Tài liệu lƣu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ đƣợc hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn [26, 8].
Công tác tổ chức khoa học tài liệu là quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lƣu trữ một cách khoa học, chặt chẽ, liên hoàn từ thu thập bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu đến việc hệ thống hoá, xây dựng công cụ tra cứu nhằm mục đích bảo quản tài liệu an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Thực hiện tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ riêng với Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định mà còn góp phần tích cực trong bƣớc phát triển, đổi mới công tác lƣu trữ tỉnh nhà đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Nó thể hiện trên một số mặt cụ thể nhƣ sau:
2.1.1. Công tác tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lƣu trữ đƣợc thu thập đầy đủ với thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ lập có chất lƣợng cao... làm cho giá trị của tài liệu lƣu trữ đƣợc phát huy cao độ trong phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cấp uỷ Đảng và các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội. Đây cũng
là mục đích cao nhất, mục đích cuối cùng của việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nhằm đƣa những thông tin có giá trị của tài liệu lƣu trữ ra phục vụ cho các nhu cầu của đời sống xã hội, từng bƣớc thay đổi nhận thức công tác lƣu trữ trƣớc đây chỉ nặng về bảo quản tài liệu mà xem nhẹ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ cũng có nghĩa là tổ chức các thông tin mà tài liệu lƣu trữ chứa đựng theo những mục tiêu, tiêu chí nhất định. Đứng trƣớc yêu cầu mới của hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Đảng, Nhà nƣớc và toàn xã hội, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn đƣợc xem xét dƣới góc độ đảm bảo thông tin cho hoạt động này, bởi thông tin trong tài liệu lƣu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã đƣợc thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trƣng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lƣu trữ quy định. Vì vậy mà việc phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cấp uỷ Đảng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau nhƣng không thể thiếu nguồn thông tin quan trọng đến từ tài liệu lƣu trữ đã qua xử lý các khâu nghiệp vụ. Tài liệu lƣu trữ đƣợc tổ chức khoa học giúp cung cấp nguồn thông tin đƣợc sắp xếp, tổ chức đảm bảo sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin trên diện rộng, đa chiều, phong phú, toàn diện đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin một cách nhanh chóng, thiết thực, tiết kiệm và hiệu quả.
Cụ thể ở đây, việc tập trung tài liệu Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định vào Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định và tổ chức khoa học chúng đã tạo điều kiện thuận lợi phát huy tối đa giá trị của khối tài liệu lƣu trữ này. Tài liệu đƣợc phân loại, xác định giá trị và đƣợc hệ thống hoá theo trật tự logic nhất định, có công cụ tra cứu đi kèm cho phép ngƣời đọc khai thác, tra cứu thông tin của khối tài liệu này đƣợc nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu khai thác ngày càng tăng và ngày càng đa dạng của công tác
nghiên cứu lịch sử đảng, công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong các cơ quan Đảng và xã hội.
Tài liệu lƣu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định phát huy đƣợc giá trị của mình qua khâu khai thác, sử dụng, tra tìm góp phần tạo dựng nên bức tranh kinh tế - xã hội tỉnh nhà qua các giai đoạn lịch sử, tạo điều kiện cho cấp uỷ đảng tỉnh cũng nhƣ cán bộ nghiên cứu làm tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý của cấp uỷ, công tác nghiên cứu lịch sử Đảng, công tác nghiên cứu khoa học và các công tác khác...
Nhƣ vậy việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ có tầm quan trọng đặc biệt đối với việc phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ. Đi liền với nó là công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ, để tài liệu lƣu trữ phát huy đƣợc tối đa giá trị của mình. Đây là 2 mặt của một vấn đề mà nếu ta coi nhẹ mặt này thì ý nghĩa, tác dụng của mặt kia sẽ giảm theo, thậm chí mất đi tác dụng.
2.1.2. Công tác tổ chức khoa học tài liệu có tác dụng quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật, bảo quản an toàn tài liệu
Dƣới góc độ của nhà lãnh đạo, quản lý thì thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu, các nhà lãnh đạo, quản lý nắm đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ từ đó có phƣơng thức lãnh đạo, điều hành công tác lƣu trữ nói chung, tài liệu lƣu trữ nói riêng đạt hiệu quả cao nhất. Trên cơ sở của việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, thấy đƣợc giá trị nhiều mặt của nó qua khai thác, tra tìm từ đó có sự hoạch định, đầu tƣ hoặc điều chỉnh kịp thời, sát thực cả về vĩ mô và vi mô cho công tác lƣu trữ phù hợp với nhu cầu, xu hƣớng phát triển đi lên của xã hội.
Tài liệu lƣu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc tổ chức khoa học góp phần giúp Tỉnh uỷ Nam Định thực hiện tốt chức năng quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ của Đảng trong toàn tỉnh. Từ thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu này, các nhà lãnh đạo Tỉnh uỷ Nam Định dễ dàng nhận ra những mặt mạnh trong công tác lƣu trữ để phát huy, đồng
thời cũng phát hiện ra những điểm bất hợp lý, hạn chế cần có biện pháp khắc phục, chỉnh sửa kịp thời. Đây là cả một quá trình đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý từ việc nhận thức đúng đắn, đầy đủ dẫn đến sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thể hiện ở việc ban hành các văn bản tạo cơ sở pháp lý, đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, tuyển dụng, đào tạo con ngƣời theo hƣớng hiện đại, khoa học đáp ứng yêu cầu cơ bản, yêu cầu nâng cao của công tác lƣu trữ phát triển đi liền với chế độ kiểm tra, đôn đốc, thƣởng phạt nghiêm minh, thích đáng...
Dƣới góc độ quản lý của cán bộ nghiệp vụ làm công tác lƣu trữ, thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ mà thành phần tài liệu trong phông đƣợc tối ƣu hoá, là cơ sở tốt nhất cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, bảo quản tài liệu đƣợc an toàn, đảm bảo tính bí mật của tài liệu.
Tài liệu lƣu trữ đƣợc quản lý một cách toàn diện đầy đủ cụ thể, chính xác từ nội dung tài liệu đến vật mang tin chúng, từ tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản), tổng số cặp hộp tài liệu, tổng số mét giá tài liệu đến các thành phần, nội dung, tính chất, đặc điểm của tài liệu trong từng phông và trong toàn kho. Trên cơ sở đó mà công tác thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu đƣợc thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, sự cố xảy ra đối với tài liệu. Cán bộ lƣu trữ chủ động đề xuất, tham mƣu với lãnh đạo cấp trên những nội dung cụ thể về văn thƣ, lƣu trữ và những lĩnh vực khác có liên quan đến công tác này trong phạm vi trách nhiệm của mình nhằm thúc đẩy công tác này theo kịp với tiến trình đi lên của xã hội.
Trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ về cơ bản các loại hình tài liệu lƣu trữ đƣợc tách riêng. Đối với mỗi một loại hình tài liệu chúng ta đều có các phƣơng pháp bảo quản riêng, thích hợp nhằm đạt đến độ an toàn, kéo dài tuổi thọ của các loại tài liệu, đồng thời cũng thuận tiện trong công tác bổ sung, tra tìm...
Tài liệu đƣợc tổ chức khoa học khi đƣa vào bảo quản trong những kho lƣu trữ cố định giúp tiết kiệm đƣợc kho tàng giá tủ, các trang thiết bị bởi
những tài liệu trùng thừa, hết giá trị đã đƣợc loại ra khỏi phông. Nhƣ vậy, kinh phí hàng năm chi cho việc mua sắm các trang thiết bị: giá, cặp đựng tài liệu, các phƣơng tiện máy móc: máy hút ẩm, hút bụi, điều hoà, chống cháy... vệ sinh bảo quản tài liệu đƣợc giảm thiểu. Mặt khác hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cũng giảm đƣợc lƣợng kinh phí đáng kể, khi mà hồ sơ đƣợc lập có chất lƣợng cao, giảm thiểu thời gian, công sức của độc giả cũng nhƣ cán bộ phục vụ tra tìm, nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng. Tài liệu lƣu trữ đƣợc tổ chức khoa học còn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác, góp phần tích cực trong việc giảm thiểu tiến tới loại bỏ những quy định lỗi thời, làm giảm sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các văn bản chuẩn bị ban hành, góp phần nâng cao hiệu quả trong lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý.
Việc kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu đƣợc tiến hành thuận tiện, thƣờng xuyên, dễ dàng phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ hƣ hỏng và có biện pháp khôi phục, sửa chữa, ngăn ngừa sự xuống cấp, lây lan, có kế hoạch tu bổ, phục chế và cách thức sử dụng hợp lý đối với chúng.
2.1.3. Công tác tổ chức khoa học tài liệu góp phần nâng cao nhận thức của toàn xã hội, thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, công tác văn phòng nói chung.
Tổ chức khoa học tài liệu đem lại tính hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo hàng ngày của cấp uỷ, từ đó mỗi cán bộ đều thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đồng thời nghiêm túc thực hiện những quy định về công tác này. Điều này có nghĩa là giữa chúng có mối quan hệ biện chứng với nhau, thúc đẩy nhau cùng phát triển. Một mặt công tác tổ chức khoa học tài liệu tác động tích cực đến nhận thức, ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung, tài liệu lƣu trữ nói riêng, mặt khác, khi nhận thức về công tác này đƣợc nâng lên, công tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc đặt đúng vị trí của mình
thì công tác tổ chức khoa học tài liệu cũng đƣợc tiến hành theo chiều hƣớng vô cùng thuận lợi.
Chúng ta đều biết rằng vòng đời của một văn bản từ khi ra đời đến khi kết thúc (loại huỷ hoặc đƣa vào lƣu trữ vĩnh viễn) có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy lẫn nhau. Điều đó đƣợc thể hiện:
- Mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc trên mọi lĩnh vực của Đảng, Nhà nƣớc hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung. Hệ thống văn bản của Đảng vừa là phƣơng tiện vừa là sản phẩm của hoạt động của Đảng, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Tài liệu lƣu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, giúp giảm thiểu thời gian trong ban hành văn bản, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công việc. Thực hiện tốt công tác lƣu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan hay nói khác đi công việc của một cơ quan có thông suốt hay không là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có đƣợc cẩn thận, chu đáo, khoa học hay không. Đặc biệt trong công tác lƣu trữ thông qua quá trình tổ chức khoa học tài liệu cũng giúp phát hiện những điểm bất hợp lý, thiếu tính nhất quán, tính thống nhất đó là những tồn tại, hạn chế trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cơ cấu tổ chức... bởi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan chính là tấm gƣơng phản ánh trung thực nhất quá trình hoạt động của chính cơ quan đó.
Nhƣ vậy công tác tổ chức khoa học tài liệu không những giúp phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ, giúp bảo quản an toàn tài liệu mà thực chất còn tác động tích cực đến nhận thức của toàn xã hội đối với công tác này, thúc đẩy
công tác tổ chức khoa học tài liệu với các quy trình nghiệp vụ chuẩn hoá, khoa học, hiệu quả.
2.1.4. Công tác tổ chức khoa học tài liệu là tiền đề cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ:
Đứng trƣớc yêu cầu hội nhập, thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, thời kỳ bùng nổ của thông tin, mục tiêu "tin học hoá hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nƣớc là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thƣờng xuyên của các cơ quan nhằm tăng cƣờng năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lƣợng, hiệu quả" [4]. Tin học hoá trong công tác văn thƣ, lƣu trữ, với việc ứng dụng công nghệ thông tin bƣớc đầu đã đem lại hiệu quả thiết thực, làm thay đổi và nâng cao chất lƣợng hoạt động của ngành văn thƣ lƣu trữ, từng bƣớc tự động hoá, chuyển hoạt động từ môi trƣờng tƣ liệu trên giấy sang môi trƣờng điện tử, nâng cao năng lực và hiệu suất xử lý thông tin cũng nhƣ quản lý, lƣu trữ thông tin. Chính vì vậy mà tổ chức khoa học tài liệu còn là tiền đề mang tính chất quyết định đến việc đƣa công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ. Chỉ trên cơ sở tài liệu đƣợc tổ chức khoa học, việc ứng dụng công nghệ thông tin mới có thể tiến hành bởi dựa vào nguồn tài liệu lƣu trữ, nguồn thông tin cấp I mà các kho lƣu trữ tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu, điện tử hoá các kho lƣu trữ của mình. Công việc này đem lại nhiều tiện ích, góp phần tiết kiệm thời gian, nhân lực trong quá trình thực hiện công việc, trong việc quản lý và tra tìm tài liệu. Chúng ta không thể áp dụng bất cứ thành tựu công nghệ thông tin nào vào công tác lƣu trữ nếu chính bản thân tài liệu lại không đƣợc tổ chức khoa học.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cao trong công việc, đem lại lợi ích thiết thực, góp phần hạn chế sự trì trệ trong công tác lƣu trữ hiện nay, tiết kiệm thời gian, nhân lực trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, trong việc quản lý và tra tìm tài liệu lƣu trữ.
Nhƣ vậy việc tổ chức khoa học tài liệu nhằm tìm ra các biện pháp tối