3. 2 Phần hành Vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ (HTK):
3.4Phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp:
3.4.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ:
Chứng từ sử dụng trong phần hành này chủ yếu là hóa đơn mua hàng, hóa đơn nhập khẩu. Hàng hóa mua về phần lớn từ nhập khẩu, nên phần hành này có quan hệ mật thiết với phần hành xuất nhập khẩu (chủ yếu là nhập khẩu)
- Mua hàng: Khi tổ chức hạch toán ban đầu quá trình mua hàng, chu trình luân chuyển chứng từ thường được áp dụng:
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 211, 214...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC
+ Bộ phận kinh doanh nghiên cứu nhu cầu về vật tư, hàng hóa bên trong doanh nghiệp, cũng như xem xét điều kiện của từng nhà cung cấp
+ Thủ trưởng, kế toán trưởng ký kết hợp đồng mua hàng + Bộ phận cung ứng tổ chức thu mua hàng hóa, vật tư
+ Ban kiểm nghiệm tổ chức kiểm nghiệm hàng hóa, vật tư mua về + Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho
+Thủ kho kiểm nhận hàng nhập kho
+ Kế toán phần hành tiếp nhận phiếu nhập kho để tiến hành ghi sổ và tổ chức bảo quản, lưu giữ.
- Thanh toán với nhà cung cấp:
Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua hàng, Hợp đồng cung cấp, các chứng từ thanh toán công nợ với người bán (Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Chứng từ thanh toán khác)
3.4.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản:
Tài khoản thường sử dụng trong phần hành mua hàng : TK 156, TK 331, TK111, TK131...Riêng đối với những hàng mua chưa trả tiền theo dõi chi tiết tài khoản 331 theo đối tượng từng nhà cung cấp.
Tài khoản sử dụng áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
3.4.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo:
Trong phần hành này doanh nghiệp thường sử dụng các sổ và báo cáo kế toán sau: - Báo cáo hàng nhập mua ( Bảng kê phiếu nhập, Tổng hợp hàng nhập mua, Sổ nhật ký mua hàng...)
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo công nợ phải trả ( Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp, Sổ chi tiết công nợ (liên cho tất cả các nhà cung cấp)... )
* Mua hàng
Việc hạch toán chi tiết quá trình mua hàng áp dụng theo phương pháp thẻ song song
Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng : hàng sau khi mua về cũng như mọi nghiệp vụ phát sinh trong quá trình mua hàng đều được phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó được ghi vào sổ Cái của những tài khoản có liên quan như sổ Cái Tk 156, 133, 331,152, 153...
* Thanh toán với nhà cung cấp:
- Kế toán mở sổ chi tiết TK 331 được ghi chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp - Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp
* Sơ đồ quy trình phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp:
- Hóa đơn mua hàng - Các chứng từ khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI (TK 156, 331...) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra