3. Doanh thu thuần
2.2.1.Cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Bộ máy doanh nghiệp được tổ chức theo chức năng với 4 bộ phận chính đảm nhận các chức năng chuyên môn, nhiệm vụ khác nhau.
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thanh Phương
( Nguồn: Phòng Kế toán- hành chính)
Công ty sử dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng hoàn toàn phù hợp, đảm bảo vừa tạo ra sự thống nhất trong toàn bộ hệ thống vừa tạo điều kiện cho mỗi bộ phận có thể sử dụng kiến thức chuyên môn. Đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, nhất quán về nội dung đào tạo.
Tuy nhiên, cơ cấu này cũng có những hạn chế về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm đối với các cấp quản trị, đặc biệt là đối với các nhà quản trị cấp thấp quản lý các bộ phận chức năng riêng biệt. Điều này dẫn tới sự hạn chế về tầm nhìn chiến lược chung, làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức.
2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị trong công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thanh Phương gồm có Ban lãnh đạo và dưới đó được chia thành 4 phòng ban với đội ngũ nhân lực là 40 nhân viên. Trong đó:
Ban lãnh đạo bao gồm:
+ Giám đốc: Là người quản lý cao nhất của công ty đại diện cho cán bộ công nhân viên, quản lý Công ty theo một cơ chế một thủ trưởng. Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.
quyền hạn tương đương với giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc vắng mặt.
Bộ phận Kế toán – hành chính: chuyên cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về mọi kết quả trước Ban lãnh đạo. Thực hiện hạch toán kế toán trong toàn Công ty theo đúng chuẩn mực kế toán, quy chế tài chính và pháp luật của Nhà nước. Quản lý cán bộ, nhân viên, đề bạt cán bộ, tổ chức biên chế lao động trong Công ty, tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý, báo cáo thống kê nghiệp vụ, công tác bảo vệ nội bộ, tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong toàn Công ty.
Bộ phận Xuất nhập khẩu: tách biệt với các phòng ban còn lại để đảm bảo hoạt
động kinh doanh của công ty được rõ ràng, chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động nhập khẩu: làm hợp đồng, chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu, quan hệ với đối tác nước ngoài.
Bộ phận kinh doanh: có nhiệm vụ hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng chiến
lược kinh doanh và các chính sách phát triển thị trường, các hoạt động Marketing. Chịu trách nhiệm lập các dự án kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, chăm sóc khách hàng, quản lý và xử lý kỹ thuật về website.
Bộ phận kho: Kho hàng của công ty đồng thời tại trụ sở công ty. Ngoài ra, công
ty còn lưu hàng nhờ tại kho của các bệnh viện lớn. Điều này sẽ thuận tiện cho việc giao hàng ngay khi cần thiết. Bộ phận kho chia làm 2 phần, thứ nhất là quản lý kho: có nhiệm vụ lưu kho, bảo quản, quản lý hàng hóa, thống kê và báo các tình hình kho hàng cho Ban lãnh đạo; thứ hai là vận tải, có trách nhiệm vận chuyền hàng hóa theo đơn hàng khi xuất kho.
2.2.1.3. Ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức của công ty
Nhân tố khách quan
• Môi trường chung của doanh nghiệp
- Môi trường kinh tế:
Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh sẽ khiến giá cả tăng theo và khi nền kinh tế khó khăn sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới các nhân viên của công ty. Với các nhà quản trị thì không khó khăn mấy nhưng với nhân viên thì họ rất khó khăn, luôn muốn được làm việc trong công ty có mức lương cao. Điều đó dẫn đến việc nhân viên có thể rời bỏ
công ty làm cho cơ cấu tổ chức có sự thay đổi.
Việt Nam ra nhập WTO, nền kinh tế có nhiều khởi sắc sau khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng vẫn còn tồn tại rất nhiều khó khăn và thách thức cho công ty. Một yêu cầu đặt ra cho công ty TNHH Thanh Phương là luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường để duy trì và khẳng định vị trí của mình trên thương trường.
- Môi trường chính trị - pháp luật
Nền chính trị của Việt Nam có sự ổn định tạo điều kiện cho công ty có thể phát triển, cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước từ đó có thể học tập các mô hình quản lý hiệu quả của nhau. Nhà nước luôn khuyến khích sự hợp tác phát triển, các chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng,… tạo điều kiện thuận lợi cho công ty TNHH Thanh Phương có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô. Pháp luật ảnh hưởng tới các chính sách kinh doanh của công ty do công ty kinh doanh những mặt hàng đặc thù về y tế, nên yêu cầu đảm bảo chất lượng và yêu cầu xuất nhâp hàng hóa đều đươc pháp luật quy định. Hệ thống pháp luật của Việt Nam ngày càng hoàn thiện phù hợp hơn, đảm bảo sự công bằng, tạo môi trường pháp lý giúp công ty phát triển, ổn định về cơ cấu tổ chức. Điều này cũng tạo ra sự tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thanh Phương.
- Môi trường văn hóa – xã hội
Môi trường văn hóa có ảnh hưởng lớn đến cán bộ nhân viên cũng như khách hàng của công ty. Với công ty TNHH Thanh Phương các nhân viên đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau như Hưng Yên, Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc Giang, Nam Định, Nghệ An…sẽ có các lối sống khác nhau ảnh hưởng tới công tác quản lý và xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty. Đồng thời, khách hàng của công ty cũng rất đa dạng, điều này hình thành nên văn hóa tiêu dùng của mỗi tập khách hàng là khác nhau. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công ty trong công tác cơ cấu tổ chức. Do vậy, công ty cần phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp, tăng cường công tác nghiên cứu thị trường cũng như tâm lý, nhu cầu của khách hàng của công ty mình.
Bất kỳ chính sách kinh tế nào cũng tác động đến các vấn đề xã hội. Hiện nay, trình độ dân trí của con người cũng ngày càng cao. Con người có nhu cầu cao hơn về các sản phẩm y tế công nghệ cao – phục vụ trực tiếp cho các hoạt động khám chữa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bệnh. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu của con người, xã hội công ty cũng phải hoàn thiện hơn về cơ cấu tổ chức.
- Các nhân tố khác
Những biến đổi của môi trường ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và sự phát triển của công ty. Và như chúng ta đã biết thường thì yếu tố tự nhiên có tác động bất lợi đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Thanh Phương mang tính chất đăc thù nên sự tác động của các yếu tố khác lên công ty là ít hơn.
• Môi trường ngành
- Yếu tố khách hàng:
Khách hàng chủ yếu của công ty là các bệnh viện lớn, các cơ sở khám chữa bệnh, phòng khám và một số nhà kinh doanh tư nhân. Công ty luôn phải tự tìm kiếm cho mình những khách hàng, đối tác mới để phát triển hệ thống kinh doanh, mở rộng thị trường. Với hệ thống khách hàng rộng thì cơ cấu công ty cần phù hợp đủ nhân lực, làm việc chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty diễn ra bình thường, đạt hiệu quả cao. Khách hàng có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, công ty luôn đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ được giao cho khách hàng đúng thời hạn yêu cầu và có chất lượng cao nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Để làm tốt được công tác này, cơ cấu tổ chức của công ty cần phải có sự kết hợp chặt chẽ để có sự phối hợp làm việc hiệu quả nhất.
- Yếu tố đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh của công ty thường là các công ty cung cấp sản phẩm thiết bị y tế khác như: Công ty TNHH Kỹ Thương Minh Long, Công ty cổ phần TSI, Công ty TNHH Medison Việt Nam,… Các công ty này là những công ty nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh trang thiết bị y yế. Vì vậy công ty phải có đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả để ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh của mình. Đồng thời, trước môi trường kinh doanh nhiều đối thủ cạnh tranh, công ty cần có kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý, đồng thời hoàn thiện cơ cấu tổ chức phù hợp để tồn tại và phát triển hiệu quả. Công tác tổ chức tốt sẽ giúp công ty có một đội ngũ làm việc vững mạnh, chuyên nghiệp, từ đó có thể đứng vững trong môi trường nhiều đối thủ cạnh tranh như hiện nay.
- Yếu tố chính sách quản lý nhà nước:
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và mở cửa của thị trường, chính sách quản lý nhà nước về ngành thương mại, lĩnh vực kinh doanh trở nên thông thoáng hơn. Điều này vừa tạo điều kiện cho công ty TNHH Thanh Phương hợp tác với nước ngoài vừa có cơ hội mở rộng thị trường ra quốc tế… song lại vừa làm gia tăng áp lực cạnh tranh từ các công ty nước ngoài. Tuy nhiên việc tham gia nhiều lĩnh vực ngành nghề kinh doanh đã đặt ra vấn đề trong quản trị công ty. Hơn nữa sự hiểu biết cũng như khả năng quản lý của nhà quản trị, tác nghiệp của nhân viên ở lĩnh vực kinh doanh mới còn hạn chế.
Nhân tố chủ quan
• Chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn
Mục tiêu và chiến lược của công ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty TNHH Thanh Phương thay đổi trong từng giai đoạn. Ví dụ: mục tiêu là tăng doanh số và thị phần thì tất cả mọi hoạt động của công ty đều hướng tới mục tiêu đó, điều đó kéo theo quy mô hoạt động, số lượng nhân viên cũng phải được đảm bảo để hoàn thành công việc. Công ty lấy việc tăng lượng khách hàng làm mũi nhọn để đột phá tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty rất quan tâm tới việc đầu tư phát triển phòng kinh doanh, tăng cường quản lý nhằm làm bộ phận kinh doanh hoạt động thực sự hiệu quả.
• Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty:
Xây dựng, thay đổi hoàn thiện một cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua việc xác định các công việc, nhiệm vụ cụ thể cần làm để thực thi chiến lược và hoàn thành mục tiêu. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để tổ chức thiết kế cơ cấu tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. Và công ty TNHH Thanh Phương cũng vậy, khi công ty thực hiện thêm chức năng, nhiệm vụ kinh doanh nào đó thì cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đó.
• Quy mô của công ty:
Quy mô của công ty càng lớn, cơ cấu tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi công ty phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, nhiều đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong công ty. Thật vậy, quy mô của công ty TNHH Thanh Phương có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức của công ty. Quy mô mà càng lớn
thì số lượng các phòng ban trong công ty sẽ tăng theo, sự quản lý cũng phức tạp hơn. Các nhà quản trị công ty phải biết sắp xếp sao cho các phòng ban càng gọn nhẹ linh hoạt càng tốt cho việc giải quyết công việc được nhanh gọn.
• Trình độ lao động và trang thiết bị:
Với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Đồng thời, với trang thiết bị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cơ cấu tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.. Đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty TNHH Thanh Phương đều có người dẫn dắt, hướng tới mục tiêu chung của toàn công ty là đem lại lợi ích cho mỗi thành viên, và lợi ích cho xã hội. Trình độ trang thiết bị của công ty thể hiện ở việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt đông sản xuất kinh doanh của mình. Công ty trang bị những trang thiết bị công nghệ cao giúp mọi việc truyền đạt thông tin được nhanh chóng.