Kem An Minh.
2.2.2.1 Chứng từ kế toán.
•Bán buôn hàng hóa.
Đơn đặt hàng: Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của công ty sẽ gửi đơn đặt hàng đến công ty.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng giữa khách hàng và công ty do thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Phiếu yêu cầu xuất hàng.
Hóa đơn GTGT (phụ lục số 06): Do phòng kế toán tài chính lập khi hàng đã xuất cho khách, căn cứ vào bill hoặc hợp đồng kinh tế giữa hai bên. Hóa đơn GTGT được lập gồm có 3 liên giống nhau:
Liên 1(màu trắng): lưu sổ gốc.
Liển 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng. Liên 3(màu xanh) : lưu tại công ty.
Phiếu xuất kho: Là căn cứ để xuất hàng bán, đồng thời phản ánh số lượng và giá trị xuất hàng.
Phiếu điều chuyển kho: Là phiếu điều chuyển nội bộ giữa các kho trong công ty trong trường hợp một trong hai kho hàng hết hàng giao cho khách (phụ lục 2.9)
Ngoài ra, công ty còn sử dụng phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ…
•Đối với bán lẻ
Hóa đơn GTGT (phụ lục 2.11 a)) Bảng kê bán lẻ (phụ lục 2.10) Phiếu xuất kho (phụ lục 2.8) Phiếu thu (phụ luc 2.13)
Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sẽ được lập để phản ánh nội dung kinh tế, tại thời điểm phát sinh chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách. Nếu chứng từ hợp lệ thì sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán phản ánh vào nhật ký chung. Căn cứ vào nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản. Các chứng từ sau khi làm căn cứ ghi sổ được chuyển qua các bộ phận có liên quan họ sẽ có trách nhiệm định khoản và vào các sổ sách.
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
•Đối với bán buôn.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
Ví dụ: Ngày 2/3/2015 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho cho công ty cổ phần Sinh Vũ kem số lượng 7 thùng đơn giá 7000.000 đồng chưa bao gồm thuế VAT (10%). Trị giá thanh toán 15.400.000 đồng.
Công ty cổ phần Sinh Vũ Có nhu cầu cần mua kem thì sẽ liên hệ với công ty và đặt hàng. Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ và các đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ xem xét loại kem đó còn hàng hay không. Khi hàng hóa đáp ứng yêu cầu thì nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng cùng yêu cầu xuất hàng, sau đó hợp đồng được chuyển đến phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng nhân viên kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất hàng..
Nhân viên kinh doanh chuyển phiếu yêu cầu xuất hàng xuống thủ kho. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất hàng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho (phụ lục số 2.11a). Phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán và kế toán lập hóa đơn GTGT (phụ lục số 2.11 b) . Nhân viên bán hàng giao hàng và hóa đơn liên 2 cho khách. Liên 1 của hóa đơn GTGT được lưu tại công ty, kế toán hạch toán doanh thu, ghi tăng thuế GTGT đầu ra và khoản phải thu.
Khi nhận được tiền thanh toán kế toán làm phiếu thu ( phụ lục 2.13 a) và ghi giảm khoản phải thu.
•Đối với bán lẻ.
Ngày 2/3, tổng bảng kê bán lẻ (phụ lục)là 3.150.000 đồng trong đó có một khách hàng có trị giá hàng mua lớn hơn 20.000 đồng trị giá 220.000 đồng.
Nhân viên bán hàng sẽ chuyển bảng kê bán lẻ cho kế toán vào ngày 21/10/2014. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ kế toán sẽ phân ra làm hai loại: Hóa đơn dưới 200.000 đồng và các hóa đơn trên 200.000 đồng. Lúc này, kế toán sẽ lập hai hóa đơn giá GTGT, một hóa đơn trị giá 2.930.000 đồng , một hóa đơn trị giá 220.000 đồng). Cuối ngày, nhân viên cửa hàng nộp tiền vào tài khoản của công ty. Kế toán hạch toán doanh thu dựa vào sổ số dư tại ngân hàng trực tuyến.
2.2.2.2 Vận dụng tài khoản kế toán.
Công ty CP kem An Minh không chỉ sử dụng những tài khoản do bộ tài chính quy định. Công ty còn sử dụng những tài khoản chi tiết để phản ánh được chi tiết từng đối tượng kế toán. Kế toán bán hàng của công ty thực hiện theo thông tư số 200/TT-BTC nên sử dụng những tài khoản chủ yếu sau:
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
*)Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Phần mềm AMEsoft đã thiết lập sẵn một hệ thống tài khoản theo quy định chung của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn có thể sửa đổi, thêm mới để có một hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị. Đối với tài khoản doanh thu công ty chỉ tập trung theo dõi về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được khai báo sẵn. Nếu ngưởi sử dụng muốn theo dõi doanh thu của công ty cách thực hiện như sau: Người sử dụng vào phân hệ “ Sổ kế toán chi tiểt” sau đó chọn tài khoản muốn theo dõi và chọn khoảng thời gian, toàn bộ sổ chi tiết của tài khoản 5111 sẽ xuất hiện.
•Theo dõi doanh thu
Kế toán theo dõi doanh thu dựa trên bảng kê bán lẻ đối với khách lẻ và hợp đồng kinh tế đối với các khách mua buôn. Cứ mỗi ngày, nhân viên cửa hàng sẽ gửi bảng kế (phụ lục 2.10) cho kế toán vào ngày hôm sau. Kế toán dựa vào bảng kê để viết hóa đơn cho những hóa đơn lớn hơn 200.000 đồng, những hóa đơn cho những khách yêu cầu lấy hóa đơn, và viết chung một hóa đơn cho những khách có trị giá hàng nhỏ hơn 200.000 đồng. Doanh thu sẽ được theo dõi theo từng cửa hàng dựa throe cách mã hóa CHLOTTE đối với cửa hàng lotte, CHROYAL đối với cửa hàng royal. Đối với khách mua buôn, dựa vào hóa GTGT (phụ lục 2.11) kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng.
•Theo dõi công nợ
Có 2 cách quản lý công nợ:
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
Thứ nhất, kế toán có thể dựa vào bảng danh mục mã khách (phụ lục 2.14) xem trên cột “ dư nợ tức thời” để theo dõi công nợ.
Thứ hai: kế toán có thể vào sổ chi tiết tài khoản 131, chọn thời gian muốn theo dõi rồi nhấn “nhận”.
Tương tự với tài Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”; Tài khoản 641: “ Chi phí bán hàng”; Tài khoản 156 “hàng hoá”; Tài khoản 3331 “ thuế GTGT phải nộp”.
2.2.2.3. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu a) Quy trình bán hàng.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của công ty có thể đến các cửa hàng của công ty (hình thức bán lẻ) hoặc thông qua đơn đặt hàng (hình thức bán buôn). Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ nhân viên sẽ xem xét hàng hóa trong kho có đáp ứng được yêu cầu tiêu thụ hay không. Sau đó căn cứ vào tình hình bán hàng, hợp đồng kinh tế để lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Kế toán lấy đó làm căn cứ để tổng hợp vào sổ, thẻ chi tiết, nhật ký chung, sổ cái…
b) Hạch toán nghiệp vụ.
*)Kế toán bán buôn qua kho.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hóa qua kho căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có hay uỷ nhiệm chi kế toán ghi:
Quy trình thực hiện: Kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chọn ngày chứng từ sau đó chọn ngày hạch toán. Một phiếu kế toán sẽ tự động xuất hiện kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ bán hàng vào
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
phiếu kế toán tự động này. Khi đã hạch toán vào phiếu kế toán, các sổ chi tiết của các tài khoản liên quan trên tài khoản sẽ tự cập nhật số liệu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán không ghi nhận giá vốn ngay bởi công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân cuối kỳ vì vậy tới cuối tháng công ty mới kết chuyển giá vốn hàng bán.
Ví dụ: Ngày 2/3/2015 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho cho công ty cổ phần Sinh Vũ kem số lượng 7 thùng đơn giá 7000.000 đồng chưa bao gồm thuế VAT (10%). Trị giá thanh toán 15.400.000 đồng. Khách hàng nhận nợ.
Quy trình hạch toán: Dựa theo hóa đơn số 0001644 (phụ lục số 2.11b) đã lập kế toán vào phần hành “Sổ kế toán tổng hợp”. Kế toán chọn chi tiết tài khoản 131 “ phải thu khách hàng”. Sau khi chọn ngày hạch toán kế toán, căn cứ vào danh mục mã khách kế toán chọn “KH046” nêu nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và định khoản theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán về bán hàng. Lúc này, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản 511,131, 3331 (phụ luc 2.15)
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
Trường hợp phát sinh chiết khấu thanh toán
Chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ dành cho người mua được hưởng tỉ lệ % theo số phải trả do thanh toán sớm. Cụ thể khi mua hóa chất với tổng trị giá trên hóa đơn lớn hơn 10.000.000 đồng thanh toán sớm sẽ được hưởng chiết khấu 2% tổng giá trị thanh toán.
Ví dụ: Ngày 2/3/2015 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho cho công ty cổ phần Sinh Vũ kem số lượng 7 thùng đơn giá 2.000.000 đồng chưa bao gồm thuế VAT (10%). Trị giá thanh toán 15.400.000 đồng. Khách hàng thanh toán trước hạn bằng tiền mặt.
Quy trình hạch toán: Căn cứ vào chính sách thanh toán chiết khấu của công ty, hợp đồng bán hàng , phiếu thu kế toán vào phần hành “sổ kế toán tổng hợp”, sau đó vào “sổ chi tiết một tài khoản” chọn tài khoản 111, sau đó kế toán chọn “Thêm mới” một giao diện phiếu thu sẽ xuất hiện, kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế, sau đó nhấn “nhận”. Phầm mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
Trường hợp hàng bán bị trả lại.
Đối với hàng hoá kém chất lượng hoặc không đúng với đơn đặt hàng khách hàng có quyền trả lại hàng mua.
Ví dụ: Ngày 2/3/2015 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho cho Công ty cổ phần Sinh Vũ kem Swesen’s số lượng 2 thùng đơn giá 2.000.000 đồng chưa bao gồm thuế VAT (10%). Trị giá thanh toán 15.400.000 đồng. Sau khi giao hàng khách hàng trả lại 1 thùng vì không đúng theo yêu cầu của đơn đặt hàng.
Quy trình hạch toán: Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèm theo như : Biên bản trả lại hàng hóa (Phụ lục 2.16), Hoá đơn GTGT hàng bán bị trả lại, Phiếu nhập kho(hàng bán bị trả lại)…Cụ thể, khách hàng và nhân viên kinh doanh của công ty thỏa hiệp lập biên bản trả hàng, trên biên bản ghi rõ lý do trả hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từ phía khách hàng và ký vào biên bản. Khách hàng gửi cho công ty hóa đơn GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại. Hóa đơn GTGT được chuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn về số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kế toán lập đề nghị nhập kho và chuyển những chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho. Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại hàng hóa nhận lại đồng thời theo dõi tình hình nhập- xuất –tồn 9 (phụ lục 2.17). Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ phản ánh vào thẻ kho và chuyển các chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho) lên phòng kế toán để kế toán vào sổ. Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi số lượng, do công ty tính giá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn hàng hóa. Do tháng bán ra và trả lại hàng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
trong cùng một tháng kế toán xác định giá vốn bằng với giá vốn của tháng trước đó để điền thông tin về đơn giá và thành tiền vào phiếu nhập kho. Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.
Chiếu khẩu thương mại
Ví dụ: Ngày 4/5/2015 phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho công ty cổ phần Sinh Vũ số lượng 10 thùng kem chocolate đơn giá 2.000.000 đồng chưa bao gồm thuế. Chiết khấu thương mại được hưởng là 2%.
Quy trình hạch toán: Căn cứ vào hóa đơn số 0001689 ngày 4/5/2015 kế toán vào phân hệ “sổ kế toán tổng hợp” vào chi tiết tài khoản 511, sau đó kế toán vào “thêm mới” . Kế toán hạch toán theo đúng quy định và chế độ kế toán hiện hành. Phầm mềm sẽ tự đọng cập nhật vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của các tài khoản liên quan.
Kế toán bán lẻ
Ví dụ: Ngày 21/10/2014 công ty tiến bán hàng cho khách lẻ dựa theo bill số 32. tổng số tiền thanh toán 324.000 đồng. Khách hàng thanh toán bằng thẻ.
Quy trình hạch toán: Dựa vào bản kê bán lẻ, kế toán vào phân hệ “sổ kế toán tổng hợp” sau đó chọn sổ chi tiết tài khoản 511 hoặc sổ chi tiết tài khoản 111, 112. Nhấn vào dòng “thêm mới”, sau đó kế toán hạch toán nghiệp vụ kinh tế bán hàng,
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thanh Hương
tiếp theo kế toán nhấn “nhận”. Phầm mềm sẽ tự động cập nhập vào các sổ chi tiết liên quá.
Hách toán vocher, thẻ giảm giá:
Đối với voucher, thẻ giảm giá kế toán ghi nhận vào cuối tháng. Đến cuối tháng nhân viên cửa hàng sẽ gửi voucher và “bill” kèm theo để kế toán hạch toán voucher, thẻ giảm giá. Kế toán vào phân hệ “sổ kế toán tổng hợp”, chọn tài khoản chi tiết 641, chọn ngày hạch toán, sau đó nhấn vào “thêm mới”, một bảng mã sẽ xuất hiện:
Kế toán hạch toán Nợ tài khoản 6421 phản ánh số tiền khuyến mại (chưa có thuế GTGT), nợ TK 1334 ( Thuế GTGT phải nộp) và có tài khoản 1311 “Phải thu khách hàng”.