lệnh chuyển Có của ngân hàng kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có. Kế toán nhập dữ liệu bán hàng vào chương trình bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền trong phần mềm kế toán Misa. Máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu bán hàng vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 511. Cuối tháng, kế toán tiến hành in Sổ Cái tài khoản 5111 và đối chiếu số liệu với bảng tổng hợp chi tiết hàng bán trong tháng đó. Số liệu trên trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết hàng bán phải đảm bảo khớp nhau.
+ Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng:
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 111: Thu tiền mặt
Nợ TK 131: Khách hàng mua trả chậm Nợ TK 112: Thanh toán chuyển khoản.
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 5111: Doanh thu bán hàng.
Hoá đơn GTGT
Sổ nhật ký chung
Số Cái tài khoản 5111 Phần mềm kế toán
10 như sau:
Ngày 13 tháng 10 năm 2012, Công ty xuất bán 200 mũ Bếp Cao G6 (MUBEP_CA), 315 mũ Bếp G3 (MUBEP_G3) theo hoá đơn GTGT 000333. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt
Kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có: Nợ TK 111: 13.530.000
Có TK 5111: 12.300.000 Có TK 3331: 1.230.000
Đây là nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt, kế toán nhập dữ liệu vào chương trình bán hàng thu tiền ngay trong phần mềm kế toán Misa.
Ngày 22 tháng 10 năm 2012, Công ty bán 150 gói khăn ăn Gói 6 giá 15k (KA_G6), 200 gói khăn Ăn G5 (KA_G5) theo hoá đơn GTGT số 000342 chưa thanh toán.
Kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có: Nợ TK 131 : 4.730.000
Có TK 3331 : 430.000 Có TK 5111 : 4.300.000
Đây là nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng trả chậm nên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình bán hàng chưa thu tiền trong phần mềm kế toán Misa.
Ngày 24 tháng 10 năm 2012, Công ty bán 300 cuộn giấy vệ sinh Loại 2(GVS_LOAI2) và 200 cuộn Giấy vệ sinh Rossanotheo hoá đơn GTGT số 000381 đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có: Nợ TK 112: 9.550.000
Có TK 5111: 8.681.818 Có TK 3331: 868.182
Đây là nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay qua tài khoản ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào chương trình bán hàng thu tiền ngay trong phần mềm kế toán Misa.
Các dữ liệu về nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đều được kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, Có để nhập dữ liệu vào chương trình bán hàng trong phần mềm kế toán tùy thuộc khách hàng đã trả tiền hay chưa trả tiền. Máy tính sẽ tự
động được cập nhật dữ liệu nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng 10 vào sổ nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 5111.
Minh họa sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 511 tháng 10 năm 2012 tại Công ty:
Biểu 2-7: Sổ nhật ký chung (Trích)
Đơn vị: Công ty cổ phần Cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới.
Địa chỉ: Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG ( Trích )
Năm 2012
Đơn vị tính: VNĐ
NT
GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày
tháng Nợ Có
Số trang trước chuyển sang -Số phát sinh trong tháng 10 …….. …… ……. ……… ….. …………. ……… 12/10 HĐ 000352 12/10 Giấy Hộp G10 - G_G10HOP 111 770.000 5111 700.000 3331 70.000 12/10 HĐ 000353 12/10 Dầu gội xả 200ml - DAUGOI_20 131 36.365.400 5111 33.051.273 3331 3.305.127 13/10 HĐ 000354 13/10 Hộp quà lớn - HOPQUA_L 131 14.125.000 5111 12.840.909 3331 1.284.090 14/10 HĐ 000355
14/10 Kem dưỡng da chứa sữa 100ml - KDD_100CS 112 27.690.000 5111 25.172.727 3331 2.517.272 ... ... ... ... ... ... ... Cộng tổng phát sinh tháng
Ngày mở sổ: Ngày 31 tháng 10 năm 2012
Biểu 2-8.: Sổ cái tài khoản 511(Trích)
Công ty cổ phần Cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới.
Địa chỉ: Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
SỔ CÁI ( Trích)
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 5111 Từ 01 đến 31 tháng 10 năm 2012 Đơn vị: đồng Chứng từ Nội dung NKC TK ĐƯ Số tiền NT SH Trang NK dòngSTT Nợ Có Số phát sinh trong tháng ….. …… ……… … …. ………….. 12/10 HĐ
000352 Doanh thu bán Giấy Hộp G10 - G_G10HOP 111 700.000 12/10 HĐ
000353
Doanh thu bán Dầu gội xả 200ml - DAUGOI_20
131 33.051.273
13/10 HĐ 000354
Doanh thu bán Hộp quà lớn - HOPQUA_L
131 12.840.909
14/10 HĐ 000355
Doanh thu bán Kem dưỡng da chứa sữa 100ml - KDD_100CS
112 25.172.727
….. …… ……….. ….. … …………
31/10 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.155.886.000 Cộng phát sinh trong tháng 1.155.886.000 1.155.886.000 Ngày 31 tháng 10 2012 Người lập (chữ ký, họ tên) Kế toán trưởng (chữ ký, họ tên) Giám đốc (chữ ký, họ tên)
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty. 2.2.1. Chứng từ kế toán.
2.2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Theo chế độ kế toán - Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán bao gồm: Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho…Kế toán sử dụng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp giá vốn.
Phiếu nhập kho dùng để theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho do kế toán hàng hóa lập khi nhận hàng hóa từ cán bộ thu mua. Phiếu nhập kho được lập theo mẫu 01- VT ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/ QĐ –BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Nội dung trên phiếu nhập kho cần chỉ ra tên người giao hàng hoá, chủng loại hàng hoá, ngày nhập và số lượng nhập… Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần).
+ Liên 1: lưu tại quyển.
+ Liên 2: chuyển cho thủ kho ghi sổ kho sau chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết, tổng hợp hàng hoá.
+ Liên 3: chuyển cho người giao hàng.
Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất bán cho các đơn vị khác. Tương tự phiếu xuất kho được lập theo mẫu 02-VT ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Nội dung trên phiếu xuất kho cũng cần chỉ ra người nhận hàng hoá, loại hàng hoá xuất kho và số lượng hàng hoá xuất kho… Khi bán hàng cho khách hàng thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho cùng với hoá đơn GTGT do áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần)
+ Liên 1: Lưu tại quyển.
Hóa đơn GTGT hàng mua sử dụng trong hạch toán giá vốn hàng bán ghi nhận số lượng, giá trị hàng mua không nhập kho và chuyển giao thẳng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT này là hóa đơn liên 2 do nhà cung cấp giao cho Công ty.
Minh hoạ chứng từ xuất kho hàng hoá trong tháng 10 năm 2012 của Công ty: Khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng thì kế toán hàng hóa tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên trên cở sở hợp đồng bán hàng.
Biểu 2-9: Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 10 năm 2012 Nợ TK 632 Số: 312 Có TK 156 Họ và tên người nhận: Dương Văn Tiến
Theo hợp đồng kinh tế số 34-10/2012 ngày 15 tháng 10 năm 2012 của
Xuất tại kho: Hà Nội địa điểm: Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Mã
kho Tên hàng hoá TK Nợ TK Có ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền HN Giấy Vuông G3 - GV_G3 632 156 gói 100 16.000 1.600.000 HN Giấy Vuông G7 - GV_G7 632 156 gói 150 15.000 2.250.000 HN Giấy Vuông G5 - GV_G5 632 156 gói 250 18.000 4.500.000
Tổng cộng 8.350.000
Tám triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên)
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới
Tầng 9 tòa nhà Sannam, đường Duy Tân, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
2.2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán.
Phòng Kinh doanh tiến hành mua hàng hoá theo thông tin nghiên cứu nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế. Hàng hoá mua về được nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng. Trị giá hàng hoá được phản ánh theo đúng giá trị thực tế bao gồm giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua, chi phí vận chuyển. Chi phí thu mua vận chuyển không được hạch toán riêng chi tiết trên tài khoản 1562 mà theo dõi hết trên 156. Khi hàng về nhập kho, kế toán hàng hoá lập 3 liên phiếu nhập kho trong đó 1 liên lưu tại quyển, liên 2 và 3 dùng để thực hiện nghiệp vụ nhập kho sau đó được giao cho khách hàng 1 liên còn 1 liên giao thủ kho ghi sổ kho rồi chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết và tổng hợp hàng hoá. Phiếu nhập kho được lập căn cứ vào hoá đơn GTGT hàng mua nhập kho.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế của khách hàng, phòng Kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất kho bán hàng gửi lên phòng kế toán. Kế toán trưởng và giám đốc xem xét, ký duyệt phiếu yêu cầu xuất kho. Kế toán hàng hoá lập 3 liên phiếu xuất kho cùng với 3 liên hoá đơn GTGT và chuyển liên 2 phiếu xuất kho cho thủ kho thực hiện xuất kho hàng hoá cho khách hàng. Giá trị xuất kho được kế toán tính dựa trên giá thực tế của chính hàng hoá đó đã ghi nhận. Nói cách khác, Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Do hàng hoá của Công ty dễ dàng quản lý riêng rẽ nên áp dụng phương pháp này thuận tiện cho Công ty trong việc xác định kết quả lãi - lỗ của từng mặt hàng để từ đó lựa chọn được mặt hàng kinh doanh chính đem lại lợi nhuận cao.
Trong trường hợp, khách hàng mua hàng với giá trị lớn mà Công ty không có trong kho thì Công ty tiến hành đặt mua hàng hóa rồi chuyển giao thẳng cho khách hàng. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán giá vốn hàng bán.
2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn.
Công ty tổ chức kế toán chi tiết giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng tiêu thụ trong tháng tương tự như doanh thu bán hàng. Kế toán chi tiết giá vốn hàng
hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên và để có thể xác định được lợi nhuận gộp của từng hàng hóa cụ thể từ đó có chiến lược kinh doanh phù hợp. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán được thể hiện bằng sơ đồ 2.6 .
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Công ty cổ phần phân phối Thế Kỷ Mới tổ chức hạch toán kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Với phương pháp này, hàng hoá được theo dõi song song tại kho về mặt số lượng và theo dõi tại phòng kế toán cả về số lượng lẫn giá trị. Việc quản lý hàng hóa cũng được kế toán thực hiện thông qua việc mã hóa bởi phần mềm kế toán Misa. Công ty tổ chức hạch toán chi tiết tại kho và phòng kế toán như sau:
Tại kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho sẽ lập thẻ kho theo dõi riêng
Chứng từ kế toán (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, … )
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán
cho từng mặt hàng để ghi chép, phản ánh số hiện có và tính biến động số lượng hàng hoá xuất kho. Kế toán hàng hoá sẽ kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho.
Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT, kế toán kho tiến hành cập nhật số lượng xuất kho của từng oại hàng hoá vào phần mềm kế toán. Máy tính sẽ tự động đưa ra giá vốn hàng xuất kho vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được tính bằng giá thực tế ghi nhận ban đầu của hàng hoá đó do Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá hàng hoá xuất kho. Vì vậy, kế toán dễ dàng theo dõi hàng hoá xuất kho về mặt số lượng và quản lý về mặt giá trị. Trong trường hợp mua hàng và bán ngay cho khách hàng thì giá vốn của từng loại hàng hóa được ghi nhận dựa trên hóa đơn GTGT hàng mua. Kế toán nhập số lượng, mã hàng hóa cùng giá trị hàng mua bán ngay vào phần mềm kế toán. Máy tính sẽ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán, mỗi dòng sẽ ghi lại một phiếu xuất kho bán hàng hoặc hóa đơn GTGT hàng mua. Các sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng mặt hàng sẽ được in ra khi có yêu cầu hoặc cuối tháng.
Cuối tháng, căn cứ vào số tổng cộng trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng mặt hàng kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán theo từng hàng hoá được bán ra trong tháng. Mỗi loại hàng ghi một dòng trên bảng. Số liệu tổng cộng giá vốn hàng bán từng tháng cũng cần đảm bảo đúng với số tổng cộng phát sinh trong tháng đó trên sổ Cái tài khoản 632.
Minh hoạ sổ chi tiết giá vốn hàng bán mặt Giấy Ví Prime G5 - GVP_G5 trong tháng 10 năm 2012 tại Công ty: