việc tơng ứng thực thi dới sự chỉ đạo, giám sát của đội trởng đội xây dựng công trình và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử dụng vật t đúng lúc, tiết kiệm hàng tháng các đội lập bảng kế hoạch mua vật t trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Khi có nhu cầu sử dụng vật t đội trởng đội xây dựng công trình sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua. Để có kinh phí đi mua vật t, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng lên ban lãnh đạo Xí nghiệp xét duyệt cấp vốn. Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật t, phiếu báo giá vật t và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên ban lãnh đạo Xí nghiệp ký duyệt tạm ứng cho các đội. Trên cơ sở giấy tạm ứng, Kế toán lập phiếu chi, khi phiếu chi có đầy đủ chữ ký của kế toán trởng thủ trởng đơn vị, kế toán quỹ sẽ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng có mẫu nh sau:
Ban hành theo quyết định số 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1/11/1998 của Bộ tài chính
giấy đề nghị tạm ứng
ngày 6/9/2001 Kính gửi: Ban lãnh đạo Xí nghiệp XDCTGT. Tên tôi là: Lê Quang Tùng.
Địa chỉ: Đội XDCT 2
Đề nghị cho tạm ứng số tiền là: 22.500.630 đồng.
Số tiền bằng chữ: Hai mơi hai triệu lăm trăm ngàn sáu trăm ba mơi đồng chẵn./. Lý do tạm ứng: Mua đá dăm, cát vàng cho công trình Quèn kẻo.
Thời gian thanh toán: 15/11/2001
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng phụ trách bộ phận Ngời xin tạm ứng
Phiếu chi đợc lập thành 3 liên: Liên 1 lu, Liên 2 ngời xin tạm ứng, Liên 3 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ. Giấy xin tạm ứng là cơ sở để kế toán quỹ ghi chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 111, 141, rồi vào sổ cái TK 111, 141.
Vật t mua về sẽ đợc làm thủ tục nhập kho, thủ kho công trờng cùng đội trởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lợng vật t. Khi có nhu cầu xuất vật t thi công, thủ kho công trờng sẽ lập phiếu xuất kho. Mẫu phiếu xuất kho nh sau:
ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu xuất kho
Ngày 6/10/2001 số:116 Nợ: Có: Họ tên ngời nhận: Lê Anh Tâm- Tổ làm đờng.
Lý do xuất kho: Thi công công trình QL9. Xuất tại kho: Công trờng QL9.
STT Tên, quy cách vật t
ĐVT Số lợng
Y/C T/N Đơn giá Thành tiền 1 Đá dăm M3 90 90 95.000 8.550.000 2 Cát vàng M3 90 160 50.000 8.000.000
Tổng 16.550.000
Xuất, ngày 6/10/2001
Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
Vật t đợc sử dụng cho thi công các công trình của đội đợc hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Tại kho công trờng, kế toán đội sử dụng phơng pháp trực tiếp để xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng (tính theo giá thực tế đích danh của vật liệu). Trong quá trình thi công, kế toán đội theo dõi tình hình nhập, xuất vật t trên sổ chi tiết vật t.
Công trình:QL9- Tháng 10/2001 STT Tên vật t ĐVT Số lợng Thành tiền 1 2 ... ... ... VLC 86.986.000 Đá dăm M3 260 18.200.000 Đá 1ì2 M3 300 24.000.000 1 ... ... ... VLP
Phụ gia bê tông Kg 200
9.602.0001.400.000 1.400.000 1 2 ... ... ... Nhiên liệu Xăng Dỗu Diezel LítLít 420260 2.566.000 2.184.500 988.000 Tổng 127.726.000
Cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ gốc cùng các chứng từ có liên quan nộp lên phòng tài chính kế toán Xí nghiệp. Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật t, kế toán chi phí lập bảng tổng hợp Chi phí vật t cho sử dụng thi công các công trình. Bảng 1.4:
Bảng tổng hợp chi phí vật t
Tháng 10/2001 STT Tên công trình sử dụng Chi phí
Chia ra TK621 TK621-MTC 1 Đờng QL17A 98.154.000 96.588.000 1.566.000 2 Nhà điều hành PMU 18 236.007.500 209.360.000 26.647.500 .. .. .. .. .. . .. .. . . .. .. . .. .. .. .. .. . . ... ... .. .. .. .. .. ... ... ... ... . Tổng 3.482.150.000 3.051.165.000 430.500.000
Bảng tổng hợp chi phí vật t là căn cứ để kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết chi phí sản xuất cho từng công trình. Sau đó kế toán ghi chứng từ ghi sổ (với
Bảng 1.5:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 1/11/2001 Số hiệu 255
STT Trích yếu TK D Nợ Số tiền Có
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thi công công trình QL9 (T11) 621141 96.588.000 96.588.000 2 Chi phí vật t chạy máy thi công công trình QL9 (T11) 621-MTC141 1.566.000 1.566.000
Tổng cộng 98.154.000 98.154.000
Các chứng từ ghi sổ và các chứng từ có liên quan đợc làm cơ sở pháp lý để vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, vào sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp xuất vật t và sổ cái TK 621, sổ chi tiếtTK 621, kế toán chi phí kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK 154, ghi bút toán kết chuyển vào chứng từ ghi sổ, và các sổ kế toán có liên quan.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chứng từ
ghi sổ SH NT
Diễn giải DƯTK
Số tiền
Nợ Có
... . . .
255 1/11
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình QL9
(T11)
-Chi phí vật t máy chạy thi công công trình QL9 (T11) 141 141 96.588.000 1.566.000 256 1/11 - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thi công công trình QL9
(T11)
- Kết chuyển chi phí vật t chạy máy thi công công
trình QL9 (T11) 154 154 96.588.000 1.566.000 Bảng 1.7: Sổ chi tiết TK 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình QL9
CTGS
SH NT Diễn giải
TK
DƯ Nợ Số tiềnCó D0221 3/10 Mua xi măng chạy MTC 141 215.000
D2271 6/10 Mua cát vàng, đá dăm cho thi công 141 22.025.000 16 1/111/11 - Kết chuyển chi phí NVLTT T11 - Kết chuyển chi phí MTC T11 154 154 96.588.000 1.566.000
tiếp) trong tổng giá thành công trình hoàn thành. Xí nghiệp XDCTGT đặc biệt chú trọng công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp không chỉ vì nó ảnh hởng đến độ chính xác của giá thành sản phẩm mà nó còn ảnh hởng lớn đến thu nhập của ngời lao động, đến việc tính lơng và trả lơng cho công nhân.
Chi phí nhân công tại Xí nghiệp XDCTGT bao gồm: Lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp tính theo lơng cho số công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp (công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân vận chuyển, khuân vác trong phạm vi công trờng thi công kể cả công nhân thu dọn hiện trờng). Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tổng số tiền l- ơng phải trả cho công nhân trực tiếp thi công công trình.
Trong các doanh nghiệp xây lắp có một đặc điểm riêng biệt là sử dụng rất nhiều lực lợng lao động thuê ngoài, đối với lực lợng này Xí nghiệp giao cho đội trởng đội xây dựng công trình và tổ trởng các tổ sản xuất theo dõi trả lơng theo hợp đồng thuê ngoài. Mức khoán dựa trên cơ sở định mức khoán của từng phần công việc. Tổng số lơng phải trả cho công nhân thuê ngoài đợc kế toán vào bên Có TK331. Lực lợng nhân công thuê ngoài có trong biên chế của Xí nghiệp và bộ phận quản lí đợc kế toán vào bên Có TK334.
Trờng hợp chi phí lơng công nhân lái máy và phụ máy cũng đợc tập hợp vào bên Nợ TK622 nh kế toán riêng vào khoản mục máy thi công. Chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp không bao gồm tiền lơng của bộ phận quản lí đội nh đội trởng, kế toán đội và thủ kho. Tiền lơng của bộ phận này đợc kế toán vào bên Nợ TK627 -Chi phí sản xuất chung.
Xí nghiệp XDCTGT áp dụng hai loại hình thức trả lơng cơ bản đó là: Trả lơng theo sản phẩm và trả lơng theo thời gian.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm áp dụng cho việc tính và trả lơng cho đội ngũ công nhân trực tiếp tham gia thi công.Đây là hình thức tiền lơng tính cho những công việc có định mức hao phí nhân công và đợc thể hiện trong các hợp đồng giao khoán. Các hợp đồng giao khoán và bảng chấm công là các chứng từ ban đầu để làm cơ sở tính lơng và trả lơng theo sản phẩm.
Tiền lơng theo sản phẩm = đơn giá khoán ì khối lợng thi công thực tế.
Hình thức trả lơng theo thời gian đợc áp dụng cho việc tính lơng và trả lơng cho số cán bộ gián tiếp trên Xí nghiệp, bộ phận quản lí tại các đội và nhân viên tạp vụ trên công trờng. Các chứng từ ban đầu để làm cơ sở pháp lí cho việc tính lơng và trả l- ơng theo giờ là bảng chấm công và cấp bậc lơng.
Tiền lơng tháng = mức lơng tối thiểu ì hệ số lơng. Tiền lơng ngày = tiền lơng tháng / 26.
Chi phí nhân công trực tiếp đợc kế toán theo từng công trình, hạng mục công trình. Đối với công nhân trong biên chế, hàng ngày tổ trởng các tổ theo dõi tình hình lao động của công nhân trong tổ mình và chấm công vào bảng chấm công.
Hợp đồng làm khoán
Công trình đờng quốc lộ 9
Hạng mục công trình :km 25+780 Tháng 11/2001 Tháng 11/2001
Ngời giao khoán :Nguyễn Tuấn - Đội trởng đội XDCT2 Ngời nhận khoán :Trần Ngọc Hùng – Tổ trởng tổ làm đờng. STT Nội dung công việc ĐVT
Giao khoán Khối
lợng Đơn giá Thành tiền
Thời gian Bắt đầu thúcKết Ký xác nhận 1 Phát quang đắp bờ M3 3.300 400 1.320.000 1/11 5/11 2 San cấp phối M3 780 3.000 2.340.000 5/11 8/11 3.660.000 Ngày . . . . tháng. . . năm2001
Ngời nhận khoán Ngời giao khoán Bảng 2.2:
Bảng chấm công
Đội xây dựng công trình 2 Công trình đờng quốc lộ9 Tháng 11/2001 T T Họ và tên Cấp bậc l- ơng Hệ số lơng
Ngày Quy ra công
1 2 ... Công Công khoán việc h- ởng l- ơng Công nghỉ hởng lơng Công hởng bảo hiểm xã hội Ghi chú 1 2 Nguyễn.A.Tuấn Nguyễn.T. Dinh ì ì ì ì .. .. 25 26
đồng làm khoán.Thông thờng tại Xí nghiệp xây dựng công trình giao thông hầu nh không có trờng hợp nào là không hoàn thành hợp đồng.
Đồng thời các đội trởng tiến hành chia lơng cho các tổ viên, trong đó phân biệt số đơn giá tiền lơng tổ trởng, đơn giá tiền lơng công thợ căn cứ vào khối lợng công việc và đơn giá tiền công một đơn vị khối lợng đối với công việc làm khoán nhất định.
Ví dụ :Tổng số tiền nhận đợc do làm đoạn đờng từ km 25+780 là: 3.660.000 đồng.
- Một công tổ trởng :35.000 đồng - Một công cho thợ :30.500 đồng
Tổ trởng Nguyễn Thành Quang có 5 công trong việc làm đoàn đờng này nên đợc hởng số tiền là 5ì35.000 = 175.000 đồng
Thợ Nguyễn Mạnh Hiệp có 3 ngày công trong việc dọn đờng nên đợc hởng số tiền công là 3ì30.500 = 91.500 đồng
Cuối tháng, đối với những lao động trực tiếp, kế toán đội tập hợp các hợp đồng làm khoán và bảng chấm công để tính xem mỗi công nhân hởng lơng bao nhiêu (một công nhân có thể thực hiện một hay nhiều hợp đồng)
Sau khi tính xong cho tổng số lao động trong đội, kế toán đội lập bảng thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho công nhân trực tiếp thi công trong biên chế đội.
Đối với lực lợng công nhân thuê ngoài :Sau khi thoả thuận về đơn giá, đội trởng đội xây dựng công trình sẽ ký hợp đồng thuê khoán ngoài với tổ trởng tổ lao động thuê ngoài đó. Khi khối lợng thuê khoán ngoài đợc hoàn thành, đội trởng đội Xây dựng công trình đứng ra nghiệm thu và thanh toán theo khối lợng và đơn giá mà hai bên đã thoả thuận trên hợp đồng thuê khoán ngoài, rồi ký xác nhận vào hợp đồng thuê khoán ngoài.
Cuối tháng, Kế toán đội tập hợp các chứng từ có liên quan đến chi phí nhân công của đội gửi lên Phòng Kế toán-Tài chính của Xí nghiệp. Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lơng do các đội gửi lên, lập bảng phân bổ tiền lơng cho công nhân thi công công trình.