Quản lý khoán phải thu Đây là vấn đề quan trọng và cần thiết đối với Bưu Điện tỉnh Tuyên Quang vì đặc thù của hoạt động kinh doanh Bưu chính - phát hành báo chí là hoạt động chủ yếu, trong đó hoạt động phát hành báo chí của Bưu Điện tỉnh là hoạt động phức tạp, các đối tượng khách hàng nhỏ lẻ, trải rộng, việc thấm định khách hàng về năng lực tài chính, khả năng thanh khoản.... là hét sức khó khăn do kinh doanh phát hành báo chí của Bưu Điện tỉnh vừa mang tính chất kinh doanh vừa mang tính chất phục vụ. Do đó Bưu Điện tỉnh cần hết sức chú trọng trong việc quản lý khoản phải thu, có chính sách hợp lý đế vừa thu được tiền của khách hàng mà tiết kiệm chi phí, tăng doanh số bán hàng. Sau đây là một số giải pháp: Trước hết, Bưu Điện tỉnh cần có các biện pháp để có thể tăng cường việc thu tiền trước của khách hàng,
do đặc thù của hoạt động kinh doanh báo chí là nhận nhu cầu của khách hàng trước, thu tiền và phát hàng sau, nhận nhu cầu của khách hàng cuối kỳ trước và tiến hành trả hàng cho khách hàng theo nhu cầu. Đói với các khách hàng lớn, các khách hàng trung thành, Bưu Điện tỉnh cần có các chính sách chăm sóc khách hàng hợp lý, việc trả chiết khấu cho khách hàng cần linh hoạt , ưu tiên những khách hàng trung thành, khách hàng có khối lượng hàng mua lớn nhiều kỳ liên tiếp để trả hoa hồng theo tỷ lệ hợp lý. cần kiên quyết trong việc đòi nợ, tránh đế khách hàng nợ đọng lâu, nợ chồng chéo nhiều kỳ liên tiếp, đối
định kỳ, tuy nhiên kỳ bán hàng sau phải dứt điểm được số nợ của kỳ trước. Bưu Điện tỉnh có thế kết hợp với các cơ quan cấp phát kinh phí ngân sách đế thu tiền các đối tượng là cơ quan hành chính sự nghiệp. Hoạt động thu cước viễn thông tuy là hoạt động đại lý, nhưng đây cũng là hoạt động có mức doanh thu lớn, hưởng trục tiếp trên số tiền thu được nên Bưu Điện tỉnh cũng cần quan tâm đến hoạt động này. Trong hợp đồng đại lý với Viễn thông Tuyên Quang, thời hạn đế Bưu Điện thu tiền khách hàng và tính tỷ lệ hoa hồng là 75 ngày, và tỷ lệ thu được phải đạt 99% tính trên số tiền nhận thu.Trên thực tế qua những năm qua, việc chậm trả cước của các đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ viễn thông chủ yếu là các cơ quan hành chính sự nghiệp, các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp và khách hàng tư nhân, việc nộp cước thường đáp ứng chỉ tiêu trong tháng. Năm 2007 về trước, việc quản lý cước viễn thông của Bưu điện tỉnh chưa có người phụ trách riêng mà giao cho kế toán các đơn vị kiêm nhiệm, việc thu cước hợp đồng với các đối tượng thuê thu là người ngoài, trả hoa hồng theo số lượng hoá đơn thu được. Chính vì điều đó đã làm giảm khả năng đốn đốc thu hồi các khoản phải thu của đơn vị dẫn đến các đổi tượng khách hàng đế nợ đọng kéo dài, thậm chí dẫn đến nợ khó đòi. Đe quản lý tốt hơn và thu nợ có hiệu quả, trước tiên, Bưu Điện tỉnh cần quan tâm bố trí nhân lực quản lý thu cước của các đơn vị sản xuất là những người có trình độ về quản lý tài chính đe có thế quản lý tốt khách hàng, tránh thất thoát hoá đơn của khách dẫn đến thất thoát doanh thu. Bưu Điện tỉnh cần bố trí, tố chức cho cán bộ nhân viên đi thu cước là những đối tượng am hiếu về thể lệ thủ tục, có thể giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Đối với nhân viên quản lý cước, Bưu Điện tỉnh nên tuyển chọn những người có nghiệp vụ về quản lý, am hiểu, có thái độ trách nhiệm tốt đối với công việc. Có các chính sách khuyến khích cũng như xử phạt về chế độ lương, thưởng đổi với các nhân viên quản lý và thu cước theo tỷ lệ thu được, quan tâm đãi ngộ thoả đáng về các chính sách đối với người lao động.
Trong những năm qua, khoản mục tiền mặt của Bưu Điện tỉnh có nhiều biến động, tiền mặt phản ánh khả năng thanh toán tức thời của Bưu Điện tỉnh. Thực tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của Bưu Điện tỉnh, thu tiền hoạt động kinh doanh bằng tiền mặt là chủ yếu, các khoản thu lại nằm rải rác ở các đon vị sản xuất. Bưu Điện tỉnh đã có phân tích tình hình thu chi tiền mặt tại các đơn vị sản xuất và lập kế hoạch thu chi tiền mặt, từ đó đã có định mức tồn quỹ tiền mặt tại các đơn vị sản xuất trên cơ sở đảm bảo chi phí . Tuy nhiên, trên thực tế rất ít đơn vị sản xuất thực hiện được đúng định mức Bưu Điện tỉnh đã đề ra do đặc thù kinh doanh của Bưu điện tỉnh, các hoạt động kinh doanh phần nào liên quan đến các khoản tiền vãng lai của khách hàng như: Hoạt động chuyển tiền, hoạt động tiết kiệm . Các đơn vị sản xuất nhiều khi đã sử dụng nguồn tiền mặt tù’ vốn lưu động của đơn vị đế đáp ứng phục vụ khách hàng vãng lai của mình. Điều này gây ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Bưu Điện tỉnh, thực tế tiền mặt có số dư lớn nhưng lại nằm rải rác ở các đơn vị sản xuất.
Đe đảm bảo hiệu quả sử dụng đổi với tiền mặt, Bưu Điện tỉnh nên quan tâm hơn nữa đến tình hình tồn quỹ tại các đơn vị sản xuất, có kế hoạch cụ thế hơn nữa về lưu chuyến tiền mặt giữa các đơn vị trong toàn Bưu Điện tỉnh, đồng thời đối với các hoạt động kinh doanh liên quan đến tiền vãng lai của khách hàng, Bưu Điện tỉnh cần điều chuyến tiền nhanh hơn khi các đơn vị có nhu cầu. Đối với các đơn vị sản xuất có số dư giữa vốn kinh doanh và các nguồn vốn vãng lai trái ngược nhau, Bưu Điện tỉnh nên cho phép tự điều chuyến giữa các nguồn vốn với nhau, biện pháp này vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo số dư các nguồn vốn họp lý.
* Quản lý dư trữ
Xem xét số dư hàng tồn kho tại Bưu Điện tỉnh trong năm 2006 và năm 2007, ta thấy số dư hàng tồn kho năm 2007 có tỷ lệ tăng khá cao so với tổng vốn lưu động( chiếm 49% so với tổng tài sản lưu động) nhưng thực tế số
vì tuy có tăng hơn năm 2006, nhưng đế đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh trong năm 2008, Bưu Điện tỉnh cần dự trữ nhiều mặt hàng hơn để phục vụ cho những nghiệp vụ mới.
Trong thực tế, hàng tồn kho của Bưu Điện tỉnh gồm các loại ấn phấm, số sách nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, về số lượng và chủng loại rất lớn nhưng giá trị thì rất nhỏ, lặt vặt. Do đó để quản lý tốt hàng tồn kho, có kế hoạch dự trữ họp lý thì Bưu Điện tỉnh cần có kế hoạch cụ thế, sát thực tế tù' khảo sát chi phí về nguyên vật liệu tù' những năm trước, kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm 2008 đế lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, ấn phấm vật tư cho sản xuất phù họp. cần cử cán bộ quản lý chuyên trách về nguyên vật liệu trong kho, quản lý chặt chẽ đối với các loại nguyên vật liệu , cấp phát cho các đơn vị sản xuất theo nhu cầu thực tế của các đơn vị căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị.
Đối với các loại hàng hoá mà Bưu Điện tỉnh làm đại lý, trên thực tế
các doanh nghiệp cung cấp thường có các chính sách chiết khấu thương mại cho các đợt mua hàng có khối lượng lớn. Đế có thế được hưởng mức
hoa hồng cao hơn thì Bưu Điện tỉnh nên có các khảo sát, phân tích tình hình cụ thể, sát với thực tế để đặt hàng với các nhà cung cấp theo quý, để được hưởng các chính sách chiết khấu nhằm tăng hiệu quả sử dụng TSLĐ. 3.2.2: Xác định vốn lưu động phù hợp đổi với các đơn vị sản xuất
Bưu Điện tỉnh Tuyên Quang quản lý 5 Bưu điện huyện, có sự phân cấp về kinh doanh, quản lý nguồn vốn. Đe thật sự phát huy hiệu quả vốn lưu động, tiết kiệm chi phí vốn, Bưu Điện tỉnh cần có chính sách quản lý vốn lưu động hợp lý, nắm được kế hoạch sử dụng vốn lưu động của các
chuyến vốn không nên cứng nhắc theo các ngày cố định mà theo định mức vốn lưu động đã xây dựng. Có thế cho phép các đơn vị được vay các quỹ với nhau, cuối tháng Bưu điện tỉnh xác định và cho phép kết chuyển giữa các nguồn đế tiết kiệm chi phí sử dụng vốn. Tăng cường kiểm tra công tác quản lý tài chính.
Hiện nay, các huyện thị toàn Bưu Điện tỉnh đều có xe chuyên dụng đế vận chuyển thư báo đến trong ngày, Bưu Điện tỉnh nên nghiên cứu xây dựng phương án điều chuyển tiền của các dịch vụ tài chính Bưu điện như: Quỹ chuyển tiền, quỹ tiết kiệm giữa các Bưu Điện huyện với Bưu Điện
tỉnh bằng xe chuyên dụng trong các trường hợp cấp thiết điều chuyển phục vụ nhu cầu khách sử dụng các dịch vụ này trong ngày.