3. Doanh thu thuần
3.3.1.Các giải pháp
3.3.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Thứ nhất, hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức
Dựa trên quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học tránh sự chồng chéo, hợp lý và hiệu quả…công ty có thể hoàn thiện theo hướng sau:
Tách rời bộ phận kế toán – hành chính thành hai bộ phận riêng biệt là bộ phận kế toán và bộ phận hành chính – nhân sự:
- Bộ phận kế toán có nhiệm vụ chuyên cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về mọi kết quả trước ban lãnh đạo. Thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng chuẩn mực kế toán, quy chế tài chính và pháp luật của Nhà nước.
- Bộ phận hành chính – nhân sự có nhiệm vụ quản lý cán bộ, nhân viên, chấm công, chi trả lương, đề bạt cán bộ, tổ chức biên chế lao động trong công ty, tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý, báo cáo thống kê nghiệp vụ, công tác bảo vệ nội bộ, tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong toàn công ty. Xây dựng kế
Ban lãnh đạo Công ty Các Phòng ban Bộ phận Kế toán Bộ phận Hành chính – nhân sự Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kho Bộ phận Xuất nhập khẩu
hoạch tuyển dụng, bố trí và đào tạo nhân sự; có chính sách đánh giá, đãi ngộ nhân viên và báo cáo cho ban lãnh đạo xem xét theo tuần.
Bổ sung nhân lực cho các bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và hai bộ phận mới được lập ra là kế toán và hành chính – nhân sự vì nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu chiến lược và mặt khác, số lượng nhân viên trong phòng chưa đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.
Sau khi tiến hành hoàn thiện cơ cấu theo các hướng trên, công ty sẽ có cơ cấu mới với nhiệm vụ chức năng, cơ cấu nhân viên mới ở các phòng ban được điều chỉnh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty sau khi hoàn thiện như sau:
Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty sau khi hoàn thiện
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Thứ hai, bổ sung và tái nhân viên trong công ty
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Nhà tuyển dụng thay vì “săn đầu người” thì nên tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực dư thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển, huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phận đang thiếu, đang cần, tuyển nhân sự phù hợp với công việc thay vì tuyển nhân sự có năng lực vượt trội, mô tả công việc thật cụ thể cho nhân viên và kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc thay vì chỉ kiểm soát đầu vào và đầu ra. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của công ty. Phải làm cho nhân viên thấu
hiểu và thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với công ty.
Bên cạnh đó cũng nên xem xét lại việc sa thải, cắt giảm những nhân sự không còn phù hợp hay làm việc thiếu hiệu quả, không có tinh thần làm việc để giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự, mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất, đúng người, đúng việc để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thực thi được kế hoạch, chiến lược kinh doanh có hiệu quả nhất.
Đúng người, đúng việc: Trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi
cá nhân trong công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
Cụ thể việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các bộ phận của công ty theo trình độ như sau:
Bảng 3.1: Số lượng lao động của công ty phân theo trình độ lao động
STT Bộ phận Số
lượng Trình độ
1 Kế toán Kế toán trưởng 1 Đại học
Nhân viên 2 Đại học
2 Hành chính –
Nhân sự Trưởng phòngNhân viên 12 Đại họcĐại học/ Cao đẳng
3 Xuất nhập khẩu Trưởng phòng 1 Đại học
Nhân viên 4 Đại học/ Cao đẳng
4 Kinh doanh Trưởng phòng 1 Đại học (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên 17 Đại học
Nhân viên 9 Cao đẳng/ trung cấp
5 Kho Thủ kho 1 Đại học
Nhân viên kho 2 Đại học/ Cao đẳng
Vận tải 3 Cao đẳng/ trung cấp
6 Lãnh đạo Giám đốc 1 Đại học
Phó giám đốc 1 Đại học
Tổng số: 46
(Nguốn: Đề xuất của sinh viên)
Sự thay đổi của các bộ phận, các phòng ban chức năng trong mô hình này sẽ giúp nâng cao tính chuyên môn hóa công tác quản trị của ban lãnh đạo công ty cũng như của các phòng ban chức năng. Mô hình vẫn đảm bảo được tính thống nhất và tập trung trong quá trình ra quyết định.
Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ kéo dài xuyên suốt cùng với hoạt động kinh doanh, vì thế công ty cần lưu ý đến công tác tổ chức bộ máy quản trị sao cho phù hợp
với sự thay đổi của các yếu tố khách quan mà vẫn phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty. Khi cơ cấu tổ chức mới đi vào hoạt động, lãnh đạo công ty cần tiến hành kiểm tra thường xuyên và liên tục ở các phòng ban để phát hiện những sai sót, yếu kém trong hoạt động quản lý để từ đó có biện pháp tác động kịp thời nhằm hạn chế những rủi ro và tồn thất gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của công ty.
Công ty đang trong giai đoạn mở rộng phạm vi hoạt động, tăng thêm quy mô, do đó công tác quản lý cũng sẽ khó khăn và phức tạp hơn. Do đó, đòi hỏi các nhà quản trị cần có bản lĩnh vững vàng, trình độ chuyên sâu để có thể ứng phó linh hoạt trước những thay đổi. Sau khi xây dựng bộ máy tổ chức mới, cần vạch ra những kế hoạch cụ thể để vận hành bộ máy một cách linh hoạt và mang lại hiệu quả.
Một ví dụ về sự hợp lý trong thay đổi bộ phận kế toán trong mô hình tổ chức đề xuất mới của công ty.
Nếu như ở mô hình đang hoạt động hiện tại thì bộ phận kế toán được gộp cùng bộ phận hành chính tổng hợp, phải kiêm nhiệm các công việc: lập báo cáo tài chính, hạch toán kế toán, thu – chi, quản lý cả về hành chính, nhân lực của công ty. Tức là, với bốn nhân viên hiện tại thì một người đóng vai trò lãnh đạo bộ phận, ba người còn lại mỗi người sẽ phụ trách một mảng riêng biệt là: kế toán, hành chính, nhân sự nhưng vẫn dưới sự quản lý của trưởng bộ phận. Như vậy, một nhân viên sẽ gánh một khối lượng công việc lớn, không đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc, cũng đồng thời không tạo ra được nhiều sự sáng tạo trong quá trình tác nghiệp, đổi mới chính sách và những phương thức làm việc.
Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, thấy được sự bất cập và chưa hợp lý trong bộ máy tổ chức, dẫn đến sự phân chia công việc giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong phòng ban không đồng đều, chưa mang lại hiệu quả trong công việc. Em xin đề xuất giải pháp tách bộ phận Kế toán – hành chính của công ty thành hai bộ phân riêng biệt là Kế toán và Hành chính nhân sự, đồng thời bổ sung nguồn nhân lực làm việc trực tiếp cho hai bộ phận này.
- Bộ phận Kế toán: Bao gồm 3 nhân viên bao gồm 1 kế toán trưởng và 2 nhân viên kế toán, chỉ làm các công việc chuyên môn, nghiệp vụ của kế toán. Do yêu cầu của kế toán đòi hỏi sự chính xác và khoa học cao, nên đội ngũ nhân viên kế toán phải đảm bảo đạt trình độ đại học trở lên. Khi công ty tiếp tục mở rộng thị trường, tuyển dụng thêm nhiều lao động thì đây sẽ trở thành đội ngũ đào tạo chính của công ty.
- Bộ phận Hành chính – nhân sự: Do số lượng nhân viên trong toàn công ty không quá nhiều nên mỗi công việc Hành chính hay Nhân sự chỉ cần do một nhân viên đảm
nhiệm. Chính vì vậy, bộ phận này sẽ bao gồm hai nhân viên và một quản lý, người này trực tiếp lãnh đạo trong phòng, nhận nhiệm vụ và báo cáo lên ban lãnh đạo thường xuyên. Đối với cán bộ quản lý đòi hỏi phải có trình độ đại học trở lên, phải nắm bắt được các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, có khả năng chuyên môn và quản lý tốt. Đối với nhân viên, tuy là không yêu cầu phải đảm bảo phải đạt trình độ đại học nhưng để có thể làm tốt công việc thì cũng đòi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm, có hiểu biết và được bồi dưỡng, trau dồi kiến thức chuyên môn thường xuyên.
Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của công ty - Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Công ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để
tăng tính ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chuyên môn cao vì mục tiêu chung của công ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phòng ban, nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
- Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị
cấp thấp hơn: trưởng phòng, trưởng bộ phận…, nên rộng rãi hơn trong phân quyền. Giám đốc công ty TNHH Thanh Phương chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính chủ động, sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Do vậy giám đốc công ty cần phải:
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền. Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3.3.1.2. Hoàn thiện công tác phân quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty
này giúp cho giám đốc giảm áp lực công việc, tập trung giải quyết công việc cấp bách hơn. Mặt khác, nó còn là cơ hội cho nhà quản trị các cấp có cơ hội thể hiện mình và rèn luyện kỹ năng quản lý tổng hợp. Tăng cường sự phối hợp giữa ban giám đốc với các phòng ban và giữa các phòng ban với nhau trong công ty Sự phối hợp giữa các cấp quản lý có những lợi ích nhất định khi triển khai hoạt động kinh doanh. Giữa nhà quản trị với các phòng ban, sự phối hợp đó giúp cho công tác ra quyết định và tiếp cận quyết định được chính xác và hiệu quả. Còn giữa các phòng ban, sự phối hợp nhịp nhàng cho phép công việc của từng bộ phận diễn ra suôn sẻ cũng như của hoạt động của toàn bộ công ty… Do đó, công ty cần tăng cường khai thác thế mạnh của từng mối quan hệ này. Để có thể làm đạt được mối quan hệ tốt đẹp đó, công ty cần chú ý những điều sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lãnh đạo luôn phải gương mẫu để nhân viên học tập; luôn thân thiện cởi mở tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao, không thoái thác đùn đẩy cho cấp dưới.
- Quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới phải tạo ra sự chân thành, cởi mở. Cấp dưới tuân thủ chỉ đạo của cấp trên, ngược lại cấp trên cần tôn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý tránh gây sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau và tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng. Ban lãnh đạo cần đánh giá kết quả đạt được của nhân viên một cách chính xác để trên cơ sở đó có chính sách thưởng phạt công minh, tránh tình trạng mất đoàn kết trong công ty.
- Công ty cần xây dựng cho mình một kênh thông tin khoa học và thông suốt từ cấp cao cho đến các nhân viên; thiết lập một chế độ báo cáo đồng bộ trong các phòng ban; tăng cường sự giao lưu giữa các phòng ban trong công ty.
- Công ty đặc biệt quán triệt tư tưởng “hợp tác vì lợi ích chung” cho từng nhân viên trong công ty.
3.3.1.3 Một số giải pháp khác
Nâng cao chất lượng công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong công ty.
là: số lượng nhân viên trong một số phòng ban còn thiếu; phân công nhiệm vụ cho nhân viên chưa phù hợp với trình độ năng lực của họ. Trước tình hình đó, công ty nên:
- Bổ sung nhân viên có kỹ năng văn phòng và nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự vào phòng tổ chức hành chính.
- Giám đốc cũng như trưởng các bộ phận chức năng cần dựa vào năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân để giao nhiệm vụ cho phù hợp và tạo động lực cho nhân viên khi làm việc.
- Trong quá trình kinh doanh, tránh các đột biến về nhân sự từ vấn đề hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác… công ty nên chủ động xây dựng cơ cấu lao động đa dạng về thâm niên công tác cũng như độ tuổi lao động của nhân viên từng phòng ban.
- Công ty cũng có thể sử dụng đa dạng các hợp đồng lao động đối với nhân công trong phân xưởng sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí nhân công.
Giáo dục và đào tạo
Giáo dục và đào tạo là một giải pháp hữu ích, giúp cho doanh nghiệp nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, từ đó giúp công ty tận dụng tốt hơn những ưu điểm của bộ máy quản trị của công ty. Do đó công ty có điều kiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Do đó công ty nên chú trọng giải pháp giáo dục đào tạo. Đặc biệt thực trạng của công ty, ngoài giám đốc và phó giám đốc có trình độc thạc sĩ thì hầu hết các CBCNV đều dừng lại ở trình độ đại học, bên canh đó tỷ lệ CBCNV có trình độ đại học vẫn còn thấp, do đó để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty cần nâng cao tỷ lệ này lên. Nâng cao trình độ của nhà quản lý, cử người đi học các công nghệ tiên tiến về để đào tạo công nhân, nhân viên.
Xây dựng môi trường văn hóa của công ty
Môi trường làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến quá trình và kết quả làm việc của công nhân viên. Đặc biệt môi trường văn hóa của công ty có ảnh hưởng rất