Ngày nay, khi nền kinh tế phát triển hội nhập và cạnh tranh gay gắt việc chiếm dụng vốn giữa các công ty với nhau đã trở nên phô biến. Đe giảm thiêu
rủi ro
về phát sinh nợ khó đòi thì việc xem xét và duyệt hạn mức tín dụng phải dựa vào
các thông tin sau:
- Tư cách pháp nhân và loại hình kinh doanh của khách hàng (cá thê, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, CTCP, doanh nghiệp Nhà nước...)
Khả năng tài chính của khách hàng (vốn điều lệ, vốn đầu tư, tình hình
thanh toán nợ với công ty và cam kết bảo lãnh nợ của ngân hang)
- Tình hình và tiềm năng kinh doanh của khách hàng như doanh số
mua và
pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của ngân hàng phát hành theo quy
định của pháp luật.
Giới hạn về thời gian thanh toán
Thời hạn thanh toán được tính kể tù' ngày của hoá đơn bán hàng xuất cho
khách hàng
Tuỳ theo tình hình thị trường và yêu cầu cũng như việc đánh giá tình
hình tài
chính của từng khách hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp song thông thường
thời hạn thanh toán không quá 30 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn.
Phân quyền ký duyệt hạn mức tín dụng
Trong chính sách quản lý công nợ phải thu khách hàng cần quy định rõ thâm
quyền ký duyệt hạn mức tín dụng
Quản lv và theo dõi hạn mức tín dụng
Việc quản lý và theo dõi hạn mức tín dụng sê do phòng kế toán chịu trách
nhiệm, bao gồm các nội dung sau:
- Kiểm tra tính pháp lý của thư bảo lãnh và các điều kiện giải ngân của thư
bảo lãnh để bảo đảm ràng công ty sẽ thu hồi được nợ theo thư bảo lãnh một cách
thuận lợi nhất.
Lập danh sách tất cả thư bảo lãnh hợp lệ đã nhận và theo dõi thời gian
90
năng thu hồi công ty cần đưa ra phương án xử lý dứt điểm theo quy định hiện hành. Việc xây dựng chính sách lập dự phòng và xoá nợ phải thu khó đòi
phải đảm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bảo các khoản nợ phải thu khó đòi được trích lập dự phòng họp lý và đầy đủ theo
đúng các quy định và chuẩn mực kế toán Việt Nam, bên cạnh đó chính sách này
phải đảm bảo việc trích lập dự phòng và xử lý nợ khó đòi đúng theo thẩm quyền
quản lý của công ty và quy định của pháp luật ❖ Thời gian tính và trích lập dự phòng
Dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ được tính toán và trích lập cho thời điểm
cuối mỗi Quý và cho thời điểm kết thúc năm tài chính ngày 31 tháng 12 hàng năm
♦> Phương pháp tính và trích lập dự phòng
Phòng kế toán tài chính công ty sẽ chịu trách nhiệm tính toán và trích
lập dự
phòng nợ phải thu khó đòi trên cơ sở báo cáo tuổi nợ và báo cáo các khoản nợ quá
hạn dưới 3 tháng nhưng có phát sinh dấu hiệu khó đòi
Căn cứ xác định là khoản nợ khó đòi: Thoả mãn 1 trong hai điều kiện sau đây:
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán theo hạn mức tín dụng mà công ty
đã cấp
hoặc thoả thuận với khách hàng. Hạn mức tín dụng này được ghi trên hợp đồng
kinh tế hoặc văn bản duyệt hạn mức tín dụng của công ty cho khách hàng Hoặc nợ phải thu trong hạn và quá hạn thanh toán dưới 3 tháng nhưng
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhu sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn tù’ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn tù' 2 năm đến dưới 3 năm.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm
vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,
đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành
án ... thì
doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được đổ trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh
nghiệp tổng
hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết đê làm căn cứ hạch
toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Trình tụ' tính toán và trích lập dự phòng
❖
Vào thời điểm cuối mỗi quý/năm tài chính, kế toán công nợ phòng kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
công ty sẽ căn cứ vào báo cáo tuổi nợ phải thu và các báo cáo đối với các nợ
có tuổi
nợ dưới 3 tháng nhưng đã phát sinh dấu hiệu khó đòi đê lập bảng tính trích lập dự
phòng và trình kế toán trưởng kiêm tra và xem xét
Căn cứ vào giá trị trích lập đã tính thì sê có 1 trong 3 trường họp xảy ra như sau:
92
Điều kiện để xác định nợ không có khả năng thu hồi: thoả mãn 1 trong các
điều kiện sau:
Đối với nợ phải thu tù’ tổ chức kinh tế
Tuổi nợ phải thu đã quá 3 năm và công ty đã áp dụng tất cả các hình
thức thu
nợ (nhu: thu nhắc nợ, cử nhân viên trực tiếp đến thu nợ, nhờ chính quyền can thiệp,
hoặc kiện ra toà án nếu cần thiết...) mà vẫn không thu hồi được; Khách nợ đã giải thê, phá sản theo quy định của pháp luật Khách nợ đã ngưng hoạt động và không có khả năng chi trả Đối với nợ phải thu từ cá nhân
Tuôi nợ phải thu đã quá 3 năm và công ty đã áp dụng tất cả các hình
thức thu
nợ (như: thư nhắc nợ, cử nhân viên trực tiếp đến thu nợ, nhờ chính quyền can thiệp,
hoặc kiện ra toà án nếu cần thiết...) mà vẫn không thu hồi được;
Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với
người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế đổ trả nợ;
Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc
đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ;
Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đổi với người nợ đã bỏ
trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.
Trình tự' và thấm quyền xử lý nợ
Vào cuối mỗi năm tài chính, kế toán nợ phải thu căn cứ vào báo cáo
sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có)
để bù
đắp. Neu các nguồn này không đủ thì phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí
quản lý của công ty
Theo dõi ngoài bảng sau khi xoá sổ kế toán Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định và biên bản xử lý thì phải (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đuợc theo
dõi ngoài bảng cân đối kế toán trong thời gian tối thiểu là 5 năm. Công ty phải tiếp
tục các biện pháp thu hồi nợ này. Neu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau
khi trừ
các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ sẽ phải được hạch toán vào thu nhập
khác của công ty.
3.3.6.2. Chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho
❖ Đối tượng lập dự phòng
Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản
xuất, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho (gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém
mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyến),
sản phâm dó' dang, chi phí dịch vụ dớ dang (sau đây gọi tắt là hàng tồn kho)
mà giá
gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều
94 Mức dự phòng giảm giá vật tư Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho = tại thời điểm lập Báo X Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán Trong đó: Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác
- Giá trị thuần có thê thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu
hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn
kho bị giảm giá và tổng họp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ đế hạch
toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ
trong kỳ)
của doanh nghiệp.
Riêng dịch vụ cung cấp dớ dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. ❖ Xử lý khoản dự phòng:
- Neu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm
giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá
hàng tồn kho;
- Neu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán của doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lập Hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp để thẩm định tài sản bị
huỷ bỏ.
Biên bản thẩm định phải kê chi tiết tên, số lượng, giá trị hàng hoá phải huỷ bỏ, nguyên
nhân phải huỷ bỏ, giá trị thu hồi được do bán thanh lý, giá trị thiệt hại thực tế. Mức độ tổn thất thực tế của từng loại hàng tồn đọng không thu hồi
được là
khoản chênh lệch giữa giá trị ghi trên sổ kế toán trừ đi giá trị thu hồi do thanh
lý (do
người gây ra thiệt hại đền bù, do bán thanh lý hàng hoá).
Thấm quyền xử lý: HĐQT ; Tong giám đốc công ty căn cứ vào Biên
bản của
Hội đồng xử lý, các bàng chứng liên quan đến hàng hoá tồn đọng đổ quyết
định xử
lý huỷ bỏ vật tư, hàng hoá nói trên; quyết định xử lý trách nhiệm của những người
liên quan đến số vật tư, hàng hoá đó và chịu trách nhiệm về quyết định của mình
trước pháp luật.
Xử lý hạch toán:
Giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn đọng không thu hồi được đã có quyết định
xử lý
huỷ bỏ, sau khi bù đắp bàng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh
lệch thiếu được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
3.3.7. Xây dựng bộ phận kiếm toán nội bộ
Hiện nay, khái niệm KTNB vẫn còn xa lạ với nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên,
96
niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống
KSNB công ty.
Ở Việt Nam, nhũng quy định pháp lý chính thức đánh dấu sự ra đời của hoạt
động KTNB trong các doanh nghiệp Nhà nước được ban hành trong quy chế KTNB
theo Quyết định số 832-TC/ỌĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997. Ngày 16 tháng
04 năm 1998, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn
to chức bộ máy KTNB ớ các doanh nghiệp Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
định nên Thông tư này đã được thay thế bằng Thông tu- 171/1998-TT/BTC ngày
22/12/1998 của bộ tài chính. Theo chuẩn mực kiểm toán số 610 - Sử dụng tư liệu
của kiêm toán nội bộ - ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì KTNB được định nghĩa như sau: “Kiểm
toán nội bộ là một bộ phận trong hệ thống KSNB của một đơn vị, có chức năng
kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy
định của
hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị đó”.
Việc xây dựng bộ phận KTNB trong doanh nghiệp phải được thực hiện qua
nhiều bước:
Trước hết, các công ty phải xác định nhu cầu, mục tiêu thành lập bộ phận
kiêm toán nội bộ như sau:
Một là Tính độc lập: Kiểm toán viên nội bộ phải độc lập với những hoạt
động mà họ kiểm toán.
Kiểm toán viên nội bộ độc lập khi họ có thề thực hiện công việc của mình
một cách tự do và khách quan. Tính độc lập cho phép kiểm toán viên nội bộ có
những phán đoán khách quan và không thành kiến, cần thiết để tiến hành đúng đắn
những cuộc kiêm toán. Điêu này đạt được nhò' địa vị trong tô chức và tính khách
quan.
Địa vị trong to chức: Địa vị trong tổ chức của bộ phận KTNB phải thoả đáng
đê cho phép hoàn thành nhiệm vụ kiêm toán. Kiêm toán viên nội bộ phải được sự
ủng hộ của Ban Giám đốc và HĐỌT đổ họ có được sự cộng tác của những bộ phận
được kiềm toán và để công việc của họ không bị can thiệp.
Tỉnh khách quan: Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan trong khi
thực hiện
những cuộc kiếm toán. Tính khách quan ở đây thể hiện là thái độ tinh thần độc lập
mà kiêm toán viên nội bộ phải có trong khi thực hiện kiêm toán. Kiêm toán
viên nội
bộ không để cho nhận định của mình về các vấn đề kiểm toán lệ thuộc vào nhận
định của người khác. Bên cạnh đó, tính khách quan đòi hỏi kiểm toán viên nội bộ
98 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ hai là bộ phận KTNB phải có được và đạt được kiến thức, kỳ
năng, và
kỷ luật cần thiết đe làm nhiệm vụ kiểm toán;
Thứ ba là bộ phận KTNB phải bảo đảm rằng những lần kiểm toán đều được
thẩm tra;
Thứ tư là kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp; Thứ năm là kiểm toán viên nội bộ phải khéo ứng xử tiếp xúc với mọi người
và trao đôi thông tin có hiệu quả;
Thứ sáu là kiểm toán viên nội bộ phải trau dồi trình độ nghiệp vụ thông qua
việc học tập không ngừng;
Cuối cùng là kiêm toán viên nội bộ phải thực hiện cấn trọng nghề nghiệp
đúng mực khi tiến hành những cuộc KTNB.
Ba là phạm vi công việc: Phạm vi KTNB phải bao gồm các việc xem
xét và
đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB của tổ chức và chất lượng
thành tích thực hiện nhiệm vụ được giao. Phạm vi công việc kiểm toán viên
nội bộ
là bao gồm những việc kiếm toán phải thực hiện. Tuy nhiên, Ban Giám đốc và HĐQT đưa ra định hướng chung về phạm vi công việc và những hoạt động phải
được kiểm toán. Với mục đích thẩm tra tính đầy đủ của hệ thống KSNB là để xác
định chắc chắn liệu hệ thống được thiết lập có đảm bảo thực hiện các mục tiêu của
Thứ tư là liên hệ với nhừng người cần biết về cuộc kiểm toán
Thứ năm là khi thích họp thực hiện một cuộc khảo sát tại chỗ để làm quen
với những hoạt động và nhũng công việc kiếm soát sẽ được kiếm toán, đế xác định
những lĩnh vục trọng điêm kiêm toán và mòi những bộ phận được kiêm toán nhận
xét và kiến nghị
Thứ sáu là viết chương trình kiếm toán
Thứ bảy là xác định kết quả kiếm toán sẽ được thông báo như thế
nào ?, khi
nào ?, và cho những ai ?
Thứ tám là nhận được sự phê duyệt kế hoạch kiểm toán
• Công việc tiếp theo kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện đó là kiềm toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
viên nội bộ phải thu thập, phân tích, giải thích và chọn lọc thông tin để xác
minh kết
quả kiểm toán. Quá trình kiểm tra và đánh giá thông tin như sau:
Thông tin phải được thu thập về tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu
kiểm toán và phạm vi công việc;
Thông tin phải đầy đủ, cơ yếu, thích họp và hữu ích đế tạo ra cơ sở vững
chắc cho những phát hiện và kiến nghị kiêm toán;
Các thủ tục kiểm toán, kể cả phương pháp trắc nghiệm và chọn mẫu