STT Họ và tên Ngày trong tháng
1 2 3 4 … 27 2
8 29 30 31
1 Nguyễn Văn Thịnh 26
2 Bùi Đình Luân 26
3 Nguyễn Vân Anh 26
4 Nguyễn Văn Hùng 26
5 Nguyễn Minh Tuấn 25
6 Trần Huy Hoàng 25 7 Phạm Minh Quang 26 8 Phan Thành Long 24 9 Nguyễn Văn Tú 26 10 Vũ Quốc Đạt 26 11 Hoàng Thanh Tùng 23 12 Nguyễn Văn Thành 25 13 Nguyễn Thị Hương 25 14 Đỗ Đức Toàn 26 Tổng 14 14 13 14 13 14 14 14 355 Ngày 31 tháng 10 năm 2012 Người chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người duyệt (ký, họ tên)
Biểu 2-19: Bảng thanh toán tiền lương
BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Tháng 10 năm 2012 Đơn vị: đồng STT Họ và tên Lương thời gian Lương theo doanh thu BH XH, BHYT, BHTN Tổng lương Ký nhậ n 1 2 4 6 7
1 Nguyễn Vân Anh 3.000.000 2.500.000 522.500 5.977.500 2 Nguyễn Văn Hùng 3.500.000 3.000.000 617.5000 5.882.500
3 Nguyễn Minh Tuấn 3.000,000 2.800.000 551.000 5.249.000 4 Trần Huy Hoàng 2.500.000 2.800.000 503.500 4.796.500 5 Phạm Minh Quang 2.500.000 2.000.000 427.500 4.072.500 6 Phan Thành Long 2.500.000 2.000.000 427.500 4.072.500 ... ... Tổng 35.500.000 28.500.000 6.742.000 57.258.000
2.3.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán.
+ Chứng từ điện, nước phục vụ cho bán hàng: Cuối tháng, khi nhận được hóa đơn điện, nước từ nhà cung cấp thì kế toán tiến hành tổng hợp và ghi sổ chi phí bán hàng.
+ Chứng từ tiền lương nhân viên bán hàng: Cuối tháng, kế toán tiền lương tính lương phải trả cho nhân viên bán hàng dựa vào bảng chấm công của phòng Kinh doanh và bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng theo từng nhân viên sau đó chuyển bảng thanh toán lương cho kế toán tổng hợp và ghi sổ chi phí bán hàng.
+ Chứng từ xuất kho: Khi có kế hoạch giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, quảng cáo…, cán bộ phòng Kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Kế toán lập phiếu xuất kho thành 3 liên cho số lượng hàng hóa mang đi giới thiệu, quảng cáo…Phiếu xuất kho được kế toán tổng hợp sử dụng để tổng hợp và ghi sổ chi phí bán hàng.
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng.
Công ty tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí bằng tiền khác... Kế toán chi tiết chi phí bán hàng được thực hiện hàng tháng để tính lợi nhuận từ kinh doanh trong tháng. Trình tự ghi sổ chi tiết bán hàng như sau ( sơ đồ 2.8)
Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Chứng từ kế toán (HĐ GTGT, phiếu xuất kho phụ liệu, phiếu chi… )
Phần mềm kế toán
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Hàng ngày vcăn cứ vào phiếu chi, hoá đơn, phiếu xuất kho... kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại, tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Khi đó, máy tính sẽ tự động hạch toán chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí và vào sổ chi tiết các tài khoản chi tiết chi phí bán hàng. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng lập lên bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.
Minh họa sổ chi tiết chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 10 năm 2012 bằng tiền mặt tại Công ty:
Biếu 2-20 Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tháng 10 năm 2012
Tài khoản 6418 – Chi phí bán hàng trả bằng tiền mặt Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Ghi Nợ TK 6418 Số hiệu Ngày tháng Số phát sinh trong tháng 3/10 PC354 3/10 Chi phí tiếp khách 111 1.050.000 12/10 HĐ0087896 15/10 Chi phí vận chuyển hàng hóa 111 683.000 27/10 PC 368 27/10 Chi phí giới thiệu sản phẩm 111 380.000 31/10 PC 370 31/10 Chi phí tiền điện, nước 111 354.172 Tổng phát sinh trong tháng 2.467.172
Ghi Có TK 641 911 2.467.172 Ngày 31 tháng 10 năm 2012
Cuối tháng 10, căn cứ vào số tổng cộng trên các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng trong tháng.
Biểu 2-21: Bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới
Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: TK 641 Tháng 10 năm 2012 Đơn vị tính: đồng STT Tên TK Số phát sinh Nợ Có Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2 6413 900.000
3 6418 2.467.172
Cộng phát sinh tháng 82.407.172
Ngày 31 tháng 10 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng.
+ Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Sơ đồ 2-9: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu
Hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu xuất kho…
Phần mềm kế toán
Sổ Nhật ký chung
xuất kho,… liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Máy tính tự động vào sổ nhật ký chung, sổ Cái tài khoản 641. Cuối tháng, kế toán tiến hành in sổ Cái tài khoản 641 từ máy tính để kiểm tra, đối chiếu.
+ Phương pháp kế toán:
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng, căn cứ vào nội dung phát sinh chi phí kế toán tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (chi tiết theo từng nội dung chi phí) Có TK 111: Chi phí phát sinh bằng tiền mặt
Có TK 512: Chi phí giới thiệu, quảng cáo bằng sản phẩm Có TK 334: Tiền lương nhân viên bán hàng
Minh họa sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 641 trong tháng 10 năm 2012 tại Công ty.
Biểu 2-22: Sổ nhật ký chung chi phí bán hàng (Trích)
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số S03a- DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 1
Số trang trước chuyển sang Số phát sinh trong tháng
27/10 PX 27/10 Xuất kho giới thiệu sản 641 900.000
512 900.000
27/10 PC 368
27/10 Chi phí giới thiệu sản phẩm
641 380.000
111 380.000
31/10 PC 370
31/10 Chi phí tiền điện, nước bán hàng
641 354.172
111 354.172
31/10 BTTL 10
31/10 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
641 79.040.000 334 64.000.000 338 15.040.000 Cộng phát sinh tháng Ngày 31 tháng 10 năm 2012 Biểu 2-23: Sổ cái TK 641
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
SỔ CÁI
Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu TK : 641 Tháng 10 năm 2012 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 - số phát sinh trong tháng … … …. ……….. …. …. …. 27/10 PX 367 27/10
Xuất kho giới thiệu sản
phẩm 512 900.000
27/10 PC
368 27/10
Chi phí giới thiệu sản
phẩm 111 380.000
31/10 PC 31/10 Chi phí tiền điện, nước 111 354.172
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
370 bán hàng 31/10 BTTL
10 31/10
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
334, 338 79.040.000 31/10 31/10 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 82.407.172 Cộng phát sinh trong tháng 82.407.172 82.407.172 Ngày 31 tháng 10 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI THẾ KỶ MỚI
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới
3.1.1. Ưu điểm
Cùng với sự phát triển nhanh chóng và lớn mạnh của Công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Với vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu, công tác kế toán tại Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới ngày càng được coi trọng, góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của toàn Công ty. Trong đó, công tác kế toán bán hàng đang dần dần được hoàn thiện về tổ chức, nâng cao về trình độ nghiệp vụ để vận dụng các quy định kế toán một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm phần hành tại Công ty. Sau một thời gian thực tập, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty có những ưu điểm về những mặt sau:
Ưu điểm đầu tiên phải kể đến đó là việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, tạo điều kiện tối đa cho công việc kế toán bán hàng được thực hiện nhanh chóng với
kế toán bán hàng, doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán được tách ra thành một bộ phận. Do đó công việc kế toán sẽ được thực hiện liên tục từ khi hàng được bán ra cho đến khi xác định kết quả. Điều này giúp kế toán có thể dễ dàng theo dõi, tự kiểm tra sự logic, đối chiếu, khớp đúng của các thông tin kế toán. Đồng thời, do không mất thời gian trao đổi thông tin, chứng từ giữa các bộ phận khác nhau của kế toán nên công việc kế toán nhờ đó cũng nhanh hơn.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới là Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được.
Ngoài việc phản ánh thông tin chi tiết thì việc phản ánh thông tin chính xác và kịp thời cũng là một ưu điểm của kế toán bán hàng tại công ty. Có được điều này là kết quả của sự vận dụng linh hoạt hệ thống chứng từ kế toán của kế toán hàng tại công ty. Việc ghi sổ các bút toán bán hàng không những có ý nghĩa lớn đối với ban quản trị công ty trong việc xác định sức khỏe của Công ty thông qua chỉ tiêu lợi nhuận mà còn là tiền đề để phản ánh chính xác nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước thông qua sự chính xác của chỉ tiêu thuế thu nhập doanh nghiệp. Để đảm bảo điều này, kế toán bán hàng của Công ty đã thực hiện nghiêm túc những quy định về việc sử dụng chứng từ để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể công ty luôn sử dụng hóa đơn in sẵn và được đánh số liên tục để phán ánh doanh thu bán hàng, các khoản chi phí luôn được ghi nhận khi có chứng từ hợp lý như hóa đơn của nhà cung cấp hoặc phiếu chi. Đồng thời, việc lập và luẩn chuyển chứng từ được giám sát chặt chẽ của Kế toán trưởng, nhờ đó giảm đáng kể sai sót trong lập và lưu chuyển chứng từ bán hàng. Hoạt động kinh doanh luôn biến động phức tạp, trong khi luật và các chế độ kế toán luôn luôn vận động trễ pha hơn thị trường, do đó trong quá trình làm việc, kế toán phải giải quyết những nghiệp vụ mới mà chưa có chứng từ hướng dẫn là điều không tránh khỏi. Kế toán công ty đã vận dụng sáng tạo những hiểu biết và kinh nghiệp bản thân, nhờ đó các nghiệp vụ phát sinh của công ty được giải quyết khá nhanh, mặc dù đôi khi cũng có sai sót xảy ra.
Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng đúng theo hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC (ngày 20/03/2006) của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên, Công ty chỉ có hoạt đông kinh doanh mua bán hàng hóa nên có một số tài khoản không sử dụng đã được loại bỏ ra khỏi bảng hệ thống tài khoản hiện hành của Công ty nhằm thuận tiện cho việc hạch toán kế toán.
Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán, doanh thu tiêu thụ được chi tiết theo từng loại hàng hóa, tài khoản chi phí bán hàng được chi tiết theo nội dung phát sinh chi phí. Việc chi tiết theo kiểu này giúp cho Công ty tính toán được lãi gộp của từng mặt hàng, từ đó Công ty sẽ có phương án kinh doanh phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Hệ thống sổ sách cũng đầy đủ, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do Bộ Tài Chính quy định.
Các khoản doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ đều được ghi chép đầy đủ trên sổ kế toán. Công ty mở sổ chi tiết doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng cho từng mặt hàng giúp xác định được mặt hàng đem lại hiệu quả cao cho Công ty để có chiến lược kinh doanh phù hợp.
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trong kế toán tổng hợp cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán Misa, đây là hình thức sổ đang được nhiều công ty áp dụng, bởi mẫu sổ đơn giản, thuận tiện trong kiểm tra. Với hệ thống sổ chi tiết mở cho từng loại hàng hóa, sổ tổng hợp được mở đầy đủ và khoa học nên dễ dàng theo dõi và kiểm tra. Qua đó, phản ánh được sự biến động trong nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng loại hàng hóa. Vì thế, Ban giám đốc biết được tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa trên thị trường để xác định cơ cấu hàng hóa hợp lý, chiến lược quảng cáo, bán hàng cho phù hợp.
3.1.2 Tồn tại.
Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đã đạt được thì Công ty cũng còn nhiều tồn tại:
trung vừa phân tán yêu cầu quy mô vốn lớn và trình độ quản lý cao nên đây cũng là khó khăn cho Công ty khi mới thành lập từ tháng 3 năm 2009.
Nhân viên kế toán bán hàng có trình độ cao, năng động, nhiệt tình, không ngừng học hỏi nhưng do kinh nghiệm hạn chế nên vẫn mắc phải một số sai lầm trong công tác tổ chức và hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty. Hơn nữa, các chính sách, nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan đến kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng của Bộ Tài Chính chưa được các kế toán viên cập nhật kịp thời nên trong một số trường hợp gây sai sót làm cho Công ty bị cơ quan nhà nước phạt. Vì vậy, Công ty cần phải có chương trình giúp các nhân viên kế toán cập nhật nhanh nhất với các chính sách và chế độ của nhà nước.
- Về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Hệ thống chứng từ về bán hàng được thiết kế đầy đủ…tuy nhiên qua xem xét tài liệu em thấy một vài chứng từ sử dụng trong nội bộ Công ty vẫn chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Điều này làm cho chứng từ không có giá trị để ghi sổ kế toán. Do đó, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhất thiết phải yêu cầu những người liên quan ký tên và ghi rõ họ tên của mình vào chứng từ để có đầy đủ căn cứ ghi sổ kế toán.
Trong quá trình chuyển giao hóa đơn GTGT cho khách hàng, do cán bộ phòng Kinh doanh không thận trọng dẫn đến việc làm mất hóa đơn bán hàng. Việc này làm cho Công ty phải xuất lại hóa đơn GTGT cho khách hàng đồng thời phải khai báo và chịu phạt trước cơ quan thuế. Do vậy, Công ty cần phải quản lý và quy